BAB 5

Buku Besar dan Buku Pembantu

Seperti sudah disebutkan dalam Bab 1, buku besar dan buku pembantu
merupakan catatan akuntansi terakhir (book of final entry) dalam sistem akuntansi
pokok. Buku besar ini menampung ringkasan data yang sudah diklasifikasikan, yang
berasal dari jurnal. Setelah data dari jurnal diringkas dalam buku besar, tidak ada
lagi proses pencatatan dalam catatan akuntansi yang dilakukan untuk menghasilkan
laporan keuangan. Begitu pula buku pembantu, yang merupakan perluasan lebih
lanjut akun atau akun tertentu dalam buku besar, disebut juga sebagai catatan
akuntansi terakhir karena setelah data yang direkam dalam dokumen sumber atau
diringkas dan diklasifikasikan dalam jurnal dibukukan dalam buku pembantu, tidak
ada lagi proses pencatatan akuntansi yang dilakukan untuk menghasilkan laporan
keuangan. Oleh karena itu, buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan
akuntansi terakhir dalam sistem akuntansi pokok.

Dalam Bab 5 ini akan diuraikan karakteristik buku besar dan buku pembantu,
formulir akun buku besar, formulir akun buku pembantu, dan klasifikasi akun buku
besar dan cara pemberian kodenya.

KARAKTERISTIK BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan akun-akun yang digunakan

untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Buku
pembantu (subsidiary ledgers) adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian
akun tertentu yang ada dalam buku besar. Dengan demikian baik buku besar
maupun buku pembantu terdiri dari akun. Timbul pertanyaan: apakah akun itu? akun
adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi dua
bagian, sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan disebut kredit, sebagai alat
untuk mengklasifikasikan dan mencatat transaksi berdasar prinsip tata buku
berpasangan (double entry bookkeeping).
 Proses sortasi dan pemindahan data ke dalam buku besar dan buku pembantu
disebut dengan pembukuan (posting). Dalam sistem manual, kegiatan posting ini
memerlukan 4 tahap berikut ini:

1. Pembuatan rekapitulasi jurnal.

2. Penyortasian akun yang akan diisi dengan data rekapitulasi.
3. Pencatatan data rekapitulasi dalam akun yang bersangkutan.
4. Pengembalian akun ke dalam arsip pada urutannya semula.

Pembuatan rekapitulasi mengawali kegiatan posting. Jika perusahaan

menyelenggarakan jurnal jurnal khusus berkolom, kegiatan posting diawali dengan
penjumlahan kolom-kolom, dan pembuatan ringkasan data rupiah dari kolom lain-lain dalam
jurnal tersebut. Angka rupiah beserta nama dan nomer akun hasil kegiatan pembuatan
rekapitulasi ini siap untuk ditransfer ke akun yang bersangkutan dala buku besar.
Untuk mencatat hasil rekapitulasi tersebut, harus dilakukan penyortasian
terhadap akun dalan buku besar, untuk mencari akun yang bersangkutan dengan yang
tercantum dalam hasil rekapitulai Setelah akun yang dimaksud ditemukan, kemudian diambil
dari arsip, diletakkan di meja untuk disiapkan menerima posting informasi dari rekapitulasi
jurnal. Pencatatan data hasil rekapitulasi jurnal ke dalam akun dilakukan dengan mencatat
tanggal, nama jurnal, halaman jurnal (folio jurnal), dan jumlah rupiah yang didebitkan atau
dikreditkan ke dalam akun tersebut. Setelah kegiatan pencatatan ini selesai dilaksanakan,
akun yang bersangkutan harus dikembalikan ke dalam arsip, pada tempatnya semula, untuk
memudahkan pencariannya kembali dalam kegiatan posting yang lain. Buku besar
merupakan tempat untuk menampung informasi yang akan disajikan dalam lapora
keuangan. Dengan demikian susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan merupakan dasar untuk menyusun akun-akun yang ada dalam buku besar.
Selanjutnya akun-akun yang ada dalam buku besar digunakan sebagai dasar penggolongan
transaksi yang dicatat dalam jurnal. Jika diperlukan rincian mengenai akun tertentu dalam
buku besar, maka dibentuklah buku pembanta Akun yang ada dalam buku besar, yang
dirinci dalam buku pembantu disebut dengan akun kontrol (controlling account), sedangkan
akun yang ada dalam buku pembantu, yang merupakan rincian akun tertentu dalam buku
besar disebut dengan akun pembantu (subsidiary account). Data yang di-posting ke dalam
buku pembantu ini diperoleh dari dokumen sumber atau dari jurnal. Dalam ledgerless
bookkeeping fungsi buku pembantu ini digantikan oleh arsip dokumen sumber.

FORMULIR AKUN BUKU BESAR

 Di atas sudah disebutkan bahwa akun buku besar umumnya berbentuk T, yang
merupakan catatan akuntansi yang dibagi dua secara vertikal, sebelah kiri disebut debit, dan
sebelah kanan disebut kredit Ada berbagai variasi bentuk formulir akun buku besar:
1. Akun dengan debit lebar (wide debit ledger).
2. Akun biasa (regular ledger).
3. Akun berkolom saldo di tengah (center balance ledger).
4. Akun berkolom saldo (balance ledger).
5. Akun ganda berkolom saldo (double ledger with balance ledger).
6. Akun dengan saldo lama dan saldo baru (old and new balance ledger).

Äkun dengan Debit Lebar. Bentuk akun ini menyediakan kolom "keterangann pada
sebelah debit lebih lebar bila dibandingkan dengan kolom "kcterangan" pada sebelah
kredit. Hal ini dilakukan karena penjelasan yang bersangkutan dengan transaksi
pendebitan lebih banyak bila dibandingkan dengan penjelasan yang bersangkutan dengan
transaksi pengkreditan, dan jika penentuan saldonya perlu dilakukan secara periodik. Lihat
contoh bentuk akun pada Gambar 5.1.

Akun Biasa. Bentuk akun ini sangat luas digunakan. Akun ini mempunyai kolom
"keterangan" yang sama lebar untuk sebelah debit maupun sebelah kredit. Umumnya akun
buku besar menggunakan bentuk akun iní. Buku pembantu yang menggunakan bentuk
akun adalah: buku pembantu piutang dan buku pembantu utang. Lihat contoh bentuk akun
ini pada Gambar 5.2.

JURNAL UMUM Halaman:…….

Keterangan Nomor Nomor Debit

Tanggal Kredit
Bukti Akun
 Gambar 5.1 Akun dengan Debit Lebar

Akun Berkolom Saldo di Tengah. Bentuk akun ini digunakan jika diperlukan informasi saldo akun
setiap saat, baik saldo debit maupun saldo kredit dan diperlukan penjelasan yang relatif sama
banyaknya baik untuk transaksi pendebitan maupun transaksi pengkreditan. Kolom saldo diletakkan
di tengah-tengah formulir akun. Akun pembantu piutang dan utang umumnya menggunakan bentuk
formulir ini. Lihat contoh bentuk akun ini pada Gambar 5.3.

Gambar 5.2 Akun Biasa

Sistem Akun Berkolom Saldo. Bentuk akun ini digunakan jika

diperlukan penjelasan yang banyak, baik w transaksi pendebitan maupun
transaksi pengkreditan, dan jika diperlukan informasi saldo saat. Kolom
saldo diletakkan di sebelah kanan untuk memudahkan penyusunan neraca
sisa.

Nama Akun : _______________________No. Akun : ________________

Tgl Keterangan Fol  Debit Sald Kredit  Fol Keterangan Tgl
o

Gambar 5.3 Akun Berkolom Saldo di Tengah

 Untuk menunjukkan apakah saldo yang tercantum dalam kolom
"saldo" merupakan saldo debit ata saldo kredit, ada dua cara merancang
kolom saldo tersebut: (a) dengan mencantumkan kolom D/K untuk
memberi tanda D untuk saldo debit dan K untuk saldo kredit di muka angka
yang tercantum dalam kolon "saldo (lihat Gambar 5.4), dan (b) dengan
membuat kolom saldo debit terpisah dari kolom saldo kredit (lihat Gambar
5.5). Akun pembantu piutang, utang, dan persediaan umumnya
menggunakan bentuk formulir ini.

Nama Akun : ___________ No. Akun : _________________

Tgl Keterangan Fol  Debit Kredit D/K Saldo

Gambar 5.4 Akun Berkolom Saldo Kredit

Bab 5 Buku Besar dan Buku Pembantu Pengolahan data akuntansi

sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat,
mengkiinkaskan, menyimpan, dan mengambil data keuangan. Dalam
mencatat transaksi pembelian bahan baku misalnys, pérusahaan
umumnya tidak hanya menggunakan nama-nama akun Persediaan dan
Utang Dagang, namun mencantumkan pula kode akun (012 Persediaan
Bahan Baku dan 100 Utang Dagang) untuk memudahkan pencatatan,
pengklasifikasian, penyimpanan, dan pengambilan data akuntansi
Penggunaan kode akun, dan bukan nama akun, akan mempercepat
pencarian akun yang akan dust dengan informasi dalam proses posting
Dalam hai tertentu, penggunaan kode skun akan mengurangi pekerjaan
penulisan identitas akun. Tujuan Kode Dalam sistem pengolahan data
akuntansi, kode memenuhi berbagai tujuan berikut ini: 1. Mengidentifikasi
data akuntansi secara unik; 2 Meringkas data 1. Mengklasifikasi akun atau
transaksi 4. Menyampaikan makna tertentu. 101 Mengidentifikasi Data
Akuntansi secara Unik. Data akuntansi perlu diberi identifikasi secara unik
agar dapat dilakukan pencatatan, klasifikasi, penyimpanan, dan
pengambilan data tersebut dengan benar. jika misalnya perusahaan
memiliki 300 debitür, nama debitur bukanlah alat identifikasi yang baik
untuk mencatat transaksi yang bersangkutan dengan tiap debitur Hanya
dengan kode angka misalnya, masing- masing debitur menjadi memiliki
identitas yang unik, yang menjadikan satu debitur berbeda dari debitur
yang lainnya. Meringkas Data. Kode menjadikan data akuntansi lebih
ringkas sehingga memerlukan lebih sedikit ruang dalam pencatatannya.
Dalam pencatatan transaksi penjualan misalnya, Bagian Akuntansi tidak
perlu menuliskan nama akun Beban Pokok Penjuatan dan Persediaan
Produk Jadi, namun cukup menuliskan kode kedus akun tersebut dalam
jurnal umum Mengklasifikasi Akun atau Transaksi. Dalam mengolah data
akuntansi, kode digunakan untuk menunjukkan ke dalam klasifikasi apa
suatu akun atau transaksi dikelompokkan. Misalnya daerah pemasaran
Vogyakarts diberi kode 15, maka semua faktur penjualan untuk transaksi
penjualan yang terjadi di Vogyakarta akan diberi kode 15, sehingga
memudahkan pengklasifikasian informasi penjualan menurut daerah
pemasaran. Menyampaikan Makna Tertentu. Dengan kode kita dapat
menyampaikan informasi yang bermakna tertentu. jika mobil Daerah
Istimewa Yogyakarta diberi kode yang dimulai dengan huruf AB, maka
sebuah mobil yang kodenys dimulai dengan angka AB akan bermakna
tertentu bagi orang yang memahami sistem pemberian kode tersebut.
Metode Pemberian Kode Akun Pemberian kode akun umumnya
didasarkan pada rerangka pemberian kode tertentu, sehingga
memudahkan pemakai dalam penggunaannya. Pemberian kode akun tidak
dimaksudkan agar pemakai menghafalkan kode-kode akun yang disusun,
namun untuk memudahkan pemakai mengikuti rerangka logika pemberian
kode akun, sehinggs dapat menggunakan akun yang disusun untuk
pemberian