LAMPIRAN (8.

B)
 PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN
DAN PENCEGAHAN
No. Dokumen 22 RSU – 2022
Edisi 2
No. Revisi 0
Berlaku sejak 15 Januari 2022
Hal 1dari3

1. TUJUAN
1.1. Prosedur ini sebagai acuan dalam melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan terhadap
ketidaksesuaian produk dan atau jasa pelayanan yang timbul dari setiap aktivitas perusahaan

2. RUANG LINGKUP
Semua ketidaksesuaian yang ditemukan secara langsung atau tidak langsung, mencakup:
2.1. Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan;
2.2. Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian;
2.3. Mengevaluasi kebutuhan akan tindakan yang dilakukan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian
tidak akan berulang;
2.4. Menentukan dan menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan;
2.5. Memelihara rekaman hasil tindakan yang diambil; dan
2.6. Meninjau tindak lanjut perbaikan yang diambil.

3. REFERENSI
3.1. Standar ISO 9001:2008 klausul 8.5.2 dan 8.5.3

4. DEFINISI
4.1. Tindakan Perbaikan :adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk
mencegah terulangnya ketidaksesuaian / masalah yang sama.
4.2. Tindakan Pencegahan : adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensial ketidaksesuaian.
4.3. Ketidaksesuaian : adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan ( kebutuhan atau harapan yang
dinyatakan ).
 PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN
DAN PENCEGAHAN
No. Dokumen 22 RSU – 2022
Edisi 2
No. Revisi 0
Berlaku sejak 15 Januari 2022
Hal 2dari3

5. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

5.1. Direktur
5.2. Manajemen Representatif (MR)
5.3. Kepala Bagian

6. PROSEDUR
6.1. Manajemen Representatif mengeluarkan laporan ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian dengan
menggunakan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan termasuk keluhan
pelanggan kepada Kepala Bagian.

6.2. Manajemen Representatif memonitor pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan yang
dilakukan oleh Kepala Bagian terkait dan meninjau tindakan perbaikan yang dilambil serta
memelihara rekaman hasil tindakan yang diambil.

6.3. Kepala Bagian melakukan tindakan pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan dengan cara :
• Kepala Bagian terkait menerima Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Manajemen Representatif atas timbulnya ketidaksesuaian di bagiannya.

• Kepala Bagian terkait melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap

ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian serta menentukan penyebab dari ketidaksesuaian
yang terjadi.

• Kepala Bagian terkait mengevaluasi kebutuhan akan tindakan yang dilakukan untuk
memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan terulang serta menentukan dan menerapkan
tindakan perbaikan yang diperlukan.

• Kepala Bagian terkait menyerahkan hasil tindakan perbaikan kepada Manajemen

Representatif untuk meninjau tindakan perbaikan yang diambil.
 PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN
DAN PENCEGAHAN
No. Dokumen 22 RSU – 2022
Edisi 2
No. Revisi 0
Berlaku sejak 15 Januari 2022
Hal 3dari3

6.4. Bila hasil tinjauan tindakan perbaikan efektif, Manajemen Representatif menutup laporan
Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dengan menandatangani lembar Permintaan
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan tersebut.

6.5. Bila hasil tinjauan tindakan perbaikan dianggap belum efektif maka ManajemenRepresentatif
meminta dilakukan analisis dan tindakan perbaikan ulang.
 PROSEDUR KOMUNIKASI MUTU & K3L
No. Dokumen 16 QHSE- RSU - 2022
Edisi 2
No. Revisi 1
Berlaku sejak 13 Januari 2022
Hal 1 dari 3

1. TUJUAN
Prosedur ini untuk memastikan bahwa semua informasi yang berkaitan dengan kegiatan dan masalah
Sistem Manajemen Mutu & K3L di PT. RIZQI SINAR UTAMA disebarkan secara sistematis, baik
internal maupun eksternal perusahaan.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini mencakup kegiatan identifikasi, dokumentasi dan penyebarluasan informasi
berkaitan dengan kegiatan dan masalah Mutu & K3L.
2.2. PT. RIZQI SINAR UTAMA sebagai perusahaan penyedia jasa dan layanan kepada
Pelanggan, maka prosedur ini batal, patuh, dan tunduk kepada prosedur komunikasi Mutu
& K3L sejenis yang berlaku dan ditetapkan oleh Pelanggan PT. RIZQI SINAR
UTAMA.
.
3. DEFINISI
Komunikasi Mutu & K3L yaitu suatu kegiatan untuk menyampaikan informasi atau pesan Mutu &
K3L yang tertuang dalam suatu papan pengumuman, pernyataan kebijakan Mutu & K3L, gambar,
slogan dan lainnya agar semua pekerja (internal & eksternal) yang berada dalam tempat kerja
memperoleh wawasan mutu, mengerti dan mengetahui akan potensi bahaya serta dapat
mengendalikan potensi bahaya di tempat kerja tersebut.

4. PROSEDUR KERJA DAN TANGGUNG JAWAB

4.1. Komunikasi Internal
4.1.1. Management Representative (MR) mengidentifikasi jenis informasi Mutu & K3L yang
perlu disampaikan kepada pekerja sesuai persyaratan SM Mutu & K3L yang terkait.
4.1.2. Pekerja juga terlibat dalam penyampaian informasi berupa permasalahan Mutu & K3L
yang ada di masing-masing tempat kerjanya melalui atasannya atau langsung kepada
MR.
 PROSEDUR KOMUNIKASI MUTU & K3L
No. Dokumen 16 QHSE- RSU - 2022
Edisi 2
No. Revisi 1
Berlaku sejak 13 Januari 2022
Hal 2 dari 3

4.1.3. Metode penyampaian informasi ini dapat dilakukan dengan cara verbal dan atau non
verbal.
a. Penyebarluasan informasi ini secara verbal antara lain melalui :
1. Rapat bulanan Komite Mutu & K3L .
2. Rapat konsultasi Mutu & K3L .
3. Pelatihan-pelatihan Mutu & K3L .
4. Quality & Safety Briefing (QS Briefing), dsb.

b. Penyebarluasan informasi ini secara non-verbal antara lain melalui :

1. Surat / Memo internal
2. Notulen rapat
3. Papan pengumuman
4. Spanduk, rambu-rambu dan poster

4.2. Komunikasi Eksternal

4.2.1. MR mengidentifikasi jenis informasi Mutu & K3L yang perlu disampaikan kepada
pihak lain / eksternal perusahaan sesuai persyaratan SM Mutu & K3L yang terkait.
4.2.2. Penginformasian kegiatan Mutu & K3L perusahaan kepada lembaga eksternal yang
bekepentingan disampaikan melalui laporan Triwulan Komite Mutu & K3L yang telah
disahkan oleh ketua Komite Mutu & K3L .
4.2.3. Tamu, mitra kerja, atau pihak lain yang akan berkunjung/bekerja di lingkungan kerja
PT. RIZQI SINAR UTAMA akan diberikan Quality & Safety Induction (QS Induction)
mengenai ketentuan Mutu & K3L yang berlaku.
4.2.4. Pemberian QS Induction ini melalui kegiatan pelatihan pengenalan dengan
menggunakan formulir RS Induction oleh Petugas Mutu & K3L atau dengan
penjelasan yang diberikan oleh petugas keamanan saat masuk ke lokasi kerja sesuai
Prosedur Penerimaan Tamu.
4.2.5. Setiap mitra kerja yang akan bekerja di lingkungan kerja PT. RIZQI SINAR
UTAMA dalam kurun waktu tertentu wajib diberikan QS Briefing.
 PROSEDUR KOMUNIKASI MUTU & K3L
No. Dokumen 16 QHSE- RSU - 2022
Edisi 2
No. Revisi 1
Berlaku sejak 13 Januari 2022
Hal 3 dari 3

4.2.6. Semua dokumen terkait dengan kegiatan penyebarluasan informasi Mutu & K3L
disimpan dan dipelihara oleh Document Controller.

5. DOKUMEN TERKAIT
5.1. Formulir QS Briefing
5.2. Formulir QS Induction

6. REFERENSI
6.1. Pedoman Sistem Manajemen Mutu & K3L PT. RIZQI SINAR UTAMA .
6.2. OHSAS 18001:2007, Klausul 4.4.3. Komunikasi, Partisipasi, dan Konsultasi.

7. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

7.1. Selama pelaksanaan prosedur ini tidak terjadi kecelakaan.
7.2. Pekerja, mitra kerja, dan eksternal perusahaan lainnya memahami kebijakan dan ketentuan
Mutu & K3L yang berlaku di PT. RIZQI SINAR UTAMA dengan indikasi menunjukkan
sikap kerja yang selaras dengan Mutu & K3L.