PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIS

No. Dokumen : 090/UKP/SOP.KAS/XII/2022

No. Revisi :0
SOP Tgl Terbit :
Halaman :1/2

KLINIK Dr. Lenny Suryani

AMAL SEHAT NIP : 19750513 200701 2 006

1. Pengertian Tata cara peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan tertentu yang diatur
sesuai ketentuan yang berlaku, agar terjaga kerahasiaan isi dokumen tersebut dan
aman.
2. Tujuan Agar tertib administrasi pelaksanaan peminjaman rekam medis sesuai
dengan ketentuan.
3. Kebijakan SK Kepala Klinik NO : 029/UKP/SK.KAS/XII/2022 Tentang Akses Rekam Medis
4. Referensi Permenkes No: 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis
5. Prosedur Dokumen rekam medis adalah milik rumah sakit, sedangkan isi rekam medis
adalah milik pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya. Untuk melindungi
kerahasian tersebut, maka dibuat ketentuan sebagai berikut:
1. Peminjaman Untuk Asuransi, Jasa Raharja, Visum et Repertum
Bagi pasien / instansi yang akan mengurus jasa raharja / asuransi,
maka diharuskan mengajukan surat permohonan serta mengisi surat
pernyataan membuka diagnosa atau surat kuasa yang ditujukan
kepada Direktur Rumah Sakit.
2. Direktur Klinik memberikan disposisi kepada Sub. Bagian Rekam
Medis untuk ditindak lanjuti.
3. Petugas rekam medis kemudian meminjam berkas rekam medis yang
dimaksud di ruang penyimpanan dengan sebelumnya mengisi buku
pinjaman serta bon pinjam berkas.
4. Pengambilan berkas adalah sepengetahuan petugas penyimpanan,
berkas yang diambil diganti dengan tracer yang berisikan keterangan:
nomor register berkas yang diambil, tanggal pengambilan, nama
peminjam serta keperluan Petugas Rekam Medis melengkapi isian
formulir sesuai permintaan.
 5. Petugas rekam medis membawa formulir dan berkas rekam medis
untuk diteliti dan dimintakan tanda tangan dokter yang bersangkutan,
kemudian mengirimkan formulir isian kepada yang bersangkutan
6. Jangka waktu peminjaman tersebut adalah 1 (satu) minggu
7. Setelah selesai dipergunakan dokumen rekam medis dikembalikan
dengan mengisi buku pengembalianya.

Peminjaman untuk penelitian

1. Peminjaman berkas rekam medis untuk penelitian harus mengajukan
surat permohonan kepada Kepala Klinik Amal Sehat.
2. Kepala Klinik Amal Sehat memberikan disposisi kepada Instalasi Rekam
Medis untuk ditindak lanjuti.
3. Petugas rekam medis kemudian mengambil berkas rekam medis yang
dimaksud di ruang arsip dengan sebelumnya mengisi buku pinjam serta
bon pinjam berkas.
4. Pengambilan berkas rekam medis adalah sepengetahuan petugas
penyimpanan, berkas yang diambil diganti dengan traccer
5. Peminjam untuk penelitian hanya boleh dilakukan di ruang rekam medis.
6. Setelah selesai dipergunakan maka berkas dikembalikan ketempat
semula, tracer diambil dan diisi tanggal pengembaliannya.

Peminjaman untuk pelayanan kesehatan

1. Peminjaman untuk pelayanan baik rawat jalan maupun IGD tidak perlu
menggunakan surat permohonan / surat kuasa, tetapi cukup dengan
penggunakan tracer intern.
2. Pada tempat berkas yang diambil, perlu diganti dengan tracer yang diisi
tracer intern Rekam Medis.
3. Apabila pasien telah pulang, berkas rekam medis dikembalikan pada
tempat semula dan pada tracer ditulis tanggal pengembalian
6. Bagan Alir -
7. Hal-hal yang Semua rekam medis pasien
perlu
diperhatikan
8. Unit terkait Ruang Rekam Medis
 9. Dokumen Status Pasien
terkait ATK
10. Rekam Historis
Perubahan
No Yang Dirubah Isi Perubahan Tgl Mulai Diberlakukan

Serang , 12 Desember 2022

Pelaksana / Auditor

(…………………...)