Modul 1

ADMINISTRASI
PERKANTORAN

Pemerintah Kota Surabaya

Badan Kepegawaian dan Diklat
2017
 PENGANTAR MODUL

1. Modul ini terdiri dari 3 (tiga) bagian yaitu ringkasan materi dalam
bentuk ppt; 2) Video pembelajaran; dan 3) Bahan bacaan atau
referensi.
2. Materi modul ini dirancang prerequisite, artinya jika Saudara telah
menuntaskan satu bagian modul, Saudara baru bisa melanjutkan
materi modul selanjutnya.
3. Baca dan pahami rimgkasan materi modul dalam bentuk ppt ini
dengan cermat. Jika, Saudara merasa kurang paham bisa buka video
pembejalaran atau bahan bacaan yang tersedia.
4. Untuk memperkaya wawasan, Saudara bisa diskusi dengan peserta
diklat atau fasilitator (widyaiswara) melalui fasilitas komunikasi yang
tersedia di program E-learning.
5. Pada bagian akhir modul ini dilengkapi dengan soal-soal latihan, untuk
melihat tingkat pemahaman Saudara.
 TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari modul ini diharapkan Saudara

dapat:
1. Memahami rasional perlunya administrasi, definisi
administrasi, tugas tata usaha dan administrasi
perkantoran
2. Memahami dan melaksanakan perencanaan
perkantoran, peralatan dan fungsi managamenen.
3. Memahami tujuan, fungsi, azas pokok administrasi
dan pelaporan .
RASIONAL PERLUNYA ADMINISTRASI

Peraturan Walikota Nomor

68 Tahun 2011 Tentang
Tata Naskah Di
Lingkungan Pemerintah
Kota Surabaya

Peraturan Walikota Nomor

68 Tahun 2011 Tentang
Tata Naskah Di Lingkungan
Pemerintah Kota Surabaya;
RASIONAL PERLUNYA ADMINISTRASI

1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor

54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah
Dinas Di Lingkungan Pemerintah
Daerah ;
2. Peraturan Walikota Nomor 68 Tahun
2011 Tentang Tata Naskah Di
Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya
 INTI ADMINISTRASI

ADM O M KP PK HR

6
 ADMINISTRASI PERKANTORAN

adalah keseluruhan kegiatan penataan yang

berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah
organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan
informasi yang bermakna bagi proses pembuatan
keputusan.
Meliputi kegiatan :
1.Merencanakan.
2.Mengorganisasikan.
3.Mengarahkan.
4.Mengendalikan.
5.Mengoordinasikan .
6.Mengawasi.
7.Menyempurnakan.
8.Menertipkan ketatausahaan.
 DEFINISI ADMINISTRASI

Administrasi perkantoran adalah proses kerja sama di

dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah
ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen (Dra. SUPARJATI )

Manajemen adalah kemampuan/keterampilan untuk

memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan
melalui orang lain (Dr. SP. Siagian)

Administrasi perkantoran merupakan perencanaan,

pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor
serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan (George Terry )
 TUGAS TATA USAHA

1. Menghimpun:
2. Mengumpulkan, mencari data dan informasi
3. Mencatat:
4. Merekam semua data dan informasi, dalam bentuk tekstual,
audio, audiovisual, gambar, kartografi, dsb.
5. Mengolah:
6. Menyusun, menafsirkan data menjadi informasi yang berguna
7. Mengganda:
8. Memperbanyak data dan informasi sesuai kebutuhan
9. Mengirim:
10. Mendistribusikan atau menyebarkan data dan informasi kepada
pihak lain yang membutuhkan
11. Menyimpan:
12. Menyimpan dan memelihara data dan informasi agar tetap aman.
 AKTIVITAS KANTOR

(1) menulis/mencatat
(2) membaca
(3) menyalin (menggandakan)
(4) menghitung
(5) memeriksa
(6) memilah (menggolongkan dan menyatukan)
(7) menyimpan dan menyusun indeks dan
(8) melakukan komunikasi (lisan dan tertulis).
 PENGERTIAN KOMUNIKASI

 Komunikasi adalah proses penyampaian informasi

timbal balik antara komunikator dg komunikan
melalui cara, media atau sarana yang dipahami
oleh kedua belah pihak.
 Informasi/pesan komunikasi itu disampaikan dalam
bentuk kode-kode komunikasi.
Contoh: bahasa lisan, tulisan, gerakan, suara,
sinyal, dan sebagainya.
PERENCANAAN PERKANTORAN

1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya, ada 2 macam
4) Ventilasi (cuaca 25,6 c)
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Anggaran (budgeting) perkantoran
7) Standar kualitas kerja,
8) Sistem informasi dan telekomunikasi
 PERALATAN

1. Perabot
merupakan sarana prasarana yang yang
menunjang kegiatan administrasi dalam suatu
kantor seperti meja, kursi, lemari dan
sebagainya. Perabot kantor merupakan
sarana kantor yang tidak habis pakai dan
dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka
waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan
kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan
lama.
 PERALATAN

Perlengkapan adalah barang-barang yang digunakan

untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan
di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin, dsb.
Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor
yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan
lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon,
klip/penjepit kertas, dsb.
Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang
kantor yang dapat dipakai berulang kali atau tahan
lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting,
dsb.
 FUNGSI MANAJEMEN (1)

Perencanaan
Proses menentukan arah kegiatan kantor,
dengan cara meninjau kembali faktor-faktor
yang mempengaruhi tercapainya tujuan
kantor

Pengorganisasian
Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih
efisien dalam organisai/perusahaan
 FUNGSI MANAJEMEN (2)

Menggerakkan
Mengupayakan segenap sumber daya agar bisa
bekerjasama dalam mencapai tujuan ogranisasi

Pengawasan
Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal
yang telah direncanakan berjalan sesuai
dengan harapan atau target
 TUJUAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN

Menerapkan dan mengembangkan :

 kemampuan berkomunikasi,
 kemampuan manajemen,
 kemampuan mengelola dokumen, dan
kemampuan mengelola adm. keuangan
 FUNGSI ADMINISTRASI

 Fungsi teknis
 Fungsi analisis
 Fungsi rutin
 Fungsi interpersonal
 Fungsi manajerial
 ASAS POKOK MANAJEMEN
PERKANTORAN

1. Asas Sentralisasi (pemusatan), kelebihannya

a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli

b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan
dapat diterapkan secara cepat dan seragam).
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan e.
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat f.
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi
h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang caka
 ASAS POKOK MANAJEMEN
PERKANTORAN

Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai

berikut :
a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat
menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap
unit atau tiaptiap bagian.
b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam
waktu).
c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.
d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.
e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan
frustasi.
f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.
 ASAS POKOK MANAJEMEN
PERKANTORAN (2)

2. Asas Desentralisasi,keuntungan :

a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan

segala keperluan unitnya masing-masing.
b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan
kepentingan unit yang bersangkutan
c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing
bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat
tertentu.
d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif
e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
 ASAS POKOK MANAJEMEN
PERKANTORAN (2)

Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :

a. Pekerjaan akan terlalu bebas
b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi
c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan
pekerjaan kantor (adanya pemborosan
biaya).
 ASAS POKOK MANAJEMEN
PERKANTORAN (3)
Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi
(Dekonsentralisasi)
yaitu: Umumnya sebuah organisasi yang sudah
berkembang dapat dibentuk unit pelayanan pusat
untuk melaksanakan dan bertanggungjawab
tentang pekerjaan kantor yang berada pada seluruh
organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang
kurang tepat bila dipusatkan perlulah tetap
dikerjakan oleh unit bersangkutan.
 PEKERJAAN KANTOR

Adalah suatu rangkaian aktivitas menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan keterangan -keterangan yang
diperlukan
Hasil jasa dan produk pekerjaan kantor ini
meliputi : surat, laporan, formulir, dokumen
tertulis dan arsip.
 LAPORAN

Berdasarkan isi dan maksudnya, laporan terdiri atas:

1) Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau

sesuai dengan kenyataan
2) Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan
pikiran, pendapat dan saran yang isinya matang dan
mendalam
3) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian
sekilas tanpa analisis mendalam
4) Laporan pertanggungjawaban, yaitu laporan yang berupa
pertanggungjawaban yang dapat dikerjakan dengan
berpedoman pada 2 hal:
- apabila proyeknya sudah selesai
- jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuan
5) Laporan kelayakan, yaitu laporan yang bertujuan untuk
menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu
masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang
bersifat pilihan layak atau tidak.
Terimakasih

Pemerintah Kota Surabaya

Badan Kepegawaian dan Diklat
2017