Nomor SOP MORA.06.05.CFM.01.SOP.

09
Tanggal Pembuatan 15 Agustus 2022
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 15 September 2022
Disusun Oleh Bagian Tata Usaha

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA Kepala MI Negeri 1 Balikpapan

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA BALIKPAPAN
MADRASAH IBTIDAIYAH NEGERI 1 BALIKPAPAN Disahkan Oleh
Jl. Mulawarman No 10 RT. 06 Balikpapan Timur ABD. Hamid

SOP PERSURATAN DINAS

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana
1. Pedoman penyusunan SOP di lingkungan 1. Jenis Surat
Kementerian Agama 2. Distribusi Surat
3. Otorisasi penerimaan dan pengiriman surat
4. Dokumen yang digunakan

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. Bagian Tata Usaha Panduan tata persuratan, Petunjuk pelaksanaan
2. Arsiparis kearsipan Departemen Agama RI, komputer, mesin
3. Unit yang terlibat ketik, kertas

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola
dengan baik

Definisi:
Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Madrasah dan pendistribusiannya pada
orang/unit yang berkepentingan

Pelaksana Mutu Baku

No Aktivitas Kamad Kaur TU pelaksa na Persyaratan/ Waktu Output Ket
Perlengkapan
A. Surat Masuk
1. Meneriman surat masuk 10 Menit Diterimanya
surat

2. Menyerahkan surat kepada 5 Menit Kaur TU

Kaur Tata Usaha menerima surat

3. Menyerahkan surat untuk 5 Menit Kodefikasi surat

dipilih dan diberi kode surat
(penting dan biasa) dilampiri
blangko disposisi

4. Mencatat Hal surat dalam 10 Menit Terlaksananya

lembar disposisi dan pencatatan hal
meneruskannya kepada surat
Kepala Madrasah

5. Menyortir, memilah, dan Kartu kendali 1 jam Surat tersortir

mencatat surat sesuai kode putih
dari disposisi

SOP Persuratan Dinas

 6. Menerima, memaraf dan 5 Menit Paraf pada
mengembalikan kartu kartu kendali
kendali

7. Menyimpan kartu kendali 10 Menit Tersimpannya

putih kartu kendali

8. Mengantar surat kepada 10 Menit Kamad

Kepala Madrasah menerima
surat

9. Membaca dan 1 jam Terbacanya

memahami maksud isi surat
surat

10. Merespon/mengambil Kamad

keputusan/tindak lanjut 1 jam memberi
respon

11. Membuat disposisi 5 menit Disposisi

langsung kepada yang kamad
berkepentingan

12. Mendistribusikan surat 10 menit Surat

sesuai lembar disposisi terdistribusi

13. Mengarsipkan surat dan 5 Menit Terarsipnya

menyimpan kartu kendali surat dan
kuning kartu kendali

14. Mengembalikan surat Kondisional Surat salah/

yang tidak jelas/salah alamat tidak
alamat jelas terkirim
kembali

B.
Surat Keluar
1. Menerima dan Disposisi pada 10 Menit Diterimanya
menindaklanjuti surat masuk, disposisi pada
memo/nota/disposisi memo/nota surat masuk,
atasan memo/nota
atasan

2. Meneruskan kepada Kaur 1 Hari Konsep surat

TU/pelaksana untuk keluar
mengkonsep surat keluar

3. Memproses Penerbitan 1 Hari Surat

Surat sesuai petunjuk
Kepala Madrasah

4. Memberi paraf 10 Menit Paraf

5. Memeriksa dan 1 Hari Surat ditanda-

menandatangani surat tangani

6. Mencatat dan melakukan Buku agenda 10 Menit Pencatatan

penomoran surat keluar atau dan
kartu kendali penomoran
surat

SOP Persuratan Dinas

7. Memasukan surat ke Amplop surat 5 Menit Surat siap
amplop dikirim

8. Mengirim surat ke alamat Perangko Kondisional Surat terkirim

tujuan surat langsung /
via pos

9. Menyimpan copy surat 10 Menit Tersimpannya

sebagai arsip arsip surat
surat keluar

SOP Persuratan Dinas

FLOWCHART SOP PERSURATAN DINAS
A. SURAT MASUK

MULAI

MENERIMA DAN MENYERAHKAN SURAT KEPADA KAUR TU

MEMILAH DAN MEMBERI KODE

SURAT DAN MELAMPIRI BLANGKO
MENCATAT DALAM LEMBAR
DISPOSISI DAN MENERUSKAN
MERESPON/MENGAMBIL
KEPUTUSAN/ TINDAK
MENYORTIR, MEMILAH, DAN
MENCATAT SESUAI KODE DAN
MENGARSIPKAN DAN
MENDISTRIBUSIKAN SURAT DAN
MENGEMBALIKAN SURAT YANG
TIDAK JELAS/SALAH ALAMAT
SELESAI

SOP Persuratan Dinas

 A. SURAT KELUAR

MULAI

MENERIMA DAN MENINDAKLANJUTI MEMO/NOTA DISPOSISI

KONSEP SURAT KELUAR

MEMPROSES PENERBITAN SURAT KELUAR
MEMERIKSA DAN MENANDATANGANI SURAT
MENCATAT DAN PENOMORAN SURAT
MEMASUKAN SURAT KEDALAM AMPLOP

MENGIRIMKAN SURAT KE ALAMAT

TUJUAN SURAT LANGSUNG/VIA
MENYIMPAN COPY SURAT SEBAGAI ARSIP

SELESAI

SOP Persuratan Dinas