KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN

SURAT EDARAN
NOMOR SE- 7/PKN/2022

TENTANG

PENEGASAN KEMBALI TATA CARA PERIZINAN MENINGGALKAN ASRAMA

BAGI MAHASISWA DENGAN PENDIDIKAN BERASRAMA

Yth. 1. Para Ketua Program Studi;

2. Para Kepala Bagian;
3. Kepala Unit Pembangunan Karakter; dan
3. Para Mahasiswa dengan Pendidikan Berasrama,
di Lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN.

A. Umum
Memperhatikan kebijakan mengenai pelaksanaan kuliah tatap muka dan tingkat vaksinasi
mahasiswa asrama serta dalam rangka memberikan penjelasan mengenai tata cara
pengajuan, pelaksanaan, pengawasan, pembatalan, serta pencabutan dan/atau
pembekuan perizinan meninggalkan asrama bagi mahasiswa dengan pendidikan
berasrama, perlu menetapkan Surat Edaran tentang Penegasan Kembali Tata Cara
Perizinan Meninggalkan Asrama Bagi Mahasiswa dengan Pendidikan Berasrama.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan Surat Edaran ini yaitu untuk menegaskan kembali mengenai Tata
Cara Perizinan Meninggalkan Asrama Bagi Mahasiswa dengan Pendidikan Berasrama.

C. Ruang Lingkup
Surat Edaran ini memuat pengaturan dan penegasan mengenai Tata Cara Perizinan
Meninggalkan Asrama Bagi Mahasiswa dengan Pendidikan Berasrama.

D. Dasar Hukum
1. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 223/PMK.01/2020 tentang
Statuta Politeknik Keuangan Negara STAN;
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 160/PMK.01/2020 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Politeknik Keuangan Negara STAN;
3. Peraturan Direktur Politeknik Keuangan Negara STAN Nomor PER-11/PKN/2021
tentang Pembangunan Karakter di Lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN;
4. Peraturan Direktur Politeknik Keuangan Negara STAN Nomor PER-04/PKN/2017
tentang Hak, Kewajiban, dan Disiplin Mahasiswa Politeknik Keuangan Negara STAN;
5. Keputusan Direktur Politeknik Keuangan Negara STAN Nomor KEP-284/PKN/2021
tentang Penetapan Program Studi dengan Metode Pendidikan Berasrama pada
Politeknik Keuangan Negara STAN Tahun Akademik 2021/2022;

1
 6. Keputusan Direktur Politeknik Keuangan Negara STAN Nomor KEP-98/PKN/2020
tentang Pembentukan Gugus Tugas Penanganan Corona Virus Disease 2019
(COVID-19) di Lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN sebagaimana telah
diubah dengan Keputusan Direktur Politeknik Keuangan Negara STAN Nomor KEP-
35/PKN/2022 tentang Perubahan atas Keputusan Direktur Politeknik Keuangan
Negara STAN Nomor KEP-98/PKN/2020 tentang Pembentukan Gugus Tugas
Penanganan Corona Virus Disease 2019 (COVID-19) di Lingkungan Politeknik
Keuangan Negara STAN.

E. Ketentuan
1. Jenis dan Ketentuan Umum Izin Meninggalkan Asrama
a. Izin meninggalkan asrama terdiri atas:
1) Izin pesiar;
2) Izin bermalam; dan/atau
3) izin khusus.
b. Ketentuan izin pesiar sebagaimana dimaksud pada huruf a poin 1), adalah sebagai
berikut:
1) diberikan untuk keperluan meninggalkan asrama untuk durasi waktu paling
lama 12 (dua belas) jam;
2) dilaksanakan pada hari sabtu dan minggu, mulai pukul 08.30 sampai dengan
pukul 20.30 WIB;
3) diajukan paling lambat pada hari kamis pukul 08.00 WIB untuk pelaksanaan
izin di minggu yang sama;
4) tidak diperkenankan menginap di luar asrama; dan
5) menginput hasil asesmen mandiri melalui pranala
https://linktr.ee/asramapknstan sebelum kembali ke asrama.
c. Ketentuan izin bermalam sebagaimana dimaksud pada huruf a poin 2), adalah
sebagai berikut:
1) diberikan untuk keperluan meninggalkan asrama lebih dari 12 (dua belas) jam;
2) dilaksanakan pada hari sabtu sampai dengan minggu, mulai pukul 08.30
sampai dengan pukul 20.30 WIB;
3) waktu pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam poin 2), dapat dimajukan
paling cepat menjadi hari jum’at pukul 15.00, dalam hal:
a) terdapat keterbatasan sarana transportasi bagi mahasiswa Alih Program
yang telah berkeluarga; dan/atau
b) waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan lebih dari 5 (lima) jam
perjalanan sesuai dengan moda transportasi yang digunakan.
4) diajukan paling lambat pada hari kamis pukul 08.00 WIB untuk pelaksanaan
izin di minggu yang sama; dan
5) menginput hasil asesmen mandiri melalui pranala
https://linktr.ee/asramapknstan sebelum kembali ke asrama.
d. Ketentuan izin khusus sebagaimana dimaksud pada huruf a poin 3) adalah
sebagai berikut:
1) diberikan dalam hal terdapat kondisi tertentu yang meliputi:
a) sakit;
b) orangtua/mertua/suami/istri/anak/kakak/adik meninggal dunia dan/ atau
sakit keras;
c) mendapatkan penugasan;
d) melahirkan;
e) melaksanakan tugas kedinasan; dan/atau

2
 f) alasan lain yang ditentukan oleh Kepala Unit Pembangunan Karakter
(UPK).
2) melampirkan dokumen pendukung; dan
3) menginput hasil asesmen mandiri melalui pranala
https://linktr.ee/asramapknstan sebelum kembali ke asrama.

2. Pengajuan dan Pelaksanaan Izin Meninggalkan Asrama

a. Mahasiswa mengajukan izin meninggalkan asrama dengan cara mengisi formulir
melalui pranala https://linktr.ee/asramapknstan.
b. Isian formulir sebagaimana dimaksud pada huruf a sekurang-kurangnya memuat:
1) Nama Mahasiswa;
2) Tanggal dan waktu pelaksanaan izin (waktu keluar asrama dan waktu kembali
ke asrama);
3) Keperluan;
4) Lokasi pelaksanaan; dan
5) Pernyataan kesediaan mengikuti ketentuan yang berlaku.
c. Kepala UPK memberikan persetujuan atau penolakan atas pengajuan izin.
d. Dalam memberikan persetujuan atau penolakan sebagaimana dimaksud pada
huruf c, Kepala UPK dapat mempertimbangkan rekomendasi dari asisten yang
ditunjuk.
e. Penolakan pengajuan izin dapat dilakukan apabila:
1) Dalam hal izin khusus:
a) alasan pengajuan tidak sesuai dengan kondisi sebagaimana dimaksud
pada angka 1 huruf d poin 1); atau
b) tidak melampirkan dokumen pendukung sebagaimana dimaksud pada
angka 1 huruf d poin 2), kecuali dalam kondisi darurat medis;
2) Pengajuan melewati batas waktu yang telah ditentukan;
3) Terdapat kesalahan input tanggal dan waktu pelaksanaan izin (waktu keluar
asrama dan/atau waktu kembali ke asrama);
4) Terdapat pengajuan ganda atas nama mahasiswa yang sama di waktu
pelaksanaan izin yang sama;
5) Terdapat indikasi ketidakwajaran dalam durasi waktu pelaksanaan izin; dan
/atau
6) Hal lain sesuai pertimbangan Kepala UPK.
f. Mahasiswa melakukan monitoring secara berkala atas status pengajuan izin
melalui pranala https://linktr.ee/asramapknstan.
g. Kepala UPK menerbitkan:
1) Surat izin, dalam hal pengajuan izin disetujui; atau
2) Pemberitahuan, dalam hal pengajuan izin ditolak.
h. Dalam hal pengajuan izin ditolak sebagaimana dimaksud pada huruf g poin 2),
Mahasiswa dapat mengajukan izin untuk yang kedua kali, selama masih berada
dalam jangka waktu yang ditentukan sebagaimana dimaksud pada angka 1 huruf b
poin 3) dan huruf c poin 4) dan selanjutnya mengikuti ketentuan sebagaimana
prosedur pengajuan pertama.
i. Mahasiswa meninggalkan asrama sesuai dengan waktu yang disetujui oleh UPK
dan tercantum dalam surat izin.
j. Mahasiswa tidak berhak atas fasilitas konsumsi yang disediakan oleh PKN STAN
saat meninggalkan asrama sebagaimana dimaksud pada huruf i.
k. Mahasiswa wajib mematuhi protokol kesehatan saat melaksanakan izin
meninggalkan asrama.

3
 l. Petugas keamanan melakukan pengecekan terhadap mahasiswa yang akan
keluar dari PKN STAN untuk melaksanakan izin dan saat kembali ke PKN STAN
selesai melaksanakan izin.
m. Pengecekan sebagaimana dimaksud dalam huruf l, dilakukan untuk memastikan:
1) mahasiswa telah memperoleh surat izin untuk meninggalkan asrama;
2) mahasiswa mematuhi protokol kesehatan saat keluar dan kembali ke asrama;
3) kesesuaian identitas mahasiswa yang memperoleh izin; dan
4) kesesuaian waktu keluar dan kembali ke asrama dengan yang tercantum di
surat izin.
n. Mahasiswa dapat membawa barang ke dalam asrama setelah melakukan
pengisian formulir penerimaan barang. Barang yang dapat dibawa masuk ke
asrama adalah barang yang diizinkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
o. Izin khusus dapat diperpanjang dengan melakukan pengajuan izin baru.

3. Pengawasan atas Pelaksanaan Izin Meninggalkan Asrama

a. Secara periodik, UPK melakukan pemantauan atas ketertiban pelaksanaan izin.
b. Dalam pemantauan sebagaimana dimaksud pada huruf a, UPK dapat dibantu oleh
organisasi kemahasiswaan yang merupakan pengurus mahasiswa asrama.
c. Dalam hal terdapat indikasi pelanggaran ketentuan perizinan, UPK dapat
menindaklanjuti dengan penelitian.
d. Hasil penelitian sebagaimana dimaksud dalam huruf c, disampaikan kepada
Direktur melalui Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan, dan selanjutnya dapat
ditindaklanjuti sesuai ketentuan yang berlaku.
e. Dalam hal indikasi pelanggaran dapat dibuktikan, mahasiswa dapat diberikan
pengurangan nilai perilaku yang menjadi bagian dari penilaian karakter dan/atau
penjatuhan hukuman disiplin sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Pembatalan Izin Meninggalkan Asrama
a. Mahasiswa tidak dapat melakukan pembatalan atas izin yang telah memperoleh
persetujuan.
b. Pembatalan izin hanya dapat dilakukan oleh Wakil Direktur Bidang
Kemahasiswaan c.q. Kepala UPK dengan pertimbangan tertentu.
c. Pertimbangan tertentu sebagaimana dimaksud pada huruf b antara lain:
1) mahasiswa sakit di asrama saat hari pelaksanaan izin, yang dibuktikan dengan
rekomendasi istirahat dari dokter poliklinik;
2) terdapat kegiatan pembangunan karakter yang wajib dilaksanakan oleh
mahasiswa dan tidak dapat dilakukan secara daring;
3) terjadi bencana alam/nonalam yang mengakibatkan adanya risiko yang
mengancam keselamatan di luar lingkungan PKN STAN;
4) terdapat indikasi pelanggaran yang bersifat kesengajaan oleh mahasiswa atas
ketentuan yang berlaku di PKN STAN; dan/atau
5) hal lain yang ditetapkan oleh Direktur.
d. Dalam hal terdapat pembatalan izin meninggalkan asrama, Kepala UPK
menyampaikan pemberitahuan kepada mahasiswa.
5. Pencabutan atau Pembekuan Izin Meninggalkan Asrama
a. Hak izin meninggalkan asrama dapat dicabut dan/atau dibekukan dengan
mempertimbangkan prestasi akademik, nilai kepribadian, dan/atau pertimbangan
lain dari Direktur, Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan, dan/atau Kepala UPK.
b. Izin yang dapat dicabut dan/atau dibekukan sebagaimana dimaksud pada huruf a
adalah izin pesiar dan/atau izin bermalam.
c. Pertimbangan lain sebagaimana dimaksud pada huruf a antara lain:

4
 1) Terbukti terjadi pengulangan atas pelanggaran peraturan akademik dan/atau
nonakademik yang bersifat kesengajaan;
2) Terbukti terjadi pelanggaran yang terkait dengan integritas dan/atau kejujuran
mahasiswa baik dalam konteks akademik maupun nonakademik; dan/atau
3) Hal lain yang ditetapkan oleh Direktur, Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan,
dan/atau Kepala UPK.
d. Dalam hal terdapat pencabutan dan/atau pembekuan izin meninggalkan asrama,
Kepala UPK menyampaikan pemberitahuan kepada mahasiswa.

F. Penutup
1. Seluruh mahasiswa dengan pendidikan berasrama dan pihak yang terkait agar
mengetahui dan melaksanakan ketentuan dalam Surat Edaran ini.
2. Proses pengajuan, pelaksanaan, pengawasan, pembatalan, dan
pencabutan/pembekuan izin yang telah dilakukan dan tidak bertentangan dengan
Surat Edaran ini, dinyatakan tetap berlaku.
3. Perizinan meninggalkan asrama dalam hal terdapat jeda pembelajaran, jeda
semester, libur sesuai kalender akademik, dan kondisi tertentu lainnya, dapat diatur
lebih lanjut.
4. Surat Edaran ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan ketentuan pada Surat
Edaran Direktur Politeknik Keuangan Negara STAN Nomor SE-2/PKN/2022 tentang
Tata Cara Perizinan Meninggalkan Asrama Bagi Mahasiswa dengan Pendidikan
Berasrama dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Demikian disampaikan, untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Tangerang Selatan

pada tanggal 20 Mei 2022
DIREKTUR POLITEKNIK KEUANGAN
NEGARA STAN

Ditandatangani secara elektronik

RAHMADI MURWANTO