STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022

Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

1. Tujuan :
 Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian
semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan k3ll
dan seluruh laporan kinerja perusahaan.
 Memastikan bahwa semua dokumen terkait telah dikaji dan disetujui
secara memadai.

2. Ruang Lingkup :
Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua
dokumen.

3. Tanggung Jawab :
Pimpinan Perusahaan dan Karyawan yang menangani pengendalian dan
perekaman dokumen bertanggung jawab menentukan dan membatasi
masa berlaku dokumen.

4. Definisi :
 Pengendalian Dokumen adalah suatu kegiatan untuk memastikan
bahwa seluruh dokumen yang diterbitkan telah disetujui dan
disahkan oleh pihak yang berwenang serta terdistribusi dengan
benar.
Pengendalian dokumen ini bertujuan untuk menunjukkan kemampuan
organisasi perusahaan dalam bidang HSE dalam menghasilkan kinerja yang
baik tanpa adanya insiden serta telah sesuai dengan persyaratan pelanggan
dan peraturan K3LL yang berlaku.

5. Garis Besar Prosedur :

 Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang
direvisi harus disahkan oleh pimpinan perusahaan. Setelah
diterapkan koordinator bidang, dikaji ulang oleh Peetugas K3
dan/atau Manager HSE. Dengan menandatangani kolom tanda-
tangan yang disiapkan.
 Sekertaris menerbitkan dan menggandakan dokumen.
 Pendistribusian dokumen dilakukanoleh safetyman dan pengawas
lapangan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar
Perubahan Dokumen.
 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen
lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya
dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Staf
 STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022
Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

Administrasi perusahaan harus bertanggung jawab untuk

memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan.
 Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk
disetujui oleh Ketua Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan
bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh Pimpinan, bila perlu
dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan.
Apabila pembuatan dokumen telah selesai, Staf Administrasi
mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen
Terkendali.
 Dokumen level I dan level II dibuat oleh Staf Adminstrasi dan
sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Pimpinan.
 Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat
dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal
penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan
oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.
 Masing-masing Ketua Bidang harus memberi identitas sebagai berikut:
 Judul/Nama
 Nomor
 Tanggal penerbitan
 Persetujuan yang berwenang
 Status perubahan (Revisi)
 Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan Nomor Status Perubahan.
 Masing-masing Ketua Bidang harus mengendalikan data dengan
cara sebagai berikut :
 Peta lokasi file dokumen (site map)
 Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang.
 Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi
revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang
tidak digunakan lagi.
 Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan
dibuat dan data terkait diperbarui.
 Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali
Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan
stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika
Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap
sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto
kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.
 Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir
Pengendalian Rekaman. Masing-masing Ketua Bidang harus
menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan
 STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022
Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

secara periodik akan ditinjau oleh MR.

 Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Ketua Bidang harus
memberi identitas sebagai berikut:
 Judul/Nama
 Nomor
 Tanggal penerbitan
 Persetujuan yang berwenang
 Status perubahan (Revisi)
 Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan Nomor Status
Perubahan pada sampul
 Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan
rekaman dengan cara sebagai berikut:
 Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang
 Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-
masing bidang
 Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi
revisi Rekaman terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman yang
tidak digunakan lagi.
 Tiap enam bulan sekali Staff Administrasi melakukan tinjauan
rekaman/catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan sesuai
waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan
kadaluwarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan
Koordinator Bidang sesuai dengan metode pemusnahannya.
 STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022
Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

6. Bagan Alur :
 Bagan Alur Pengendalian Dokumen.

Mulai

Pimpinan Mengesahkan Dokumen Daftar Nomor Dokumen

Sekretaris Menerbitkan Dokumen Dokumen

Staf
Administ Menggandakan Dokumen Dokumen
rasi

Mendistribusikan Daftar Distribusi

Safetyma Dokumen
n

Mengganti dokumen lama

dengan yang baru
Peneri
ma
Doku Mengendalikan Dokumen Daftar Rekaman Mutu
men

Staf Merevisi Rekaman Daftar Perubahan Dokumen

Administr
asi
Menyimpan Dokumen
Manager HSE

Peneri Selesai
ma
Doku
men
 STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022
Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

 Bagan Alur Pengendalian Rekaman

Mulai

Menyimpan daftar
Pimpinan distribusi dan memberi Borang
identitas

Melaksanakan Kegiatan Daftar Rekaman Mutu

Petugas K3 Pengendalian Rekaman

Safetyman Mentabulasi Data

Petugas K3 Data Terolah

Menganalisa Data

Sekretaris Menyusun Laporan dan Laporan

Tinjauan Manajemen

Selesai
 STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022
Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

7. Lampiran
DAFTAR NAMA

NO Dokumen Kode

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

 STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022
Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

Nama Dokumen :
Nomor :
Revisi :

Copy Ke Penerima Tanggal Tandatangan

9
 STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022
Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

DAFTAR REKAMAN MUTU

Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan

 STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022
Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

Jenis Penanggung Alasan Perubahan Tanggal Tanda

Dokumen Jawab Tangan
 STANDAR OPERATING PROCEDURE Nomor : 030/SOP-BI/I/2022
Revisi : 0
(SOP)
Tanggal : 05 Januari 2021

Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Disahkan: Manager HSE

DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI

Nama/Judul Nomor Revisi Filing Retensi Tanda

Tangan

Dibuat Oleh: Mengetahui :

Stenly Kembuan Gonti Raja Gukguk

HSE Direktur