KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

SEKRETARIAT JENDERAL
BIRO UMUM
GEDUNG DJUANDA II LANTAI 3, JL. DR. WAHIDIN RAYA NOMOR 1, JAKARTA 10710, KOTAK POS 21
TELEPON (021) 3811686, 3449230 PSWT 6533; FAKSIMILE (021) 3453710; SITUS www.kemenkeu.go.id

NOTULA
Koordinasi Digitalisasi Pendistribusian Salinan Peraturan Menteri Keuangan dan
Sekretaris Jenderal
A. Dasar
1. Undangan Kepala Biro Umum Nomor UND-310/SJ.8/2016 tanggal 30 November 2016
2. Undangan Kepala Biro Umum Nomor UND-311/SJ.8/2016 tanggal 30 November 2016
3. Undangan Kepala Biro Umum Nomor UND-312/SJ.8/2016 tanggal 30 November 2016
4. Surat Tugas Kepala Biro Umum Nomor ST-736/SJ.8/2016 tanggal 30 November 2016
B. Waktu dan Tempat
Rapat dilaksanakan pada hari Kamis dan Jumat, tanggal 8 dan 9 Desember 2016 pukul 17.00 WIB
s.d. 20.00 WIB bertempat di Ruang Rapat A Kepala Biro Umum Lantai 3 Gedung Djuanda II.
C. Agenda
1. Hari Kamis, tanggal 8 Desember 2016 : Koordinasi Digitalisasi Pendistribusian Salinan Peraturan
Menteri Keuangan dan Sekretaris Jenderal ke Menteri Keuangan, Wakil Menteri Keuangan,
Sekretaris Jenderal, dan Staf Ahli Menteri Keuangan.
2. HariJumat, tanggal 9 Desember 2016 : Koordinasi Digitalisasi Pendistribusian Salinan Peraturan
Menteri Keuangan dan Sekretaris Jenderal ke Unit Eselon I di Lingkungan Kementerian
Keuagan.
D. Peserta
Peserta Rapat berjumlah 27 orang Pejabat/Pegawai pada hari Kamis, tanggal 8 Desember 2016 dan
24 orang Pejabat/Pegawai pada hari Jumat, tanggal 9 Desember 2016 dengan Daftar Absen
terlampir.
E. Pelaksanaan Rapat
I. Pembukaan
Rapat dibuka oleh Kepala Bagian Tata Usaha Kementerian. Rapat kali ini membahas rencana
pendistribusian salinan KMK, KM.1, dan KEP-SJ secara digital/online. Pada rapat tanggal 22
November 2016 telah disepakati bahwa penyebarluasan peraturan KMK, KM.1, dan KEP-SP di
lingkungan Sekretariat Jenderal akan dilakukan dengan menggunakan 18 Sharing Folder. Rapat
kali ini meminta masukan dari Subbidang Administrasi Menteri, Subbidang Perencanaan dan
Pelaksanaan Program Wakil Menteri, Subbagian Tata Usaha Sekretaris Jenderal, dan
Subbagian Tata Usaha Staf Ahli Menteri dan TPMK, serta Bagian Umum dari setiap unit Eselon I
mengenai rencana pendistribusian salinan KMK, KM.1, dan KEP-SJ secara digital/online

II. Pembahasan Hari Kamis tanggal 8 Desember 2016

1. Distribusi/penyebarluasan KMK, KM.1, dan KEP-SJ saat ini masih secara manual dengan
cara menggandakan, men-stempel, dan mengirimkan melalui Caraka Biro Umum. Jumlah
KMK, KM.1, dan KEP-SJ sangat banyak dengan statistik data sebagai berikut:

a. Jumlah KMK tahun 2011 - 2016:

 Tahun 2011  464 Tahun 2014  692
Tahun 2012  463 Tahun 2015  1.363
Tahun 2013  463 Tahun 2016 (21 November)  837
b. Jumlah KM.1 tahun 2011 - 2016:
Tahun 2011  1.630 Tahun 2014  1.005
Tahun 2012  1.505 Tahun 2015  984
Tahun 2013  1.152 Tahun 2016 (21 November)  1.318
c. Jumlah KEP-SJ tahun 2011 - 2016:
Tahun 2011  2.294 Tahun 2014  376
Tahun 2012  2.173 Tahun 2015  420
Tahun 2013  2.236 Tahun 2016 (21 November)  244
2. Distribusi secara manual tersebut membutuhkan Sumber Daya berupa kertas untuk
menggandakan, tenaga untuk men-stempel, dan tenaga caraka untuk mengantarkan ke
tujuan. Sesuai dengan data yang ada, penggunaan kertas untuk penggandaan peraturan
tahun 2015 mencapai 994 rim dan untuk tahun 2016 sampai dengan bulan Agustus 2016
mencapai 1455 rim.
3. Alternatif penyebarluasan secara online antara lain menggunakan Aplikasi Persuratan
Nadine, Sharing Folder, dan melalui Email. Penyebarluasan melalui Apliaksi Nadine sudah
dilakukan percobaan, namun tidak praktis karena proses upload, persetujuan, sampai
dengan pengiriman melalui proses yang rumit dan panjang seperti konsep naskah dinas
keluar yang ditetapkan pejabat Eselon I/II. Penyebarluasan melalui Email dirasa kurang
efektif mengingat unit penerima Salinan harus melakukan download dan harus
mengorganisasi/menata kembali, berbeda halnya jika menggunakan sharing folder yang
sudah ditata penyimpanannya oleh Admin Biro Umum.
4. Salinan Peraturan yang diterima oleh Subbagian TU Administrasi Menteri, selama ini tidak
dimasukkan ke meja Menteri Keuangan karena jumlahnya sangat banyak. Subbagian
Administrasi Menteri hanya menatausahakan peraturan yang masuk dan memberikan ke
Menteri Keuangan jika diminta. Subbagian TU Administrasi Menteri sangat setuju pengiriman
peraturan dilakukan secara digital/online karena akan mempermudah dalam
menatausahakan dan tidak perlu ruang penyimpanan hardcopy peraturan.
5. Subbidang Perencanaan dan Pelaksanaan Program Wakil Menteri sangat setuju
pendistribusan salinan KMK, KM.1, dan KEP-SJ secara digital. Selama ini peraturan tersebut
tidak ditujukan ke Wakil Menteri Keuangan, namun demikian Wakil Menteri Keuangan
membutuhkan semua peraturan dimaksud. Dengan demikian, Subbidang Perencanaan dan
Pelaksanaan Program Wakil Menteri meminta untuk dapat mengakses semuan salinan
KMK, KM.1, dan KEP-SJ.
6. Subbagian TU Sekretaris Jenderal menyampaikan hal yang senada dengan Subbidang
Perencanaan dan Pelaksanaan Program Wakil Menteri bahwa semua Peraturan perlu
diketahui oleh Sekretaris Jenderal. Subbagian TU Sekretaris Jenderal menjamin
kerahasiaan peraturan jika memang terdapat peraturan yang tidak ditujukan ke Sekretaris
Jenderal.
7. Berdasarkan pembahasan di atas disepakati bahwa pengiriman salinan KMK, KM.1, dan
KEP-SJ ke Menteri Keuangan, Wakil Menteri Keuangan, dan Sekretaris Jenderal secara
digital dengan menggunakan 1 (satu) nama sharing folder.
8. Pengiriman Salinan ke Subbagian Tata Usaha Staf Ahli dan Tenaga Pendukung Menteri
Keuangan dibuatkan 1 (satu) nama sharing folder tersendiri. Peraturan yang bersifat terbuka
walaupun tidak ditujukan ke Staf Ahli tetap dimasukkan dalam folder tersebut. Sharing folder
staf Ahli beranggotakan para Sekretaris Staf Ahli dan Staf Khusus serta dimungkinkan para
Staf Ahli dan Staf Khusus dimasukkan dalam admin sharing folder.
III. Pembahasan Hari Jumat tanggal 9 Desember 2016
1. Inspektorat Jenderal setuju pengiriman salinan peraturan KMK, KM.1, dan KEP-SJ
menggunakan sharing folder, dengan beberapa masukan antara lain:
a. Peraturan yang dimasukkan dalam sharing folder sebaiknya bisa dicari dengan kata kunci
tertentu sehingga memudahkan dalam pencarian jika suatu saat dibutuhkan.
b. Setiap salinan peraturan yang sudah di-upload dalam sharing folder sebaiknya terdapat
notification / pemberitahuan, sehingga pihak penerima mengetahui jika terdapat kiriman
salinan peraturan yang baru.
2. Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) setuju pengiriman salinan peraturan secara
digital. Hal ini sejalan dengan proses bisnis yang saat ini berjalan di DJKN. Internal DJKN
sudah menerapkan pengiriman peraturan ke unit kerja baik di Pusat maupun di Daerah
menggunakan email. Jika peraturan KMK, KM.1, dan KEP-SJ dilakukan secara sharing
folder, hal ini akan mempermudah pendistribusian ke unit kerja yang membutuhkan (tidak
perlu melakukan scan). DJKN mempertanyakan apakah email admin sharing folder berupa
email kedinasan pribadi atau email kedinasan organisasi.
3. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) sangat mendukung pengalihan pengiriman
salinan peraturan dari hardcopy ke softcopy, dengan beberapa masukan sebagai berikut:
a. DJBC mempertanyakan bagaimana apabila suatu saat server Pusintek mengalami
gangguan (down).
b. DJBC membutuhkan surat resmi dari Setjen yang menyatakan bahwa peraturan yang
dimasukkan dalam sharing folder adalah peraturan resmi dan dapat digunakan oleh DJBC
untuk keperluan selanjutnya.
c. DJBC menyampaikan saran jika dimungkinkan ke depan penyampaian salinan peraturan
menggunakan aplikasi khusus pengiriman naskah dinas.
4. Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko (DJPPR) mendukung program
peperless yang diwacanakan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal dalam pengiriman
salinan peraturan KMK, KM.1, dan KEP-SJ. DJPPR juga setuju menggunakan sharing
folder, mengingat bahwa penggunaan email terdapat kendala keterbatasan kuota yang bisa
di-upload dalam email.
5. Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan (DJPK) setuju penggunaan sharing folder,
namun demikian diperlukan group terbatas dengan menggunakan media sosial seperti
WhatsApp untuk memberitahukan jika terdapat peraturan baru yang di-upload ke dalam
sharing folder. DJPK juga memberikan masukan untuk dapat juga mengirim peraturan dari
DJKN ke Menteri/Sekjen melalui sharing folder yang sama.
6. Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPB) mengusulkan admin sharing folder bisa lebih
dari 1 (satu) orang pegawai mengingat bahwa untuk penanganan persuratan di DJPB terbagi
menjadi dua unit kerja yaitu TU Direktur Jenderal dan TU Direktorat Jenderal.
7. Direktorat Jenderal Pajak (DJP) setuju dilakukan secara digital, hal ini juga sesuai dengan
program DJP pada tahun 2017 yang akan menerapkan pendistribusian peraturan internal
DJP menggunakan digital. DJP juga sepakat dengan DJPB agar dimungkinkan bisa
mengirimkan peraturan DJP ke Menteri dan Sekjen melalui sharing folder yang sama.
8. Berdasarkan beberapa masukan dan pertanyaan dari peserta rapat, Biro Umum memberikan
klarifikasi sebagai berikut:
a. File yang di-upload dalam sharing folder berupa pdf akan diberi nama nomor dan perihal
peraturan, sehingga memungkinkan dicari oleh pengguna dengan menggunakan kata
kunci.
b. Biro Umum akan memberikan notification/pemberitahuan bahwa telah dilakukan upload
peraturan baru melalui email. Oleh karena itu, Biro Umum akan meminta admin
melengkapi email kedinasan dan email lain yang sering digunakan dalam kesehariannya.
c. Jumlah Pegawai/Pejabat yang berhak mengakses sharing folder diserahkan sepenuhnya
kepada unit terkait. Biro Umum akan mengirimkan surat resmi terkait permintaan admin
 sharing folder. Jenis email disarankan adalah email kedinasan organisasi agar jika terjadi
mutasi pegawai yang bersangkutan tidak perlu dilakukan penggantian admin baru.
d. Atas masukan dari DJBC, Sekretariat Jenderal c.q. Biro Umum akan mengirimkan surat
resmi ke seluruh unit kerja terkait pengalihan pengiriman hardcopy ke softcopy dan
pemberitahuan bahwa peraturan dalam sharing folder merupakan produk hukum resmi
dan dapat digunakan dalam kedinasan.
e. Biro Umum sudah memiliki wacana bahwa ke depan dimungkinkan adanya aplikasi
khusus yang dapat digunakan untuk pengiriman naskah dinas.
f. Biro Umum setuju dengan usul yang disampaikan oleh DJPK untuk menggunkan group
terbatas dengan media sosial seperti WhatsApp untuk memberitahukan jika terdapat
peraturan baru yang di-upload ke dalam sharing folder.
g. Biro Umum setuju jika unit eselon I lain dapat mengirimkan peraturan kepada
Menteri/Sekjen dengan menggunakan sharing folder yang sama, namun dengan
membuat folder tambahan.

IV. Kesimpulan (Rencana Tindak Lanjut)

1. Pengiriman salinan peraturan KMK, KM.1, dan KEP-SJ ke Menteri Keuangan, Wakil Menteri
Keuangan, dan Sekretaris Jenderal disepakati dilakukan secara digital dengan
menggunakan 1 (satu) nama sharing folder.
2. Pengiriman salinan peraturan ke Staf Ahli dan Staf Khusus disepakati secara digital dengan
menggunakan 1 (satu) nama sharing folder tersendiri. Peraturan yang bersifat terbuka
meskipun tidak ditujukan ke Staf Ahli tetap dimasukkan dalam folder tersebut. Sharing folder
staf Ahli beranggotakan para Sekretaris Staf Ahli dan Staf Khusus serta dimungkinkan para
Staf Ahli dan Staf Khusus dimasukkan dalam admin sharing folder.
3. Seluruh Unit Eselon I yang hadir setuju bahwa pengiriman salinan peraturan KMK, KM.1,
dan KEP-SJ menggunakan sharing folder.
4. Sekretariat Jenderal c.q. Biro Umum akan mengirimkan surat resmi ke seluruh unit kerja
untuk meminta admin sharing folder.
5. Setelah terbentuk sharing folder, Sekretariat Jenderal c.q. Biro Umum akan melakukan
pemberitahuan terkait pengalihan pengiriman hardcopy ke softcopy dan pemberitahuan
bahwa peraturan dalam sharing folder merupakan produk hukum resmi dan dapat digunakan
dalam kedinasan.

Dibuat di Jakarta
Mengetahui, pada tanggal 9 Desember 2016
Kepala Bagian TU Kementerian, Notulis,

Arif Bintarto Yuwono Suroso

NIP 19710912 19970 3 1001 NIP 19830524 200901 1 005