A.

Pendahuluan

Key Performance Indicator (KPI), merupakan matriks financial atau non financial
yang digunakan untuk membantu suatu organisasi (Rumah Sakit) dalam menentukan mutu
pelayanan yang spesifik di bidang kefarmasian. KPI meliputi:

a. Medication Error (kesalahan pengobatan)

b. Ketersediaan barang

c. Respon time

d. Kepuasan pelanggan

e. Lead time (waktu tunggu)

Manfaat Penerapan Key Performance Indicators (KPI) adalah:1

• Melalui metode Key Performance Indicators maka kinerja setiap pegawai dapat dievaluasi
secara lebih objektif dan terukur, sehingga dapat mengurangi unsur subjektivitas yang sering
terjadi dalam proses penilaian kinerja pegawai.

• Melalui penentuan Key Performance Indicators secara tepat, setiap pegawai juga menjadi
lebih paham mengenai hasil kerja yang diharapkan darinya. Hal ini akan mendorong pegawai
bekerja lebih optimal untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.

• Melalui penetapan Key Performance Indicators yang objektif dan terukur, maka proses
pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan secara lebih transparan dan sistematis.

• Hasil skor Key Performance Indicators yang objektif dan terukur juga dapat dijadikan dasar
untuk pemberian reward (bonus) dan punishment (hukuman) pegawai. Dengan demikian,
pegawai yang kinerjanya lebih bagus akan mendapat reward, sebaliknya yang kerjanya
kurang baik akan mendapat punishment.

KPI ini mengacu pada Kepmenkes RI No. 129/ Menkes/SK/II/ 2008 Tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Standar pelayanan minimal adalah suatu ketentuan tentang
jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh
setiap warga secara minimal. Berdasarkan Kepmenkes RI No. 129/ Menkes/SK/II/ 2008
Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, terdapat beberapa indikator dan standar
dalam pelayanan farmasi:3

- Waktu tunggu pelayanan:

a. Obat Jadi: ≤ 30 menit

b. Obat racikan: ≤ 60 menit

- Tidak adanya kejadian kesalahan pemberian obat: 100%

- Kepuasan pelanggan: ≥ 80%

- Penulisan resep sesuai formularium: 100%

B. Key Performance Indicators (KPI) di Depo Kemuning, RSUP Dr. Hasan Sadikin

1. Ketersediaan Barang

Analisa KPI untuk ketersediaan barang merupakan indikator yang digunakan untuk
melihat atau mengetahui pemenuhan jumlah item dari defekta yang diminta di
masing-masing depo. Caranya yaitu dengan mendata jumlah item yang diminta dan
yang diterima oleh depo baik dalam segi jenis maupun kuantitasnya. Adapun data
yang diperoleh yaitu:

Tanggal Jumlah Item Jumlah Item Defekta Pemenuhan per item

Defekta Defekta yang Dikirim Defekta yang Dikirim
3 Januari 2012 111 84 99.3
8 Januari 2012 149 109 97.78
13 Januari 2012 64 40 97.83
14 Januari 2012 160 117 99.44
20 Januari 2012 75 61 97.19
24 Januari 2012 101 75 99.75
27 Januari 2012 152 106 98.87
31 Januari 2012 97 62 98.68
Total 909 654 788.84
Persentase 71.95% 98.60%

Keterangan:
Jumlah item defekta yang dikirim
- Persentase Ketersediaan obat (jenis obat): x 100 %
Jumlah item defekta
- Target ketersediaan obat: 80%

Hasil KPI ketersediaan barang, yaitu:

1. Untuk ketersediaan obat: 71.95%

Dalam hal ini, masih belum memenuhi target ketersediaan obat yang telah ditetapkan yaitu
80%. Beberapa faktor yang menyebabkan target ini tidak tercapai, antara lain:

- Adanya peralihan dalam sistem pengadaan yaitu pengadaan dari apotek koperasi
menjadi sistem satu pintu, yang dikelola oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
Sehingga perlu adanya perbaikan-perbaikan dalam hal pengadaan dalam penyediaan
BMHP ini.

- Perencanaan yang kurang baik. Perlu adanya perencanaan yang baik, sehingga BMHP
yang digunakan dalam resep atau order dokter, tersedia di Depo Kemuning
2. Untuk pemenuhan jumlah (quantity) setiap item yang dikirim: 98.60%

Dalam hal pemenuhan jumlah, sudah baik.

2. Evaluasi Lama Waktu Pelayanan

Evaluasi lama waktu pelayanan (Respon time) adalah evaluasi waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan order atau resep dokter, dari saat resep akan di-entry di
komputer sampai resep diserahkan ke pasien. Untuk minimal ketercapaiannya di depo
yaitu ≥ 80%. Untuk resep non racikan ≤ 20 menit dan untuk resep racikan yaitu ≤ 45
menit.

Waktu Rata-
Jumlah Waktu Keluar Waktu
No Tanggal Masuk rata(Menit
R/
Resep Resep (Menit) )
1 15 Februari 5 07.48 08.43 55 11
2 2012 5 07.51 08.44 53 10.6
3 8 07.53 08.44 51 6.4
4 6 07.55 08.47 52 8.7
5 3 07.57 08.50 43 14.3
6 8 08.00 08.50 50 6.3
7 3 08.01 08.58 57 19.0
8 9 08.02 08.51 49 5.4
9 8 08.03 08.51 48 6.0
10 9 08.03 08.58 55 6.1
11 2 08.04 09.22 78 39.0
12 3 08.06 08.52 48 16.0
13 1 08.06 08.59 53 53.0
14 10 08.07 08.59 52 5.2
15 1 08.07 09.00 53 53.0
16 8 08.10 09.01 51 6.4
17 5 08.11 08.52 41 8.2
18 2 08.11 09.01 50 25.0
19 5 08.14 09.06 52 10.4
20 5 08.14 09.06 52 10.4
21 2 08.16 09.06 50 25.0
22 6 08.23 09.07 44 7.3
23 4 08.23 09.07 44 11.0
24 10 08.25 09.07 42 4.2
25 5 08.25 09.09 44 8.8
26 3 08.27 09.17 50 16.7
27 8 08.29 09.22 53 6.6
28 6 08.30 09.09 39 6.5
29 7 08.30 09.09 39 5.6
30 6 08.32 09.27 55 9.2
31 5 08.33 09.27 54 10.8
32 6 08.34 09.28 54 9.0
33 6 08.36 09.26 50 8.3
34 7 08.37 09.20 43 6.1
35 6 08.38 09.39 61 10.2
36 7 08.39 09.24 45 6.4
37 5 08.45 09.34 49 9.8
38 10 08.53 09.44 51 5.1
39 5 08.54 09.53 59 11.8
40 12 08.56 09.46 50 4.2
41 10 09.03 09.48 45 4.5
42 8 09.03 09.39 36 4.5
43 7 09.11 09.56 45 6.4
44 4 09.11 09.55 44 11.0
45 2 09.11 09.52 41 20.5
46 10 09.14 09.57 43 4.3
47 3 09.25 09.59 39 13.0
48 4 09.25 10.00 35 8.8
49 3 09.25 10.00 35 11.7
50 10 09.29 09.59 40 4.0
51 16 Februari 10 09.15 09.56 41 4.1
52 2012 6 09.16 09.57 41 6.8
53 15 09.18 10.34 76 5.1
54 6 09.18 09.57 39 6.5
55 4 09.19 09.58 39 9.8
56 4 09.20 09.55 35 8.8
57 17 90.21 09.58 37 2.2
58 3 09.22 09.55 33 11.0
59 15 09.23 09.57 34 2.3
60 1 09.44 10.13 29 29.0
61 7 09.38 10.36 58 8.3
62 2 09.39 10.11 32 16.0
63 4 09.42 10.21 39 9.8
64 10 09.45 10.25 40 4.0
65 9 09.46 10.20 34 3.8
66 2 09.48 10.12 24 12.0
67 4 09.49 10.21 32 8.0
68 2 09.50 10.21 31 15.5
69 5 09.50 10.21 31 6.2
70 11 09.51 11.09 78 7.1
71 11 09.52 10.22 30 2.7
72 14 09.54 10.22 28 2.0
73 10 09.55 10.22 27 2.7
74 1 09.56 10.23 27 27.0
 75 9 09.56 10.35 39 4.3
76 3 09.58 10.36 38 12.7
77 4 09.59 10.36 37 9.3
78 8 10.00 10.36 36 4.5
79 8 10.02 10.37 35 4.4
80 3 10.02 10.37 35 11.7
81 8 10.03 10.39 36 4.5
82 2 10.05 10.40 35 17.5
83 3 10.05 10.41 36 12.0
84 8 10.07 10.41 34 4.3
85 7 10.12 10.41 29 4.1
86 2 10.13 10.42 29 14.5
87 5 10.14 10.43 29 5.8
88 10 10.15 10.53 38 3.8
89 5 10.17 10.45 28 5.6
90 1 10.18 10.44 26 26.0
91 7 10.18 10.43 25 3.6
92 5 10.23 10.44 21 4.2
93 7 10.24 11.19 55 7.9
94 1 10.26 11.07 41 41.0
95 3 10.27 11.07 40 13.3
96 3 10.31 11.07 36 12.0
97 5 10.31 11.08 37 7.4
98 4 10.33 11.08 35 8.8
99 2 10.34 11.09 35 17.5
100 3 10.45 11.10 25 8.3

Keterangan :
Waktu pelayanan dihitung ketika resep mau di entry ke computer sesudah persyaratan
administrasi terpenuhi.

 Standar pelayanan untuk resep non racikan adalah ≤ 20 menit

 Standar pelayanan untuk resep racikan adalah ≤ 45 menit
 Target standar pelayanan adalah ≥ 80% untuk masing-masing resep racikan maupun
resep non racikan
 Data yang diambil 50 resep non racikan

Cara perhitungan :

 Data yang diambil = Y

 Data yang diambil  20 untuk resep nonracikan = X
 Data yang diambil  45 untuk resep racikan = X

%=

Target  80 %

Perhitungan :

Diketahui : jenis resep : non racikan

data yang diambil (Y) = 100

data dengan waktu pelayanan  20 menit (X) = 91

1. Data dengan waktu pelayanan  20 menit

X
% = x 100 %
Y

91
= x 100%
100

= 91 %

B. Resep Racikan

Waktu
Jumlah Waktu Keluar Waktu Rata-
No Tanggal Masuk
R/ rata(Menit)
Resep Resep (Menit)
1 15 Februari 2012 10 08.15 09.49 94 9.4
2 4 08.18 09.43 85 21.25
3 16 Februari 2012 1 09.27 10.34 67 67
4 2 09.48 10.34 46 23

Perhitungan :
Diketahui : jenis resep: racikan

data yang diambil (Y): 4

data dengan waktu pelayanan  45 menit (X) = 3

Data dengan waktu pelayanan  45 menit

X
% = x 100 %
Y

3
= x 100%
4

= 75 %

Dari hasil perhitungan diatas, terlihat bahwa waktu pelayanan untuk resep racikan kurang dari target
ketercapaian yaitu kurang dari 80%. Hal ini dapat disebabkan karena jumlah resep racikan yang
diambil untuk perhitungan hanya 4 lembar resep, sehingga tidak dapat menggambarkan secara baik
keadaan pelayanan yang sebenarnya dalam pengerjaan resep racikan ini. Untuk itu perlu adanya
penambahan jumlah resep agar hasil perhitungan yang diperoleh dapat menggambarkan keadaan
pelayanan dengan lebih baik.

3. Kepuasan Pasien
Kepuasan pelanggan diukur dengan cara menginterpretasikan hasil kuesioner yang
dibagikan secara acak kepada 50 responden (pasien atau keluarga pasien) di Depo
Kemuning. Adapun hasil yang diperoleh dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel Hasil Pendataan Kuisoner Kepuasan Responden

Pertanyaan Ya Tidak % Ya % Tidak

1. Apakah Bapak/Ibu/Saudara mudah menemukan Depo 43 7 86 14

Farmasi di Rumah Sakit ini?

2. Apakah Bapak/Ibu/Saudara dilayani dengan baik dan 44 6 88 12

sopan oleh petugas Depo Farmasi kami?

3. Apakah resep/kartu obat Bapak/Ibu/Saudara

disiapkan dengan lengkap oleh petugas Depo Farmasi 48 2 96 4
kami?

4. Apakah menurut Bapak/Ibu/Saudara harga obat-

obatan dan alat kesehatan di Depo Farmasi cukup 50 0 100 0
terjangkau?
 5. Apakah etiket pada kemasan obat-obatan yang 46 4 92 8
Bapak/Ibu/Saudara beli jelas dan mudah dimengerti?

6. Pada waktu penyerahan obat, apakah

Bapak/Ibu/Saudara diberikan informasi yang 32 18 64 36
berkaitan dengan obat-obatan yang anda beli?

7. Apakah informasi yang diberikan jelas dan mudah 30 20 60 40

dimengerti?

8. Apakah resep/kartu obat Bapak/Ibu/Saudara dilayani 32 18 64 36

kurang dari 30 menit?

9. Apakah fasilitas yang ada di ruang tunggu cukup 41 9 82 18

memadai?

10.Apakah anda langsung dilayani pada saat anda 38 12 76 24

memasukan resep di loket penyerahan resep?

Total Nilai 404 96 80,8 19,2

Diagram Persentase Kepuasan Responden

95 Kepuasan Pasien
85
75
65
55
45
35
Persen (%)

25
15
5
Lokasi Pelayanan Resep Harga ter- Etiket jelas Diberikan Informasi Pelayanan Fasiltas rg. Langsung
mudah baik & lengkap ? jangkau ? & mudah informasi jelas dan kurang tunggu dilayani ?
dite- sopan ? dimengerti ? mudah dari 30 memadai ?
mukan? ? dimengerti menit?
?

Ya 86 88 96 100 92 64 60 36 82 76
Tidak 14 12 4 0 8 36 40 64 18 24

Dengan melihat hasil dari persentase tersebut maka dapat disimpulkan bahwa Depo
Kemuning :
1. Memiliki lokasi yang strategis karena mudah ditemukan oleh pasien atau keluarga pasien.
2. Petugas di depo sudah melayani dengan baik dan sopan.
3. Resep yang diminta secara keseluruhan telah diberikan secara lengkap.
4. Depo Kemuning merupakan depo pemberian obat untuk pasien jamkesmas dan
gakin/gakinda. Oleh karena itu obat diberikan secara gratis sehingga harga tidak menjadi
masalah.
5. Untuk pasien di depo Kemuning, sebagian besar obat maupun alkes yang diberikan
merupakan kebutuhan selama proses rawat inap sehingga umumnya langsung diserahkan
penggunaanya ke dokter maupun perawat. Oleh karena itu etiket umumnya tidak menjadi
permasalahan. Begitu pula untuk obat yang diberikan secara per oral juga tidak
ditemukan kendala dari segi etiketnya.
6. Untuk kepuasan pasien mengenai informasi obat memiliki nilai 64 % saja. Hal ini
diakibatkan karena umumnya obat atau alkes yang diberikan nantinya akan diserahkan ke
dokter atau perawat sehingga informasi obat hanya difokuskan untuk pasien yang
mengkonsumsi obat secara per oral. Selain itu jumlah SDM yang ada juga kurang
memadai untuk melayani pasien terutama pada jam sibuk (pagi hari) sehingga informasi
obat tidak bisa diberikan secara maksimal.
7. Untuk kejelasan dari informasi yang diberikan masih berhubungan dengan poin
sebelumnya mengenai pemberian informasi yang belum maksimal. Sehingga dengan
melihat kendala yang dialami tersebut maka kejelasan informasi yang diberikan juga akan
terpengaruh (belum maksimal).
8. Untuk waktu tunggu pasien memiliki persen kepuasan terendah yaitu sebagian besar
pasien menganggap waktu pelayanan terlampau lama terutama pada jam sibuk (> 30
menit). Hal ini disebabkan karena jumlah SDM yang kurang memadai jika dibandingkan
dengan jumlah resep yang dilayani. Faktor lain yang mungkin menyebabkan hal ini
diantaranya yaitu masalah administrasi seperti resep yang susah dibaca, dosis yang tidak
sesuai, obat yang tidak terdaftar dalam Pedoman Pelaksanaan (Manlak), dan sebagainya.
9. Fasilitas yang tersedia di ruang tunggu bagi sebagian besar responden sudah cukup
memadai.
10. Pelayanan resep menurut responden umumnya langsung diproses saat resep diserahkan.

Dari hasil interpretasi data di atas disimpulkan bahwa pelayanan Depo Kemuning sudah baik
dilihat dari kepuasan responden secara keseluruhan yang mencapai 80,8%. Namun
kedepannya diharapkan dengan perkembangan jumlah pasien yang cukup pesat maka perlu
ada peningkatan baik dari segi fasilitas yang ada maupun jumlah SDM serta keahliannya.

4. Lead Time
Lead time adalah waktu tunggu yang diperlukan dari mulai barang diminta hingga
barang itu datang. Untuk lead time di depo Kemuning dapat dilihat dari 2 cara, yaitu :
1. Permintaan rutin (defekta)
Defekta dilakukan 2 kali seminggu, yaitu pada hari Senin dan Kamis. Untuk
permintaan hari Senin, buku defekta diserahkan ke gudang pada hari Senin dan
barang diterima di depo pada hari Selasa. Begitu juga untuk hari Kamis, diterima
hari Jum’at. Sehingga lead time untuk permintaan rutin yaitu sekitar 1 hari.
2. Permintaan cito (aderet)
Permintaan cito dilakukan apabila barang yang diperlukan tidak tersedia di depo,
pada saat ada permintaan. Aderet bisa dilakukan ke gudang atau depo-depo
lainnya. Adapun hasil yang di dapat dari pengamatan selama di depo Kemuning,
yaitu:

No Tanggal Waktu (menit)

.

1 15 Februari 2012 14

2 16 Februari 2012 24

Rata-rata 19

Dari perhitungan di atas terlihat bahwa lead time yang diperlukan untuk
permintaan cito > 15 menit. Hal ini dapat disebabkan karena kurangnya data atau
sampel (hanya ada dua) sehingga tidak dapat menggambarkan lead time
permintaan cito yang sebenarnya. Hal lain yang dapat mempengaruhinya yaitu
dalam penyiapan di gudang yang relatif lama, petugas gudang sedang ada tugas
lain, dan lain-lain.

5. Medication Error (Kesalahan pengobatan)

 Medication error adalah kejadian merugikan pasien akibat penanganan tenaga
kesehatan yang sebenarnya dapat dicegah. Biasanya menyebabkan terjadinya
pemakaian obat secara tidak tepat. Misalnya kemungkinan terjadinya toksisitas karena
penggunaan obat yang salah, atau terjadinya interaksi obat saat obat itu diminum
secara bersama-sama, padahal sesungguhnya obat tersebut tidak boleh diminum
secara bersamaan.

Agar tidak terjadi medication error, ada tahapan–tahapan yang harus dilalui :

a. skrining resep (skrining administratif, skrining farmasetik, skrining klinik)

b. Pengambilan keputusan. Dalam mengambil keputusan, sebaiknya apoteker

mengkonsultasikan permasalahan yang ada dengan dokter terlebih dahulu

Adapun penyebab umum medication error antara lain :

a. Terjadinya kegagalan berkomunikasi (Handwriting, ada obat yang nama latinnya

mirip, pembacaan angka nol dan koma yang mirip, singkatan, dan lainnya).

b. Kesalahan perhitungan dosis.

c. Penggunaan obat yang salah rutenya (enteral feeding suplement digunakan untuk
intravena atau obat tetes mata digunakan ditelinga, dan lain-lain).

d. Ketidaktahuan pasien dalam penggunaan obat.4

Di Depo Kemuning tidak ada data atau catatan mengenai medication error, hal ini
dapat disebabkan karena permintaan obat dari dokter berupa Kartu Obat Pasien (KOP)
bukan berupa resep, sehingga terdapat kesulitan dalam mengkaji masalah yang terjadi
dalam penggunaan obat.

DAFTAR PUSTAKA
1. http://strategimanajemen.net/2011/01/31/contoh-pengertian-dan-manfaat-key-
performance-indicators/

2. http://id.wikipedia.org/wiki/Kartu_skor_berimbang

3. Kepmenkes RI No. 129/ Menkes/SK/II/ 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit

4. http://ithengcemani.blog.ugm.ac.id/2011/03/24/medication-error/