Merencanakan, Menyusun dan Merevisi Dokumen komunikasi bisnis

Diajukan untuk memenuhi tugas Komunikasi Bisnis

DI SUSUN OLEH:

NAMA: MUHAMMAD SIDQAN

NPM : 2001102010162
DOSEN PEMBIMBING : Dr. Halimatussakdiah, S.E., M.A

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SYIAH KUALA

KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah Yang Mahakuasa karena telah memberikan kesempatan pada saya
untuk menyelesaikan ringkasan ini. Atas rahmat dan hidayah-Nya lah saya dapat
menyelesaikan ringkasan yang berjudul Merencanakan, Menyusun dan Merevisi Dokumen
komunikasi bisnis.

Ringkasan dalam bentuk makalah ini disusun guna memenuhi tugas pada mata kuliah
Komunikasi Bisnis.

Saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada ibu Dr. Halimatussakdiah, S.E., M.A
selaku dosen mata kuliah Komunikasi Bisnis. Tugas yang telah diberikan ini dapat menambah
pengetahuan dan wawasan saya. Saya menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya terima demi kesempurnaan
makalah ini
Tiga Langkah Menulis Pesan Binsis

1. Merencanakan

● Analisis situasi

Tentukan tujuan anda dan kembangkan profil audiens

● Mengumpulkan informasi

Tentukan kebutuhan audiens dan dapatkan informasi yang diperlukan untuk memenuhi

kebutuhan tersebut

● Pilih media dan saluran

Identifikasi kombinasi terbaik untuk situasi, pesan, dan audiens

● Mengatur informasi

Tentukan ide utama anda, batasi ruang lingkup anda, pilih pendekatan langsung atau tidak

langsung, dan garis besar konten anda

2. Menulis

● Beradaptasi dengan audiens anda

Peka terhadap kebutuhan audiens dengan menggunakan sikap “anda”, kesopanan, penekanan

positif, dan bahasa yang tidak memihak. Bangun yang kuat hubungan dengan audiens anda

dengan membangun kredibilitas anda dan memproyeksikan perusahaan anda gambar yang

disukai. Kontrol gaya anda dengan nada percakapan, bahasa inggris yang sederhana, dan suara

yang sesuai

● Tulis pesan

Pilih kata-kata yang kuat akan membantu anda membuat kalimat yang efektif dan paragraf

yang koheren
 3. Menyelesaikan

● Merevisi pesan

Mengevaluasi konten dan meninjau keterbacaan, mengedit dan menulis ulang untuk

keringkasan dan kejelasan

● Menghasilkan pesan

Gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang sesuai untuk penampilan yang bersih

dan profesional

● Mengoreksi pesan

Tinjau kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanik

● Sebarkan pesan

Sanpaikan pesan anda menggunakan media yang dipilih. Pastikan semua dokumen dan semua

file yang relevan berhasil didistribusikan

PLANNING

Menganalisa Situasi

Mendefinisikan Tujuan Anda

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum untuk menginformasikan, membujuk, atau

berkolaborasi dengan audiens. Tujuan ini membantu menentukan pendekatan keseluruhan yang

perlu anda ambil, mulai dari mengumpulkan informasi hingga mengatur pesan anda. Dalam

lingkup tujuan umumnya, setiap pesan juga memiliki tujuan spesifik, yang mengidentifikasi apa

yang ingin anda capai dengan pesan anda dan apa yang harus dilakukan atau dipikirkan audiens

anda setelah menerima pesan anda.

Setelah anda menentukan tujuan spesifik, luangkan waktu sejenak untuk memeriksa kenyataan.

Putuskan apakah tujuan itu sepandan dengan waktu dan upaya yang anda perlukan untuk

mempersiapkan dan mengirim pesan dan bagi audiens anda untuk menghabiskan waktu yang

dibutuhkan untuk membacanya, melihatnya, atau mendengarkannya. Uji tujuan anda dengan

mengajukan empat pertanyaan berikut

● Apakah ada yang berubah sebagai akibat dari pesan anda?

● Apakah tujuan anda realistis?

● Apakah waktunya tepat?

● Apakah tujuan anda dapat diterima oleh organisasi anda?

Mengembangkan Profil Audiens

Mengembangkan profil audiens yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan profil audiens

adalah menentukan audiens Laporan tertulis yang disampaikan kepada kalangan yang lebih
luas, dipilih cara, format, dan susunan yang lebih formal daripada untuk kalangan terbatas

dalam suatu departemen dalam perusahaan. Jika audiensnya banyak maka komunikator perlu

untuk mengetahui siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci. Biasanya posisi kunci

dipegang oleh orang yang mempunyai posisi tinggi dalam perusahaan. Reaksi audiens adalah

orang-orang yang kurang kritis, presentasi sebaiknya disampaikan langsung pada kesimpulan

atau saran-saran. Tingkat pemahaman audiens yaitu latar belakang audiens harus diperhatikan

seperti tingkat pendidikan, usia dan latar belakang, ketika menyampaikan pesan. Perbedaan

antara latar belakang audiens dan komunikator akan mempengaruhi tingkat pemahaman

terhadap suatu pesan. Hubungan komunikator dengan audiens harus meyakinkan audiens

sebelum menyampaikan pesan, dan harus memiliki kredibilitas dan daya tarik. Kepercayaan

audiens terhadap komunikator akan membuat audiens mendengarkan isi pesan yang

disampaikan . Memuaskan kebutuhan informasi audiens. Komunikasi yang efektif adalah

menentukan kebutuhan informasi audiens, kemudian berusaha untuk memenuhi kebutuhan

akan informasi tersebut. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens bertujuan untuk

mengubah perilaku audiens. Untuk mengubah. Untuk mengubah perilaku audiens bukan

pekerjaan yang mudah dan seringkali menghadapi hambatan. Untuk mengatasi hambatan

tersebut antara lain dengan cara mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga pesan dapat

diterima dengan mudah.

Menentukan ide pokok

Setiap pesan bisnis akan bermuara pada suatu tema pokok yang disebut ide pokok. Ide pokok

dapat memotivasi orang 0rang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan

maksud atas tujuan mereka. Ide pokok perlu dibatasi karena ada beberapa alasan: a. Membuat

pesan umum menjadi pesan yang lebih spesifik karena manusia mempunyai keterbatasan dalam

menerima informasi. Jika audiens dapat menangkap pesan yang panjang dan dalam, biasanya

membutuhkan waktu yang lama dan pemikiran yang panjang. Berbagai faktor yang

mempengaruhi penerimaan pesan antara lain kemampuan audiens mengenai topik yang

diinformasikan, gangguan yang terjadi ketika pengiriman pesan, dan kredibilitas komunikator.
Memilih saluran media seperti Komunikasi lisan (Oral Communication) Komunikasi lisan

adalah kemampuan untuk memberikan umpan balik dengan segera dan lebih ekonomis.

Komunikasi lisan lebih bermanfaat jika bersifat kontroversial, karena reaksi dari audiens dapat

dilihat dari bahasa isyarat mereka, sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan

yang akan disampaikan. Komunikasi tertulis (Written Communication) Komunikasi tertulis

memiliki berbagai macam bentuk seperti surat, memo, laporan, dan proposal. Komunikasi

tertulis dibutuhkan ketika informasi yang akan disampaikan begitu kompleks, dibutuhkan

secara permanen, untuk referensi yang akan datang, serta jumlah audiens cukup besar dan

menyebar. Pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Pesan-pesan bisnis yang disusun atau

diorganisasi dengan baik akan membantu audiens memahami pesan, menghemat waktu

audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator. Untuk mengorganisasikan pesan-pesan

bisnis yang baik dapat dilakukan melalui dua tahap, yaitu: 1. Mendefinisikan dan

mengelompokan ide-ide. Menentukan apa yang akan dikatakan merupakan masalah penting

bagi komunikator. Materi yang lemah dan tidak memiliki daya tarik akan membuat daya tarik

menjadi kabur. Hal ini akan mempengaruhi audiens dalam membuat suatu kesimpulan, bahwa

komunikator tidak memiliki sesuatu yang bernilai. Jika komunikator menyusun pesan yang

panjang dan kompleks, sebaiknya membuat outline. Outline akan membantu komunikator

untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematis, efektif dan efisien.

Susunan outline dapat digolongkan sebagai berikut: Menyusun ide pokok Menyusun poin-poin

pendukung yang penting dan berikan bukti-bukti

Menentukan urutan dengan rencana organisasional. Pendekatan langsung/deduktif (direct

approach) dimulai dari ide pokok dan diikuti oleh bukti-bukti pendukung. Pendekatan ini

dilakukan jika tanggapan audiens positif. Pendekatan tidak langsung/induktif (indirect

approach) dimulai dengan bukti-bukti kemudian diikuti ide pokok. pendekatan ini dilakukan

jika reaksi audiens cenderung negatif.

Mengumpulkan Informasi

Ketika anda memiliki gambaran yang jelas tentang audiens anda, langkah anda selanjutnya

adalah mengumpulkan informasi untuk disertakan dalam pesan anda. Untuk pesan sederhana,

anda mungkin sudah memiliki semua informasi, tetapi untuk pesan yang lebih kompleks, anda

mungkin perlu melakukan penelitian dan analisis yang cukup sebelum anda siap untuk mulai

menulis.

Mengungkap Kebutuhan Audiens

Dalam banyak situasi, kebutuhan informasi audiens Anda akan terlihat jelas, atau pembaca

akan dapat memberi tahu Anda apa yang mereka butuhkan. Namun, dalam situasi lain, orang

mungkin tidak dapat mengartikulasikan dengan tepat apa yang mereka inginkan. Jika seseorang

mengajukan permintaan yang tidak jelas atau luas, ajukan pertanyaan untuk mempersempit

fokus. Selain itu, coba pikirkan kebutuhan informasi relevan yang mungkin belum diungkapkan

oleh audiens Anda.

Menemukan Fokus Anda

Anda mungkin menghadapi situasi di mana tugas atau tujuan sangat kabur sehingga Anda tidak

tahu bagaimana memulai menentukan apa yang perlu diketahui audiens. Dalam kasus seperti

itu, Anda dapat menggunakan beberapateknik penemuanuntuk membantu menghasilkan ide-ide

dan mengungkap kemungkinan jalan untuk penelitian. Salah satu teknik yang populer

adalahmenulis bebas, di mana Anda menulis apa pun yang terlintas dalam pikiran, tanpa

berhenti untuk melakukan koreksi apa pun, untuk jangka waktu tertentu. Keuntungan besar dari

menulis bebas adalah Anda membungkam "kritikus batin" Anda dan hanya mengungkapkan

ide-ide yang datang kepada Anda.

Memberikan Informasi yang Diperlukan

Setelah Anda menentukan kebutuhan informasi audiens Anda, langkah Anda selanjutnya

adalah memenuhi kebutuhan tersebut sepenuhnya. Salah satu cara yang baik untuk menguji

ketelitian pesan Anda adalah dengan menggunakanpendekatan jurnalistik: Periksa untuk

melihat apakah pesan Anda menjawabsiapa,Apa,Kapan, di mana,mengapa, danbagaimana.

Dengan menggunakan metode ini, Anda dapat dengan cepat mengetahui apakah pesan gagal

terkirim.

● Pastikan informasinya akurat

● Pastikan informasinya etis

● Pastikan informasinya berhubungan

.
Memilih Kombinasi Media dan Saluran Terbaik

Dengan informasi yang diperlukan di tangan, keputusan Anda selanjutnya melibatkan

kombinasi media dan saluran terbaik untuk menjangkau audiens target Anda. Sebagian besar

media dapat didistribusikan melalui lebih dari satu saluran, jadi kapan pun Anda memiliki

pilihan, pikirkan pilihan Anda untuk memilih kombinasi yang optimal.

Opsi Media Dan Saluran Yang Paling Umum

● Media Lisan, Saluran Pribadi

Media lisan, kombo langsung melibatkan berbicara dengan orang-orang yang berada di lokasi

yang sama, apakah itu percakapan satu lawan satu saat makan siang atau pidato atau presentasi

yang lebih formal. Dengan memberi orang kemampuan untuk melihat, mendengar, dan bereaksi

satu sama lain, komunikasi tatap muka berguna untuk mendorong orang mengajukan

pertanyaan, memberi komentar, dan bekerja sama untuk mencapai konsensus atau keputusan.

Interaksi tatap muka sangat membantu dalam situasi yang kompleks dan bermuatan emosional

di mana membangun atau membina hubungan bisnis adalah penting

● Media Lisan, Saluran Digital

Media lisan melalui saluran digital mencakup transmisi suara melalui sarana elektronik, baik

langsung maupun direkam, termasuk panggilan telepon, podcast, dan pesan suara. Percakapan

telepon langsung menawarkan percakapan tatap muka dan dapat menjadi yang terbaik alternatif

untuk berbicara secara langsung. Namun, tanpa komponen video, mereka tidak dapat

memberikan nuansa komunikasi nonverbal. Podcast dapat menjadi cara yang baik untuk

berbagi ceramah, komentar, dan konten lisan lainnya

● Media Tertulis, Saluran Cetak

Dokumen tertulis dan tercetak adalah format klasik komunikasi bisnis.Memoadalah dokumen

tercetak singkat yang secara tradisional digunakan untuk pertukaran informasi rutin sehari-hari

dalam suatu organisasi.Suratadalah pesan tertulis singkat yang dikirim ke pelanggan dan

penerima lain di luar organisasi. Laporan dan proposal biasanya lebih panjang dari memo dan

surat, meskipun keduanya dapat dibuat dalam format memo atau surat. Dokumen-dokumen ini

memiliki panjang yang bervariasi, mulai dari beberapa halaman hingga beberapa ratus, dan

biasanya memiliki nada yang cukup formal.

 ● Media Tertulis, Saluran Digital

Sebagian besar upaya komunikasi bisnis Anda akan melibatkan pesan digital tertulis, dengan

segala sesuatu mulai dari tweet super pendek hingga konten situs web hingga laporan sepanjang

buku yang didistribusikan sebagai file format dokumen portabel (PDF)

● Media Visual, Saluran Cetak

Foto dan diagram dapat menjadi alat komunikasi yang efektif untuk menyampaikan konten

emosional, hubungan spasial, proses teknis, dan konten lain yang sulit dijelaskan hanya dengan

kata-kata. Anda kadang-kadang dapat membuat pesan cetak visual sebagai item yang berdiri

sendiri, tetapi sebagian besar akan digunakan sebagai bahan pendukung dalam dokumen cetak.

● Media Visual, Saluran Digital

Pesan bisnis bisa menjadi hidup ketika disampaikan melalui media visual dalam saluran digital.

Infografis, diagram interaktif, animasi, dan video digital memiliki potensi untuk melibatkan

audiens dengan cara yang tidak dapat dilakukan format lain, itulah sebabnya penggunaan

elemen visual dalam komunikasi bisnis terus berkembang.

Faktor-Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Media Dan Saluran

1. Kekayaan

2. Formalitas

3. Keterbatasan media dan saluran

4. Urgensi

5. Biaya
6. Preferensi audiens

7. Keamanan dan privasi

Mengatur Informasi Anda

Organisasi dapat membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan. Organisasi yang baik

membantu pembaca atau pendengar Anda dalam tiga cara utama.

1. Memperjelas poin utama di awal, menyajikan poin tambahan untuk mendukung

gagasan utama itu, dan memenuhi semua kebutuhan informasi mereka.

2. Organisasi yang baik membantu penerima menerima pesan Anda.

3. Organisasi yang baik menghemat waktu audiens Anda.

COMPOSING

Beradaptasi Dengan Audiens Anda : Peka Terhadap Kebutuhan Audiens

Menggunakan Sikap “Kamu”

Alih-Alih Ini Tulis Ini

Selasa adalah satu-satunya hari di mana kami Jika Anda membutuhkan respons

cepat,

dapat menjanjikan respons cepat kirimkan permintaan pesanan pembelian

terhadap Anda

permintaan pesanan pembelian; kita dibanjiri pada hari Selasa.

sisa minggu ini.

Mempertahankan Standar Etika

Alih-Alih Ini Tulis Ini

Sekali lagi, Anda telah berhasil menurunkan Mari kita tinjau pembaruan sistem web

seluruh situs web melalui pemrograman Anda terakhir untuk mencari cara meningkatkan

yang tidak kompeten. prosesnya

Menekan Positif

Alih-Alih Ini Tulis Ini

Tidak mungkin untuk memperbaiki laptop Komputer Anda dapat siap pada hari Selasa.

Anda hari ini. Apakah Anda ingin peminjam sampai saat

itu?

Menggunakan Bahasa Bebas Bias

● Bias gender

● Bias ras dan etnis

● Bias usia

● Bias disabilitas

Beradaptasi Dengan Audiens Anda : Membangun Hubungan Yang Kuat

Membangun Kredibilitas Anda

Untuk membangun, mempertahankan, atau memperbaiki kredibilitas anda, tekankan

karakteristik berikut :

● Kejujuran

● Objektivitas
 ● Kesadaran akan kebutuhan audiens

● Pengesahan

● Pertunjukkan

Memproyeksikan Citra Perusahaan Anda

Banyak organisasi memiliki pedoman komunikasi khusus yang menunjukkan segalanya mulai

dari penggunaan nama perusahaan yang benar hingga singkatan yang disukai dan detail tata

bahasa lainnya. Namun, menentukan gaya komunikasi yang diinginkan lebih sulit. Amati

kolega yang lebih berpengalaman, dan jangan pernah ragu untuk meminta bantuan editorial

untuk memastikan Anda menyampaikan nada yang sesuai.

Beradaptasi Dengan Audiens Anda : Mengontrol Gaya dan Nada Anda

Menciptakan Tone Percakapan

Nada pesan bisnis Anda dapat berkisar dari informal hingga percakapan hingga formal. Saat

Anda berkomunikasi dengan atasan atau dengan pelanggan, nada bicara Anda mungkin

cenderung lebih formal dan hormat. Namun, nada formal itu mungkin terdengar jauh dan

dingin jika digunakan dengan rekan dekat .Anda dapat mencapai nada percakapan tetapi tetap

seperti bisnis dengan mengikuti panduan berikut:

● Pahami perbedaan antara berkirim pesan dan menulis

● Hindari bahasa basi dan sombong

● Hindari berdakwah dan menyombongkan diri

● Hati-hati dengan keintiman

● Hati-hati dengan rumor

Menggunakan Bahasa Sederhana

Aspek penting dalam menciptakan nada percakapan adalah menggunakan bahasa sederhana

(atau bahasa inggris sederhana khususnya ketika bahasa Inggris terlibat). Bahasa sederhana

menyajikan informasi dalam gaya sederhana dan tanpa hiasan yang memungkinkan audiens

Anda dengan mudah memahami makna bahasa Anda sehingga penerima “dapat membaca,

memahami, dan bertindak saat pertama kali membacanya”.

Selain itu, bahasa yang sederhana dapat membuat perusahaan lebih produktif dan lebih

menguntungkan karena orang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari tahu pesan

yang membingungkan atau tidak tertulis untuk memenuhi kebutuhan mereka.10Bahasa yang

sederhana juga lebih mudah dibaca oleh penutur non-asli, manfaat utama saat Anda menangani

audiens global yang beragam.

Memilih Suara Aktif atau Pasif

Pilihan Anda untuk suara aktif atau pasif memengaruhi nada pesan Anda. Disuara aktif, subjek

melakukan tindakan dan objek menerima tindakan. Disuara pasif, subjek menerima tindakan:

Seperti yang Anda lihat, kalimat pasif menggabungkan kata kerja bantumenjadidengan bentuk

verba yang biasanya mirip dengan past tense. Menggunakan kalimat aktif membantu membuat

tulisan Anda lebih langsung, lebih hidup, dan lebih mudah dibaca. Sebaliknya, kalimat pasif

sering kali rumit, tidak jelas, dan dapat membuat kalimat menjadi terlalu panjang. Dalam

kebanyakan kasus, suara aktif adalah pilihan terbaik Anda.Namun demikian, menggunakan

kalimat pasif dapat membantu Anda menunjukkan sikap "Anda" dalam beberapa situasi:

● Ketika anda ingin bersikap diplomatis tentang menunjukkan masalah atau kesalahan

tertentu (versi pasif tampaknya kurang seperti tuduhan)

● Ketika anda ingin menunjukkan apa yang sedang dilakukan tanpa mengambil atau

menghubungkan baik pujian atau kesalahan (versi pasif mengalihkan sorotan dari

orang-orang yang terlibat)

● Ketika anda ingin menghindari kata ganti orang untuk menciptakan nada objektif (versi

pasif dapat digunakan dalam laporan formal)

Menulis Pesan Anda : Memilih Kata-Kata Yang Kuat

Memahami Denotasi dan Konotasi

Sebuah kata dapat memiliki makna denotatif dan konotatif. Itumakna denotatifadalah literal,

atau kamus, artinya. Itumakna konotatifmencakup semua asosiasi dan perasaan yang

ditimbulkan oleh kata.

Keseimbangan Abstrak dan Kata-kata Beton

Kata-kata bervariasi secara dramatis dalam tingkat abstraksi atau konkritnya. Sebuah kata

abstrak mengekspresikan suatu konsep, kualitas, atau karakteristik. Abstraksi biasanya luas,
mencakup kategori ide, dan seringkali bersifat intelektual, akademis, atau filosofis.

Sebaliknya,kata konkretsingkatan dari sesuatu yang dapat Anda sentuh, lihat, atau

visualisasikan. Sebagian besar istilah konkret berlabuh di dunia material yang nyata.

Menemukan Kata-Kata yang Berkomunikasi Dengan Baik

Dengan berlatih menulis, belajar dari penulis dan editor berpengalaman, dan membaca secara

ekstensif, Anda akan lebih mudah memilih kata-kata yang mengomunikasikan persis apa yang

ingin Anda katakan. Ketika Anda menulis pesan bisnis Anda, pikirkan baik-baik untuk

menemukan kata-kata yang paling kuat untuk setiap situasi dan untuk menghindari kata-kata

yang tidak jelas, klise, dan kata kunci yang berubah menjadi klise

● Pilih kata-kata yang kuat dan tepat

 ● Pilih kata-kata yang akrab

● Hindali klise dan berhati-hatilah dengan kata kunci

● Gunakan jargon dengan hati-hati

Menyusun Pesan Anda : Membuat Kalimat Yang Efektif

Memilih dari Empat Jenis Kalimat

● Kalimat sederhana memiliki satu utama ayat(subjek tunggal dan predikat tunggal),

meskipun dapat diperluas dengan kata benda dan kata ganti yang berfungsi sebagai

objek tindakan dan dengan memodifikasi frasa.

● Kalimat majemuk memiliki dua klausa utama yang mengungkapkan dua atau lebih

pemikiran independen tetapi terkait yang sama pentingnya, biasanya digabungkan

dengan konjungsi (seperti, dan, tetapi, atau). Sebenarnya, kalimat majemuk adalah

penggabungan dua atau lebih kalimat sederhana (klausa bebas) yang saling

berhubungan

● Kalimat kompleks mengungkapkan satu pikiran utama (klausa independen) dan satu

atau lebih bawahan, pikiran terkait (klausa dependen yang tidak dapat berdiri sendiri

sebagai kalimat yang valid).

● Kalimat majemuk kompleks memiliki dua klausa utama, setidaknya satu di antaranya

berisi klausa bawahan

Menggunakan Gaya Kalimat Untuk Menegaskan Pikiran Utama Tekankan bagian-bagian

tertentu dari kalimat dengan

● Mencurahkan lebih banyak kata untuk mereka

 ● Menempatkannya di awal atau di akhir kalimat

● Menjadikan mereka sebagai subjek kalimat

Menyusun Pesan Anda : Membuat Paragraf Yang Terpadu dan Koheren

Menciptakan Unsur-Unsur Paragraf Sebagian besar paragraf terdiri dari

● Kalimat topik yang mengungkapkan subjek paragraf

● Kalimat terkait yang mendukung dan memperluas topik

● Transisi yang membantu pembaca berpindah antar kalimat dan paragraf

Memilih Cara Terbaik Untuk Mengembangkan Setiap Paragraf

● Ilustrasi

● Perbandingan atau kontras

● Sebab dan akibat

 ● Klasifikasi

● Masalah dan solusi

Menulis Pesan Untuk Perangkat Seluler

Lima teknik untuk menulis pesan yang efektif untuk pembaca seluler.

● Gunakan organisasi linier

● Prioritaskan informasi

● Tulis pesan singkat dan terfokus

● Gunakan baris subjek dan judul pendek

● Gunakan paragraf pendek

Tujuan penulisan-penulisan bisnis untuk menarik perhatian audiens, sehingga pesan harus

ringkas dan menunjukan tujuan yang jelas. Tujuan penulisan bisnis adalah menyampaikan

ide, bukan untuk mengesankan audiens. Keringkasan lebih diutamakan dalam penulisan

pesan-pesan bisnis. Hindari penggunaan kosa kata yang muluk-muluk hanya untuk

mempesona audiens. Penentuan tujuan komunikasi merupakan langkah pertama ketika

merencanakan pesan-pesan bisnis. Tujuan komunikasi harus jelas dan dapat diukur, sesuai

dengan tujuan organisasi.

 Tujuan komunikasi bisnis. Tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi tiga yaitu

menyampaikan informasi, membujuk, dan melakukan kolaborasi.

 Menyampaikan informasi (informing) tujuan utama komunikasi bisnis adalah

menyampaikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

Misalnya suatu organisasi menyampaikan informasi tentang adanya lowongan

pekerjaan melalui iklan di surat kabar dan internet.

 Membujuk (persuasi) yang memiliki tujuan yang untuk membujuk. Misalnya saja

ketika menjual produk, menyakinkan manajer, memotivasi karyawan, dan

memenangkan pelanggan

 Melakukan kolaborasi yang mana selain menyampaikan informasi dan membujuk

juga memiliki tujuan yang lain yaitu melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis

antara seseorang dengan pihak lain. Melalui jaringan komunikasi bisnis tersebut

seseorang dapat melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik

maupun perusahaan asing. Kerjasama ini semakin mudah dilakukan seiring dengan

perkembangan teknologi komunikasi seperti telepon, e-mail, internet, telekonferensi

dan sebagainyaa.

menguji tujuan

 Tujuan yang hendak disampaikan harus realistis. Artinya pesan bisnis harus sesuai

dengan kemampuan anggaran, manajerial, sumberdaya, dan teknis operasional.

 Ketika menyampaikan suatu pesan bisnis, hendaklah mempertimbangkan waktu yang

tepat. Misalnya apabila volume penjualan menurun drastis, kurang tepat menyampaikan

ide untuk membuka cabang baru.

  Pemilihan orang yang tepat dalam menyampaikan pesan akan berpengaruh terhadap

efektivitas penyampaian pesan.

 Tujuan penyampaian pesan harus sesuai dengan tujuan organisasi secara keseluruhan,

dan tidak boleh bertentangan dengan kebijakan atau tujuan komunikasi.

Analisis Audiens

Mengembangkan profil audiens yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan profil audiens

adalah menentukan audiens Laporan tertulis yang disampaikan kepada kalangan yang lebih luas,

dipilih cara, format, dan susunan yang lebih formal daripada untuk kalangan terbatas dalam suatu

departemen dalam perusahaan. Jika audiensnya banyak maka komunikator perlu untuk

mengetahui siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci. Biasanya posisi kunci dipegang

oleh orang yang mempunyai posisi tinggi dalam perusahaan. Reaksi audiens adalah orang-orang

yang kurang kritis, presentasi sebaiknya disampaikan langsung pada kesimpulan atau saran-

saran. Tingkat pemahaman audiens yaitu latar belakang audiens harus diperhatikan seperti

tingkat pendidikan, usia dan latar belakang, ketika menyampaikan pesan. Perbedaan antara latar

belakang audiens dan komunikator akan mempengaruhi tingkat pemahaman terhadap suatu

pesan. Hubungan komunikator dengan audiens harus meyakinkan audiens sebelum

menyampaikan pesan, dan harus memiliki kredibilitas dan daya tarik. Kepercayaan audiens

terhadap komunikator akan membuat audiens mendengarkan isi pesan yang disampaikan .

Memuaskan kebutuhan informasi audiens. Komunikasi yang efektif adalah menentukan

kebutuhan informasi audiens, kemudian berusaha untuk memenuhi kebutuhan akan informasi

tersebut. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens bertujuan untuk mengubah perilaku

audiens. Untuk mengubah. Untuk mengubah perilaku audiens bukan pekerjaan yang mudah dan
seringkali menghadapi hambatan. Untuk mengatasi hambatan tersebut antara lain dengan cara

mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga pesan dapat diterima dengan mudah.

Menentukan ide pokok

Setiap pesan bisnis akan bermuara pada suatu tema pokok yang disebut ide pokok. Ide pokok

dapat memotivasi orang 0rang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan

maksud atas tujuan mereka. Ide pokok perlu dibatasi karena ada beberapa alasan: a. Membuat

pesan umum menjadi pesan yang lebih spesifik karena manusia mempunyai keterbatasan dalam

menerima informasi. Jika audiens dapat menangkap pesan yang panjang dan dalam, biasanya

membutuhkan waktu yang lama dan pemikiran yang panjang. Berbagai faktor yang

mempengaruhi penerimaan pesan antara lain kemampuan audiens mengenai topik yang

diinformasikan, gangguan yang terjadi ketika pengiriman pesan, dan kredibilitas komunikator.

Memilih saluran media seperti Komunikasi lisan (Oral Communication) Komunikasi lisan

adalah kemampuan untuk memberikan umpan balik dengan segera dan lebih ekonomis.

Komunikasi lisan lebih bermanfaat jika bersifat kontroversial, karena reaksi dari audiens dapat

dilihat dari bahasa isyarat mereka, sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang

akan disampaikan. Komunikasi tertulis (Written Communication) Komunikasi tertulis memiliki

berbagai macam bentuk seperti surat, memo, laporan, dan proposal. Komunikasi tertulis

dibutuhkan ketika informasi yang akan disampaikan begitu kompleks, dibutuhkan secara

permanen, untuk referensi yang akan datang, serta jumlah audiens cukup besar dan menyebar.

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Pesan-pesan bisnis yang disusun atau diorganisasi dengan

baik akan membantu audiens memahami pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah

pekerjaan komunikator. Untuk mengorganisasikan pesan-pesan bisnis yang baik dapat dilakukan

melalui dua tahap, yaitu: 1. Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide. Menentukan apa yang
akan dikatakan merupakan masalah penting bagi komunikator. Materi yang lemah dan tidak

memiliki daya tarik akan membuat daya tarik menjadi kabur. Hal ini akan mempengaruhi

audiens dalam membuat suatu kesimpulan, bahwa komunikator tidak memiliki sesuatu yang

bernilai. Jika komunikator menyusun pesan yang panjang dan kompleks, sebaiknya membuat

outline. Outline akan membantu komunikator untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara

yang lebih sistematis, efektif dan efisien. Susunan outline dapat digolongkan sebagai berikut:

Menyusun ide pokok Menyusun poin-poin pendukung yang penting dan berikan bukti-bukti

Menentukan urutan dengan rencana organisasional. Pendekatan langsung/deduktif (direct

approach) dimulai dari ide pokok dan diikuti oleh bukti-bukti pendukung. Pendekatan ini

dilakukan jika tanggapan audiens positif. Pendekatan tidak langsung/induktif (indirect approach)

dimulai dengan bukti-bukti kemudian diikuti ide pokok. pendekatan ini dilakukan jika reaksi

audiens cenderung negatif.

Revisi pesan-pesan bisnis