Materi Protokoler HW Jateng
Materi Protokoler HW Jateng
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah
manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya
berkembang semakin luas, yakni keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan,
dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun
internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan
yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan
protokoler ini menjadi acuan persyarikatan Muhammadiyah , institusi pemerintahan dan
berlaku secara universal.
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu
kegiatan baik dalam organisasi persyarikatan muhammadiyah, kedinasan/kantor maupun
masyarakat.
2. Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi pimpinan dan Pejabat Pemerintahan,
organisasi lain, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Resmi, atau acara bentuk
lainnya
1. Asas Kebangsaan
Yang dimaksud dengan “kebangsaan” adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak
bangsa Indonesia yang pluralistik (kebinnekaan) dengan tetap menjaga prinsip negara kesatuan
Republik Indonesia.
2. Asas ketertiban dan kepastian hukum
Dalam hal ini yang dimaksud dengan “ketertiban dan kepastian hukum” adalah keprotokolan
harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum.
3. Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan
Dalam hal ini yang dimaksud dengan “keseimbangan, keserasian, dan keselarasan” adalah
keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan, antara individu
dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan persyarikatan
4.Asas Timbal balik
Pada asas keempat ini yang dimaksud dengan “timbal balik” adalah keprotokolan diberikan
setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari Negara / persyarikatan .
Selain asas-asas tersebut terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokoleran itu sendiri antara
lain:
Kegiatan keprotokolan termasuk ke dalam kegiatan yang terrencana, terstruktur, teratur, rapi dan
terorganisir. Adapun jenis kegiatan keprotokolan terbagi menjadi dua yakni kegiatan yang
sifatnya resmi, atau umum yang berkaitan dengan
Jenis kegiatan yang sifatnya umum misalnya, upacara pelantikan dan serah terima jabatan,
upacara penandatanganan naskah kerja sama, upacara sumpah pegawai, peresmian gedung baru,
seminar, simposium, diskusi dan lain sebagainya. Kegiatan seperti ini juga berlaku di instansi-
instansi dan universitas atau lembaga pendidikan. Namun secara lebih spesifik, kegiatan yang
ada di perguruan tinggi antara lain: upacara dies natalis, upacara wisuda, upacara pengukuhan
guru besar, upacara kenaikan pangkat doktor dan lain-lain.
Aktivitas keprotokolan sendiri secara lebih luas terdiri dari lima hal yakni tata ruang, tata
upacara, tata tempat, tata busana, dan tata warkat. Terhadap lima hal tersebut terdapat aturan-
aturan yang perlu diperhatikan. Untuk memasuki dunia protokoler, pemahaman dan penerapan
atas aturan-aturan tersebut sangatlah penting. Adapun penjelasan mengenai aturan-aturan
tersebut antara lain:
I. Tata Ruang,
Tata ruang adalah pengaturan ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat
aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.
a. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu
kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera,
taman dan lain sebagainya
b. Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan
seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.
Dalam prakteknya, protokoler harus memerhatikan segala sesuatunya dengan sangat detail,
misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
1. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
2. Papan nama petunjuk yang diperlukan
3. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
4. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.
II. Tata Upacara
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai
dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan tersebut harus diperhatikan:
1. jenis kegiatan;
2. bahasa pengantar yang dipergunakan;
3. materi aktivitas.
Dalam tata upacara, harus lah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara,
personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Untuk pengisi acara misalnya dalam
memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan
sambutan. Juga yang tak kalah penting adalah memastikan kesediaan pembicara atau pemberi
sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran
suatu “upacara” diperlukan pula seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung
antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
III. Tata Tempat (Preseance)
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya
urutan. Yang dimaksudkan di sini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih
dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku
dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari
pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan
tem’pat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.
1. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan
jenis/keperluan kegiatan.
2. Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tujuan
kegiatan yang ingin tercapai sendiri.
3. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai
format, isi dan sebagainya.
4. Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik
mengenai nama, pangkat, jabatan maupun alamatnya.
5. Dalam undangan perlu dijelaskan bahwa undangan tersebut diperuntukkan beserta istri/suami
atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk
beberapa orang.
6. 6. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan
duduk.
7. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
8. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
9. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya .
10. Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan
(seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).
Selain kelima aturan tersebut terdapat hal-hal yang harus dimiliki dalam melaksanakan kegiatan
keprotokolan. Hal ini yang akan menunjang dan menentukan keberhasilan dalam melaksanakan
kegiatan, antara lain:
Tata cara; setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib dan khidmat serta setiap
perbuatan dan tindakan yang hendak dilakukan harus berdasarkan aturan dan urutan yang telah
ditentukan.
Tata krama; yaitu etiket dalam pemberian penghormatan.
Aplikasi aturan-aturan; yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang
keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan. Hal ini harus berlaku selaras dengan
situasi dan kondisi pada saat kegiatan sesuai rencana yang telah ditetapkan. Menjadi
protokoler berarti kita pun akan belajar menghadapi banyak orang dan berhubungan dengan
banyak pihak. Dalam hal ini artinya kita pun akan belajar untuk menjadi orang yang berani
dan mampu berkomunikasi dengan baik. Ketika kita diharuskan untuk berhubungan dengan
banyak pihak, maka kita akan bertemu dengan beragam karakter. Dalam hal ini misalnya, kita
tidak bisa menuntut untuk tidak mau berhubungan dengan orang yang pendiam, acuh tak acuh
atau orang yang tempramen dan pemarah sekalipun melainkan kita dengan segala sikap
seorang protokoler harus mampu melakukan dan membangun komunikasi yang baik dengan
banyak orang dan banyak karakter. Menjadi protokoler juga berarti mengajarkan kita untuk
mampu mengambil keputusan dengan cepat namun cermat. Dalam setiap kegiatan yang
dilaksanakan oleh seorang protokoler, tidak selamanya kita bisa mengacu pada aturan yang
ada, namun lebih daripada itu, tindakan yang tegas dan cermat terkadang harus dilakukan oleh
seorang protokoler takkala berada dalam suatu kondisi dan keadaan tertentu.
Dalam kegiatan protokoler seperti halnya dalam berorganisasi kita belajar untuk saling
memahami perasaan orang lain, baik orang yang menjadi tamu kita maupun rekan kerja kita
sendiri. Selain hal tersebut, saling menghormati dan menyayangi pun menjadi sikap yang perlu
dijunjung dan diterapkan. Dengan sikap demikian maka akan tercipta iklim organisasi yang baik
serta dan tugas yang diemban pun akan terasa lebih ringan.
Seorang protokoler cenderung sangat memerhatikan sesuatu hal sekecil apapun itu atau dengan
kata lain detail terhadap banyak hal hingga hal yang sekecil sekalipun. Sikap tersebut pada
akhirnya membiasakan seorang protokoler untuk teliti dalam segala hal. Dengan sikap seperti itu
maka kesalahan-kesalahan yang memungkinkan terjadi, sekecil apapun itu, dapat diminimalisir
adanya.
Kemampuan mengontrol diri dengan baik juga tertanam dalam diri seorang protokoler. Hal ini
karena dalam segala situasi termasuk situasi yang buruk sekalipun seorang protokoler harus
mampu melakukan kontrol diri yang baik, baik secara emosional maupun sikap dan prilaku.
Demikian pula dalam keseharian kontrol diri ini sangat diperlukan.
Senang membangun hubungan baik dengan orang lain adalah salah satu ciri seorang
protokoler. Kepada siapapun seorang protokoler tidak boleh segan untuk memberikan senyum
terbaiknya. Membangun relasi yang baik dengan banyak orang bukan hanya berguna ketika
dalam kegiatan keprotokolan saja namun juga di kehidupan sehari-hari.
Dan yang tidak kalah penting dari pribadi seorang protokoler adalah rasa percaya diri. Dalam
berhubungan dengan orang lain, dibutuhkan rasa percaya diri yang tinggi. Seorang protokoler
tidak boleh rendah diri melainkan rendah hati. Ketika berhadapan dengan siapapun seorang
Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :
1. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
3. Trampil dan cekatan menguasai situasi
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
6. Sangat memahami perasaan orang lain
7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
9. Rendah hati tetapi tidak rendah diri
10. Penampilan menarik
11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen
14. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
B. MC (MASTER OF CEREMONY)
Secara garis besar tugas MC berbeda dengan protokoler/protokol. Namun, secara struktural MC
merupakan bagian dari aktivitas protokoler. sehingga dapat dipahami bahwa MC adalah pembawa acara
yang bertugas untuk mengendalikan jalannya acara. Sedangkan protokol adalah tata acara, yang telah
dirangkai dan tersusun secara lengkap. Sehingga seorang MC akan melaksanakan tugas sesuai dengan
arahan Protokoler. Namun biasanya kegiatan keprotokoleran dilaksanakan pada acara-acara resmi,
seperti acara kenegaraan, pemerintahan atau kegiatan-kegiatan yang melibatkan pejabat negara,
pimpinan Daerah. Karena pada dasarnya kegiatan-kegiatan resmi tersebut telah tertata dalam
perundang-undangan baku dan harus dilaksanakan sesuai dengan peraturan, khusus pembahasan
Protokol
Atau pembawa acara.Benarkah itu ? Tidak selalu salah, tetapi juga tidak selalu
benar.Mengapa? Antara keduanya memang terdapat kesamaan dan perbedaan. Pembawa acara dapat
bertugas dalam acara resmi dan tidak resmi, sedangkan MC hanya bertugas dalam acara tidak
resmi. Dengan kata lain, dalam acara tidak resmi pemandunya dapat disebut pembawa acara atau
MC. Akan tetapi dalam acara resmi pemandunya hanya disebut sebagai pembawa acara saja. Ada
anggota masyarakat yang memakai istilah protocol dengan arti yang sama dengan pembawa acara atau
MC memakai kata itu, jelas kurang tepat.