LAPORAN PRAKERIN REAL UUS New Real 2

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) adalah sebuah bentuk Pendidikan bagi

siswa SMK untuk menguasai teori-teori yang diterima saat proses pembelajaran di
sekolah kedalam dunia industri yang sebenarnya. Dalam dunia pendidikan, hubungan
antara teori dan praktik merupakan hal penting untuk membandingkan serta
membuktikan sesuatu yang telah dipelajari dalam teori dengan keadaan yang
sebenarnya di lapangan.
Tujuan prakerin bagi siswa adalah agar bisa membentuk etos kerja yang baik
bagi siswa. Sehingga kedepannya siswa dapat menjadi seorang lulusan yang
berkualitas, dengan kemampuan yang sangat dibutuhkan ketika sudah terjun ke dunia
kerja yang sesungguhnya.
Sehubungan dengan prakerin khususnya jurusan Otomatisasi Tata Kelola

Perkantoran, kegiatan pengarsipan merupakan hal yang tidak dapat dihindari dalam
dunia instansi. Salah satunya yaitu penanganan dalam menyimpan arsip arsip. Dalam
melakukan pengarsipan maka perlu adanya cara yang tepat, salah satunya pengarsipan
menggunakan sistem tanggal.
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun arsip. Untuk surat masuk, penyimpanannya
berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal diterima surat, tetapi untuk surat keluar,
arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
Berdasarkan pada latar belakang tersebut, saya memutuskan umtuk memilih

judul “mengarsipkan surat keluar menggunakan system tanggal” dengan harapan dapat
membantu dan mengatasi permasalahan yang ada.
1.2. Maksud dan Tujuan Prakerin
1. Para siswa diharapkan dapat mengimplementasikan materi yang selama ini didapatkan
di sekolah sehingga dapat diterapkan dengan baik. Ketika sudah terjun ke dunia
1
industri ataupun dunia kerja yang sesungguhanya tentunya tak hanya materi yang
dibutuhkan namun praktiknya juga.
2. dapat membentuk pola pikir yang konstruktif pola pikir bagi siswa-siswi prakerin.
Sehingga dapat melihat peluang di masa depan. pola pikir siswa dapat terbuka setelah
mengetahui gambaran kasar bagaimana lingkungan kerja. Hal tersebut bisa didapatkan
dari prakerin atau Praktik Kerja Industri tersebut.
3. dapat melatih siswa untuk berkomunikasi atau berinteraksi secara profesional di dunia
kerja yang sebenarnya. Sehingga tidak merasa takut atau canggung lagi berkomunikasi
secara profssional.
4. dapat membentuk etos kerja yang baik bagi siswa-siswi prakerin. Sehingga
kedepannya siswa dapat menjadi sosok lulusan dan berkualitas. Skill dan kemampuan
siswa sangat dibutuhkan ketika sudah terjun ke dunia industri.
5. bisa menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan dasar yang dimiliki oleh
siswa-siswi prakerin sesuai bidang masing-masing.
6. dapat menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh siswa agar dapat
dikembangkan dan diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari. Melalui prakerin
dapat membantu siswa agar keterampilannya dapat meningkatkan. Keterampilan
tersebut sangat dibutuhkan ketika sudah terjun di dunia industri.
7. bisa menjalin kerjasama yang baik antara sekolah dengan dunia industri maupun dunia
usaha.
1.3. Maksud dan Tujuan Pengambilan Judul
1. Tujuan Pengambilan Judul yaitu untuk Memudahkan pembaca menangani surat keluar
menggunakan buku agenda.
2. Untuk memberikan Pemahaman tentang penanganan Surat Keluar menggunakan buku
agenda.
1.4. Waktu Dan Tempat Pelaksanaan Prakerin

Waktu : 13 Desember 2021 s/d 04 Maret 2022
Tempat : Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana,

Pemberdayaan Perempuan
Alamat : Jalan Sunan Ampel Kec. Sumber Kab. Cirebon
2
BAB II
PROFIL SEKOLAH
2.1 Profil SMK AL WASHLIYAH SUMBER
1. Nama Sekolah : SMK ALWASHLIYAH SUMBER

2. Nama Kepala Sekolah : Sarkani, M.Pd.
3. No. Statistik Sekolah : 322021712002
4. NPSN : 20270754
5. Alamat Sekolah : Jalan Pangeran Cakrabuana No.19 Kel.
Kemantren Kec. Sumber, Kab. Cirebon
6. Telepon : (02131) 8820176
7. Status Sekolah : Swasta
3
2.2. Sejarah SMK Al Washliyah Sumber
SMK AL-WASHLIYAH SUMBER Kabupaten Cirebon adalah sebuah sekolah
menengah kejuruaan yang berdiri di wilayaah Kabupaten Cirebon, tepatnya di
Kelurahan Kemantren Blok Mentrik lebih lengkapnya di jalan Pangeraan
Cakraabuana No. 19 Blok awalnya mengingat akan banyaknya keinginan pra
orang tua/wali siswa SMP AL Washliyah SMP/MTs AL Washliyah, yaitu
Sekolah Menengah Atas . pada per perjalananya tidak lah semudah seperti yang
digambaran, kurang lebih pada taahun 1990an yang pada waktu itu masih
bernama YAYASAN AL JAM’IYATUL WASHLIYAH mendirikan lembaga
pendidikaan atau Sekolah Menengah Atas, seiring di awal perjalanan SMA AL
Washliyah berdiri dan di tahun pertama menerima siswa baru, akan tetapi baru
bisa mendapatkan siswa sebaanyak satu kelas, kemudian di tahun keduanya pada
tahun keduaanya pada tahun pelajaran baru juga menerima penerimaan siswa baru
namun sedikit sekali yang mendaftarkan diri sebagai siswa SMA AL Washliyah.
Dengan perkembangan pendidikan yang begitu luar biasa dan semangat para
pengurus yayasan dan juga atas desakan serta dorongan para orang tua/wali siswa
SMP/MTs Al Washliyah dalam mencerdaskan kehidupan bangsa dan
mengembangkan manusia indonesia seutuhnya yaitu manusia yang beriman dan
bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa,berbudi pekerti luhur, memiliki
pengetahuan dan keterampilan, sehat jasmani dan rohani, berkepribadian yang
mantap dan mandiri serta memiliki tanggung jawab kemasyarakatan dan
kebangsaan maka pada sekitar bulan Maret atau di Tahun Pelajaran tahun 2011-
2012 Yayasan Al Jam’iyatul Washliyah mendirikan lembaga pendidikan setingkat
SMA yaitu SMK AL WASHLIYAH SUMBER dan baru mendapatkan respon
dari Dinas Pendidikan Kabupaten Cirebon dengan dikeluarkannya
Izin/Rekomendasi Penerimaan Siswa Baru pada Tanggal 21 Mei 2011.
Diawal berdirinya SMK ALWASHLIYAH SUMBER membuka dua Kompetensi

Keahlian yaitu:
a. Program Keahlian Sepeda Motor (TSM)

b. Program Keahlian Teknik Komputer Jaringan (TKJ)
4
Dengan jumlah rombongan belaar 4 kelas (1 rombel TSM, 2 rombel TKJ).
Dalam perjalananya SMK AL WASHLIYAH SUMBER kabupaten Cirebon telah
banyak berkembang dan di tahun 2014 SMK AL WASHLIYAH SUMBER
dengan dua program keahlian Teknik Sepeeda Motor (TSM) berhasil
mendatangani MOU ataau kerjasama secaara Nasional dengan PT. Astra Honda
Motor (AHM) di SMK NU Kaplongan Indraamayu .
Pada tanggal 13 Oktober tahun 2015 SMK AL WASHLIYAH SUMBER dengan
dua Progam Keahlian TKJ dan TSM telah terakreditasi dengan rata-rata nilai B
(SK Penetapan Hasil Akreditasi BAP –S-M Nomer 02.00
/113/BAP-SM/SK/X/2015).
Mengingat banyak nyaa animo masyarakat terhadap SMK AL WASHLIYAH
SUMBER maka di Tahun Pelaajaaraan 2015/2016 SSMK AL WASHLIYAH
SUMBER membuka program keahlian baru yaitu Kompetisi Keahlian
Administrasi Perkantoran (AP ) dengan dikeluarknya Surat perintah Kepala
Dinas Pendidikan Kabupaten Cirebon Nomor 800/1449/Dikmen tanggal 07 Mei
2015 tentang Rekomendasi Penerimaan Siswa Baru 2015/2016 ( Izin Operasional
Tahap I ) dan Terakreditasi B Tahun 2019 ( SK Penetapan Akreditasi B Tahun
2019 ( SK penetapan Akreditasi Nomor : 032/BAN-SM/SK/2019.
Hingga saat ini dari Tahun Pelajaran 2015-2016 sampai dengan Tahun
Pelajaraan 2019-2020 SMK AL WASHLIYAH telah memiliki 12 Rombongan
Belajar dari 3 Kompetensi Keahlian Mudah-mudahan di masa mendatang SMK
AL WASHLIYAH SUMBER terus berkembang lebih maju lagi dan selalu
mendapatkan kepercayaan masyarakat pendidkan dan menjadikan SMK AL
WASHLYAH SUMBER menjadi SMK faforit pilihan masyarakat
5
2.3. Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI SEKOLAH
SMK AL WASHLIYAH SUMBER
TAHUN PELAJARAN 2021/2022
Pimpinan Daerah Al Washliyah

H. Zaenal Masduqi, M.Ag
Majelis Pendidikan Al Washliyah

Drs. H. Mulyani
Komite Sekolah Kepala Sekolah TATA USAHA
Drs. H. Iskandar Sarkani, M.Pd - Kepala TU : Mutiara Ameliana, SE

- Bendahara : Rakhmat Arbiyanta, ST., S.Pd
- Staff : Muliyanah
Sri Nurhadiningsih
Yayan Afriyansyah
Waka Bid.Kurikulum Waka Bid. Kesiswaan Waka Bid. Sarpras Diana, SE
Lina Nurhalimah S, S.Pd.I Muchammad Farchan, S.Pd Abdun Naufal Ma’rupie, S.Pd
8
Waka Bid. DU/DI
Slamet Riatno, S.Pd
9
Kepala Bidang TBSM Kepala Bidang OTKP
Kepala Bidang TKJ
Didi Winoto, S.Pd Siska Ayuningsih, S.Pd.I
Satria, S.Kom
Wali Kelas X TBSM Wali Kelas X TKJ 1 Wali Kelas X TKJ 2 Wali Kelas X OTKP
Linggar Sari, S.Hum. I Moh. Syar’an, S.Pd M. Iqbal Farizqi, S.Pd Siska Ayuningsih, S.Pd. I
Wali Kelas XI TBSM Wali Kelas XI TKJ 1 Wali Kelas XI TKJ 2 Wali Kelas XI OTKP 2
Wali Kelas XI OTKP 1
Didi Winoto, S.Pd Lilis Nurul Latifah, S.Pd.I Drs. Otong Sumadi, M.Pd Farichatul Jannah, S.Pd. I
Tegar Bagus Pribadi, S.Pd
10
Wali Kelas XII TBSM 1 Wali Kelas XII TBSM 2 Wali Kelas XII TKJ 1 Wali Kelas XII TKJ 2
Ambar Prasetyo, S.Pd Teguh Suhardiman, S.Pd Ida Rosida, S.Pd Satria, S.Kom
Wali Kelas XII OTKP
Yuniar Sri Sukmarejeki, S.Pd
TENAGA PENDIDIK & KEPENDIDIKAN SMK AL WASHLIYAH SUMBER
1. Sarkani, M.Pd : Kepala Sekolah 13. Lilis Nurul Latifah, S.Pd.I : Bahasa Inggris, Bahasa Sunda
2. Lina Nurhalimah, S.Pd.I : Produktif OTKP 14. Satria, S.Kom : Produktif TKJ
3. Drs. Otong Sumadi, M.Pd : PAI 15. Siska Ayuningsih, S.Pd.I : Matematika
4. Teguh Suhardiman, S.Pd : Matematika 16. Yuniar Sri Sukmarejeki, S.Pd : Produktif AP
5. Linggar Sari, S.Hum.I : Seni Budaya, Sejarah Indonesia 17. Ambar Prasetyo, S.Pd : B. Indonesia
6. Moh. Syar’an, S.Pd : Penjaskes, PKK 18. Farichatul Jannah, S.Pd.I : Bahasa Arab , PKn
7. Rakhmat Arbiyanta, ST, S.Pd : Produktif TKJ 19. Sunjaya, S.Pd : Produktif TSM
8. Hasan Santoso, A.Md : Ke- Al Washliyahan 20. M. Iqbal Farizqi, S.Pd : IPA, Kimia, Fisika
9. Ida Rosida, S.Pd : B. Inggris & B. Sunda 21. Slamet Riatno, S.Pd : Produktif TKJ
11
10. Muhammad Farchan, S.Pd : BK & PKn 22. Andrian Krisdiyanto, ST : Produktif TBSM
11. Abdun Naufal Ma’rupie, S.Pd : Produk Kreatif & Produktif OTKP 23. Badru Jihad, S.Pd : Produktif TBSM
12. Didi Winoto, S.Pd : Produktif TBSM 24. Tegar Bagus Pribadi, S.Pd : Bahasa Indonesia
25. Darmadi, S.Pd : Produktif TKJ
26. Mutiara Ameliana, SE : Kepala Staff TU
27. Muliyanah : Staff TU & CS
28. Sri Nurhadiningsih : Staff TU
29. Yayan Afryansyah : Staff TU
30. Diana, SE : Staff TU
12
BAB III
PROFIL INDUSTRI / INSTANSI
3.1. Profil Industri / Instansi

1. Nama Instansi : Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga
Berencana, Pemberdayaan Perempuan, dan
Perlindungan anak (DPPKBP3A)
2. Bidang Kegiatan Instansi : Pengendalian Penduduk, Keluarga
Berencana, Pemberdayaan Perempuan, dan
Perlindungan anak
3. Alamat Lengkap Instansi : Jl.Sunan Kalijaga No.3 Sumber-Cirebon
4. Nomor Telepon/Hp : 0231 320450
5. Nama Pimpinan : Hj. Eni Suhaeni, S.K.M. M.Kes
6. Nama Pembimbing Instansi : Yayah Sahiyah, S.Sos
3.2. Sejarah Industri / Instansi

Dinas Pengendalian Penduduk Keluarga Berencana Pemberdayaan Perempuan
dan Perlindungan Anak yang dulu nya bernama Badan Pemberdayaan Perempuan
dan Keluarga Berencana Kabupaten Cirebon terbentuk pada tahun 2009 berdasarkan
Peraturan Daerah Kabupaten Cirebon Nomor 6 Tahun 2008 tentang
Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah, mempunyai tugas
menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang
Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana serta fungsi :
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pemberdayaan perempuan dan
keluarga berencana;
2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang
pemberdayaan perempuan dan keluarga berencana;
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pemberdayaan perempuan dan
keluarga berencana;
4. Pelaksanaan administrasi ketatausahaan Badan, dan Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh Bupati, sesuai dengan tugas dan fungsinya.
dan Perlindungan Anak Kab.Cirebon merupakan lembaga tekhnis daerah yang
13
dibentuk berdasarkan peraturan daerah Cirebon No.06 Tahun 2008 tentang
pembentukan Organisasi. Lembaga tekhnis daerah Kabupaten Cirebon yang di sahka
pada tanggal 19 Mei 2008. Dinas Pengendalian Penduduk Keluarga Berencana
Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak merupakan Lembaga tekhnis yang
menangani program Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan
Perempuan, Perlindungan Anak.
VISI DAN MISI DPPKBP3A

1. Visi Dinas Pengendalian Penduduk Keluarga Berencana Pemberdayaan
Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten Cirebon.“Terwujudnya keluarga
sejahtera yang berdaya saing melalui peningkatan Pemberdayaan perempuan,
perlindungan anak dan pengendalian penduduk menuju keluarga berkualitas
tahun 2019”
2. MISI Dinas Pengendalian Penduduk Keluarga Berencana Pemberdayaan
Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten Cirebon adalah:
a. Meningkatkan kesetaraan dan keadilan gender
b. Meningkatkan perlindungan terhadap perempuan
c. Meningkatkan kualitas hidupperempuan
d. Meningkatkan kesejahteraan dan perlindungan anak
e. Pendewasaan usia perkawinan
f. Meningkatkan pengaturan kelahiran
g. Meningkatkan kualitas ketahanan keluarga dan pemberdayaan ekonomi
keluarga
h. Meningkatkan sisteminformasi data keluarga
3. MOTO yang telah dirumuskan oleh Badan Pemberdayaan Perempuan Dan
Keluarga Berencana Kabupaten Cirebon yaitu CERIA :
C = Cerdas,
E = Energik,
R = Responsif,
I = Inovatif,
A = Akuntabel.
dan Perlindungan Anak Kabupaten Cirebon merupakan unsur pelaksana tugas
14
Pemerintah Daerah di bidang Dinas Pengendalian Penduduk Keluarga Berencana
Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak yang dipimpin oleh seorang
Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui
Sekretaris Daerah, untuk dapat menjalankan tugas yang telah dibebankan.
Dinas Pengendalian Penduduk Keluarga Berencana Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak Kabupaten Cirebon membawahi Sekretariat dengan tiga Kepala
Sub Bagian, dan empat Kepala Bidang dengan delapan Kepala Subidang,
sebagaimana struktur organisasi terlampir.
Susunan Organisasi Dinas Pengendalian Penduduk Keluarga Berencana
Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak berdasarkan Peraturan Daerah
Kabupaten Cirebon Nomor 5 Tahun 2008 pasal 10 ayat (3), terdiri atas:
1. Kepala Dinas;
2. Sekretariat, membawahi :
a. Sub Bagian Umum;
b. Sub Bagian Keuangan;
c. Sub Bagian Program.
3. Bidang Perlindungan Perempuan dan Perlindungan Anak, membawahi :
a. Sub Bidang Pencegahan Dan Penanganan Kekerasan Terhadap Perempuan dan
Anak;
b. Seksi Pembinaan Anak Dan Remaja
4. Bidang Pemberdayaan Perempuan dan PUG, membawahi :
a. Sub Bidang Peningkatan Kualitas Perempuan;
b. Seksi Pengarusutamaan Gender (PUG)
5. Bidang Keluarga Berencana (KB) Membawahi :
a. Sub Bidang Pengendalian Kelahiran dan Kesehatan Reproduksi;
b. Sub Bidang Advokasi Komunikasi Informasi dan Edukasi.
6. Bidang Pengendalian Penduduk, membawahi :
a. Seksi Pengendalian Penduduk dan Informasi Keluarga
b. Seksi Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga.
15
3.3. Tata Tertib Industri / Instansi
1. Setiap hari Senin seluruh pegawai DPPKBP3A wajib mengkuti Apel pukul 07.30
wib Pagi.
2. Setiap hari Selasa dan Kamis semua pegawai wajib mendengarkan lagu
kebangsaan Indonesia raya di ruangan masing-masing dengan posisi berdiri
tegak dengan sikap hormat (sikap sempurna)
3. Setiap Rabu dan Jum’at semua wajib membacakan naskah panca sila di ruangan
masing-masing dengan posisi berdiri tegak (sikap sempurna)
16
3.4. Struktur Organisasi Industri / Instansi
PETA JABATAN DINAS PENGENDALIAN PENDUDUK KELUARGA BERENCANA PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK
KABUPATEN CIREBON
KEPALA DINAS PPKBP3A KAB. CIREBON
Hj. ENI SUHAENI, SKM. M.Kes.

Pembina Tk.I
NIP. 19680124 199203 2 003
SEKRETARIS DINAS
Dr. ALEX SUHERIYAWAN, S.H.,M.Pd.I.

Pembina
NIP. 19750710 200801 1 002
Jabatan Fungsional KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN KASUBAG KEUANGAN DAN ASET KASUBAG PERENCANAAN, EVALUASI DAN PELAPORAN
YAYAH SAHIYAH, S.Sos. ANAH, S.Si.,M.Si YULIANA, S.IP.

ARSIPARIS Penata Tk.I Penata Tk.I Penata Tk.I
NIP. 19710605 199503 2 003 NIP. 19730222 200604 2 003 NIP. 19791230 200901 2 001
KEPALA BIDANG PENGENDALIAN PENDUDUK KEPALA BIDANG KELUARGA BERENCANA KEPALA BIDANG PEMBERDAYAAN KEPALA BIDANG
PENYULUHAN DAN PENGGERAKAN KETAHANAN DAN KESEJAHTERAAN KELUARGA PEREMPUAN DAN PENGARUSUTAMAAN GENDER PERLINDUNGAN PEREMPUAN DAN ANAK
YATI FIRONIKE, S.KM. DEWI ROSMALA, SE, M.Si. H. WUDI, SKM, MM. Dra. Hj. IDA LAILA RUPAIDA, M.Pd.
Penata Tk.I Penata Tk.I Pembina Pembina
NIP. 19700604 199103 2 008 NIP. 19780104 200604 2 020 NIP. 19650526 198803 1 002 NIP. 19671003 199403 2 004
KASI KASI
KASI KASI
JAMINAN DAN PEMBINAAN KESERTAAN KELUARGA PENCEGAHAN DAN PERLINDUNGAN KEKERASAN
BINA PENGENDALIAN PENDUDUK DAN INFORMASI KELUARGA PEMBERDAYAAN PEREMPUAN
BERENCANA TERHADAP PEREMPUAN DAN ANAK
JAOJATUN, SKM.,M.M. Dra. ROHYATI SRI SETIANI, S.Sos. DETI INDRIASARI, S.Sos, M.Si.
Pembina Pembina Penata Tk.I Pembina
NIP. 19731016 199301 2 004 NIP. 19631210 199203 2 002 NIP. 19690905 199403 2 005 NIP. 19740428 199603 2 002
KASI ADVOKASI KASI KASI KASI

PENGGERAKAN DAN PENYULUHAN KETAHANAN DAN KESEJAHTERAAN KELUARGA PENGARUSUTAMAAN GENDER (PUG) PEMENUHAN HAK ANAK
ADANG KADARUSMAN, SE. TATI ROHAYATI DEWI MURNI, S.K.M.,M.M. RITA HERAWATI, S.Kep.,Ners.
Pembina Penata Tk.I, Penata Tk.I Penata
NIP. 19720303 199203 1 001 NIP. 19670115 198603 2 003 NIP. 19780610 200112 2 006 NIP. 19750809 200604 2 010
UPTD P5A
KEPALA UPTD P5A DPPKBP3A
KASUBAG TU UPTD P5A
KEPALA SUBBAG TU UPTD P5A DPPKBP3A

17
3.5. Fasilitas Industri / instansi
Semeste Tahu Keteranga

No Kode barang Uraian
Merk r n n
Mini Bus
1.3.2.02.01.02.00
1 ( Penumpang 14 Suzuki Carry 1 2005 E 560 H
3
Orang Kebawah )
Mini Bus
1.3.2.02.01.02.00
3
Orang Kebawah )
1.3.2.02.01.04.00
3 Sepeda Motor Honda Revo 1 2007 E 5371 H
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
8 1.3.2.05.02.06.00 Alat Rumah Tangga - 1 2008 -
18
Lainnya (Home
5
Use) – Amplifier
1.3.2.05.01.04.00
9 Rak Besi - 1 2008 -
3
1.3.2.05.01.04.00
10 Rak Besi 1 2008
3
1.3.2.05.02.04.00
11 Lemari Es LG 1 2008 -
1
1.3.2.05.02.04.00
12 Lemari Es SAMSUNG 1 2008 -
1
1.3.2.05.02.06.00
13 Televisi TCL 1 2008 -
2
1.3.2.02.01.04.00
14 Sepeda Motor Honda Revo 1 2008 E.5992 H
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
19
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.06.02.01.01
22 Facsimile - 1 2009 -
0
1.3.2.05.02.01.01
23 Tempat Tidur Kayu - 1 2009 -
0
1.3.2.02.01.04.00
24 Sepeda Motor Yamaha Vega R 1 2009 E 6203 H
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
20
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.05.02.06.04
32 Handy Cam - 1 2010 -
8
1.3.2.05.02.06.04
33 Handy Cam - 1 2010 -
8
1.3.2.05.02.01.03
34 Kursi Putar - 1 2010 -
2
1.3.2.05.02.01.03
2
1.3.2.05.02.01.03
2
1.3.2.05.02.01.03
2
21
1.3.2.05.02.01.03
2
1.3.2.05.02.01.03
2
1.3.2.05.02.01.03
2
1.3.2.05.02.01.03
2
1.3.2.05.02.01.03
2
1.3.2.05.02.01.03
2
1.3.2.05.01.04.00
44 Lemari Besi/Metal BROTHER 1 2010 -
1
1.3.2.05.01.04.00
1
1.3.2.05.01.04.00
1
1.3.2.05.01.04.00
47 Filing Cabinet Besi BROTHER 1 2010 -
5
22
1.3.2.10.01.02.00
48 Note Book ANOTE 1 2010 -
3
1.3.2.10.01.02.00
49 Note Book ANOTE 1 2010 -
3
1.3.2.10.02.03.00 Printer (Peralatan
50 SAMSUNG 1 2010 -
3 Personal Komputer)
1.3.2.05.02.06.01
51 Unit Power Supply UPS CE 1200 1 2010 -
8
1.3.2.05.02.01.00
52 Kursi Besi/Metal - 1 2011 -
3
1.3.2.05.02.01.00
3
1.3.2.05.02.01.00
3
1.3.2.05.02.01.00
3
1.3.2.05.02.06.01
56 Unit Power Supply - 1 2011 -
8
1.3.2.05.02.06.01
8
23
1.3.2.05.02.06.00
58 Televisi Polytron 1 2011 -
2
1.3.2.05.02.04.00
59 A.C. Split - 1 2012 -
4
1.3.2.05.02.04.00
60 A.C. Split - 1 2012 -
4
1.3.2.06.01.02.12
61 Camera Digital CANON 1 2012 -
6
1.3.2.05.02.06.00
62 SOUND SYSTEM TOA 1 2013 -
8
1.3.2.10.01.02.00
63 P.C Unit SIMBADA 1 2013 -
1
1.3.2.05.01.04.00
64 Filing Cabinet Besi CANON 1 2013 -
5
1.3.2.05.01.04.00
65 Filing Cabinet Besi CANON 1 2013 -
5
1.3.2.05.01.04.00
66 Brandkas - 1 2014 -
7
1.3.2.05.01.04.00
5
24
1.3.2.05.01.04.00
5
1.3.2.05.01.04.00
5
1.3.2.05.01.04.00
5
1.3.2.05.02.04.00
71 A.C. Split LG 1 2013 -
4
1.3.2.05.02.04.00
72 A.C. Split LG 1 2013 -
4
Mini Bus
1.3.2.02.01.02.00
73 ( Penumpang 14 New Rush 1500 S 1 2014 E 1135 H
3
Orang Kebawah )
1.3.2.05.01.05.01 Alat Penghancur
74 - 1 2014 -
0 Kertas
1.3.2.05.02.04.00
75 A.C. Split - 1 2014 -
4
1.3.2.05.02.04.00
76 A.C. Split - 1 2014 -
4
77 1.3.2.05.01.04.00 Lemari Besi/Metal - 1 2014 -
25
1
1.3.2.05.01.04.00
78 Lemari Besi/Metal - 1 2014 -
1
1.3.2.05.01.04.00
79 Lemari Besi/Metal - 1 2014 -
1
1.3.2.05.01.04.00
80 Filing Cabinet Besi - 1 2014 -
5
1.3.2.05.01.04.00
5
1.3.2.05.01.04.00
5
1.3.2.05.02.06.00
83 Televisi - 1 2014 -
2
1.3.2.05.01.05.01
84 Mesin Absensi - 1 2014 -
2
1.3.2.05.02.01.03
85 Kursi Tamu - 1 2014 -
1
1.3.2.05.02.01.03
86 Kursi Tamu - 1 2014 -
1
87 1.3.2.10.02.03.00 Printer (Peralatan HP LaserJetP1102 1 2014 -
26
1.3.2.05.02.06.01
8
Mini Bus
1.3.2.02.01.02.00 TOYOTA NEW
89 ( Penumpang 14 1 2015 E 1194 H
3 AVANZA
Orang Kebawah )
Micro Bus
1.3.2.02.01.02.00 HINO/WU302R-
90 ( Penumpang 15 2 2015 E 8023 K
2 HKLMLHD3(110SD))
S/D 29 Orang )
1.3.2.05.02.04.00
91 A.C. Split LG 2 2015 -
4
1.3.2.05.02.04.00
92 A.C. Split LG 2 2015 -
4
1.3.2.05.02.01.00
93 Meja Kerja Kayu - 2 2015 -
2
1.3.2.10.01.02.00
94 P.C Unit SAMSUNG 1 2016 1975000
1
1.3.2.10.01.02.00
95 P.C Unit - 1 2016 -
1
96 1.3.2.10.01.02.00 P.C Unit - 1 2016 -
27
1
1.3.2.10.01.02.00
97 P.C Unit - 1 2016
1
1.3.2.10.01.02.00
98 P.C Unit - 1 2016
1
1.3.2.10.01.02.00
99 Lap Top - 1 2016
2
1.3.2.10.01.02.00
100 Lap Top - 1 2016
2
101 EPSON 1 2016
1.3.2.05.02.01.02
102 Meja 1/2 Biro - 1 2016
4
1.3.2.05.02.01.02
103 Meja 1/2 Biro - 1 2016
4
1.3.2.05.02.01.02
104 Meja 1/2 Biro - 1 2016
4
1.3.2.05.02.01.02
105 Meja 1/2 Biro - 1 2016
4
106 1.3.2.05.02.04.00 A.C. Split - 1 2016
28
4
1.3.2.05.02.04.00
107 A.C. Split - 1 2016
4
1.3.2.05.01.05.04 LCD
108 - 1 2016
3 Projector/Infocus
1.3.2.05.01.05.04 LCD
109 - 1 2016
3 Projector/Infocus
1.3.2.10.01.02.00
110 P.C Unit - 1 2016
1
1.3.2.10.01.02.00
111 P.C Unit - 1 2016
1
1.3.2.10.01.02.00
112 P.C Unit - 1 2016
1
1.3.2.10.01.02.00
113 Lap Top - 1 2016
2
1.3.2.10.01.02.00
114 Lap Top - 1 2016
2
115 - 1 2016
116 1.3.2.10.02.03.00 Printer (Peralatan - 1 2016
29
Mini Bus
1.3.2.02.01.02.00
3
Orang Kebawah )
1.3.2.05.02.04.00
118 A.C. Split CRYSTAL 2 2016
4
1.3.2.05.03.01.00 Meja Kerja Pejabat
119 - 2 2016 -
6 Eselon IV
120 - 2 2016 -
6 Eselon IV
121 - 2 2016 -
6 Eselon IV
122 - 2 2016 -
6 Eselon IV
123 - 2 2016 -
6 Eselon IV
124 - 2 2016 -
6 Eselon IV
125 - 2 2016 -
6 Eselon IV
30
1.3.2.05.02.01.03
126 Meja Komputer Informa 2 2016 -
9
1.3.2.05.02.01.03
9
1.3.2.05.02.01.03
9
1.3.2.05.02.01.03
9
1.3.2.05.03.03.00 Kursi Kerja Pejabat
130 Informa 2 2016 -
6 Eselon IV
131 Informa 2 2016 -
6 Eselon IV
132 Informa 2 2016 -
6 Eselon IV
133 Informa 2 2016 -
6 Eselon IV
134 Informa 2 2016 -
6 Eselon IV
135 Informa 2 2016 -
6 Eselon IV
31
136 Informa 2 2016 -
6 Eselon IV
137 Informa 2 2016 -
6 Eselon IV
1.3.2.06.02.01.00
138 Telephone Mobile SAMSUNG 2 2016 -
4
1.3.2.10.01.02.00
139 P.C Unit ASUS 1 2017 -
1
1.3.2.10.01.02.00
140 P.C Unit ASUS 1 2017 -
1
1.3.2.10.01.02.00
141 Lap Top ASUS 1 2017 -
2
142 EPSON L565 1 2017 -
1.3.2.06.01.02.12
143 Camera Digital - 1 2017 -
6
1.3.2.05.01.05.04 LCD
144 BENQ 1 2017 -
3 Projector/Infocus
1.3.2.05.01.05.04 LCD
145 BENQ 1 2017 -
3 Projector/Infocus
32
1.3.2.06.01.01.03 Microphone/
146 SCOMAX 1 2017 -
6 Wireless MIC
1.3.2.06.01.01.03 Microphone/
147 SCOMAX 1 2017 -
6 Wireless MIC
1.3.2.06.01.01.03 Microphone/
148 SCOMAX 1 2017 -
6 Wireless MIC
1.3.2.05.02.01.04
149 Sofa - 2 2017 -
8
150 EPSON L565 2 2017 -
151 EPSON L565 2 2017 -
152 EPSON L565 2 2017 -
153 EPSON L565 2 2017 -
1.3.2.05.02.01.02
154 Meja 1/2 Biro - 2 2017 -
4
1.3.2.05.02.01.02
155 Meja 1/2 Biro - 2 2017 -
4
33
1.3.2.05.01.04.00
156 Filing Cabinet Besi LION 2 2017 -
5
1.3.2.05.01.04.00
157 Filing Cabinet Besi LION 2 2017 -
5
1.3.2.05.02.04.00
158 A.C. Split SAMSUNG 2 2017 -
4
1.3.2.05.02.04.00
159 A.C. Split SAMSUNG 2 2017 -
4
1.3.2.10.01.02.00
160 P.C Unit ASUS 2 2017 -
1
1.3.2.10.01.02.00
161 P.C Unit ASUS 2 2017 -
1
1.3.2.10.01.02.00
162 P.C Unit ASUS 2 2017 -
1
1.3.2.10.01.02.00
163 P.C Unit ASUS 2 2017 -
1
1.3.2.10.01.02.00
2
1.3.2.10.01.02.00
2
34
1.3.2.10.01.02.00
166 Tablet PC SAMSUNG 2 2017 -
9
1.3.2.10.01.02.00
9
1.3.2.10.01.02.00
9
1.3.2.10.01.02.00
9
1.3.2.10.01.02.00
9
1.3.2.10.01.02.00
9
1.3.2.10.01.02.00
9
1.3.2.10.01.02.00
9
1.3.2.10.02.04.00
174 Server Intel 2 2017 -
1
175 1.3.2.02.01.02.00 Mini Bus Toyota / Avanza 2 2012 E 1020 H
3 ( Penumpang 14
35
Orang Kebawah )
1.3.2.05.02.01.02
176 Meja 1/2 Biro - 2 2018 -
4
1.3.2.05.02.01.02
177 Meja 1/2 Biro - 2 2018 -
4
1.3.2.05.02.01.02
178 Meja 1/2 Biro - 2 2018 -
4
1.3.2.05.02.01.00
179 Meja Rapat - 2 2018 -
8
1.3.2.05.02.01.03
180 Kursi Putar - 2 2018 -
2
1.3.2.05.02.01.03
181 Kursi Putar - 2 2018 -
2
1.3.2.05.02.01.03
182 Kursi Putar - 2 2018 -
2
1.3.2.05.02.04.00
183 A.C. Split SHARP 2 2018 -
4
1.3.2.05.02.04.00
4
185 1.3.2.05.02.04.00 A.C. Split SHARP 2 2018 -
36
4
1.3.2.05.02.04.00
4
1.3.2.10.01.02.00
187 P.C Unit HP 2 2018 -
1
1.3.2.05.02.01.02
188 Meja 1/2 Biro - 2 2018 -
4
1.3.2.05.02.01.02
189 Meja 1/2 Biro - 2 2018 -
4
1.3.2.10.01.02.00
190 P.C Unit ASUS 1 2019 -
1
1.3.2.10.01.02.00
191 P.C Unit ASUS 1 2019 -
1
1.3.2.10.01.02.00
192 P.C Unit ASUS 1 2019 -
1
193 EPSON 1 2019 -
194 EPSON 1 2019 -
195 1.3.2.10.02.03.00 Printer (Peralatan EPSON 1 2019 -
37
1.3.2.05.02.04.00
4
1.3.2.10.01.02.00
197 P.C Unit HP 1 2019 -
1
198 EPSON L3110 1 2019 -
1.3.2.10.02.03.00 Scanner (Peralatan
199 - 1 2019 -
1.3.2.06.01.01.03 Microphone/
200 - 1 2019 -
6 Wireless MIC
201 INFORMA 2 2019 -
5 Eselon III
202 INFORMA 2 2019 -
5 Eselon III
203 INFORMA 2 2019 -
5 Eselon III
204 INFORMA 2 2019 -
5 Eselon III
205 1.3.2.05.03.03.00 Kursi Kerja Pejabat INFORMA 2 2019 -
38
5 Eselon III
206 INFORMA 2 2019 -
5 Eselon III
1.3.2.05.02.01.03
207 Kursi Rapat INFORMA 2 2019 -
0
1.3.2.05.02.01.03
0
1.3.2.05.02.01.03
0
1.3.2.05.02.01.03
0
1.3.2.05.02.01.03
0
1.3.2.05.02.01.03
0
1.3.2.05.02.01.03
0
1.3.2.05.02.01.03
0
215 1.3.2.05.02.01.03 Kursi Rapat INFORMA 2 2019 -
39
0
1.3.2.05.02.01.03
0
1.3.2.05.02.01.03
217 Kursi Tamu INFORMA 2 2019 -
1
1.3.2.05.01.04.02
218 Lemari Kaca INFORMA 2 2019 -
7
1.3.2.05.01.04.02
7
1.3.2.05.01.04.02
7
1.3.2.05.01.04.02
7
1.3.2.05.01.04.02
7
1.3.2.05.01.05.04 LCD
223 - 2 2019 -
3 Projector/Infocus
1.3.2.05.02.06.00
224 Sound System - 2 2019 -
8
225 1.3.2.06.01.01.00 Audio Mixing - 2 2019 -
40
1 Console
1.3.2.05.02.06.01
226 Microphone - 2 2019 -
4
1.3.2.05.02.06.01
4
1.3.2.05.02.06.01
4
1.3.2.05.02.06.01
4
Focusing
1.3.2.05.01.05.05
230 Screen/Layar LCD - 2 2019 -
3
Projector
1.3.2.05.02.04.00
231 A.C. Split - 2 2019 -
4
1.3.2.05.02.04.00
232 A.C. Split - 2 2019 -
4
1.3.2.05.02.04.00
233 A.C. Split - 2 2019 -
4
1.3.2.10.01.02.00
234 P.C Unit - 2 2019 -
1
41
1.3.2.10.01.02.00
235 P.C Unit - 2 2019 -
1
1.3.2.10.01.02.00
236 P.C Unit - 2 2019 -
1
237 - 2 2019 -
238 - 2 2019 -
239 - 2 2019 -
240 - 2 2019 -
1.3.2.05.01.05.07
241 Papan Pengumuman - 1 2015 -
7
1.3.2.05.01.05.07
242 Papan Pengumuman - 1 2015 -
7
1.3.2.02.01.04.00
1
1.3.2.02.01.04.00
1
42
1.3.2.05.02.01.00
3
Mini Bus
1.3.2.02.01.02.00
246 ( Penumpang 14 Toyota New HILUX 1 2011 E 8323 H
3
Orang Kebawah )
Micro Bus
1.3.2.02.01.02.00
247 ( Penumpang 15 HINO Dutro/130 MDBL 1 2011 E 7006 H
2
S/D 29 Orang )
1.3.2.05.01.04.00 Filing Cabinet
248 BROTHER 1 2013 -
5 Besi
Mini Bus
1.3.2.02.01.02.00
249 ( Penumpang 14 ISUZU NKR 55 CO E2-1 1 2014 E 7021 H
3
Orang Kebawah )
1.3.2.10.01.02.00
250 Note Book ASUS X455L 2 2015 15800000
3
1.3.2.05.01.05.04 LCD
251 Safety Mark/INII2A 2 2015 -
3 Projector/Infocus
1.3.2.05.02.04.00
252 A.C. Split - 1 2016 -
4
43
Printer (Peralatan
1.3.2.10.02.03.00
253 Personal - 1 2016 -
3
Komputer)
Mini Bus
1.3.2.02.01.02.00
3
Orang Kebawah )
1.3.2.05.03.01.00 Meja Kerja
255 - 2 2016 -
6 Pejabat Eselon IV
1.3.2.06.01.02.01
256 Video Monitor - 2 2019 -
2
1.3.2.05.02.01.03
257 Kursi Lipat BROTHER 1 2019 -
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
44
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
45
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.05.02.01.03
6
1.3.2.10.01.02.00
277 P.C Unit LG 1 2021 -
1
1.3.2.10.01.02.00
278 P.C Unit LG 1 2021 -
1
1.3.2.10.01.02.00
279 P.C Unit LG 1 2021 -
1
1.3.2.10.01.02.00
280 P.C Unit LG 1 2021 -
1
1.3.2.10.01.02.00
281 P.C Unit LG 1 2021 -
1
46
Printer (Peralatan
1.3.2.10.02.03.00
282 Personal Epson 1 2021 -
3
Komputer)
Printer (Peralatan
1.3.2.10.02.03.00 -
283 Personal Epson 1 2021
3
Komputer)
Printer (Peralatan
1.3.2.10.02.03.00
3
Komputer)
Printer (Peralatan
1.3.2.10.02.03.00
3
Komputer)
1.3.2.10.01.02.00
286 Lap Top HP 1 2021 -
2
1.3.2.10.01.02.00
287 Lap Top HP 1 2021 -
2
1.3.2.10.01.02.00
288 Lap Top HP 1 2021 -
2
1.3.2.10.02.03.01 External/ Portable
289 Seagate 2 2021 -
7 Hardisk
47
1.3.2.10.02.03.01 External/ Portable
290 Seagate 2 2021 -
7 Hardisk
GUDANG KOPRAS
RUANGAN KB
DAPUR R.KASUBAG
WC WC R.ARSIP
UMUM
MUSHOLA
LOBY
RESEPSI
ONIS
R. RAPAT 1 LANTAI 1 PINTU MASUK TANGGA
STAF UMUM
R.SEKDIS
48
PARKIR
R.SEKPRI KADIS
TANGGA
T
A
N
G R. KASIE DALDUK R. KABID DALDUK R.PPPUG
G
A
A
R.KASUBAG
KEUANGAN &
PROGRAM
R. KABID PPPUG
R. STAF DALDUK
WC ATAS R.PPA
R. KABID
PPA
R.KASI
R. LAKTAS WC ATAS PPA
LANTAI 2
AULA
TANGGA
MUSHOLA
49
BAB IV
LANDASAN TEORI
4.1. Teori Penunjang
4.1.1. Pengertian Arsip
Menurut Gie (dalam Endang, Mulyani, dkk, 2018: 3) arsip adalah suatu
kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan, arsip tersebut dapat cepat ditemukan
kembali.
Sdangkan menurut Hadi Abubakar (1996:8-9), adalah Arsip dalam

bahasa Indonesia berasal dari bahasa Indonesi berasal dari bahasa Yunani
yakni “arche” yang memiliki arti permulaan. Dalam beberapa waktu, arche
berkembang menjadi “ta archia” dalam hal ini ta archia memiliki arti sebagai
catatan. selanjutnya ta archia berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti
gedung pemerintahan.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah

kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang
telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan
kembali dengan cepat.
4.1.2. Fungsi Arsip
Adapun fungsi arsip yaitu:
a. Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa

dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan
dengan permasalahan baru.
b. Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya
dalam menghadapi permaslahannya.
c. Sebagai bahan penilitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik
atau dijadikan dasar pemikiran penelitian.
d. Sebagai alat bukti tertulis suatu hal sebagai gambaran peristiwa masa
lampau atau sebagai bukti sejarah.
50
4.1.3. Jenis-Jenis Arsip
Jenis Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya, yaitu:
a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, iakta pendirian

lembaga/perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara,
laporan dan table.
b. Pita rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact disk
f. Flash disk.
4.1.4. Pengertian Surat
Surat menurut Finoza (2009:4), adalah informasi tertulis yang dapat

dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan
tertentu.
Sedangkan menurut Suryani, dkk (2015:2), Surat adalah secarik kertas

atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh
seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun lembaga/instansi.
Dari pengertian para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa surat
adalah bentuk komuniakasi yang berupa tulisan untuk menyampaikan sesuatu
dari hal yang sangat penting hingga biasa, dilakukan dari satu pihak ke pihak
yang lain.
4.1.5.Pengertian Surat Keluar
Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi,
organisasi atau perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik
itu perintah, pemberitahuan maupun informasi lainnya.Hal tersebut didukung
oleh Wursanto ( 1991:144) bahwa surat keluar adalah surat yang sudah
lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain).
51
4.1.6. Fungsi Surat Menyurat
Menurut Finoza (2009:4), Surat memiliki beberapa fungsi, yaitu:
a. Sebagai alat komunikasi tulis

b. Sebagai tanda bukti tertulis
c. Sebagai alat pengingat
d. Sebagai pedoman untuk bertindak
e. Sebagai keterangan keamanan
f. Sebagai duta/wakil organisasi
g. Sebagai dokumentsi historis dari suatu kegiatan.
4.1.7. Jenis-Jenis Surat
Menurut asal, yaitu:
a. Surat masuk
Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan,
yang kelompok, perusahaan atau instani dari pihak luar.
b. Surat keluar
Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan,
kelompok, perusahaan atau instansi kepada pihak luar sebagai penerima
surat.
4.1.8. Pengertian Penyimpanan Arsip Sistem tanggal
Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal
arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi
sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk
meķnemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk
mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari
sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.
52
Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena
bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu
nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat
hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari,
februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya
(terdiri 28-31 hari).
4.1.9. Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal.
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip

sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu
tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang
disimpan dalam jumlah yang banyak.
b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan
guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci
memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
c) Hanging Folder
jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari

dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan
hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang

disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan
sistem tanggal ini silahkan baca jenis-jenis perlengkapan arsip.
53
4.2. Pembahasan
Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama

dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
1. Penampungan
Arsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri maupun yang
diterima dari luar unit dikumpulkan berdasarkan tanggal dari setiap bulannya
dan diproses untuk disimpan.
2. Penelitian
Arsip yang telah terkumpul diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip
siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas
yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut telah:
ditangani dengan hati-hati;
dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat.
Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang

tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsip
tersebut sampai tidak ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang. Karena itu
prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “memastikan arsip yang akan
disimpan tersebut apakah telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah
disetujui oleh penanggung jawabnya”.
3. Pengindeksan
Arsip yang siap disimpan kemudian diindeks sesuai asal arsip. Sebelum
disimpan, terlebih dahulu arsip dibaca untuk menentukan tempat
54
penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeks-an atau pengklasifikasian.
Penentuan indeks berarti penentuan pemberian kode sebagai dasar
penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan
di bawah ini perlu diperhatikan.
4. Pengkodean
Hasil indeks arsip diberi kode dan menjadi dasar penyimpanan arsip
tersebut. Pengkodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip
yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar dapat memberi kode
yang tepat, seperangkat aturan dalam penyimpanan sistem tanggal harus
diikuti. Bila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tanda atau kode
tempat penyimpanan. Bila hal tersebut telah dilakukan maka petugas tinggal
membaca sekilas atas mengindeks isi surat guna konfirmasi pemberian kode
tersebut. Bila ada kata yang penting, pembuatan tunjuk silang dilakukan saat
itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat akan
menyimpan kembali arsip. Pemberian kode harus hati-hati dan konsisten, bila
dilakukan secara tergesa-gesa hanya akan berakibat kesalahan.
5. Penyortiran
Setelah penetapan kode, surat disortir sesuai dengan kode penyimpanan.

Penyortiran dapat diartikan pula sebagai tindakan menyusun berkas secara urut
tanggal. Di sebagian besar instansi penyortiran adalah langkah awal sebelum
pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah
pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatan penyortiran
ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai maka itu berarti melakukan
pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak.
Setelah dikode berkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok
yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 s.d tanggal 31
dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Pebruari
dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya.
55
Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode
selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur. Maka setelah
arsip disortir secara garis besar (rough sorting) menjadi kelompok-kelompok
tanggal, lalu dipisahkan berdasarkan kelompok tanggal bulan dan tahun
masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya
disebut fine sorting. Setelah semua dikelompokkan pada bagiannya masing-
masing, berkas ini siap untuk disimpan dan dipindahkan ke tempat
penyimpanan.
6. Penyimpanan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan

kantor yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya.
Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip berarti kehilangan waktu,
uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Penyimpanan dilakukan
dengan memperhatikan hal-hal berikut:
1) Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lain-lain;
2) Sebelum arsip dimasukkan dalam folder, folder sebaiknya ditarik ke atas
dulu; petugas sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang
tab, sebab bila hal ini terulang terus dapat membuat tab rusak dan arsip
mungkin terselip di luar folder;
3) setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di sebelah tepi kiri,
ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti
membuka buku dari tepi tab ke arah kanan, yang dibuka langsung pada
posisi siap dibaca;
4) Arsip-arsip paling kanan pada folder tanggal awal selalu ditempatkan di
posisi paling atas ketika folder dibuka, arsip paling tua ada di paling
belakang. Arsip yang diambil (dipinjam) ketika dikembalikan harus
disusun secara kronologis semacam itu, tidak berdasar penting tidaknya isi
arsip;
5) Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subjek (application folder)
pertama ditata berdasarkan bulan kemudian berdasar tanggal. Bila dalam
56
penyimpanan arsip terdapat tanggal yang sama, maka penyimpanannya
diatur berdasarkan Tanggal.
Contoh :
Pada tanggal 15 Maret 2013 diterima delapan surat yang berasal dari :
Anton, Chaterina, Budi, Erman, Fransiska, Joko, Ambar, Elya,
penyimpanan surat diletakkan di laci tahun 2013, Guide tab bulan Maret
dan pada map tanggal 15 dengan urutan sebagai berikut :
1. Ambar.
2. Anton.
3. Budi.
4. Chaterina.
5. Elya.
6. Erman.
57
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
5.1.1. Kesimpulan yang diambil selama prakerin
Setelah melaksanakan kegiatan Prakerin ini, sangat banyak pengalaman dan

ilmu pengetahuan yang kami dapatkan. Jika di sekolah kita diajarkan bermacam-
macam teori kejuruan, maka ketika prakerin, teori itu akan digunakan sebagai
dasar dalam melaksanakan suatu kegiatan (Praktek). Pada intinya, kegiatan
Prakerin sangat berguna untuk mengembangkan apa yang diajarkan di sekolah.
Prakerin bisa disebut sebagai pelengkap dan proses pematangan atau pemantapan
kelak saat sudah berkecimpung dalam dunia kerja.
5.1.2. Kesimpulan Teori
Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.
Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal
sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama
bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan
bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan
desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).
5.2. Saran
5.2.1. Saran Untuk Sekolah
1. Pemantauan terhadap siswa yang sedang Prakerin maupun yang baru akan
melaksanakan Prakerin agar lebih ditingkatkan lagi untuk menyakinkan
pihak perusahaan terhadap program PRAKERIN ini.
2. Dalam pembekalan materi fisik maupun mental agar lebih ditingkatkan
terutama untuk pembinaan mental siswa.
3. Dan juga guru-guru selalu memberikan motivasi, bimbingan dan keringanan
pada siswa yang sedang PRAKERIN
58
5.2.2. Untuk Perusahaan
1. Diharapkan agar kerjasama antara sekolah dengan perusahaan lebih
ditingkatkan dengan banyak memberi peluang kepada siswa/i SMK untuk
Praktik Kerja Industri (PRAKERIN).
2. Untuk para karyawan lebih ditingkatkan lagi motivasi dan kedisiplinannya
dalam bekerja.
3. Hubungan karyawan dengan siswa/i Prakerin diharapkan selalu terjaga
keharmonisannya agar dapat tercipta suasana kerjasama yang baik.
59
DAFTAR PUSTAKA
https://www.kumpulanpengertian.com/2018/11/pengertian-dan-fungsi-surat-menurut.html?
m=1
https://www.seputarpengetahuan.co.id/2017/12/pengertian-arsip-menurut-para-ahli.html
https://jikp.bantenprov.go.id/read/artikel/289/Pengertian-Arsip-Tujuan-Peran-Dan-Fungsi-
Serta-Jenis-jenis-Arsip.html
https://www.sipas.id/blog/jenis-surat/
Endang S. Mulyani S. dkk. (2018). Kearsipan: Program Kealian Manajemen Perkantoran

untuk SMK/MAK Kelas X. Jakarta: Erlangga.
60
LAMPIRAN – LAMPIRAN
1. Kegiatan jumsih
2. Mendata KB
61
3. Mengarsipkan SPJ
4. Apel Pagi
62
5. Mengarsipkan surat menggunakan sistem tanggal
63

LAPORAN PRAKERIN REAL UUS New Real 2

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN PRAKERIN REAL UUS New Real 2

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB 1

1.1. Latar Belakang

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) adalah sebuah bentuk Pendidikan bagi

Sehubungan dengan prakerin khususnya jurusan Otomatisasi Tata Kelola

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

Berdasarkan pada latar belakang tersebut, saya memutuskan umtuk memilih

1.2. Maksud dan Tujuan Prakerin

1.3. Maksud dan Tujuan Pengambilan Judul

1.4. Waktu Dan Tempat Pelaksanaan Prakerin

Tempat : Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana,

2.1 Profil SMK AL WASHLIYAH SUMBER

1. Nama Sekolah : SMK ALWASHLIYAH SUMBER

Diawal berdirinya SMK ALWASHLIYAH SUMBER membuka dua Kompetensi

a. Program Keahlian Sepeda Motor (TSM)

Pimpinan Daerah Al Washliyah

Majelis Pendidikan Al Washliyah

Komite Sekolah Kepala Sekolah TATA USAHA

Drs. H. Iskandar Sarkani, M.Pd - Kepala TU : Mutiara Ameliana, SE

Yuniar Sri Sukmarejeki, S.Pd

TENAGA PENDIDIK & KEPENDIDIKAN SMK AL WASHLIYAH SUMBER

25. Darmadi, S.Pd : Produktif TKJ

26. Mutiara Ameliana, SE : Kepala Staff TU

27. Muliyanah : Staff TU & CS

28. Sri Nurhadiningsih : Staff TU

29. Yayan Afryansyah : Staff TU

30. Diana, SE : Staff TU

3.1. Profil Industri / Instansi

6. Nama Pembimbing Instansi : Yayah Sahiyah, S.Sos

3.2. Sejarah Industri / Instansi

VISI DAN MISI DPPKBP3A

KEPALA DINAS PPKBP3A KAB. CIREBON

Hj. ENI SUHAENI, SKM. M.Kes.

Dr. ALEX SUHERIYAWAN, S.H.,M.Pd.I.

YAYAH SAHIYAH, S.Sos. ANAH, S.Si.,M.Si YULIANA, S.IP.

KASI ADVOKASI KASI KASI KASI

KEPALA UPTD P5A DPPKBP3A

KASUBAG TU UPTD P5A

KEPALA SUBBAG TU UPTD P5A DPPKBP3A

Semeste Tahu Keteranga

87 1.3.2.10.02.03.00 Printer (Peralatan HP LaserJetP1102 1 2014 -

116 1.3.2.10.02.03.00 Printer (Peralatan - 1 2016

195 1.3.2.10.02.03.00 Printer (Peralatan EPSON 1 2019 -

205 1.3.2.05.03.03.00 Kursi Kerja Pejabat INFORMA 2 2019 -

4.1. Teori Penunjang

4.1.1. Pengertian Arsip

Sdangkan menurut Hadi Abubakar (1996:8-9), adalah Arsip dalam

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah

4.1.2. Fungsi Arsip

Adapun fungsi arsip yaitu:

a. Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa

Jenis Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya, yaitu:

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, iakta pendirian

4.1.4. Pengertian Surat

Surat menurut Finoza (2009:4), adalah informasi tertulis yang dapat

Sedangkan menurut Suryani, dkk (2015:2), Surat adalah secarik kertas

4.1.5.Pengertian Surat Keluar

Menurut Finoza (2009:4), Surat memiliki beberapa fungsi, yaitu:

a. Sebagai alat komunikasi tulis

4.1.7. Jenis-Jenis Surat

Menurut asal, yaitu:

4.1.8. Pengertian Penyimpanan Arsip Sistem tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan

4.1.9. Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal.