Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

PERSIAPAN TUGAS I

Dosen akan membagi mahasiswa menjadi enam kelompok, dan memberitahukan empat
jabatan yang bisa ditempati oleh masing-masing anggota kelompok.

Mahasiswa diminta untuk membuat surat lamaran kerja untuk jabatan yang dikehendaki
dan kemudian menyerahkan kepada dosen.

Berikut ini iklan-iklan lowongan kerja sebagai sekretaris yang diberikan kepada
mahasiswa:

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 1

 Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

LOWONGAN PEKERJAAN
Sebuah perusahaan group yang telah mengembangkan bisnis dalam industri dan
retailing consumer good dan stationery membuka membuka kesempatan bagi
yang berjiwa dinamis, menyukai tantangan untuk posisi sebagai:

SEKRETARIS
dengan kualifikasi sebagai berikut:
• Mampu mengetik di atas 50 kata/menit dengan akurasi 98%,
• Mampu mengoperasikan komputer Microsoft Office
• Mampu membuat konsep surat dan memo baik dalam bahasa Indonesia maupun
bahasa Inggris
• Mampu mengarsip surat-surat/dokumen
• Mampu membuat notulen rapat
• Mampu mengatur rencana kerja/perjalanan manager
• Berkepribadian menarik, mempunyai inisiatif dan bisa bekerja sama dengan baik

Bagi yang memenuhi persyaratan, kirimkan lamaran, CV, ijazah, pasphoto

serta KTP paling lambat 3 (tiga) hari setelah iklan ini dimuat ke melalui. Surat
lamaran ditujukan kepada:

Vocational Group
Jalan Dinoyo 42-44 Surabaya
Telepon: 031-5882665
Email: andreas@ukwms.ac.id
CC
indriana@ukwms.ac.id

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 2

Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

DESKRIPSI TUGAS MANAJER

1. Mengawasi seluruh karyawan dan meneliti ketepatan pencatatan dari setiap transaksi.
Transaksi perdagangan harus direncanakan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.

2. Membuat dan menandatangani surat-surat dan memo.

3. Memimpin rapat staf/karyawan, menyiapkan agenda dan memastikan bahwa setiap

staf menyampaikan laporan dari setiap kegiatan dan transaksi di masing-masing
bagiannya.

4. Menulis cek dan bilyet giro serta memastikan bahwa staf di bagian keuangan akan
mencatat transaksi keuangan dalam jurnal dan buku besar.

5. Memberikan persetujuan setiap pesanan pembelian.

6. Setiap bulan menyiapkan daftar gaji karyawan dengan ketentuan pembayaran gaji
sebagai berikut ini:
− Jam kerja per minggu adalah 42 jam (1 minggu = 6 hari kerja dan 1 hari = 7 jam
kerja).
− Ketidakhadiran (absen) dan keterlambatan datang akan mengurangi gaji secara
proporsional.
− Pajak penghasilan dikenakan 15% dari gaji kotor.
− Asuransi 5% dari gaji kotor setelah dipotong pajak.
− Kelebihan jam kerja (lembur) akan dibayar Rp. 2.000,00 per jam.
− Tarip gaji per jam untuk masing-masing posisi adalah sebagai berikut:
− Manajer Rp. 10.000,00
− Staf Rp. 5.000,00
− Karyawan Biasa Rp. 2.500,00
− Tunjangan Struktural Manajer Rp. 500.000,00 per bulan
− Tunjangan Transport untuk Karyawan biasa Rp. 3.000,- per hari
− Tunjangan kesehatan untuk masing-masing posisi Rp. 100.000,00 per bulan
− Cek gaji dikeluarkan sebesar jumlah gaji kotor. Pajak Penghasilan (Pph) dan BPJS
diserahkan ke kas negara.

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 3

Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

DESKRIPSI TUGAS SEKRETARIS

1. Mengetik surat atau memo lengkap dengan tembusannya, mengarsip semua surat
dan dokumen.

2. Menangani pencatatan seluruh surat-surat masuk dan keluar.

3. Menyiapkan dan membuat laporan buku kas kecil yang ditutup pada akhir bulan.
Mengisi kembali dana kas kecil dari cek yang diterima dari Kepala Bagian
Keuangan.

4. Membuat daftar janji temu, mencatat dan mendistribusikan surat serta mengatur
perjalanan dinas pimpinan.

5. Membuat dan mengetik notula rapat.

6. Menangani daftar hadir rapat dan mendistribusikan hasil rapat kepada seluruh
peserta rapat

7. Melakukan pembelian terkait kebutuhan umum perusahaan (agen atau toserba).

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 4

Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

DESKRIPSI TUGAS KEPALA BAGIAN KEUANGAN

1. Mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran kas dalam jurnal.

2. Menyetorkan seluruh penerimaan kas setiap hari langsung ke Bank dan menutup
jurnal pada tiap akhir bulan.

3. Memeriksa kebenaran pencatatan dari semua transaksi yang terjadi di buku besar.

4. Membuat buku besar piutang dan buku besar hutang dan harus ditutup pada setiap
akhir bulan. Menyiapkan, mengetik dan mengirim catatan pernyataan piutang
kepada yang bersangkutan.

5. Membuat laporan Rekonsiliasi Bank.

6. Menyiapkan setiap Laporan Keuangan Percobaan tiap akhir bulan

7. Menyiapkan dokumen keuangan yang diperlukan secara tepat.

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 5

Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

DESKRIPSI TUGAS KEPALA BAGIAN PENJUALAN (MARKETING)

1. Membuat Perencanaan Kegiatan promosi yang akan dilakukan di tiap bulan.

2. Melakukan kegiatan promosi dari perusahaan (agen atau toserba) melalui media
sosial perusahaan.

3. Membuat dokumen penawaran produk atau promosi produk ke tiap pelanggan

ataupun calon pelanggan.

4. Menyiapkan Laporan Kegiatan promosi yang telah dilakukan di tiap akhir bulan

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 6

Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

DESKRIPSI TUGAS STAF KEUANGAN (INVENTORY CONTROL)

1. Mencatat seluruh transaksi pembelian kredit, penjualan kredit, pengembalian barang

dagangan.

2. Mencatat seluruh transaksi dalam buku besar masing-masing rekening yang terkait.

3. Melakukan pembelian barang dagangan dengan menyiapkan dan mengetik dokumen

surat pesanan pembelian dan faktur.

4. Mencatat semua pengeluaran dan penerimaan barang dagangan dalam kartu gudang.
Catatan:
• Jumlah minimum dan jumlah maksimum dari persediaan barang harus benar.
Pemesanan barang harus dilakukan apabila persediaan barang di gudang
berjumlah sama atau di bawah jumlah minimum yang telah ditentukan.
• Pesanan ini harus mencapai maksimum (untuk Agen) dan mendekati
persediaan maksimum (untuk Toserba) yang telah ditentukan.
• Besaran pemesanan untuk Agen sebesar jumlah maksimum dikurangi jumlah
persediaan.
• Besaran pemesanan untuk toserba jumlah maksimum dikurangi jumlah
persediaan dikurangi satu kemas.

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 7

Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

PERSIAPAN TUGAS 2

Manajer mengadakan rapat untuk menentukan dokumen-dokumen dan peralatan (alat

tulis, filing, dll) yang dibutuhkan untuk menjalankan perusahaan.

Mendesain logo perusahaan, stempel perusahaan, kop surat dan papan nama dari
perusahaan.

Membuat format (dan mencetak) formulir-formulir yang telah ditentukan.

Buatlah folder di google drive yang berisi semua file hasil pekerjaan dari perusahaan
(agen maupun toserba).

Membuat database untuk akun accurate dari tiap perusahaan (agen maupun toserba)

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 8

Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

KETERANGAN LAPORAN RUGI LABA

LAPORAN RUGI LABA adalah laporan yang memberikan gambaran tentang hasil usaha
perusahaan dalam periode tertentu.

PENJUALAN
Terdiri dari : a. penjualan kredit
data diperoleh dari buku besar piutang dagang (debitur) sisi debet.
b. penjualan tunai
data diperoleh dari jurnal penerimaan kas, kolom penjualan tunai.
Total Penjualan = penjualan kredit + penjualan tunai

RETUR PENJUALAN
Data diperoleh dari buku besar piutang dagang (debitur) sisi kredit dengan keterangan
memo kredit dari penjual.

PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN AWAL

Data diperoleh dari neraca awal, sisi aktiva lancar.

PEMBELIAN
Karena seluruh pembelian dilakukan secara kredit, maka data dapat diperoleh dari buku
besar hutang dagang (kreditur) sisi kredit.

RETUR PEMBELIAN
Data diperoleh dari buku besar hutang dagang (kreditur) sisi debet dengan keterangan
memo kredit dari penjual.

BARANG YANG TERSEDIA UNTUK DIJUAL

Adalah jumlah dari persediaan awal dan pembelian

PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN AKHIR

Data diperoleh dari kartu gudang. Masing-masing persediaan akhir setiap jenis barang
dikalikan dengan masing-masing harga belinya, kemudian semua dijumlahkan.

BIAYA LISTRIK, TELEPON DAN AIR

Data diperoleh dari jurnal pengeluaran kas.

BIAYA GAJI
Data diperoleh dari jurnal pengeluaran kas.

BIAYA ASURANSI
Data diperoleh dari jurnal pengeluaran kas

BIAYA ADMINISTRASI LAIN-LAIN

Untuk mencatat biaya-biaya yang belum termasuk ke dalam biaya-biaya di atas, yaitu:
biaya pengisian kas kecil, biaya perjalanan manajer dan biaya iklan

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 9

Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

PENDAPATAN BUNGA
Data diperoleh dari laporan rekonsiliasi bank, atau lebih tepatnya dari jurnal penerimaan
kas setelah disesuaikan karena adanya rekonsiliasi. Atau dari buku kas setelah
disesuaikan setelah rekonsiliasi (di sisi debet)

BIAYA ADMINISTRASI BANK

Data diperoleh dari laporan rekonsiliasi bank, atau dari jurnal pengeluaran kas setelah
disesuaikan karena adanya rekonsiliasi. Atau dapat juga dari buku besar kas setelah
rekonsiliasi (di sisi kredit)

PENDAPATAN DAN BIAYA LAIN-LAIN

Adalah pendapatan dan biaya yang diperoleh/dikeluarkan untuk tujuan operasi utama
perusahaan yang terdiri dari:
− pendapatan bunga
− pendapatan sewa
− pendapatan lain-lain (dari retribusi parkir)
− biaya administrasi bank

PAJAK
Dihitung berdasarkan persentase pajak yang diketahui dikalikan dengan laba bersih yang
diterima. Karena pajak dibayarkan di belakang, maka adanya biaya pajak akan
menimbulkan hutang pajak yang dilaporkan di neraca di sisi hutang lancar.

Penghitungan Pajak Penghasilan untuk Wajib Pajak Badan dalam negeri dan
bentuk usaha tetap adalah sebagai berikut:

Lapisan Penghasilan Kena Pajak Tarif Pajak

sampai dengan Rp. 50.000.000,- 10%
(lima puluh juta rupiah) (sepuluh persen)
di atas Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) 15%
s.d. Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) (lima belas persen)
Di atas Rp. 100.000.000,- 30%
(seratus juta rupiah) (tiga puluh persen)

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 10

Praktik Perkantoran Persiapan Tugas 2 Simulasi Bisnis

KETERANGAN NERACA

Neraca adalah laporan yang memberikan gambaran tentang keadaan harta, hutang dan
modal perusahaan pada saat (tanggal) tertentu.

KAS
data diperoleh dari saldo akhir buku besar kas

PIUTANG DAGANG
data diperoleh dari laporan rugi laba yaitu: saldo akhir buku kas debitur.

PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN

data diperoleh dari rugi laba, yaitu: persediaan barang dagangan akhir.

AKTIVA TETAP
tanah dan gedung, kendaraan, peralatan toko dilaporkan sebesar harga perolehan
seperti pada neraca awal.

HUTANG DAGANG
data diperoleh dari saldo akhir hutang dagang di buku besar hutang dagang (kreditur)

MODAL
untuk Toserba yang mempunyai bentuk badan usaha perseorangan, modal akhir = modal
awal (+/-) laba/rugi.

Untuk Agen yang mempunyai bentuk badan usaha perseroan, modal saham dilaporkan
= modal saham yang ada pada neraca awal, sedangkan laba/rugi dari laporan rugi/laba,
akan (+/-) dengan laba yang ditahan.

Administrasi Perkantoran-DIII 2023 11