PROSEDUR

PENGAJUAN KLAIM ASURANSI TO

KO

PT. SURGANYA MOTOR INDONESIA

NOMOR DOKUMEN : SMI/SOP-LL/02

NOMOR REVISI : 01
TANGGAL EFEKTIF :

DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI

Thrinaldo Novandi Eko Rusmedianto Yoga Sunanta

Legal Dept. Head Legal & GA Div. Head Deputy CFO

 PROSEDUR
KLAIM ASURANSI TOKO
No. Dokumen: SMI/SOP-LL/02
Berlaku : No. Revisi : 01

HISTORY PERUBAHAN DOKUMEN

SMI/SOP-LL/02 Page 2 of 7
 PROSEDUR
KLAIM ASURANSI TOKO
No. Dokumen: SMI/SOP-LL/02
Berlaku : No. Revisi : 01

NO.
TANGGAL POIN URAIAN
REVISI
1 Aug 20 00 - Edisi Awal
31 Mei 23 01 Tujuan Sebagai panduan dalam pengajuan Klaim Asuransi untuk
toko yang mengalami kerugian akibat adanya tindak pidana
maupun bencana alam.

Ruang Prosedur ini berlaku di toko, kantor cabang, dan kantor

Lingkup pusat PT. Surganya Motor Indonesia.

Ketentuan 6.3. Dokumen yang harus dilengkapi untuk pengajuan klaim

asuransi, yaitu :
Dokumen Klaim Awal Kejadian
6.3.1. Formulir Klaim Asuransi
6.3.2. Surat Tuntutan Klaim
6.3.3. Surat Laporan Kepolisian
6.3.4. Berita Acara Kronologis Kejadian
6.3.5. Berita acara stock opname dari Team
Inventory Control
6.3.6. Foto-foto di Lokasi Kejadian
Dokumen Pendukung Klaim
6.3.7. Rekaman CCTV Toko / Surat Keterangan
CCTV.
6.3.8. Laporan Penjualan Toko Rekap dan
Detail (klaim kehilangan uang)
6.3.9. Surat Keterangan Cuaca dari BMKG
(klaim bencana alam)
6.3.10. RAB (Rencana Anggaran Biaya)
Pembangunan (klaim bangunan)
6.3.11. Bukti Pembelian Barang PO&Invoice
(klaim asset & tools)
6.3.12. Laporan Stock (Klaim Stock Barang
Dagang)
6.3.13. Dokumen RRAK & NON RRAK (Klaim
Uang RRAK & NON RRAK)
6.3.14. Bukti Tanda Terima Uang Modal (Klaim
Kehilangan Uang Modal)

SMI/SOP-LL/02 Page 3 of 7
 PROSEDUR
KLAIM ASURANSI TOKO
No. Dokumen: SMI/SOP-LL/02
Berlaku : No. Revisi : 01

Prosedur 7.3. Kadept Legal & License Cabang menginformasikan

kejadian tersebut kepada Kadept Legal & License Pusat.
7.4. Kadept Legal & License Pusat melakukan
pemberitahuan kepada pihak asuransi bahwa telah
terjadi kejadian di Toko Planet Ban minimal 1x24 jam
secara tertulis melalui e-mail.

7.12. Dept. Legal & License Pusat memeriksa dan meminta

kekurangan dokumen yang diterima dari Dept. Legal
& License Cabang untuk pengajuan klaim asuransi.
7.13. Setelah berkas dokumen persyaratan lengkap maka
Dept. Legal & License Pusat mengirimkan dokumen-
dokumen tersebut ke Pihak Asuransi baik berupa
Hardcopy dan Softcopy.
7.14. Apabila klaim di setujui, pihak asuransi akan
mengirimkan persetujuan nilai ganti rugi berupa
Letter Of Discharge (LOD) yang akan ditandatangani
oleh Direktur PT. Surganya Motor Indonesia.
7.15. Dalam jangka waktu yang telah ditentukan dalam
polis asuransi tersebut, pihak asuransi akan
membayarkan nilai Klaim yang sudah disetujui
sebelumnya dalam LOD kepada Pihak PT. Surganya
Motor Indonesia.

SMI/SOP-LL/02 Page 4 of 7
 PROSEDUR
KLAIM ASURANSI TOKO
No. Dokumen: SMI/SOP-LL/02
Berlaku : No. Revisi : 01

1. TUJUAN
1.1. Sebagai panduan dalam pengajuan Klaim Asuransi untuk toko yang mengalami
kerugian akibat adanya tindak pidana maupun bencana alam.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini berlaku di toko, kantor cabang, dan kantor pusat PT. Surganya
Motor Indonesia.

3. TANGGUNG JAWAB
3.1. Divisi/Department yang menjadi tanggung jawab prosedur utama yaitu
Department Legal & License.

4. REFERENSI
4.1. Asuransi Banggunan POLIS ASURANSI ( PAR )
4.2. Asuransi Bangunan POLIS ASURANSI Earthquake,Volcanic Eruption, and Tsunami
4.3. Asuransi Asset POLIS ASURANSI ( CIS )
4.4. Asuransi Asset POLIS ASURANSI ( PAR )

5. DEFINISI
5.1. Klaim Asuransi adalah sebuah permintaan resmi kepada perusahaan asuransi,
untuk meminta pembayaran berdasarkan ketentuan perjanjian. Klaim
Asuransi yang diajukan akan ditinjau oleh perusahaan untuk validitasnya dan
kemudian dibayarkan kepada pihak tertanggung setelah disetujui.

6. KETENTUAN
6.1. Segala ketentuan mengenai prosedur klaim asuransi tertuang di polis asuransi.
6.2. Nilai klaim ganti rugi kerugian yang di alami oleh tertanggung (PT. Surganya
Motor Indonesia) tertuang di Polis Asuransi.
6.3. Dokumen yang harus dilengkapi untuk pengajuan klaim asuransi, yaitu :
Dokumen Klaim Awal Kejadian
6.3.1. Formulir Klaim Asuransi
6.3.2. Surat Tuntutan Klaim
6.3.3. Surat Laporan Kepolisian
6.3.4. Berita Acara Kronologis Kejadian
6.3.5. Berita acara stock opname dari Team Inventory Control
6.3.6. Foto-foto di Lokasi Kejadian
Dokumen Pendukung Klaim
6.3.7. Rekaman CCTV Toko / Surat Keterangan CCTV

SMI/SOP-LL/02 Page 5 of 7
 PROSEDUR
KLAIM ASURANSI TOKO
No. Dokumen: SMI/SOP-LL/02
Berlaku : No. Revisi : 01

6.3.8. Laporan Penjualan Toko Rekap dan Detail (klaim kehilangan uang)
6.3.9. Surat Keterangan Cuaca dari BMKG (klaim bencana alam)
6.3.10. RAB (Rencana Anggaran Biaya) Pembangunan (klaim bangunan)
6.3.11. Bukti Pembelian Barang PO&Invoice (klaim asset & tools)
6.3.12. Laporan Stock (Klaim Stock Barang Dagang)
6.3.13. Dokumen RRAK & NON RRAK (Klaim Uang RRAK & NON RRAK)
6.3.14. Bukti Tanda Terima Uang Modal (Klaim Kehilangan Uang Modal)

7. PROSEDUR
Operasional.
7.1. Dept. Operasional Leader Toko memberikan Informasi atas kejadian yang terjadi
di toko seperti (bencana alam, tindak pidana pencurian, perampokan dan
pembobolan) Kepada Area Coordinator kemudian di lanjutkan ke Regional Head.
7.2. Regional Head menginformasikan kejadian tersebut kepada Kadept Legal &
License Cabang.
Kadept Legal & License Cabang.
7.3. Kadept Legal & License Cabang menginformasikan kejadian tersebut kepada
Kadept Legal & License Pusat.
Kadept Legal & License Pusat .
7.4. Kadept Legal & License Pusat melakukan pemberitahuan kepada pihak asuransi
bahwa telah terjadi kejadian di Toko Planet Ban minimal 1x24 jam secara tertulis
melalui e-mail.
Legal & License Cabang. (Siapa yang ditugaskan Staff/Coordinator ??)
7.5. License Coordinator Cabang membuatkan Surat Kuasa untuk melakukan
pelaporan kejadian kepada pihak Kepolisian.
7.6. Surat Kuasa dibuat dan ditanda tangani oleh Direktur atau pihak lain yang telah
mendapat kuasa khusus seperti kuasa cabang yang diberikan kepada Kepala
Cabang dan dikuasakan kepada Leader/Area Coordinator Toko atau pihak yang di
tunjuk.
7.7. Mendatangi toko yang mengalami kejadian tersebut dan menunggu hasil stock
opname dan berita acara kejadian yang dilakukan Inventory Control (IC).
7.8. Meminta berita acara kejadian kepada Leader yang ditanda tangani oleh Area
Coordinator.
7.9. Mendampingi Leader/Area Coordinator dan/atau yang dikuasakan, melaporkan
kejadian tersebut kepada pihak kepolisian dengan membawa kelengkapan
berkas sebagai berikut;
7.9.1. Surat Kuasa Pelaporan
7.9.2. Hasil stock opname

SMI/SOP-LL/02 Page 6 of 7
 PROSEDUR
KLAIM ASURANSI TOKO
No. Dokumen: SMI/SOP-LL/02
Berlaku : No. Revisi : 01

7.9.3. Berita Acara Kejadian

7.10. Menerima bukti/Surat Laporan Kepolisian.
Kadept Legal & License Cabang .
7.11. Kadept Legal & License Cabang mengirimkan semua dokumen yang sudah
dimiliki kepada Kadept Legal & License Pusat.
Legal & License Pusat . (Siapa yang ditugaskan Staff/Coordinator/Kadept ??)
7.12. Dept. Legal & License Pusat memeriksa dan meminta kekurangan dokumen yang
diterima dari Dept. Legal & License Cabang untuk pengajuan klaim asuransi.
7.13. Setelah berkas dokumen persyaratan lengkap maka Dept. Legal & License Pusat
mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke Pihak Asuransi baik berupa
Hardcopy dan Softcopy.
7.14. Apabila klaim di setujui, pihak asuransi akan mengirimkan persetujuan nilai ganti
rugi berupa Letter Of Discharge (LOD) yang akan ditandatangani oleh Direktur PT.
Surganya Motor Indonesia.
7.15. Dalam jangka waktu yang telah ditentukan dalam polis asuransi tersebut, pihak
asuransi akan membayarkan nilai Klaim yang sudah disetujui sebelumnya dalam
LOD kepada Pihak PT. Surganya Motor Indonesia.

Penting :
 Kadept Legal & License Pusat melakukan pemberitahuan kepada pihak asuransi
bahwa telah terjadi kejadian di Toko Planet Ban minimal 1x24 jam secara tertulis
melalui e-mail.

 Coord Legal & License cabang mendampingi Leader/Area Coordinator dan/atau

yang dikuasakan, melaporkan kejadian tersebut kepada pihak kepolisian dengan
membawa kelengkapan berkas sebagai berikut;
A. Surat Kuasa Pelaporan
B. Hasil stock opname
C. Berita Acara Kejadian

8. PENGECUALIAN
8.1. Proses Klaim dapat ditolak, jika tidak sesuai dengan ketentuan yang ada di Polis
asuransi.
8.2. Untuk kasus pencurian/penodongan yang diketahui bahwa kehilangan/kerugian
toko hanya Uang Cash (CIS), maka tidak dilakukan stock opname dan tidak perlu
melampirkan berita acara dari tim IC.

SMI/SOP-LL/02 Page 7 of 7
 PROSEDUR
KLAIM ASURANSI TOKO
No. Dokumen: SMI/SOP-LL/02
Berlaku : No. Revisi : 01

9. DOKUMEN & PENYIMPANANNYA

9.1. LEGAL : Simpan Copy
9.2. Pihak Asuransi : Simpan Asli

10. LAMPIRAN
10.1. Diagram Alur Prosedur Klaim Asuransi
10.2. Form Klaim Asuransi (Dilampirkan form klaim asuransi terupdate)

SMI/SOP-LL/02 Page 8 of 7