KEARSIPAN SISTEM ABJAD

( alphabetical filling system )

A. PENGERTIAN SISTEM ABJAD

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yag disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang,badan, atau organisasi. Hal tersebut
disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem abjad adalah
sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan.

Sistem ini disebut juga sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung
mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.

2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antaralain:

• Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berubah menjadi satu.
• Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
• Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.
• Mudah diterapkan.

Kerugian dari pemakaian sistem abjad antaralain:

• Pencarian Dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.

• Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.
• Harus mempergunakan peraturan mengindeks.
• Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti karena kalau
tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan.

B. ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

 1. Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode
ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
2. Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. Kode Arsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

C. PERATURAN MENGINDEKS
Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang,
perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang Diibedakan

Atas: Peraturan Mengindeks Nama Oang Indonesia
a. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana
nama itu ditulis.
b. Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks
berdasarkan nama akhir.
c. Nama keluarga, suku dan marga. Nama orang yang diikuti nama keluarga
(Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks
berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan

Perhimpunan
Merancang Daftar Klasifikasi
a. Nama Perorangan
b. Nama Perusahaan
c. Instansi Pemerintah
d. Nama Organisasi dan Perhimpunan

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

 a. Nama perusahaan pada umumnya
Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang
dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
b. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat
Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
c. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang
menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
d. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

a. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya
ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal,
maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
b. Nama Instansi Negara Asing
Diindeks unit politik negara yang bersangkutan

D. JENIS PERLENGKAPAN SISTEM ABJAD

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :

1. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah lemari yang digunakan untuk penyimpanan arsip atau
dokumen penting, baik untuk perorangan maupun suatu instansi tertentu.
2. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
3. Map Folder
Map folder adalah sebuah kertas atat yang berfungsi untuk menyimpan
berbagai macam berkas-berkas berharga yang bukan merupakan sebuah
buku.
4. Kotak Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing
5. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip.

E. PROSEDUR PENYIMPANAN SISTEM ABJAD

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:
 Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada
bagian kearsipan.
1) Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan,
dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang
diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang
yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
2) Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan
kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama
penanda tangan surat.
3) Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-
unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1
untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map
yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya
baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih
dari 5 pucuk.
Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat
ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
4) Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing,
agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan.
Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak
lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir,
petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke
almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
5) Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan
menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut
dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka
pencarian kembali akan sukar dilakukan.
6) Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan
yang berlaku.

F. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN

(Finding)
 Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas
arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon
pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1
folder harus dibuat out foldernya.
4. Menyerahkan arsip kepada peminjam