SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT

MENGGUNAKAN PHP NATIVE

Maulana Dermawan1, Dahlan Abdullah2, Ananda Faridhatul Ulva3

Sistem Informasi Universitas Malikussaleh
Jl. Cot Tgk Nie-Releut, Aceh Utara, 141 Indonesia
Email : maulana.190180080@mhs.unimal.ac.id, Dahlan@unimal.ac.id,
anandafulva@unimal.ac.id

Abstrak
Perubahan teknologi yang sangat laju menimbulkan banyak kegiatan yang awalnya hanya
dilakukan dengan cara bertemu secara langsung kini dapat dilakukan secara virtual melalui
sebuah sistem informasi. Kegiatan surat-menyurat adalah sebuah sarana penyampaian berita
tertulis dari satu pihak ke pihak lain yang hingga saat ini masih tetap digunakan. Dalam
administrasi pengurusan surat-menyurat, saat ini Teknik Elektro Universitas Malikussaleh
masih menggunakan sistem yang manual yaitu dengan menyerahkan surat dalam bentuk fisik
untuk kemudian ditindak lanjuti dilakukan pendisposisian. Tujuan dalam penelitian yaitu
dengan dibuat sistem informasi surat-menyurat yang dapat mempermudah pihak fakultas
Teknik Jurusan Teknik Elektro Universitas Malikussaleh dalam proses surat menyurat supaya
jadi kian tangkas dan berdaya guna. Sistem informasi surat-menyurat ini dikerjakan dengan
memakai bahasa php dan MySql PhpMyAdmin untuk server databasenya. Sistem dibentuk
menggunakan pendekatan UML ( Unified Modeling Language ) yang terbagi atas Use Case
Diagram, Class Diagram, Activity Diagram dan Sequence Diagram. Pencapaian dari
penelitian ini yaitu mengatasi permasalahan pada proses surat-menyurat pada jurusan Teknik
Elektro Fakultas Teknik masih dikerjakan secara manual. Dimana hal ini akan memudahkan
staf administrasi, kepala jurusan, sekretaris jurusan, kepala prodi dan kepala laboraturium
dalam melakukan proses surat-menyurat dan pendisposisian. Sistem informasi surat-menyurat
yang dihasilkan diharapkan dapat mempermudah instansi dalam melakukan kegiatan surat
menyurat dan pendisposisian.

Kata Kunci: Sistem Informasi, Surat-menyurat , UML ( Unified Modeling Language )

1. Pendahuluan
Lajunya perubahan teknologi kini menyebabkan sebuah instansi
membutuhkan sebuah sistem yang terkomputerisasi. Perkembangan teknologi
yang sangat berkembang pesat menimbulkan banyak kegiatan yang awalnya
hanya dilakukan dengan cara bertemu secara langsung kini dapat dilakukan

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 secara

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 virtual melalui sebuah sistem informasi. Transformasi yang ada pada abad
20 ini merupakan sebuah perubahan komunikasi. Perubahan komunikasi adalah
peletusan (eksplosi) dari teknologi komunikasi. Hal tersebut dikatakan begitu
dikarenakan penggunaan satelit, mikroprosesor, komputer dan layanan radio
canggih yang meningkat pesat (Nasution, 2014).
Cepatnya perubahan teknologi yang terjadi saat ini juga membuat
kebutuhan akan informasi dalam berbagai hal menjadi sangat penting. Supaya
meningkatnya kualitas pelayanan dalam mengirim informasi, maka diperlukan
sebuah inovasi teknologi khususnya dalam kegiatan akademik untuk membantu
kegiatan administrasi. Salah satu contoh yang dapat diambil yaitu dalam sebuah
kegiatan surat-menyurat.
Kegiatan surat-menyurat adalah sebuah sarana penyampaian berita oleh
suatu pihak untuk pihak lain secara tertulis yang hingga saat ini masih tetap
digunakan. Kegiatan surat-menyurat berperan sebagai media penting dalam
hubungan suatu organisasi untuk mengutarakan informasi. Tindakan ini adalah
sebuah kegiatan yang rutin dilakukan didalam setiap organisasi atau unit dalam
perusahaan.
Teknik Elektro merupakan salah satu dari beberapa jurusan Teknik yang
berada didalam lingkungan Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh. Teknik
Elektro pada Universitas Malikussaleh telah meraih akreditasi B dari BAN-PT.
Saat ini untuk pengurusan surat-menyurat, administrasi Teknik Elektro
Universitas Malikussaleh masih menggunakan sistem yang manual yaitu dengan
menyerahkan surat dalam bentuk fisik untuk kemudian ditindak lanjuti
dilakukan pendisposisian. Hal ini tentu akan menguras banyak waktu dan biaya
dalam mencetak sebuah surat yang akan ditindak lanjuti.
Dengan adanya kemajuan zaman dan perubahan teknologi yang semakin
cepat, dimana dunia sudah dipenuhi dengan teknologi berbasis digital,
penggunaan sebuah sistem informasi untuk menunjang kegiatan akademik dalam
sebuah universitas berbasis digital sangat dibutuhkan agar membuat kinerja
dalam sebuah organisasi perusahaan lebih cepat dan efisien. Dengan demikian,
perlunya untuk dibuat sebuah sistem informasi surat-menyurat dengan
menggunakan PHP Native di dalam pengurusan surat-menyurat pada Teknik
Elektro Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh.
Dengan adanya sistem ini, diharapkan kegiatan surat-menyurat didalam
jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh dapat berjalan
kian tangkas dan berdaya guna

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi Sistem
Bagi Edhy Sutanta (Sutanta, 2003) “Pada umumnya, sistem dapat dijelaskan
bagaikan suatu kesatuan yang terdiri dari berbagai hal, kegiatan, elemenn, atau
subsistem yang saling terhubung dan terkaitsecara tertentu, dengan tujuan untuk
melaksanakan fungsi tertentu atau mencapai tujuan tertentu ”.
2.2 Definisi Informasi
Informasi yaitu informasi yang dikelola menjadi suatu entitas penting
dengan nilai nyata bagi penerima, yang tercermin dalam keputusan saat ini atau
keputusan masa depan (Nur Elfi, 2012).
Berdasarkan Mara Destiningrum dan Qadhli Jafar Adrian (2017) dalam
(Syafitri et al., 2020) Informasi adalah hasil dari pengolahan data dengan cara
tertentu, sehingga memberikan makna dan berguna untuk mempermudah proses
pengambilan keputusan. Dengan demikian, informasi tidak hanya sekedar data
mentah, tetapi telah diproses dan diorganisir sehingga memiliki nilai yang lebih
tinggi dalam konteks tertentu.
2.3 Sistem Informasi
Sistem informasi yaitu afiliasi aktivitas teknologi informasi dan orang yang
memanfaatkannya sebagai pengontrol proses (Halomoan Lumbangaol & Ridho,
2020).
2.4 Definisi Surat
Menurut Basir Barthos (Barthos, 2005), surat yaitu perangkat diskusi
tertulis yang bersumber atas satu pihak dan dialamatkan buat pihak lainnya
untuk mengirimkan sebuah kabar.
2.5 Surat Masuk
Menurut Wursanto (1991) dalam (Windea & Sarmidi, 2018), Surat masuk
merujuk pada berbagai jenis surat yang diterima dari berbagai sumber, baik itu
dari lembaga atau perorangan, yang dapat dikirimkan melalui jasa pos atau kurir
dengan menggunakan buku pengiriman atau ekspedisi.
2.6 Surat keluar
Menurut Wursanto (1991) dalam (Windea & Sarmidi, 2018), Surat keluar
yaitu semua bacaan tertulis yang diterima dari sebuah perusahaan pada lembaga
lainnya ataupun dari perorangan
sehingga memungkinkan organisasi untuk mengakses dan memperoleh
informasi yang diperlukan dengan mudah dan efisien.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

2.7 Basis Data
Basis data merupakan himpunan data yang terorganisir secara rasional dan
saling berhubungan, yang dirancang sedemikian rupa (Indrajani, 2015).
2.8 MySQL
MySQL termasuk dalam kategori Database Management System (DBMS).
Sistem pada MsQL memudahkan user mengatur isi data dengan sangat fleksibel
dan cepat (Halomoan Lumbangaol & Ridho, 2020).
2.9 PHPMyAdmin
Menurut Buana dalam (Jantce TJ. Sitinjak et al., 2020), phpMyAdmin yaitu
salah satu aplikasi yang dipakai agar dapat mempermudah dalam pelaksanaan
penataan basis data MySQL. PhpMyAdmin adalah sebuah aplikasi web yang
bersifat sumber terbuka.
2.10 XAMPP
Menurut (Sidik, 2018), XAMPP merupakan sebuah singkatan dari setiap
huruf, yaitu:
1. X: Program ini mendukung banyak sistem operasi, termasuk Windows, Linux, Mac
OS, dan Solaris.
2. A: Apache adalah aplikasi server yang berfungsi agar menghasilkan laman web
dengan menggunakan kode PHP yang ditulis oleh pembuat halaman web. Apabila
dibutuhkan, kode PHP bisa dihubungkan dengan database (seperti MySQL) guna
menunjang konten yang dihasilkan.
3. M: MySQL adalah server aplikasi database yang menggunakan bahasa terstruktur
SQL sebagai alat pengolahan basis datanya. MySQL memungkinkan pengguna
untuk menciptakan, mengatur, menambah, mengubah, dan menghapus data
dalam database.
4. P: PHP ialah bahasa pemrograman web yang dipakai buat menciptakan halaman
web yang dinamis. Umumnya, PHP dikombinasikan dengan basis data manajemen
sistem MySQL. Meskipun demikian, PHP juga bisa mengelola sistem database
lainnya, seperti Oracle, Microsoft Access, Interbase, d-base, PostgreSQL, dan
beberapa jenis basis data lainnya.
5. P: Perl adalah Script yang diciptakan oleh Larry Wall untuk berbagai keperluan,
terutama di sistem operasi UNIX. Perl tersedia untuk berbagai sistem operasi
seperti SunOS, Linux, BSD, HP-UX, DOS, Windows, PowerPC, BeOS, VMS, EBCDIC,
dan PocketPC.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 2.11 PHP
Bahasa Script web PHP adalah bahasa komputer server-side scripting yang
dipakai agar menghasilkan tampilan website yang berfungsi dengan baik pada
sisi klien. PHP dapat memproses kode PHP dengan ekstensi PHP dan
menerjemahkannya menjadi tampilan website (Zaki et al., 2014).
2.12 HTML
Bahasa Script HTML diaplikasikan sebagai pembuat halaman situs sehingga
dapat mempresentasikan berbagai keterangan, baik itu berupa teks ataupun
gambar, pada web browser. (Antonius Setiawan et al., 2019).

3. METODELOGI PENELITIAN
3.1 Alat dan Bahan
Alat yang perlu digunakan pada pengerjaan sistem informasi surat
menyurat pada fakultas Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas
Malikussaleh ini adalah sebagai berikut:
a. Laptop HP 14 Notebook PC dengan processor AMD A4-5000 APU with
Radeon(TM) HD Graphics (4CPUs, ~1.5GHz)
b. Sistem operasi berbasis Windows 10 Pro 64-bit
c. Microsoft Visio 2016 yang digunakan dalam mendesain sistem
d. Memakai PHP Native
e. Memakai XAMPP sebagai web sevice
f. MySql phpMyAdmin sebagai server databasenya
g. Menggunakan Visual Studio Code sebagai Text Editor
3.2 Pengumpulan Data
Peneliti melakukan pengumpulan data didalam lingkungan Fakultas
Teknik Jurusan Teknik Elektro Universitas Malikussaleh dengan melakukan
beberapa metode, antara lain: 1. Metode Observasi (Penelitian Lapangan)
yaitu penulis melaksanakan observasi secara langsung atau terjun langsung
kelapangan, penulis melangsungkan observasi langsung mengenai objek
permasalahan yang diteliti, yang meliputi observasi tentang langkah yang
dilakukan pihak fakultas Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas
Malikussaleh untuk melakukan surat-menyurat. 2. Studi Literatur (Penelitian
Kepustakaan) yaitu mengumpulkan fakta yang berkenaan dengan permasalahan
yang akan dibahas dengan cara mempelajari sumber informasi yang tersedia di
buku-buku, internet, maupun data tertulis yang diperoleh dari instansi yang
terkait.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

3.3 Perancangan Sistem
Teknik perancangan sistem berperan penting terhadap penelitian, dalam
perancangan sistem digunakan sebuah metode yang bernama metode Waterfall.
Metode Waterfall merupakan salah satu unsur penting dalam penelitian. Langkah
kerja dalam merancang sistem meliputi Analisis Kebutuhan, Desain Sistem,
Penulisan Script, Pengujian Program, serta Implementasi dan Perawatan
Program.
4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Analisa Sistem Lama
Sistem surat-menyurat yang terjadi didalam lingkngan jurusan Teknik
Elektro Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh sekarang masih berjalan
manual, yaitu dengan cara menuliskan satu persatu data surat masuk dan keluar
nya dan juga dokumen laporan surat masuk dan surat keluar serta proses
pendisposisian dari surat masuk yang dibuat. Sehingga, alur ini sangat membuang
waktu dan kertas.
4.2 Analisa Sstem Baru
Pada sistem yang baru, penulis hendak merancang sebuah Perancangan
Sistem Informasi Surat-Menyurat Menggunakan PHP Native pada Jurusan Teknik
Elektro Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh yang mampu mengatasi
permasalahan pada proses surat-menyurat pada jurusan Teknik Elektro Fakultas
Teknik. Dimana dalam hal ini akan memudahkan staf administrasi, kepala
jurusan, sekretaris jurusan, kepala prodi dan kepala laboraturium dalam
melakukan proses surat-menyurat dan pendisposisian.
4.3 Perancangan Sistem
Pada bagian ini, peneliti menguraikan alur yang terjadi pada sistem
memakai Use Case Diagram dan Activity Diagram.
4.1.1 Use Case Diagram
Use Case Digram dipakai agar mengenal fitur apa saja yang ada pada sistem
dan siapa saja yang dapat menggunakannya. Terdapat 3 jenis user yang dapat
menggunakan sistem informasi surat menyurat ini dengan beberapa perbedaan
didalam setiap user tersebut. Berikut use case diagram sistem informasi surat
menyurat dengan menggunakan Php Native.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 Gambar 4. 1 Use Case Diagram User Jenis 1

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

Gambar 4. 2 Use Case Diagram User Jenis 2

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 Gambar 4. 3 Use Case Diagram User Jenis 1

4.1.2 Activity Diagram

Activity diagram memvisualkan arus operasi dalam program yang sedang
dirancang, Dengan cara apa aliran proses dimulai terjadi, keputusan yang bisa
saja terjadi, dan dengan cara apa sistem akan berhenti. Beriku adalah gambaran
Activity diagram dari Sistem Informasi Surat-Menyurat dengan Menggunakan PHP
Native pada Fakultas Teknik Jurusan Teknik Elektro Universitas Malikussaleh.
a. Login
Berikut perancangan activity diagram login pada sistem informasi surat

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 menyurat menggunakan Php Native.

Gambar 4. 4 Activity Diagram Halaman Login

b. Transaksi Surat Masuk User Jenis 1

Transaksi surat user jenis 1 dikelola oleh pihak administrasi Fakultas
Teknik Jurusan Teknik Elektro Universitas Malikssaleh. Berikut adalah Activity
diagram transaksi surat masuk user jenis 1.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 Gambar 4. 5 Activity Diagram Transaksi Surat Masuk User Jenis 1

c. Transaksi Surat Keluar User Jenis 1

Berikut adalah Activity diagram transaksi surat keluar user jenis 1.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 Gambar 4. 6 Activity Diagram Transaksi Surat Keluar User Jenis 1

d. Transaksi Surat Masuk User Jenis 2

Transaksi surat user jenis 2 dikelola oleh pihak Sekretaris Jurusan Fakultas
Teknik Jurusan Teknik Elektro Universitas Malikssaleh. Berikut adalah Activity
diagram transaksi surat masuk user jenis 2.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 Gambar 4. 7 Activity Diagram Transaksi Surat Masuk User Jenis 2

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

e. Transaksi Surat Keluar User Jenis 2
Berikut adalah diagram aktivitas transaksi surat keluar user jenis 2.

Gambar 4. 8 Activity Diagram Transaksi Surat Keluar User Jenis 2

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 f. Transaksi Surat Masuk User Jenis 3
Transaksi surat user jenis 3 dikelola oleh Kepala Jurusan Teknik Elektro,
kepala prodi Teknik Elektro, kepala prodi Sistem Informasi, dan kepala
laboraturium jurusan Teknik Elektro. Berikut adalah Activity diagram transaksi
surat masuk user jenis 3.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

Gambar 4. 9 Activity Diagram Transaksi Surat Masuk User Jenis 3

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 g. Transaksi Surat Keluar User Jenis 3
Berikut adalah diagram aktivitas transaksi surat keluar user jenis 3.

Gambar 4. 10 Transaksi Surat Keluar User Jenis 3

4.2 Implementasi Sistem
Pada tahap implementasi sistem akan menampilkan tampilan sistem yang
sudah dirancang dan juga menampilkan bagian dari struktu website.
4.2.1 Halaman Login
Halaman login dipakai sebagai tempat user melakukan login kedalam
sistem yang telah siap digunakan. Berikut adalah tampilan halaman login user.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 Gambar 4. 11 Halaman Login

4.2.2 Halaman Beranda Sistem

Halaman beranda sistem yaitu halaman yang menampilkan seluruh menu
yang tersedia didalam sistem. Berikut adalah gambar implementasi dari halaman
beranda sistem:

Gambar 4. 12 Halaman Beranda

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

 4.2.3 Halaman Surat Masuk
Halaman surat masuk yaitu halaman yang menampilkan seluruh surat yang
telah masuk kedalam sistem. Pada webpage ini juga terdapat beberapa menu lain
sperti tambah, edit, disposisi, print, dan hapus surat masuk. Berikut adalah
gambar implementasi halaman surat masuk pada sistem:

Gambar 4. 13 Halaman Surat Masuk

4.2.4 Halaman Surat keluar
Halaman surat keluar adalah webpage yang memvisualkan daftar surat
keluar yang telah di masukkan kedalam sistem. Berikut adalah gambar halaman
surat keluar:

Gambar 4. 14 Halaman Surat Keluar

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Mengacu pada hasil riset yang telah dilakukan, maka kesimpulan yang
dapat diambil oleh penulis adalah.:
1. Aplikasi Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHPNative telah berhasil
dibangun.
2. Aplikasi memudahkan pihak Fakultas Teknik Jurusan Teknik Elektro Universitas
Malikussaleh dalam melakukan proses surat menyurat.
3. Dengan adanya aplikasi sistem informasi surat menyurat dengan menggunakan
PHPNative ini, proses surat menyurat yang terjadi didalam lingkungan Fakultas
Teknik Jurusan Teknik Elektro Universitas Malikussaleh dapat berjalan lebih
cepat dan efisien tanpa menghabiskan banyak waktu.
5.2 Saran
Penulis sadar bahwa masih terdapat kekurangan dalam pembuatan
aplikasii website sistem informasi surat meyurat ini, dengan itu terdapat
beberapa saran yang perlu dikembangkan pada sistem ini agar sistem dapat
berjalan dengan lebih baik dan juga meningkatkan kinerja pihak Fakultas Teknik
Jurusan Teknik Elektro Universitas Malikussaleh:
1. Seiring dengan perkembangan teknologi, pentingnya dilakukan peningkatan
kemanan pada sistem agar terhindar dari kejahatan Cyber.
2. Harapan kepada pembaca dan penulis kedepannya hendaknya dapat dilakukan
pengembangan pada sistem informasi surat menyurat ini agar fitur yang terdapat
didalam sistem dapat lebih dilengkapi dari sebelumnya dan dibuat lebih menarik
lagi.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native

Daftar Pustaka
Antonius Setiawan, A., S. M. Lumenta, A., & R. U. A. Sompie, S. (2019). RANCANG
BANGUN APLIKASI UNSRAT E-CATALOG. 14(4), 1–9.
Barthos, B. (2005). Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara.
Halomoan Lumbangaol, M., & Ridho, M. R. (2020). Jurnal Comasie Jurnal Comasie.
Comasie, 03(01).
Indrajani. (2015). Database Design. Elex Media Komputindo.
Jantce TJ. Sitinjak, D. D., Maman, & Suwita, J. (2020). ANALISA DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KURSUS BAHASA
INGGRIS PADA INTENSIVE ENGLISH COURSE DI CILEDUG TANGERANG.
8(1).
Nasution, Z. (2014). Perkembangan Teknologi Komunikasi. Univesitas Terbuka.
Nur Elfi, H. (2012). Pengantar Teknologi Informasi (Pertama). Boduose.
Sidik, B. (2018). Framework Codeigniter 3 Membangun Pemrograman Berbasis
Web dengan Berbagai Kemudahan dan Fasilitas Codeigniter 3.
Informatika.
Sutanta, E. (2003). Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu.
Syafitri, S. A., Pratama, A., & Ulva, A. F. (2020). Sistem Informasi Administrasi
Persuratan (Paperless Office) Berbasis Web Pada Fakultas Teknik
Universitas Malikussaleh. Sisfo: Jurnal Ilmiah Sistem Informasi, 4(1), 95–
110. https://doi.org/10.29103/sisfo.v4i1.6278
Windea, T., & Sarmidi, M. K. (2018). APLIKASI PENGOLAHAN SURAT MENYURAT
BERBASIS WEB ( Studi Kasus Di Madrasah Tsanawiyah BPI Baturompe
Kota Tasikmalaya ). 02(01), 131–140.
Zaki, A., Winarno ST, E., & Community, S. (2014). Pemrograman Web Berbasis
Html 5,php, dan Javascript. Elex Media Komputindo.

Sistem Informasi Surat Menyurat Menggunakan PHP Native