Informasi yang Diperlukan Oleh Manajemen

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)
Ini terjadi karena perusahaan biasanya menetapkan titik pemesanan tertentu untuk
menjaga ketersediaan stok barang dalam gudang. Kalau stoknya sudah mencapai
pada titik tertentu maka akan dilakukan pemesanan. Informasi ini dibutuhkan
manajemen untuk mengatur jadwal dari pembelian tersebut.

2. Order pembeliaan yang telah dikirim kepada pemasok

hal ini untuk mengetahui apakah jumlah pemasok telah sesuai dengan ketentuan
yang ada dalam perusahaan, untuk mempertimbangkan masalah harga dan kualitas.
Biasanya dalam satu perusahaan ada mekanisme pembanding. Misalnya kebijakan
yang dijalankan perusahaan untuk menentukan pemasok maka minimal harus ada
tiga pemasok, sehingga dari tiga pemasok tersebut dapat dilakukan pembandingan
dan memilih pemasok yang terbaik yang mana.

3. Order pembeliaan yang telah dipenuhi oleh pemasok

misalnya kita mengetahui pada pemasok tertentu, order pembelian yang dapat
dipenuhi oleh mereka itu apa saja.

4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu

Ini berkaitan dengan manajemen keuangan yang akan dijalankan oleh Perusahaan
untuk mengatur masalah pembayaran utang yang ditimbulkan dari adanya
pembelian kredit.

5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu

Ini biasanya terjadi kalau pembayaran utang tidak dilakukan kepada pemasok maka
akan berdampak terhadap tertundanya pengiriman.

6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

Karena setiap waktu pasti akan terjadi namanya perubahan harga, sehingga
perubahan harga tersebut tentunya akan berdampak pada harga pokok persediaan
maka hal tersebut perlu di informasikan kepada manajemen untuk menghitung harga
pokok persediaan yang tentunya berpengaruh terhadap harga jual atau keuntungan
yang diharapkan oleh Perusahaan.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat permintaan pembelian, merupakan formulir yang diisi oleh fungsi Gudang atau
fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang ada dalam surat tersebut dapat
dipenuhi oleh pemasok.
Surat permintaan pembeliaan ini biasanya dibuat dalam 2 lembar untuk setiap
permintaan, 1 lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip bagi
fungsi yang meminta barang.

2. Surat permintaan penawaran harga, dokumen ini digunakan untuk meminta

penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi,
tentunya yang menyangkut jumlah rupiah yang biasanya nilainya/pembelian yang
sangat besar.

3. Surat order pembelian, dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan
fungsi sebagai berikut :
a. Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian
yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan
perusahaan.
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok, adalah tembusan yang dikirimkan
kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan
dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan
disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
pengiriman barang tersebut.
c. Tembusan bagi unit permintaan barang, tembusan ini dikirimkan kepada
fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.
d. Arsip tanggal permintaan, tembusan surat order pembelian ini disimpan
oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,
sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang yang
datang tidak datang pada tanggal yang telah ditetapkan.
e. Arsip pemasok, tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi
mengenai pemasok.
f. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke
fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,
spesifikasi, mutu, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen
tersebut.
g. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order ini dikirim ke fungsi
akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul
dari transaksi pembelian.
 4. Laporan penerimaan barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
mutu, spesifikasi, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Perubahan order pembelian, didalam surat ini diperlukan perubahan terhadap isi
surat order pembelian sebelumnya yang telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat
berupa kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi)
atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
6. Bukti Kas Keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat
pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
1. Register bukti kas keluar (voucher register), dalam bukti kas keluar ini digunakan
untuk mencatat pembelian tunai dan juga pembayaran utang.
2. Jurnal pembelian, dimana setiap pembelian baik itu pembelian tunai atau pun
pembelian kredit harus dilakukan pencatatan akunatansi dalam jurnal pembelian.
3. Kartu utang, dimana kartu utang ini muncul karena adanya pembelian secara kredit.
4. Kartu persediaan, dalam hal ini apa pun bentuk pembelian baik dalam bentuk tunai
atau pun dalam bentuk kredit tentunya berdampak terhadap penambahan
persediaan, atas penambahan persediaan tersebut tentunya perlu dilakukan
pencatatan dalam kartu persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu
persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.