BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Tinjauan Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Toko Di Toko AMANG PETS SHOP.

AMANG PETS SHOP Merupakan salah satu toko yang sedang

berkembang dalam bidang penjualan peralatan hewan seperti kandang, tempat air,

kasur hewan mainan hewan dan juga menjual berbagai jenis makanan hewan

seperti whiskhas dan sebagainya.. yang beralamat di komplek Auri husein sastra

negara yang berdiri sejak tahun 2012. Pada tahun 2012 toko AMANG PETS

SHOP. ini didirikan oleh Bapak Ramdan Maulana ini mulai berkembang dan

mulai menjual alat peralatan perlengkapan hewan dan makanan hewan.

perkembangan usahanya terus berkembang apalagi di dukung oleh tenaga ahli

yang profesional maka perusahan ini siap menghadapi era globalisasi.

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

PEMILIK

Bagian Pembelian Bagian Penjualan Bagian Gudang

Diagram 3.1 Struktur Organisasi Toko AMANG PETS SHOP.

34
 35

3.1.3 Deskripsi Kerja Bagian-bagian di Toko AMANG PETS SHOP.

Dengan melihat struktur Organisasi di atas maka dapat di uraikan

mengenai tugas dan pungsi dari masing-masing bagian yang terlibat dalam

organisasi.

1. Pemilik

Pemilik adalah seseorang yang mengatur seluruh garak-gerik dan langkah-

langkah yang harus dilakukan dalam kehiatan sehari-hari termasuk rencana-

rencana kedaepan yang berhubungan dengan kemajuan dari toko tersebut.

2. Bagian Pembelian

Tugas utama bagian pembelian sebagai berikut :

a. Melakukan transaksi pembelian barang sesuai dengan harga yang telah di

tentukan oleh pemilik.

b. Menarsipkan semua bukti pembelian

3. Bagian Penjualan

Tugas utama bagian penjualan sebagai berikut :

a. Melakukan penjualan barang

b. Melakukan bukti atau faktur penjualan

4. Bagian Gudang

Tugas utama bagian gudang sebagai berikut:

a. Mengelompokan barang sesuai dengan jenisnya

b. Melakukan pengontrolan barang

 36

3.2 Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai tahap yang bertujuan untuk

memahami sistem, mengetahui kekurangan sistem dan menentukan kebutuhan

sistem Penjualan dan Pembelian pada toko AMANG PETS SHOP. Dengan

menganlisis prosedur sistem yang sedang berjalan dapat di evaluasi sehingga

dapat dibuat satu usulan untuk sistem yang baru dari evaluasi tersebut.

Sebagai analisis pada sistem yang sedang berjalan akan dibahas bagaimana

prosedur dan aliran dokumen yang sedang berjalan yang digambarkan dalam

bentuk flow map dan analisis sistem non fungsional yang meliputi pembahasan

tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan di bagian Penjualan

dan Pembelian pada toko AMANG PETS SHOP.

3.3 Analisis Masalah

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan bahwa di Toko AMANG

PETS SHOP. Mendapatkan permasalahan yang sering timbul dalam aplikasi

pengolahan data. Masalah yang sering terjadi di Toko AMANG PETS SHOP.

adalah sistem pengolahan data masih dengan cara pencatatan secara manual atau

ditulis tangan. Data-data barang sering terjadi kesalahan dan proses pencatatan

lambat. Bagian pelaporan penjualan penerimaan pembelian dan stock barang

sering hilang dan belum terstruktur atau tidak rapi sehingga pemilik kesulitan

untuk pembuatan data laporan. Dalam hal ini sering terjadi kesalahan ketika

mendata barang tersebut.. Untuk menghindari terjadinya permasalahan-

permasalahan tersebut maka akan dibuat sebuah pengembangan sistem informasi

yang mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan.

 37

3.4 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis aliran data atau prosedur sangat diperlukan untuk mengetahui

proses yang berjalan di suatu perusahaan dan sebagai dasar untuk membuat atau

memperbaiki serta mempermudah prosedur yang sedang berjalan di perusahaan

agar menjadi lebih baik menjadi lebih baik.

 38

3.4.1 Flow map yang sedang berjalan

Flow map yang sedang berjalan di toko AMANG PETS SHOP yaitu :

Gambar 3.2 flow map yang berjalan

 39

3.4.2 Flow map yang di usulkan

Gambar 3.3 flow map yang di usulkan

 40

Keterangan :

A1 : Laporan penjualan

A2 : Laporan permintaan barang

A3 : Laporan penerimaan barang

A4 : Laporan barang retur

3.5 Konteks Diagram

Konteks Diagram adalah gambaran dari sistem informasi Top Level Manajemen.

Dalam konteks diagram dibawah ini menggambarkan proses di toko AMANG PETS

SHOP. dari satu proses sistem informasi yang berlaku secara keseluruhan dan meliputi

tiga entitas yaitu konsumen, pelayanan dan owner. Berikut ini gambaran dari konteks

diagram.

Gambar 3.4 Konteks Diagram

 41

3.6 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram merupakan model dari sistem untuk menggambarkan

pembagian sistem yang lebih kecil. Maka dapat di gambarkan Data Flow Diagram

(DFD) pada gambar dibawah ini.

3.6.1 DFD Level 0 Toko AMANG PETS SHOP..

Gambar 3.5 DFD Level 0

 42

3.6.2 DFD Level 1 proses Transaksi Penjualan

Gambar 3.6 DFD level 1 Proses Transaksi Penjualan

3.6.3 DFD level 1 Proses Retur Barang

Gambar 3.7 DFD level 1 Proses Retur Barang

 43

3.6.4 DFD level 1 proses Cek Stok Minimum

Gambar 3.8 DFD level 1 Proses Cek Stok Minimum

3.6.5 DFD level 1 proses Permintaan Barang

4.1
Input
Data permintaan barang
Permintaan
barang
Data Permintaan
barang

Permintaan barang

4.0
Supplier Permintaan barang Permintaan Data supplier
barang

Supplier

Gambar 3.9 DFD level 1 proses Permintaan Barang

 44

3.6.6 DFD level 1 proses Penerimaan Barang

Gambar 3.10 DFD level 1 proses Penerimaan Barang

3.6.7 DFD level 1 proses Pembuatan Laporan

Gambar 3.11 DFD level 1 proses 6

 45

3.7 Kamus Data

Kamus data merupakan alat komunikasi analisis dengan pemakai

sistem mengenai segala informasi tentang sistem, dengan kamus data ini

akan memudahkan pemakai informasi dalam memahami aliran data yang

mengalir didalam data flow diagram.

Kamus Data Aliran Data DFD level 0

Nama aliran data Data Barang

Asal Proses Pendataan Barang
Tujuan Penjualan Barang (tempat penyimpanan)
Keterangan Menyimpan data Penjualan
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru

Nama aliran data Data Retur Barang

Asal Proses Pendataan Customer
Tujuan Retur Barang (tempat penyimpanan)
Keterangan Menyimpan data Retur Barang
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru

Nama aliran data Data Permintaan Barang

Asal Proses Pendataan Barang
Tujuan Permintaan Barang (tempat penyimpanan)
Keterangan Menyimpan data Barang
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru
 46

Nama aliran data Data Penerimaan Barang

Asal Proses Permintaan Barang
Tujuan Penerimaan Barang (tempat penyimpanan)
Keterangan Menyimpan data Barang
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru

Kamus Data Tempat Penyimpanan DFD Level 0

Nama Permintaan barang

Asal Permintaan barang
Tujuan Pembuatan laporan
Keterangan Untuk Menyimpan data permintaan barang

Nama Supplier
Asal Suplier
Tujuan Pembelian barang
Keterangan Untuk Menyimpan data pembelian barang ke supplier

Kamus data proses DFD Level 0

Nama Transaksi penjualan

Aliran data masuk Data Barang
Aliran data keluar Data transaksi penjualan
Keterangan Untuk mencatat data transaksi penjualan barang

Nama Retur Barang

Aliran data masuk Retur Barang Customer
Aliran data keluar Data Retur Barang
Keterangan Untuk mencatat data retur barang

Nama Penjualan Barang

Aliran data masuk Data Pesanan Customer
Aliran data keluar Data Penjualan barang
Keterangan Untuk mencatat data Penjualan barang

Nama Cek Stok Barang

 47

Aliran data masuk Data Pembelian Barang

Aliran data keluar Data Pembelian Barang
Keterangan Untuk mencatat data Pembelian Barang
Nama Penerimaan Barang
Aliran data masuk Data Penerimaan Barang
Aliran data keluar Data Penerimaan Barang
Keterangan Untuk mencatat data Penerimaan Barang

Nama Permintaan Barang

Aliran data masuk Data Permintaan Barang
Aliran data keluar Data Permintaan Barang
Keterangan Untuk mencatat data Pembelian Barang
Kamus Data Aliran Data DFD Level 1 Proses 1
Nama aliran data Data Barang
Asal Proses transaksi penjualan
Tujuan Transaksi penjualan (tempat penyimpanan)
Keterangan Menyimpan data transaksi penjualan
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan transaksi penjualan

Proses Data DFD Level 1 Proses Transaksi Penjualan

Nama Penjualan Barang

Aliran data masuk Detail permintaan
Aliran data keluar Input Penjualan Barang

Nama Input Penjualan Barang

Aliran data masuk Penjualan Barang
Aliran data keluar Penjualan barang & Detail penjualan barang

Nama aliran data Data Retur Barang

Asal Proses pendataan barang retur
Tujuan Retur barang customer(tempat penyimpanan)
Keterangan Menyimpan data retur Barang
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang retur
Aliran Data DFD Level 1 Proses Retur Barang
 48

Proses Data DFD Level 1 Proses Retur Barang

Nama Retur Barang Customer

Aliran data masuk Barang retur & data barang (tempat Penyimpanan)
Aliran data keluar Retur barang (tempat Penyimpanan)

Nama Input Data Retur Barang

Aliran data masuk Data retur barang
Aliran data keluar Data retur barang

Aliran Data DFD Level 1 proses Permintaan Barang

Nama aliran data Data Permintaan Barang
Asal Proses pendataan Barang
Tujuan Penjualan barang (tempat penyimpanan)
Keterangan Menyimpan data Penjualan Barang
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru

Aliran Data DFD Level 1 Proses Cek Stok Minimum

Nama aliran data Data Barang

Asal Proses pendataan Barang
Tujuan Cek Stok Minimum
Keterangan Menyimpan data Barang
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru

Kamus data proses DFD Level 1 Proses 4

Nama Cek Stok Minimum

Aliran data masuk Data Barang
Aliran data keluar Cetak Laporan Barang

Nama Simpan & Cetak Laporan Barang

Aliran data masuk Data Pembelian Barang
Aliran data keluar Pembelian barang
 49

Kamus Data Aliran Data DFD Level 1 Proses 5

Nama aliran data Data Permintaan Barang
Asal Proses pendataan Barang
Tujuan Penerimaan (tempat penyimpanan)
Keterangan Menyimpan data Permintaan Barang
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru

Kamus data proses DFD Level 1 Proses 5

Nama Penerimaan Barang

Aliran data masuk Permintaan barang
Aliran data keluar Data Penerimaan Barang

Nama Input Penerimaan Barang

Aliran data masuk Data Penerimaan Barang
Aliran data keluar Penerimaan barang
Nama aliran data Data permintaan barang
Asal Proses pendataan permintaan barang
Tujuan Proses pembuatan Laporan
Keterangan Membuat laporan
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru

Kamus Data Aliran Data DFD Level 1 Proses 6

Nama aliran data Data penerimaan barang

Asal Proses pendataan penerimaan barang
Tujuan Proses pembuatan Laporan
Keterangan Membuat laporan
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru

Nama aliran data Data retur barang

Asal Proses pendataan retur barang
Tujuan Proses pembuatan Laporan
Keterangan Membuat laporan
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru
 50

Nama aliran data Data transaksi penjualan

Asal Proses pendataan transaksi penjualan
Tujuan Proses pembuatan Laporan
Keterangan Membuat laporan
Jenis data Dokumen
Volume & frekuensi Setiap pendataan barang baru
Kamus data proses DFD Level 1 Proses 6

Nama Pembuatan Laporan

Aliran data masuk data transaksi penjualan, data penerimaan barang,data
permintaan barang, dan retur barang
Aliran data keluar laporan

3.9 Perancangan Sistem

Secara garis besar perancangan system ini membahas tentang perancangan

basis data. Perancangan struktur menu perancangan interface perancangan input

dan perancangan output. Perancangan ini dapat mempermudah dalam

pengimplementasian system.

3.10 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan penggambaran ER-Diagram yang

berisi himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi

dengan atribut-atribut.

Langkah-langkah perancangan basis data antara lain:

 51

1. Pembuatan ER-Diagram ini adalah untuk menunjukkan objek-objek

(himpunan entitas) apa saja yang ingin dilibatkan dalam sebuah basis

data dan bagaimana hubungan yang terjadi diantara objek-objek

tersebut. entitas yang terlibat dalam pembuatan ER-Diagram yaitu:

Menentukan atribut-atribut key dari entitas

2. Identifikasi dan menetapkan himpunan relasi antara entitas denegan

foreign key-nya.
 52

Gambar 3.12 ER – Diagram

 53

3.11 Spesifikasi Tabel

Dari hasil ER-Diagram maka dihasilkan Tabel sebagai berikut:

1. Tabel Barang

No Nama field Type Size key Description

1 KodeBrg Text 30 *
2 NamaBrg Text 30
4 Satuan Text 30
5 JumlahBrg Number Integer
6 Jenis Text 30
7 Warna Text 30
8 HargaBeli Number integer

9 HargaJual Number Integer

10 StokMinimal Number Integer

Tabel 3.1 Tabel Barang

2. Tabel Penjualan

No Nama field Type Size key Description

1 FakturJual Text 30 *
2 TanggalKlr Date/Time
3 Item Number Integer
4 Total Numeric Integer
5 Dibayar Numeric Integer
6 Kembali Numeric Integer
7 KodePmk Text 30
Tabel 3.2 Tabel Penjualan

3. Tabel Detail Jual

No Nama field Type Size key Description

1 FakturJual Text 30 *
2 KodeBrg Text 30
3 HargaJual Number Integer
4 Jumlah Numeric Integer
5 SubTotal Numeric Integer
Tabel 3.3 Tabel Detail Jual
 54

4. Tabel Supplier

No Nama field Type Size Key Description

1 KodeSpl Text 30 *
2 NamaSpl Text 40
3 AlamatSpl Text 60
4 TeleponSpl Text 15
5 PersonSpl Text 30
6 EmailSpl Text 30
Tabel 3.4 Tabel Supplier

5. Tabel Pemakai

No Nama field Type Size Key Description

1 KodePmk Text 30 *
2 NamaPmk Text 30
3 PassPemakai Text 10
Tabel 3.5 Tabel Pemakai

6. Tabel Detail Minta

N Key
Nama field Type Size Description
o
1 NomorMnt Text 30 *
2 KodeBrg Number Number
4 Stok Number Integer
3 QtyMnt Number Integer
4 Dikirim Number Integer
5 Ket Text 255 *
Tabel 3.6 Tabel Detail Minta

7. Tabel Permintaan

N Key
Nama field Type Size Description
o
1 NomorMnt Text 30 *
2 TanggalMnt Date/Time Number
4 TotalMnt Number Integer
3 TotalKrm Number Integer
4 KetKirim Text 30
5 KodePmk Text 30
6 NIK Text 255
Tabel 3.7 Tabel Permintaan
 55

8. Tabel Penerimaan

N Key Descriptio
Nama field Type Size
o n
1 NomorTrm Text 30 *
2 TanggalTrm Date/
Time
3 KodeSpl Text 30
4 NomorBon Text 30
5 TotalTrm Number Integer
6 KodePmk Text 30
Tabel 3.8 Tabel Penerimaan

9. Tabel Detail Terima

N Key Descriptio
Nama field Type Size
o n
1 NomorTrm Text 30 *
2 KodeBrg Text 30
3 StokAwal Number Integer
4 QtyTrm Number Integer
5 StokAkhir Number Integer
Tabel 3.9 Tabel DetailTerima

10. Tabel Retur

No Ket Descriptio
Nama field Type Size
n
1 FakturJual Text 10 *
4 TanggalKlr Number Number
5 NamaBrg Text 3 *
6 KodeBrg Number Integer
Tabel 3.10 Tabel Retur

11. Tabel Detail Retur

N Key Descriptio
Nama field Type Size
o n
1 FakturJual Text 30 *
2 KodeBrg Text 30
3 NamaBrg Text 30
4 HargaJual Number Integer
5 Jumlah Number Integer
 56

6 SubTotal Number Integer

Tabel 3.11 Tabel Retur

12. Tabel Pegawai

N Key Descriptio
Nama field Type Size
o n
1 NIK Text 30 *
2 Nama Text 30
3 Alamat Text 50
4 Telepeon Number Integer
5 Bagian Text 30
Tabel 3.12 Tabel Pegawai

3.12 Pengkodean

Untuk membantu memperlancar system diantaranya adalah dengan adanya

pengkodean bertujuan untuk mengklasifikasikan data pada saat melakukan

penginputan ke dalam komputer. Kode dapat berupa angka huruf dan karakter-

karakter khusus. Didalam merancang pengkodean harus memperhatikan hal-hal

berikut:

Pengkodean harus mudah diingat dengan cara menghubungkan kode

tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya. Pengkodean harus bersifat

unik. Hal ini berarti pengkodean tidak boleh ada yang kembar atau sama.

Pengkodean harus fleksibel. Tujuannya adalah apabila ada kemungkinan terjadi

perubahan atau penambahan item baru, maka pengkodean harus dapat tetap

diwakili oleh kode.

Pengkodean harus efisien. Hal ini dimaksudkan agar selain mudah diingat

juga efisien apabila direkam dalam simpanan computer. Pengkodean harus

 57

bersifat konsisten. Pengkodean harus menghindari spasi. Pengkodean harus

menghindari karakter yang sama. Pengkodean harus mempunyai panjang kode

yang sama.

Untuk pengkodean yang dirancang dalam sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Kode Barang

Nomor ini terdiri dari 6 digit yang termasuk di dalamnya angka, (untuk

memperpanjang umur kegunaan software ini, field kode barang pada

database dibuat dengan ukuran 6 digit) yaitu:

XX-1234

No urut Barang

Kode barang

Contoh = 16123456789

2. Kode Suplier

Nomor ini terdiri dari 6 digit yang termasuk di dalamnya angka

dan huruf, (untuk memperpanjang umur kegunaan software ini, field kode

barang pada database dibuat dengan ukuran 6 digit) yaitu:

XX-1234

No Urut

Kode Supplier

Contoh : SP12345678

3. Kode Pemakai
 58

Nomor ini terdiri dari 6 digit yang termasuk di dalamnya angka

dan huruf, (untuk memperpanjang umur kegunaan software ini, field kode

barang pada database dibuat dengan ukuran 6 digit) yaitu:

XX-12345

No Urut

Kode Pemakai

Contoh :AD01234

3.13 Perancangan Struktur Menu

Berdasarkan rancangan database maka program yang dibangun akan

dibagi dalam beberapa menu yang satu sama lain saling berkaitan seperti yang

terlihat pada gambar. Perancangan Struktur Menu.

Gambar 3.13 Perancangan Struktur Menu

 59

3.14 Perancangan Interface

Perancangan Desain Menu Utama

Gambar 3.14 Perancangan Desain Menu Utama

3.15 Perancangan Input

Perancangan input dimulai dari dokumen dasar sebagai penangkap input

pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, maka kemungkinan

input tercatat dengan salah.

Berikut ini adalah beberapa perancangan input Aplikasi Pengolahan data TOKO

AMANG PETS SHOP..

 60

3.15.1 Perancangan Login

Gambar 3.15 Login

3.15.2 Perancangan Data Pemakai

Gambar 3.16 Data Pemakai

 61

3.15.3 Perancangan Data Barang

Gambar 3.17 Data Barang

3.15.4 Perancangan Data Supplier

 62

Gambar 3.18 Data Supplier

3.15.5 Perancangan Transaksi Penjualan

Gambar 3.19 Transaksi Penjualan

3.15.6 Perancangan Permintaan Barang

 63

Gambar 3.20 Permintaan Barang

3.15.7 Perancangan Penerimaan Barang

Gambar 3.21 Penerimaan Barang

3.15.8 Perancangan Ganti Password Pemakai

 64

Gambar 3.22 Ganti Password Pemakai

3.16 Perancangan Output

Media output yang utama dari sistem informasi adalah printer dan monitor

tetapi beberapa media lain juga digunakan untuk menampilkan informasi. Pilihan

media output dapat dideterminasi pada tahap analisa sistem dan akibat dari

metode dan strategi selama perancangan sistem.

3.16.1 Perancangan Cek Stok Minimum

Gambar 3.23 Cek Stok Minimum

3.16.2 Perancangan Laporan Data Transaksi

 65

Gambar 3.24 Laporan Data

3.16.3 Perancangan Laporan Data Master

Gambar 3.25 Laporan Data Suplier