Pengambllan, Pengemasan, Penyimpanan dan Pengiriman Spesimen Viral Load (VL) HIV di Fasilitas Layanan Kesehatan [.No. Dokumen _ : 440/870/IV/PUSK/2023 No. Revisi os KEM UPTD SOP | Tanggalterbit _ : 28 Maret 2023 7 PUSKESMAS, G =] dr. Anita Aprifiawati SELOGIRI | Hetaman 119 NIP. 19810421 201001 2 023 VI FIV adalah jumiah HIV dalam darah yang dilaporkan sebagai jumieh sainan RNA HIV per Pengertian | milliter darah atau satuan copies/mL. yang digunakan sebagai pengukuran monitoring dan keberhasilan antiretroviral therapy bagi ODHIV. Memberkan acuan bagi petugas Kesehatan, pengelola program, maupun mitra kerja dalam ‘melakukan penatalaksanaan spesimen VL HIV bagi ODHIV on ART. | * Rencana Aksi Nasionall (RAN) Pencegahan dan Pengendalian HIV AIDS dan PIMS di | Indonesia Tahun 2020 ~ 2024 Kebljakan | « Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun 2022 tentang Penanggulangan Human Immunodeficiency Virus, Acquired Immuno-Deficiency Syndrome, dan Infeksi Menular Seksual Tujuan Unit fasiltas layanan kesehatan yaitu: + poli Hiv, Lokasi + laboratorium perujuk specimen VL HIV, dan + laboratorium rujukan spesimen VL HIV ‘A Pengambilan Spesimen Darah Whole Blood | 1. Dianjurkan untuk pasien yang akan diambil darahnya untuk berpuasa (tidak makan atau minum, kecuali air putin) selama 8-12 jam terlebih dahuiu. 2. Pastikan formulir permintaan pemeriksaan laboratorium dlisi dengan lengkap dan telah ditanda tangani oleh dokter. ‘3. Flebotomis mencocokan identitas pasien dengan formulir pemeriksaan, Prosedur 4, Selain itu, jka fasiitas Kesehatan telah menggunakan sistem terkomputerisasi (label barcode) dapat dilakukan scanning terlebih dahulu pada barcode yang diberkan pasien dan dikonfirmasi identitasnya kepada pasien dengan menanyakan hal berkut ini: a, Nama Lengkap Pasien b. Tanggal Lahir . Alamat 5. Flebotomis mencuci tangan lalu Keringkan dan gunakan sarung tanganvhandschoen.Flabotomis menunjukkan alal yang akan digunakan masin baru dan tersegal 7. Posisikan lengan pasien dan periksa pembuluh darah vena yang akan ditusuk, ada 3 linan pembuluh darah vena untuk pengambilan darah di fossa anticubit: a. Vena basilica b. Vena mediana cubiti © Vena cephalica 8, Bersihkan area penusukan menggunakan alcoho! swab dengan gerakan memutar dari dalam ke luar. ‘8. Pasang fomiquet dengan jarak 7 - 10 om dari tempat penusukan. 410. Pasang jarum pada holder, lalu buka tutup jarum dan pastikan bevel jarum menghadap ke atas ketika melakukan penusukan. 111. Lakukan penusukan dengan sudut 30°ke pembuluh darah vena, 42. Pastkan jarum masuk ke dalam pembuluh darah vena dengan melihat adanya darah yang teri ke dalam chamber. 18, Saat daran sudah mengisitabung EDTA, lepaskan forniquet alu isi sampal batas volume yang tertera pada tabung, Usahakan volume daran didapatkan cukup untuk memenuhi kebutuhan pemeriksaan VL HIV yakni volume penuh dari volume tabung EDTA 14, Sebelum mencabutjarum dari pembuluh darah vena, tekan kassa di atas ttc penusukan Untuk menghentikan perdarahan 15. Cabut jarum lalu aktikan pengaman pada jarum dan segera buang ke dalam sharp container, 16. Lakukan mixingihomogenisasi pada tabung EDTA yang sudan terisi dengan darah pasien sebanyak delapan kali dengan gerakan memutar. 17. Pasang label pasien dan konfimmasi Kembali identitas pada label kepada pasien, lalu letakkan tabung EDTA di rak 18. Buka kassa yang menutupi di fitk penusukan dan pastikan darah sudah tidak ada yang ‘mengalir,lalu pasang plester. B. Pengolahan Spesimen Darah Whole Blood Menjadi Plasma 1. Lakukan proses sentriugasi pada tabung EDTA yang terisi darah pasien dengan kecepatan 2,000G selama 15 menit (setara dengan 1.500 ~ 3.000 RPM selama 5 ~ 15 merit 2. Plasma yang telah terpisah kemudian diambil sebanyak 3 mL menggunakan pipet dan tips yang telah disediakan. 3. Proses pemisahan plasma menggunakan sentritugas! ideal dilakukan dalam waktu 2 jam setelah proses pengambilan darah, 4, Pastikan plasma tidak boleh keruh dan tidak terjadi hemoliss,6. Kemudian plasma dimasukkan Ke dalam cryotube 2 mL sebanyak 2 buah. 6. Lekatkan paraflm pada masing-masing cryotube untuk menghindari Kebocoran dan tumpah. 7. Lalu dlberikan label yang sesual dengan identitas pasien, . Pengemasan dan Pengiriman Spesimen VL HIV 1. Bungkus cyotube dengan absorban lalu masukkan cryotube ke dalam plastik zip fock keci. 2. Masukkan maksimal enam sampel yang ada di dalam plastik zip fock kecil ke dalam Plastic zip lock besar. 3. Masukkan formulir pemeriksaan pasien ke dalam amplop. Lalu masukkan amplop ke dalam plastik. 5, Masukkan ice pack dan ice gel dalam kondisi beku ke dalam wadah rujuken yang berupa kotak styrofoam atau cool box dan cisusun dengan rapi 6. Masukkan spesimen yang telah dibungkus plastic zip ack besar ke dalam coo! box atau Kotak strofoam dan posisikan diantara ice ge! dan ice pack. 7. Bila di dalam coo! box atau Kotak stiofoam masin terinat adanye ruangan kosong yang longgar dapat diganjal dengan potongan kertas/karton/stirofeam untuk mengganjal dan mencegah guncangan pade sampel 8. Lalu masukkan amplop pengiriman ke dalam coo! box/ Kotak stirofoam. 8. Tutup coo! box/ Kotak stirofoam dan segel dengan lakban. 10, Paket spesimen untuk pemeriksaan VL HIV siap dikirimkan ke laboratorium rujukan, 14. Pada program AKSES VL, pengiriman spesimen akan didukung oleh kurir AKSES VL melalui aplikasi SITRUST-HIV. | 12. Peraturan pengiriman dan pengemasan spesimen plasma darah harus memenuhi standar IATA (Intemational Air Transportation Association). | D. Penyimpanan Spesimen VL HIV | 4. Spesimen Darah Whole Blood (EDTA) | a. Tabung EDTA yang telah berisi spesimen darah diberikan label mengenai identitas | asien, tanggal, jam pengambilan, jenis spesimen dan jenis tes yang diminta | (disesuaikan dengan label pada masing-masing faslitas kesehatan) b. Spesimen darah (EDTA) yang akan disimpan diletakkan pada rak tabung yang ‘sesuai ukurannya dengan tabung EDTA. | ©. Tabung yang berisi spesimen tersebut dapat disimpan di suhu 15 — 30°C (suhu ‘uang) untuk ketahanan usia <24 jam.a. Jka Ingin menyimpan lebih lama, darah (EDTA) harus disentnfus ferlebin dahulu untuk dipisahkan plasmanya dengan komponen darah lainnya, 2. Sposimen Plasma Darah ‘a. Beri label identitas pasien pada semua cryotube untuk identiikasi saat dilakukan penyimpanan spesimen plasma darah. b. Letakkan cryotube yang telah berisi spesimen plasma darah pada cryobox. Buat pencatatan khusus mengenai letak spesimen pada cryobox tersebut agar ‘sampel tidak tertukar antara pasien dengan pasien yang lain. fe. Spesimen dapat disimpan pada kondisi dan rentang waktu sebagal berikut: di suhu 48 - 30°C (suhu ruang) untuk ketahanan usia <24 jam, di suhu 2 - 8 °C untuk ketahanan usia 5 haf, di suhu -20°C untuk ketahanan usia 1 tahun, dan di suhu - 70°C untuk Ketahanan usia hingga 6 tahun. 4d. Pada konaisi penyimpanan plasma yang dibekukan (-20°C dan -70°C), maksimum_ proses beku ulang dapat dilakukan sebanyak 3 kall. Tobe! 1. Suhu Penyimpanan dan Ketahanan Usia Sposimen Berdssarkan Suhu “enis Spasimen IC | 15-30% euhuraang) | 2S | 20S | TOC { (= I Who Sood EDTA | 6am Siam WA | WA | NIK Plasma jam 2ajam | Shari] Ttahun |S tahan E. Peng) 1. riman Spesimen Melalui Aplikasi SITRUST-HIV Pengumpulan spesimen ditakukan di hari Senin — Rabu pada jam kerja layanan. Pick-up kurir dilakukan satu kali dalam satu minggu, yaitu di setiap hari Kamis. Pick-up spesimen oleh kurir dapat dilakukan sebelum hari Kamis apabila jumiah spesimen sudah 220 sebelum hari Kamis. Sampel pi (jam 2 siang) di hari yang sama untuk pengiriman dalam kota. Pemesanan order pengiriman via SITRUST-HIV oleh fasyankes PDP/pengirim ‘sebaiknya dilakukan maksimal di hari Rabu. Konfirmasi penerimaan paket oleh laboratorium pemeriksa/penerima sebaiknya 1g lama diterima di laboratorium pemeriksa/penerima di jam 14.00 segera setelah menerima notifikasi pengiriman dari Fasyankes PDP/pengirim atau maksimal di hari Kamis pagi (2 jam 08.00) untuk memberikan waktu Pengemasan spesimen oleh Fasyankes PDP/pengirim,%. Preparasi dan pengemasan sampel sudah dikerjakan maksimal di hari Kamis pagi atau hari pengambilan paket sebelum dilakukan pick up oleh kurir di maksimal jam 10 pagi. 7. Laboratorium pemeriksa/penerima segera melakukan konfirmasi penerimaan melalui SITRUST-HIV setelah paket diterima, dibuka, dan diamati 8. Laboratorium pemeriksa/Fasyankes penerima segera melakukan input dan upload scan hasil pemeriksaan melalui SITRUST-HIV setelah pemeriksaan dilakukan. Hasil pemeriksaan hanya dapat dibuka oleh dokter PDP/pengirim dengan password. E1, Pemesanan Order Pengiriman Spesimen Melalui SITRUST-HIV oleh Fasyankes PDP Pengirim: 4. Petugas Poli HIV pengirim mendata ODHIV yang memenuhi kriteria dilakukannya pemeriksaann VL HIV. 2. Pelugas Poli HIV pengirim merujuk ODHIV ke laboratorium untuk dilakukan pengambilan specimen darah 3. Petugas laboratorium fasyankes PDP/pengirim mengumpulkan spesimen dengan mekanisme sesuai dengan prosedur pengambilan, pengemasan, pengiriman dan penyimpanan spesimen untuk pemeriksaan VL HIV. 4. Petugas laboratorium mengakses aplikasi SITRUST-HIV untuk melakukan permintaan order sebelum batas waktu order yang telah disepakati. 5. Petugas memilin menu “order VL" untuk permintaan pemeriksaan VL pada aplikasi SITRUST-HIV. Order pada SITRUST-HIV mewakili paket spesimen Astinya dalam 1 nomor order, petugas dapat mengirim lebin dari 1 pasien sesuai jumlah spesimen yang akan dirujuk. 6. Pelugas mengakses menu ‘order VL" kemudian memilih laboratorium rujukan sesuai jejaring dan kurir. Sedangkan untuk kurir yang disediakan oleh internal Fasyankes pengirim atau petugas kurir merupakan petugas Fasyankes pengirim tersebut, maka pilin “kurir internat’. 7. Lakukan penginputan data pasier/spesimen dengan memilin ikon *tambah baru’, ulangi langkah tersebut sampai jumlah pasien/spesimen sesuai dengan jumian yang akan dikirimkan. 8, Pilih tombol "buat order” jika semua data pasien/spesimen selesai diinput, ilakukan. proses order telah selesai9. Notifikasi order akan masuk ke laboratorium rujukan pemeriksalFasyankes penerima untuk dilakukan konfirmasi penerimaan atau penolakan. Jika diterima maka notifikasi order akan masuk ke kurir dan akan dilakukan penjemputan pengambilan spesimen, Jika ditolak, maka Fasyankes PDP/pengirim perlu irim ke Fasyankesflaboratorium lain sesuai melakukan order ulang untuk di dengan kebijakan dan kesepakatan. E2. Konfirmasi Penerimaan Paket Akan Diterima atau SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa: 4. Petugas Laboratorium membuka aplikasi SITRUST-HIV. 2. Pilih menu *konfirmasi’ untuk menginformasikan apakah permintaan order dari Pengirim dapat diterima atau ditolak. 3. Pilih order yang ingin dikonfirmasi, kemudian klik pilihan “ditolak’ atau “diterima” ~ lakukan analisa Fasyankes PDP pengirim, jumlah spesimen yang akan dikirim dengan ketersediaan logistik di laboratorium dan kebijakan yang telah disepakati, diharapkan jika sudah sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan maka sampel dapat diterima dan dilakukan pemeriksaan sesuai prosedur. 4. Order yang telah dikonfirmasi “diterima” akan masuk dalam SITRUST-HIV kurir untuk dilakukan penjemputan spesimen. Order yang belum dikonfirmasi atau dikonfirmasi “ditolak” tidak akan masuk dalam SITRUST-HIV kurir, sehingga pentit apakah diterima atau ditolak. £3. Pengantaran dan Penerimaan Paket Spesimen Menggunakan SITRUST-HIV | bagi proses laboratorium rujukan/pemeriksa untuk melakukan konfirmasi oleh Kurir: i 1. Kurir akan menerima notifikasi order yang telah dikonfirmasi penerimaan oleh laboratorium rujukan/pemeriksa. 2. Kurir melakukan pengambilan paket spesimen dari unit laboratorium sesuai kesepakatan bersama tanpa melalui pendaftaran/adminsitrasi. 3. Kurir melakukan konfirmasi pengambilan paket saat tiba di Fasyankes PDP Pengirim dan mengambil paket tersebut di aplikasi SITRUST-HIV, dengan memilih menu “pengambilan’, pillh order yang telah diambil, kemudian isikan tanggal pengambilan, jam pengambilan dan keterangan telah diambil dari polugas dengan menyertakan nama petugas,4. Kurir_melakukan proses pengiriman pakel spesimen dengan tata cara penanganan yang balk (tidak dibalik, tidak ditumpuk, tidak terkena panas, dil). 5. Kurir mengantarkan paket spesimen pada laboratorium rujukan/pemeriksa sesuai label tertera pada kotak & aplikasi SITRUST-HIV sesuai batas waktu Penerimaan yang telah disepakatl 6. Kurir menyerahkan paket spesimen langsung ke unit yang telah disepakati, ‘mengakses aplikasi SITRUST-HIV dan mengkonfirmasi paket telah sampai, dengan memilih menu "sampai tujuan’ order yang sedang dikirimkan dan pith tombol “sampai tujuan’, isi tanggal sampai tujuan, jam sampai tujuan dan keterangan penerima paket. E4. Penerimaan Paket Spesimen dan Penginputan Hasil Pemeriksaan Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa: 1. Petugas laboratorium menerima paket spesimen, memeriksa kondisi spesimen yang dikirim dan kemudian melakukan konfirmasi melalui SITRUST-HIV bahwa Paket sudah diterima dan memberitahukan kondisi paket tersebut dan menambahkan keterangan jika diperiukan. 2. Lakukan konfirmasi penerimaan di SITRUST-HIV dengan piih menu “penerimaan’. Pilih order yang telah sampai, piih tombol “detail” untuk memberikan feedback kondisi paket yang diterima. Berikan konfirmasi apakah kondisi paket dalam keadaan “baik” atau “rusak”, 3. Klik Konfirmasi penerimaan jika semua spesimen telah dilakukan update kondisi spesimen, 4. Lakukan pemeriksaan Viral Load sesuai dengan SPO. 5. Lakukan penginputan hasil di aplikasi SITRUST-HIV jika hasil pemeriksaan Viral Load sudah keluar 6. Pilih menu *hasif untuk menginput hasil pemeriksaan spesimen di menu utama SITRUST-HIV. 7. Pith order yang ingin diinput, pin tombol “detail” untuk mulai mengisi hasil pemeriksaan tiap spesimen. 8. Input data hasil pemeriksaan tiap spesimen secara benar dan lengkap, klk “simpar 9. Kiik *Foto/Document Hasil_ Pemeriksaan” untuk uploadimengunggah foto/dokumen hasil pemeriksaan kemudian Klik "Browse",10. Pilih file yang akan diupioad, kemudian klik "Upload". Selanjutnya kik "Selesar” ES. Melihat Hasil Pemeriksaan dan Ekspor Laporan untuk Pencatatan ARK Menggunakan SITRUST-HIV oleh Fasyankes PDP Pengirim: 1. Login di SITRUST-HIV dengan akun yang telah disiapkan oleh admin. 2. Menu “monitoring” digunakan untuk melakukan treking status pengiriman specimen dan menu “laporan pemeriksaan” digunakan untuk ekspor laporan. Pilih menu “laporan pemeriksaan’ untk melakukan ekspor hasil pemeriksaan. Pilih tombol “export ARK” dibagian atas tampilan tabel spesimen, buka file Excel laporan di bagian download laptop/desktop petugas. Untuk kebutuhan ARK dapat lakukan impor dari Excel tersebut langsung dalam file ARK tanpa harus melakukan input dari awal E6. Memasukkan Pemeriksaan ODHIV Internal Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa: * SITRUST-HIV mencatat rujukan pasien untuk pemeriksaan dalam satu Fasyankes yang sama. 2. Pilih “permintaan pemeriksaan VL" di bagian menu permintaan pemeriksaan internal untuk mencatat pasien yang dirujuk ke laboratorium rujukan/pemeriksa. Klik “tambah baru” untuk menginput order permintaan Ppemeriksaan. Lengkapi data pasien yang dirujuk secara lengkap dan benar lalu klik “simpan", Pasien yang benar sampai ke layanan laboratorium, telah diperiksa dan memiliki hasil pemeriksaan dapat dicatat pada menu “hasil pemeriksaan”. Pasien yang tidak datang ke layanan, tidak perlu dilakukan penginputan hasil, 6. Pilih nama pasien yang hasilnya akan diinput. Klik. “konfirmasi” untuk mengkonfirmasi bahwa pasien sampai ke laboratorium untuk melakukan pemeriksaan. Setelah dilakukan konfirmasi maka tombol “input hasil" akan keluar. Pilih menu *hasit. 9. __Lengkapi data yang dibutuhkan dengan lengkap, kemudian klik simpan. ‘AlgoritmaPemerikeaan VL Rudin Nilai VE Nilai 250 ~ <1000 kopi/ml 1000 kopi/ml { 3 4 VL ‘Nilai VL £50 kopi/ml (WL tidak terdetelesi) 7 Lewes iE af Taluukan konseling Jika dengan NNRTI, kepafuhan pengobatan dan ‘Switch ke regimen, ulangi VL setelah 3 bulan © || pengobatan ARV yang Tanjuckan pengobatan ARV SEE Nila VE Nilai VL 50 kopi/mt >1000 kopi/ml (WL tidak terdetelai) I | Lanjutkan Lakakan konacling ‘Switch ke regimen kepatuhan pengobatan dan pengobatan ARV yang sesuai J | lang: Vi setelnh 3 bulan # pengobatan ARV Gambar 1. Algoritma Pomeriksaan VL HIV untuk ODHIV on ART Referensi Updated recommendations on HIV prevention, infant diagnosis, aniretroviraliniation, and monitoring: March 2021. Geneva: World Health Organization, 2021. Licence: CC BY-NC-SA3.0 IGO ‘Technical and operational considerations for implementing HIV viral load testing: July 2014. Geneva: World Health Organization; 2014, Procedures for the Handling and Processing of Blood Specimens for Common Laboratory Tests: Approved Guideline-4* Edition: May 2010, Pennsylvania: Clinical and Laboratory Standards Insitute; 2010 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun 2022 tentang Penanggulangan Human Immunodeficiency Virus, Acauited Immuno-Deficiency Syndrome, dan Infeksi Menular Seksual