BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Prosedur

2.1.1. Pengertian Prosedur dan Standard Operating Procedure

Pengertian prosedur menurut pusat bahasa Departemen pendidikan dalam

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007:899), prosedur diartikan sebagai berikut:

1. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan aktifitas;

2. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, bahwa “prosedur adalah suatu

rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan

yang merupakan satu kebutuhan”.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009:134) menyatakan bahwa

“prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga

menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus

ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas”. Adapun manfaat dari

prosedur kerja antara lain:

1. Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program

kerja, fungsi-fungsi dan kebijkasanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan

yang nyata.

2. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.

3. Bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang

berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.

7
 8

Menurut Hartatik (2014:35) “Bagi dunia kerja, SOP atau Standar Operasional

Prosedur adalah petunjuk bagi pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuatu

dengan standar yang telah ditetapkan. Bagi akademis, Standar Operasional

Prosedur merupakan salah satu materi yang diberikan dosen kepada mahasiswa

untuk dipelajari.”

Dalam internasional of standards (ISO) 9001 tentang manajemen mutu, SOP

merupakan nyawa dari sistem manajemen tersebut dan biasanya diistilahkan

dengan dokumen level dua. SOP dalam sistem manajemen SOP disebut sebagai

pedoman, prosedur, dan instruksi kerja. Disebut pedoman karena SOP dapat

menjelaskan suatu kebijakan manajemen dari sebuah perusahaan terkait

penerapan suatu sistem manajemen.

Sedangkan SOP disebut prosedur karena menjelaskan aturan atau instruksi

yang berlaku umum untuk semua bagian di dalam sebuah organisasi atau

perusahaan serta menjelaskan alur kerja yang melibatkan beberapa bagian atau

fungsi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sementara, SOP disebut

instruksi/standard/petunjuk karena berisi aturan atau langkah-langkah untuk

melakukan suatu aktivitas tertentu yang spesifik. Jadi, SOP dibuat untuk

menyederhanakan proses kerja supaya memberikan hasil yang optimal namun

tetap efisien.

2.1.2. Tujuan SOP

Menurut Hartatik (2014:38), ada beberapa tujuan dibuatnya SOP:

a. Agar karyawan/pegawai dapat menjaga tingkat kinerja yang konsisten pada

unit kerjanya masing-masing.

 9

b. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam

organisasi.

c. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari

karyawan/pegawai terkait.

d. Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan/pegawai dari malpraktek atau

kesalahan administrasi lain.

e. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefesiensi.

2.1.3. Keuntungan Penggunaan SOP Dalam Bisnis

Menurut Hartatik (2014:15), keuntungan-keuntungan penggunaan SOP

dalam bisnis yaitu:

1. Lebih rapi

Kerapihan merupakan salah satu keunggulan tersendiri dalam menjual produk

kepada konsumen. Kita bisa melihat tempat dan barang yang di jual di

minimarket sangat memperhatikan kerapihan. Apa bila ada kerusakan pada

sebuh prouduk akan dianggap sebagai produk gagal, mereka memperlakukan

kerapihan sebagai salah satu hal penting untuk menjamin kualitas produk

kepada konsumen. Disisi lain konsumen juga memandang bahwa salah satu ciri

produk yang berkualitas adalah rapi dalam pengemasan dan tempat usaha

sebab kerapihan manjadi ukuran berkualitas atau tidaknya suatu produk.

Oleh karena itu usaha yang mengunakan sistem modern akan memiliki tingkat

kerapihan yang selalu terjaga untuk membedakan tingkat kerapihan antara

usaha bersistem modern dengan tradisonal kita bisa membadingkannya antara

toko kelontong dan minimarket. Minimarket yang memiliki sistem modern

 10

memiliki tingkat kerapihan dan kebersihan yang selalu terjaga baik untuk

tempat, produk yang di jual maupun karyawannya. Mereka menempatkan

kerapihan dan kebersihan sebagai salah satu kewajiban yang harus ditaati dan

dijaga, sesuai dengan apa yang telah ditulis dalam SOP.

2. Lebih efesien

Selain lebih rapih, usaha yang di dalamnya dijalankan dengan sistem modern,

memiliki tingkat efesiensi yang tinggi di bandingkan dengan usaha yang

dikelola dalam sistem tradisonal. Tingkat efisiensi terlihat saat kita

membandingkan praktik belanja di minimarket dengan toko kelontong. Saat

masuk minimarket kita sudah menggunakan sistem modern kita bisa berbelanja

dalam waktu yang cepat kita bisa memilih barang dengan cepat dan

membayarnya pun dengan cepat. Kalaupun dibutuhkan bantuan pramuniaga, ia

hanya membutuhkan waktu singkat untuk mendapatkan barang yang kita

inginkan. Sebab semua barang sudah disusun dengan rapih sesuai dengan

tempatnya masing-masing tidak tercampur dengan barang lain. Efisiensi tidak

hanya berlaku bagi usaha minimarket namun perusahaan secara umum juga

menuntut adanya efisiensi agar mampu meningkatkan pendapatan.

Dalam pengertian umum, perusahaan yang efisien adalah suatu perusahaan

yang menghasilkan barang atau jasa dengan cepat, lancar dan dengan

pemborosan yang sangat minimum. Dalam organisasi industri, istilah efisiensi

berhubungan dengan cara paling produktif untuk memanfaatkan sumber daya

yang langka.
 11

3. Lebih kompetitif

Usaha dengan sistem modern memiliki keunggulan lebih kompetitif di

bandingkan dengan usaha sistem tradisonal. Hal ini di karenakan usaha dengan

sistem modern memiliki tingkat kerapihan, efisiensi dan kualitas yang lebih

baik di bandingkan dengan usaha sistem tradisonal. Point tersebut merupakan

keunggulan tersendiri yang membuat banyak orang lebih memilih minimarket

di bandingkan toko kelontong.

4. Mudah di kontrol

Bisnis dengan menggunakan sistem modern lebih mudah di kontrol dan

dikendalikan dari pada usaha dengan sistem tradisonal. Perusahaan atau usaha

yang menggunakan SOP bisa mengawasi dan mengontrol karyawaan dengan

sendirinya, karena mereka bekerja dengan sesuai SOP perusahaan yang telah di

sepakati bersama.

2.2. Persediaan Barang

2.2.1. Pengertian Persediaan

Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk

digunakan atau di jual pada masa atau periode yang akan datang, persediaan

terdiri dari persediaan barang baku, persediaan barang setengah jadi dan

persediaan barang jadi.

Persediaan barang jadi atau barang dagangan yang di simpan sebelum di

jual atau di pasarkan dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiaan

usaha umumnya memiliki persediaan.

 12

Menurut Gade dan Wasif (2005:97) “Persediaan adalah aktiva yang

tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi dan

atau dalam perjalanan, atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies)

untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”.

Menurut Hermawan (2008:55) “Persediaan merupakan salah satu aktiva

lancar yang harus dikelola dengan baik. Utamanya untuk perusahaan-perusahaan

yang memiliki persediaan barang dagangan. Karena dari persediaan ini akan dapat

ditentukan harga perolehan persediaan, dan nilai persediaan yang akan disajikan

dineraca”.

Menurut Assauri (2008:238) “Persediaan merupakan salah satu unsur yang

paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus-menerut diperoleh,

diubah, yang kemudian dijual kembali”.

Menurut Handoko (2011:333) “Persediaan (inventory) adalah suatu istilah

umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya

organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan”.

2.2.2. Jenis-Jenis Persediaan

Menurut Handoko (2011:334), ada beberapa jenis persediaan yaitu:

1. Persediaan Bahan Mentah (Raw Materials)

Yaitu persediaan barang-barang berujud seperti baja, kayu, dan komponen-

komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah

dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari para supplier dan

atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi

selanjutnya.
 13

2. Persediaan Komponen-Komponen Rakitan (Purchased Parts/Components)

Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang

diperolah dari perusahaan lain, di mana secara langsung dapat dirakit menjadi

suatu produk.

3. Persediaan Bahan Pembantu atau Penolong (Supplies)

Yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi

tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.

4. Persediaan Barang Dalam Proses (Work In Process)

Yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian

dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi

masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.

5. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods)

Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam

pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada langganan.

2.2.3. Biaya-Biaya Yang Timbul Dari Adanya Persediaan

Menurut Assauri (2008:242), unsur-unsur biaya yang terdapat dalam

persediaan dapat digolongkan menjadi 4 golongan, yaitu:

a. Biaya Pemesanan (Ordering Costs)

Biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barang-barang

atau bahan-bahan dari penjual, sejak dari pesanan (order) dibuat dan dikirim ke

penjual, sampai barang-barang/bahan-bahan tersebut dikirim dan diserahkan

serta diinspeksi di gudang atau daerah pengelolahan (process areas).

 14

b. Biaya Yang Terjadi Dari Adanya Persediaan (Inventory Carrying Costs)

Biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan adanya persediaan yang

meliputi seluruh pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai akibat

adanya sejumlah persediaan.

c. Biaya Kekurangan Persediaan (Out Of Stock Costs)

Biaya-biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang lebih kecil

dari pada jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau biaya-biaya tambahan

yang diperlukan karena seorang pelanggan meminta atau memesan suatu

barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia.

d. Biaya-Biaya Yang Berhubungan Dengan Kapasitas (Capacity Associated

Costs)

Biaya-biaya terdiri atas biaya kerja lembur, biaya latihan, biaya pemberhentian

kerja dan biaya-biaya pengangguran (idle time costs). Biaya-biaya ini terjadi

karena adanya penambahan atau pengurangan kapasitas, atau bila terlalu

banyak atau terlalu sedikitnya kapasitas yang digunakan pada suatu waktu

tertentu

2.2.4. Administrasi Persediaan

Menurut Assauri (2008:278), adapun masalah-masalah yang timbul dalam

administrasi persediaan ialah:

1. Prosedur pembelian, penerimaan, penyimpanan dan pemakaian.

2. Masalah pembukuan dan inventarisasi.

3. Masalah pengaawasan.
 15

2.2.5. Catatan-Catatan Dalam Pengawasan Persediaan

Menurut Assauri (2008:284), catatan yang paling penting dalam sistem

pengawasan persediaan yaitu:

a. Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)

Dokumen ini merupakan permintaan dari sebagian persedian kepada pembelian

untuk membeli bahan-bahan/barang-barang yang sesuai dengan jenis dan

jumlah tertentu seperti yang dinyatakan dalam surat permintaan itu. Persediaan

itu diadakan untuk menjamin adanya persediaan yang cukup dari bahan-

bahan/barang-barang tersebut atau mengisi kembali persediaan bila persediaan

bahan-bahan tertentu yang ada akan mendekati titik yang terendah atau

minimum yang telah ditentukan lebih dahulu.

b. Laporan penerimaan (receiving report)

Dokumen ini penting kaarena satu copy/rangkap dari laporan ini akan

memberikan informasi bahwa penjaga gudang lebih menerima bahan-bahan

yang dipesan ini di pabrik. Apabila bahan-bahan perlu digunakan segera, maka

bahan-bahan itu dapat segera diinpeksi, walaupun ada ketentuan-ketentuan

yang harus diikuti. Pada waktu penerimaan bahan-bahan di gudang,

copy/rangkap laporan penerimaan yang menyertai bahan-bahan itu terinci dan

akan memberikan rincian bahan-bahan tersebut dan jika telah disetujui oleh

petugas yang melakukan inspeksi, maka berarti bahan-bahan tersebut telah

sesuai dengan standar dan spesifikasi yang diperlukan.

c. Daftar persediaan (balance of stores forms)

Dokumen ini merupakan catatan yang penting dalam pengawasan persediaan.

Dokumen/daftar ini merupakan dasar atau titik pangkal dari pelaksanaan sistem
 16

pengawasan persediaan dan memberikan informasi baik bagi pabrik maupun

bagi bagian accounting.

d. Formulir permintaan bahan (material requisition form)

Formulir ini dibuat oleh petugas gudang untuk dipergunakan oleh bagian

pembelian dalam mengadakan pesanan. Daftar ini juga penting dalam

pengawasan persediaan karena dapat menunjukkan bahan-bahan yang perlu

segera dibeli untuk pengisian kembali persediaan gudang.

e. Perkiraan pengawasan (control accounting)

Material control accounting umumnya untuk menjaaga supaya perkiraan yang

dibuat oleh bagian akuntansi tetap merupakan alat yanng penting dalam sistem

pengaasan yang efektif.

2.2.6. Tujuan Persediaan

Menurut Zulfikarijah (2005:6), terdapat 7 tujuan penting dari persediaan,

yaitu:

1. Fungsi ganda

Fungsi utama persediaan adalah memisahkan proses produksi dan distribusi.

Pada saat penawaran atau permintaan item persediaan tidak teratur, maka

mengamankan persediaan merupakan keputusan yang terbaik. Sebagai contoh,

jika permintaan produk yang tinggi hanya terjadi pada waktu tertentu maka

perusahaan akan berusaha memenuhi barang sesuai dengan permintaan dan

perusahaan akan berusaha memproduksi barang tersebut pada saat permintaan

rendah. Pemisahan produksi dari permintaan ini akan menghindari biaya

jangka pendek serta mengindari stock-out (kehabisan barang). Dengan kata lain

jika penawaran barang berfluktuasi, maka persediaan bahan baku merupakan

 17

input yang penting dalam proses transformasi karena itu proses produksi juga

berfluktuasi dalam perusahaan. Pada saat hubungan dua proses ini tidak

selaras, maka persediaan dapat dipisahkan menjadi dua proses yang akan

dioperasikan sendiri-sendiri.

2. Mengantisipasi adanya inflansi

Persediaan dapat mengantisipasi perubahaan harga dan inflasi, penempatan

persediaan kas dalam bank merupakan pilihan yang tepat untuk pengambilan

investasi. Disisi lain, persediaan dapat meningkat setiap saat. Pada saat seperti

ini maka persediaan merupakan investasi yang terbaik. Tentu saja, biaya dan

resiko biaya penyimpanan harus di pertimbangkan.

3. Memperoleh diskon terhadap jumlah persediaan yang dibeli

Fungsi persediaan yang lain adalah memanfaatkan keuntungan dari diskon

terhadap jumlah persediaan yang dibeli banyak pemasokan yang menawarkan

diskon untuk pembelian dalam jumlah besar.

4. Menjaga adanya ketidakpastian

Dalam sistem persediaan terdapat ketidakpastian dalam hal permintaan,

penawaran dan waktu tunggu. Persediaan pengamanan dijaga dalam persediaan

untuk memproteksi adanya ketidakpastian. Jika permintaan pelanggan

diketahui akan layak (walaupun tidak selalu ekonomis) memproduksi pada

tingkat yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dalam hal ini, tidak

dibutuhkan persediaan barang jadi, akan tetapi pada saat terjadi perubahan

permintaan, maka sistem harus segera dirubah untuk menyesuaikan kebutuhan

pelanggan dan untuk melayani agar pelanggan puas. Namun demikian,

persediaan pengaman barang jadi harus dijaga untuk mengantisipasi apabila

 18

terjadi perubahan. Dengan demikian persediaan pengamanan barang baku juga

harus dijaga untuk mengantisipasi ketidakpastian pengiriman oleh penjual dan

persediaan pengamanan barang dalam proses juga harus dijaga untuk

mengantisipasi terjadi perubahan jadwal yang cepat.

5. Menjaga produksi dan pembelian yang ekonomis

Sering terjadi memproduksi skala ekonomis pada bahan baku dalam lot, dalam

hal ini lot di produksi melebihi periode waktu dan tidak dilanjutkan ke

produksi sampai lot mendekati habis. Kondisi ini tentu saja memungkinkan

membengkaknya biaya persiapan (set up) mesin produksi melebihi jumlah item

yang besar dan ini juga akan terjadi dalam penggunaan peralatan produksi pada

produksi yang berbeda, hal serupa akan terjadi pada saat pembelian bahan

baku.

6. Mengantisipasi perubahan permintaan dan penawaran

Terdapat beberapa jenis situasi yang apabila terjadi perubahan perminataan dan

penawaran dapat diantisipasi yaitu pada saat harga atau kemampuan bahan

baku yang diharapkan berubah. Sumber antisipasi lain adalah rencana promosi

pemasaran yaitu sejumlah barang jadi dalam jumlah besar di stock untuk dijual.

Dalam kondisi tertentu perusahaan seringkali mengantisipasi permintaan

dikarenakan karyawannya dan persediaan juga dipergunakan untuk

mengantisipasi permintaan atau penawaran yang berubah secara alami.

7. Memenuhi kebutuhan terus menerus

Persediaan tersediri dari bahan baku yang bergerak dari satu titik ke titik

lainnya. Persediaan ini dipengaruhi oleh keputusan lokasi pabrik, secara teknis

persediaan bergerak diantara tahapan-tahapan produksi dan didalam pabrik

 19

dapat juga diklasifikasikan dalam persediaan transit. Kadangkala persediaan ini

juga disebut dengan pipa saluran persediaan karena berada dalam distribusi

pipa saluran.

2.3. Gudang

2.3.1. Pengertian Gudang

Pada masa lampau dimana rumah tangga-rumah tangga produktif

menghasilkan barang dalam jumlah yang sangat terbatas, maka hasil produksinya

disimpan di rumah mereka dengan berbagai resiko akan dihadapinya. Dan pada

saat usaha-usaha itu mulai membesar skalanya, sarana dan prasarana berkembang,

maka mereka mulai membutuhkan tempat untuk menyimpan hasil produksinya,

yaitu melalui penjual maupun penyimpanan di gudang-gudang.

Berdasarkan hal tersebut, maka gudang memiliki peran yang cukup

penting dan pada saat itu gudang digunakan sebagai tempat penyimpanan yang

berguna untuk memenuhi kebutuhan proses pemasaran dan penyimpanan itu

diperlukan untuk menyesuaikan produk dengan kebutuhan konsumen. Umumnya

persediaan yang ada di gudang dikumpulkan sampai mencapai jumlah permintaan

kosumen dengan mempertimbangkan prinsip kegunaan waktu. Adanya pro kontra

penyimpanan di gudang menimbulkan kecaman bahwa penyimpanan digudang

merupakan tindakan kejahatan.

Menurut Zulfikarijah (2005:242) “Gudang merupakan tempat yang dapat

dipergunakan untuk menyimpan bahan baku, barang setengah jadi, komponen dan

barang jadi”.
 20

2.3.2. Fungsi Gudang

Menurut Zulfikarijah (2005:242), fungsi gudang dapat diklasifikasikan

dalam:

1. Fungsi Penerimaan

Sejumlah barang yang akan diletakkan di gudang dimulai dari proses barang

tiba di gudang akan diterima oleh bagian gudang, dicatat dan dibongkar

muatannya untuk diletakkan di gudang. Dalam pembongkaran muatan dapat

dilakukan baik secara manual maupun secara otomatis, bergantung pada jenis

barang yang akan disimpan di gudang, agar barang tidak bercampur biasanya

digunakan palet yang ditata sedemikian rupa. Cara yang paling baik dalam

penyimpanan adalah meletakkan barang yang akan disimpan dalam peti kemas,

disamping aman juga waktu pergeseran penyimpanan relatif singkat.

2. Fungsi Pemindahan

Setelah barang diterima oleh bagian gudang, maka barang akan melalui kurang

lebih tiga tahapan yaitu barang diangkut ke dalam gudang dan diletakkan pada

tempat yang telah ditentukan.

3. Fungsi Seleksi

Pada tahap ini dilakukan seleksi untuk mengelompokkan bahan baku, barang

setengah jadi dan barang ajdi berdasarkan pesanan yang telah ditentukan.

Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan komputer untuk

memudahkan pembuatan catatan-catatan dan dengan catatan tersebut

digunakan sebagai dasar pengambilan barang dari gudang.

 21

4. Fungsi Pengiriman

Proses pengiriman dilakukan dengan melakukan pengecekan terlebih dahulu

untuk mencocokan catatan pesanan dan yang akan dikeluarkan. Dalam proses

pengiriman ini seringkali perusahan pergudangan bekerjasama dengan

perusahaan pengangkutan untuk menghemat biaya angkut karena hanya sekali

jalan saja.

5. Fungsi Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan terdapat jenis penyimpanan yaitu penyimpanan

sementara dan penyimpanan permanen, penyimpanan sementara dimaksudkan

adalah penyimpanan yang menggunakan periode waktu tertentu dan periode ini

berbeda-beda. Penyimpanan digunakan untuk memenuhi permintaan dan

sebagai stok (pengaman). Penyimpanan permanen merupakan penyimpanan

yang melebihi kebutuhan normal dalam waktu tertentu, adapun alasan adanya

penyimpanan permanen adalah barang bersifat musiman, jumlah permintaan

yang tidak pasti, pemeraman (pematangan), spekulasi dan realisasi potongan

khusus.

2.3.3. Pemilihan Gudang

Menurut Zulfikarijah (2005:244), dalam dunia bisnis modern gudang

bukan lagi satu unit usaha yang tergabung dalam perusahaan, tetapi sudah

merupakan perusahaan yang dikelola secara terpisah dengan perusahaan baik

manufaktur maupun perdagangan. Karena terpisah, maka diperlukan jaringan

kerja/kerjasama yang baik antara perusahaan dengan perusahaan pergudangan,

berikut ini jenis gudang yang dapat dipilih perusahaan:

 22

1. Gudang Umum

Gudang yang dioperasian sebagai bisnis pelayanan dan menawarkan berbagai

pelayanan berdasarkan upah tertentu. Gudang umum merupakan yang banyak

digunakan dalam sistem logistik. Kriteria gudang umum adalah gudang barang

dagang umu, gudang berpendingin, gudang komoditi khusus, gudang barang-

barang dan perabot rumah dan gudang lapangan. Jenis layanan yang diberikan

gudang umum dapat berupa:

a. Penempatan stok

Layanan ini sering digunakan untuk perusahaan yang memiliki produk

bersifat musiman dan perusahaan yang jenis produknya terbatas. Layanan

yang diberikan adalah menempatkan barang-barang tersebut pada tempat-

tempat yang berdekatan dengan tempat tujuan.

b. Pemendekan saluran distribusi

Layanan ini banyak dimanfaatkan oleh perusahaan manufaktur, pedagang

besar dan pengecer dan layanan yang diberikan berupa melakukan

penyimpanan sepanjang tahun untuk memenuhi permintaan pelanggan.

c. Pemisahan pengiriman

Layanan ini dimanfaatkan oleh perusahaan besar yang memiliki pasar

sasaran dalam jumlah yang banyak dengan tidak berkaitan dengan

penyimpanan dimana produsen/perusahaan besar menyerahkan ordernya

kepada gudang untuk dibagi dan dikirmkan kepada seluruh pelanggannya.

d. Pencampuran dalam pengiriman

Layanan ini sering dimanfaatkan oleh perusahaan besar yang memiliki

pabrik yang terpisah dan jenis layanana yang diberikan berupa

 23

pencampuran barang dari berbagai lokasi pabrik dengan yang tersedia di

gudang dan mengirimkannya kepada pelanggan (grosir dan eceran).

e. Konsilidasi

Layanan ini banyak dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan yang

membutuhkan aneka barang/bahan baku untuk operasional perusahaan dan

layanan yang diberikan adalah memenuhi seluruh kebutuhan dari berbagai

perusahaan yang berbeda ke perusahaan yang membutuhkan beserta

pengirimannya.

f. Pengolahan

Layanan ini sering dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan yang

menyimpan barangnya di gudang dan layanan yang diberikan adalah

perubahan proses barang yang disimpan, misalnya pengepakan, pembekuan

dan lain-lain. Perusahaan gudang tidak hanya sekedar menyimpan barang

tetapi juga merubah barang yang disimpan.

2. Gudang Swasta

Gudang yang dioperasikan dan dikelola oleh perusahaan yang diolah dan

disimpan di gudang tersebut, gudang ini biasanya memiliki perusahaan sendiri

maupun sewa dari perusahaan lain. Keputusan pilihan bergantung pada dana

yang dimiliki oleh perusahaan, desain gudang juga harus disesuaikan dengan

kebutuhan untuk mencapai efesiensi biaya, efesiensi dapat diukut dari letak

gudang terdapat material yang ditangani.

 24

3. Sistem Kombinasi

Dalam prakteknya banyak perusahaan yang mengkombinasikan kedua

gudang tersebut untuk dimanfaatkan layanannya, secara garis besar gudang

umum digunakan untuk memenuhi permintaan puncak dan gudang swasta

untuk memenuhi kebutuhan sepanjang tahun. Dalam operasionalnnya gudang

umum memasang tarif berdasarkan kemasan yang disimpan, biaya ini biasanya

lebih besar dibandingkan gudang swasta untuk volume yang sama. Dalam

pergudangan modern saat ini, gudang diarahkan pada perputaran produk dan

kesanggupan memenuhi permintaan dengan cepat, oleh karena itu harus

fleksibel. Penambahan layanan berupa transportasi, pengolahan pesanan,

pengendalian persediaan, pergudangan dan administrasi diberikan secara

terpadu. Berikut alasan perusahaan tidak menggunakan gudang swasta: kurang

efektif dan efisien, sedangkan alasan tidak menggunakan umum adalah:

kemungkinan kehilangan pengendalian, masalah goodwill pelanggan, ketidak

sanggupan mengganti dan melengkapi sistem yang gagal secara cepat.

2.4. Administrasi

2.4.1. Pengertian Administrasi

Istilah administrasi secara etimologi berasal dari bahasa latin administration

yang dapat berarti “pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan

pemerintah, pengelolaan”.

Berkaitan dengan pengertian administrasi setiap pakar atau praktis berupaya

memberikan definisi berbeda satu dengna yang lainnya bahwa pengertian

adminstrasi itu dapat di kategorikan menjadi tiga macam yaitu:

 25

1. Istilah administrasi digunakan dalam pengertian proses atau kegiatan.

2. Istilah administrasi yang digunakan dalam pengertian tata usaha.

3. Istilah administrasi yang dipergunakan dalam pengertian pemerintah atau

administrasi negara.

Beberapa pendapat yang mempersepsi istilah administrasi sebagai proses

atau kegiatan, diantaranya:

1. Gie menyatakan bahwa administrasi adalah

“Segenap rangkaian perbuatan penyelenggara dalam setiap usaha kerja sama

sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”.

2. Soetarto dan Soewarno menyatakan bahwa administrasi adalah

“Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan kegiatan

dalam setiap usaha kerja sama kelompok untuk mencapai suatu tujuan”.

3. Siagian menyatakan administrasi adalah

“Keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang

didasarkan berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya”.

4. D White mengatakan

“Administrasi adalah proses yang umumnya di jumpai pada semua kegiatan-

kegiatan kelompok, baik publik (negara, pemerintahan) maupun privat (swasta,

perusahaan) sipil atau militer dalam ukuran kecil maupun besar.

5. Tead mengatakan

“Administrasi adalah meliputi kegiatan individu-individu (eksekutif) dalam

suatu organisasi yang bertugas mengatur, memajukan dan menyediakan

 26

fasilitas usaha kerja kelompok individu untuk merealisasikan tujuan yang

dituju”.

6. LAN RI merumuskan administrasi sebagai

“Kegiatan kerja sama dan upaya (organisasi dan manajemen) yang bersifat

sistematis, rasional dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk

mencapai tujuan bersama”.

2.4.2. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut Akadun (2007:36), bahwa administrasi mempunyai unsur-unsur

yaitu:

1. Sekelompok orang, bahwa administrasi itu merupakan kegiatan yang mungkin

terjadi apabila dilakukan oleh lebih dari satu orang.

2. Kerja sama, bahwa kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi manakala dua

orang atau lebih baik langsung maupun tidak langsung bekerja sama. Agar

kerja sama ini dapat berjalan dengan baik maka diperlukan tahapan-tahapan

tertentu dalam prosesnya, diantaranya tahapan yang terpenting dalam kegiatan

administrasi.

3. Tujuan, bahwa kegiatan administrasi itu ada sesuatu yang hendak dicapai

melalui proses kerja sama. Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan

administrasi ini bukan tujuan individual melainkan tujuan organisasional.