PT.

PARAHITA PRIMA SENTOSA

STANDART OPERATING PROSEDUR SOP

PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN SOP 3 / 1

1.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengiriman Barang Jadi pesanan dari pelanggan dapat terkendali
dengan baik, seta dapat mencapai tujuan sesuai komitmen waktu yang telah disepakati.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk menangani pengiriman produk pesanan kepada pelangan, dimulai saat adanya permintaaan
sampai dengan pengiriman dari Bagian Divisi Marketing sampai dengan proses pengiriman (diterima oleh pelanggan).

3.0 DEFINISI

3.1 Seles Order (SO),

Adalah surat yang diterbitkan oleh Divisi Marketing, yang berisi rincian Nama dan Jumlah “Barang jadi”
permintaaan pelanggan, yang berfungsi sebagai dasar konfirmasi bagi seluruh Divisi dalam Menyusun Jadwal
Pengiriman Barang Jadi, serta sebagai dasar bagi Divisi Finance & Accounting untuk menerbitkan Surat Jalan
(SJ).

3.2 Surat Jalan (SJ),

Adalah surat yang diterbitkan oleh Divisi Finance & Accounting, Berisi rincian Nama Barang Jadi, Jumlah Produk,
Serta Nama dan Alamat Pelanggan yang akan dikirim produkBarang tersebut.

3.3 Bukti Transfer Barang (BTB),

Adalah formulir yang digunakan untuk transfer Barang dari satu divisi ke divisi lainnya dalam lingkungan
internal PT. PARAHITA PRIMA SENTOSA.

4.0 RINCIAN LANGKAH

4.1 Divisi Gudang Barang Jadi

4.1.1 Menerima Seles Order (SO) dari Divisi Marketing, Yang berisi permintaaan order pengiriman
Barang Jadi.

4.1.2 Menyeleksi semua SO yang masuk sebagai dasar untuk memperhitungkan total produk yang
dikirim, jenis packaging, ketentuan kusus dalam permintaan pelanggan, serta lokasi daerah tujan
pengirman.
4.1.3 Mengirimkan SO yang diseleksi (siap untuk dikirim) kepada Divisi Finance & Accounting untuk
dibuatkan Surat Jalan (SJ).

4.1.4 Setelah Barang Jadi yang akan dikirim selesai disiapkan, maka segera menandatangani SJ dan
memberikannya kepada petugas pengemudi.

Disiapkan : ….. / …../………… Diperiksa oleh : Disetujui Oleh

Kabag EDM&HRD Wakil Managemen
 PT. PARAHITA PRIMA SENTOSA

STANDART OPERATING PROSEDUR SOP

PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN SOP 3 / 2

4.1.5 Menerima satu tembusan Urat Jalan (SJ) copy ke-4.

4.1.6 Bersama dengan divisi pengiriman untuk memasukan dan menghitung barang jadi yang dimasukan
kedalam kendaraan pengiriman.

4.1.7 Menerima Surat Jalan (SJ) dari Divisi Pengiriman setelah barang diterima oleh pelanggan

4.1.8 Mencocokkan dengan arsip, dan mengembalikan semua tembusan Surat Jalan (SJ) yang sudah
terkirim kepada Seketaris Divisi Finance & Accounting

4.1.9 Membuat Laporan Stok Harian Barang Jadi.

4.2 Divisi Finance & Accounting.

4.2.1 Membuat Surat Jalan (SJ), berdasarkan SO yang diterima dari Divisi Gudang. Selanjutnya SJ
dikirimkan kembali ke Divisi Gudang Barang Jadi untuk tindak lanjut Pengiriman Barangnya.

4.3 Divisi Pengiriman

4.3.1 Mencocokan SJ dengan barang jadi dari gudang yang ada disesuaikan dengan jumlah dan tujuan
pengiriman barang.

4.3.2 Berkoordinasi dengan Divisi Gudang Barang Jadi barang jadi untuk menyiapkan barang yang akan
dikirim.

4.3.3 Apabila barang tidak ada dalam gudang tersebut, maka Divisi Pengiriman meminta Divisi Gudang
Barang untuk melakukan laporan kepada semua Divisi terkait.

4.3.4 Menetapkan kendaraan beserta Pengemudi yang akan mengirim Barang.

4.3.5 Melakukan proses pemesanan dan pengawasan apabila barang pesanan mengunakan jasa pihak ke
tiga (jasa expedisi).

4.3.6 Memberikan Surat Jalan (SJ) asli ke Divisi Gudang setelah barang diterima oleh pelanggan

4.4 Pengemudi.
4.4.1 Mengirimkan semua Barang Jadi kepada Pelanggan sesuai dengan SJ, dan meminta bukti
tandatangan kepada Pelanggan yang menerima. Kepada para pelanggan yang sudah menerima
Barang Jadi diberikan tembusan SJ copy ke-2.

Disiapkan : ….. / …../………… Diperiksa oleh : Disetujui Oleh

Kabag EDM&HRD Wakil Managemen
 PT. PARAHITA PRIMA SENTOSA

STANDART OPERATING PROSEDUR SOP

PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN SOP 3 / 3

4.4.2 Mengembalikan semua Surat Jalan (SJ) kepada kepala Divisi Pengiriman , Baik yang sudah terkirim
maupun yang belum terkirim.

5.0 LAMPIRAN.
5.1 Seles Order (SO),
5.2 Surat Jalan (SJ)
5.3 Bukti Transfer Barang (BTB)

Disiapkan : ….. / …../………… Diperiksa oleh : Disetujui Oleh

Kabag EDM&HRD Wakil Managemen