Creating Project Improvement

Report & Presentation

25 August 2023
Content

✓ What is Report?
✓ Graphs and Chart
✓ Project Improvement report by DMAIC methodology
✓ Mistakes in project report
✓ Type of Presentation
✓ Tips and Tips for effective presentation
Content

✓ What is Report?
✓ Graphs and Chart
✓ Project Improvement report by DMAIC methodology
✓ Mistakes in project report
✓ Type of Presentation
✓ Tips and Tips for effective presentation
What is communication?

Communication is an exchange of ideas,

feelings and information by speaking, writing,
or symbolic
4
Komunikasi di area kerja

Menurut Kamus Besar

Bahasa Indonesia (KBBI),
arti kata laporan adalah
segala sesuatu yang
dilaporkan. Arti lainnya
dari laporan adalah berita.

GOAL REPORT
Tipe-Tipe Komunikasi

KOMUNIKASI SATU ARAH

• Tidak ada respon/umpan balik
• Pengirim informasi tidak memerlukan
tanggapan dari si penerima
• Bahasa harus benar-benar dipahami
• Waktu lebih singkat

KOMUNIKASI DUA ARAH

• Penerima dan pengirim mempunyai
peluang untuk berbagi informasi
• Ada peluang bagi si penerima untuk bertanya
• Hasil komunikasi lebih baik
• Waktu lebih lama

6
Content

✓ What is Report?

✓ Graphs and Chart

✓ Project Improvement report by DMAIC methodology
✓ Mistakes ini project report
✓ Type of Presentation
✓ Tips and Tips for effective presentation
Stratifikasi data

Stratifikasi
Digunakan untuk mengurai/ mengklasifikasikan data/masalah menjadi kelompok sejenis yang lebih kecil atau
menjadi unsur-unsur tunggal dari data/masalah sehingga menjadi lebih jelas dan mudah untuk dianalisa.

BESAR SEDANG KECIL

Kegunaan lain Stratifikasi :
✓ Memunculkan pola-pola mencurigakan ke permukaan
✓ Menemukan proses maupun hasil yang berbeda
✓ Memberikan focus dan prioritas

Faktor Contoh
Kategori tipe • Tipe cacat
• Tipe masalah
• Tipe komplain
Kapan • Tahun
• Bulan
• Hari
Dimana • Region
• Kota
• Kantor
Siapa • Business unit
• Department
• Individu
Pareto

Tujuan
Untuk menentukan faktor dominan yang
mempunyai pengaruh besar terhadap hasil

Manfaat
• Menunjukkan masalah utama
• Menunjukkan perbandingan masalah
• Merencanakan Target

Prinsip
Usaha 20% - hasil 80%
 Contoh_Pareto

Bunga adalah staff bagian Analis Kredit sedang mendata PENYEBAB FREKUENSI PERSEN KUMULATIF
penyebab ditolaknya pengajuan kredit yang terjadi dalam Terlambat submit 43 41.7% 41.7%
satu tahun dan didapat data sbb : Data tidak lengkap 30 kali, Data tidak lengkap 30 29.1% 70.9%
Jumlah pinjaman terlalu besar 13 kali, Terlambat submit 43 Alamat tidak sesuai KTP 17 16.5% 87.4%
kali dan alamat tidak sesuai KTP sebanyak 17 kali. Jumlah pinjaman terlalu besar 13 12.6% 100.0%
TOTAL 103 100.0%
Pertanyaan :
1. Buatlah diagram pareto Penyebab pengajuan kredit tidak disetujui
100% 100,0%
2. Masalah apa yang harus diperbaiki lebih dulu 87,4%

80% 70,9%

60% 41,7%

PENYEBAB FREKUENSI
40%

Data tidak lengkap 30

20%
Jumlah pinjaman terlalu besar 13
Terlambat submit 43 0%
Alamat tidak sesuai KTP 17 Terlambat submit Data tidak lengkap Alamat tidak sesuai KTP Jumlah pinjaman terlalu
besar
TOTAL 103 PERSEN KUMULATIF
 Data revenue dalam Rupiah
JANUARI FEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI
CABANG TOTAL
Tabu Depo Asur Tabu Depo Asur Tabu Depo Asur Tabu Depo Asur Tabu Depo Asur Tabu Depo Asur

Grogol 100 94 98 81 89 93 81 80 80 99 82 93 94 81 95 96 95 93 1,624

Cakung 90 81 94 94 80 89 99 92 80 95 100 81 99 81 82 88 85 87 1,597

Gambir 75 84 82 99 91 90 85 87 85 85 97 90 80 80 88 98 100 87 1,583

Sunter 110 91 90 89 86 91 99 100 99 95 97 84 97 92 90 81 81 82 1,654

Pejaten 85 93 80 94 86 94 80 85 84 88 89 94 80 81 86 97 82 88 1,566

TOTAL 460 443 444 457 432 457 444 444 428 462 465 442 450 415 441 460 443 437 8,024

Keterangan
• Tabu = Tabungan
• Depo = Deposito
• Asur = Asuransi
 REVENUE
CABANG
Grafik Batang dan Garis Tabu Depo Asur TOTAL TARGET

• Bertujuan untuk membandingkan 2 hal yang Grogol 551 521 552 1,624 1,634
Cakung 565 519 513 1,597 1,607
sama Gambir 522 539 522 1,583 1,593
• Grafik garis lebih cocok digunakan untuk data Sunter 571 547 536 1,654 1,650
Pejaten 524 516 526 1,566 1,576
time series TOTAL 2,733 2,642 2,649 8,024

Data Revenue per Cabang

1.680

Banyaknya pengajuan Kredit 1.660

27 29 29 1.640

21 21 19 20 20 1.620
18
15
1.600
CONTOH GRAFIK GARIS
1.580

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.560

1.540

1.520
Grogol Cakung Gambir Sunter Pejaten
TOTAL 1.624 1.597 1.583 1.654 1.566
TARGET 1.634 1.607 1.593 1.650 1.576
 REVENUE
CABANG
Pie dan Doughnut Chart Tabu Depo Asur TOTAL TARGET

• Bertujuan untuk melihat besaran dari masing- Grogol 551 521 552 1,624 1,634
Cakung 565 519 513 1,597 1,607
masing data-data terhadap nilai total datanya Gambir 522 539 522 1,583 1,593
• Umumnya digunakan dalam dalam bentuk Sunter 571 547 536 1,654 1,650
Pejaten 524 516 526 1,566 1,576
satuan persen TOTAL 2,733 2,642 2,649 8,024

Pejaten; 19,5% Grogol; 20,2%

Asur; 33% Tabu; 34%
Kontribusi revenue
tiap produk Sunter; 20,6% Cakung; 19,9%

Gambir; 19,7%

Depo; 33%
 Radar /Spider Chart Grogol
580
• Bertujuan untuk melihat kombinasi optimal
560
pada data yang ada.
• Untuk membandingkan beberapa atribut pada 540

suatu data 520

Pejaten Cakung
500
REVENUE
CABANG
Tabu Depo Asur TOTAL TARGET 480
Grogol 551 521 552 1,624 1,634
Cakung 565 519 513 1,597 1,607
Gambir 522 539 522 1,583 1,593
Sunter 571 547 536 1,654 1,650
Pejaten 524 516 526 1,566 1,576
TOTAL 2,733 2,642 2,649 8,024

Sunter Gambir
Tabu Depo Asur
Content

✓ What is Report?
✓ Graphs and Chart

✓ Project Improvement report by DMAIC

methodology
✓ Mistakes in project report
✓ Type of Presentation
✓ Tips and Tips for effective presentation
 DMAIC Metodologi

Define Measure Analyze Improve Control

Aktifitas Utama: Aktifitas Utama: Aktifitas Utama: Aktifitas Utama: Aktifitas Utama:

• Klarifikasi dan Menetapkan Y • Mengidentifikasi dan

• Merencanakan pengambilan data • Mencari solusi potensial • Mengendalikan Key Metric
• Validasi sistem pengukuran memprioritaskan x (akar dan memprioritaskan solusi • Dokumentasikan Proyek
• Menetapkan target Y
• Memetakan Value Stream masalah) • Piloting solusi pada skala • Hitung ulang Value Creation
• Menentukan VoC/VoB
• Identifikasi Quick Wins • Melakukan uji hipotesa “y kecil • Rencanakan duplikasi solusi
• Menentukan ruang lingkup
• Mengambil data untuk vs x” • Implementasi solusi secara • Project Closing dan
proyek
mengukur kondisi (baseline) menyeluruh Handover ke Process
• Membentuk Tim
Y, dan x’s • Verifikasi hasil perbaikan Owners
• Project Plan
• Mengukur kestabilan dan (dampak dari solusi)
• Hitung Value Creation
kapabilitas proses
• Update Project Charter
Y = f(X) Y
X1
= Output produksi
= Kualitas
X2 = Down time
Y = AKIBAT
X3 = Kehadiran operator
f(X) = SEBAB
 Define

Key point dalam fase Define:

➢ Tujuan: Menetapkan permasalahan yang ingin diselesaikan
➢ Objektif:
Define • Mendapatkan persetujuan dari para stakeholder terkait
masalah yang diambil
Aktifitas Utama:
• Ruang lingkup (scope) dari masalah yang diambil
• Klarifikasi dan Menetapkan Y
• Menetapkan target Y • menghitung value creation, pembentukan tim.
• Menentukan VoC/VoB
• Menentukan ruang lingkup proyek ➢ Tools: Tree Diagram, Pareto, Project Charter. SIPOC, etc
• Membentuk Tim
• Project Plan
• Hitung Value Creation
• Update Project Charter
Contoh Project Charter

Problem Statement Key Metric

Adanya ketidaktercapaian service level <96% dimana terdapat Metric Unit Baseline Target
banyak panggilan yang gagal dilayani saat pelanggan kartu GSM
prabayar menghubungi call center. Target KPI sebesar 96%, namun Service Level % 95.5% 98.5%
pada bulan Juni, Juli, Agustus dan November masih belum
Business Impact
mencapai target service level.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Penghematan biaya 1 bulan = Rp 50.000.000
• Sehingga, penghematan biaya dalam satu tahun
• = Rp 600.000.000

Project Duration
Phase Start End
Define 15 Nov 22 Nov
Measure 23 Nov 7 Des
Project Scope Analyze 8 Des 15 Des
Customer Service kartu GSM Prabayar Improve 16 Des 31 Des
Control 1 Jan 7 Jan

Team Selection
Team Members: Approval :
Project Leader: Dina R Budi – System Improvement
Project Leader: ________________
Project Champion: Jeffrey Ayu – Operator Call Center

Project Champion: ________________

Measure

Key point dalam fase Measure

➢ Tujuan: Memahami permasalahan yang ada
➢ Objektif:
Measure • Memahami sistem pengukuran yang ada
• Melakukan identifkasi terhadap aktivitas (value and non
Aktifitas Utama:
value added)
• Merencanakan pengambilan data
• Validasi sistem pengukuran • Mencari potensi-potensi penyebab masalah
• Memetakan Value Stream
• Identifikasi Quick Wins
• Mengambil data untuk
➢ Tools: Startifikasi, Process mapping, Data collection plan,
mengukur kondisi (baseline)
Y, dan x’s Capability process, MSA – gage R&R, Control chart, Scatter
• Mengukur kestabilan dan
kapabilitas proses diagram, etc
Measure

STRATIFIKASI

PROCESS MAPPING

Swim Lane Map

CONTROL CHART

CAPABILITY PROCESS
Analyze

Key point dalam fase Analyze

➢ Tujuan: Mencari akar penyebab masalah
➢ Objektif:
Analyze • Mencari akar masalah dari potensial penyabab
• Memprioritaskan akar masalah
Aktifitas Utama:
➢ Tools: Brainstroming, Fishbone Diagram, Why why analysis,
• Mengidentifikasi dan
memprioritaskan x (akar
masalah)
ANOVA, Hypothesis Testing, FMEA, CE MATRIX, etc
• Melakukan uji hipotesa “y vs x”
 Analyze
FISHBONE DIAGRAM
Tingkat aliran berbeda-beda
1. Why? Jatuhnya tekanan Tangki
2. Why? Tangki kosong
3. Why? Tangki tidak diganti pada waktunya
4. Why? Tidak ada mekanisme yg
membuat operator mengganti tangki
5. Why? ”Karena kita tidak
implementasi Poka-Yoke"

WHY WHY ANALYSIS

 Analyze
ANOVA
Test for Equal Variances: Suppliers vs ID
One-way ANOVA: Suppliers versus ID
Analysis of Variance for Supplier
Boxplot of Supplier A, Supplier B, Supplier C
Source DF SS MS F P
4.6

ID 2 0.384 0.192 1.40 0.284 4.4

Error 12 1.641 0.137 4.2

4.0
Total 14 2.025

Data
3.8
Individual 95% CIs For Mean
3.6

Based on Pooled StDev 3.4

Level N Mean StDev ----------+---------+---------+------ 3.2

3.0
Supplier 5 3.6640 0.4401 (-----------*-----------) Supplier A Supplier B Supplier C

Supplier 5 3.9680 0.2051 (-----------*-----------)

Supplier 5 4.0300 0.4177 (-----------*-----------)
----------+---------+---------+------
Pooled StDev = 0.3698 3.60 3.90 4.20
Improve

Key point dalam fase Improve

➢ Tujuan: Mencari solusi terbaik dari akar masalah yang ada
➢ Objektif:
Improve
• Memprioritaskan solusi

Aktifitas Utama: • Melakukan perbaikan secara piloting scope

• Mencari solusi potensial • Melakukan evaluasi terhadap hasil solusi yang dilakukan
dan memprioritaskan solusi
• Piloting solusi pada skala ➢ Tools: SCAMPER, Pilot Plan, Solution prioritization matrix,
kecil
• Implementasi solusi secara Hypothesis testing, Control Chart, etc
menyeluruh
• Verifikasi hasil perbaikan
(dampak dari solusi)
Improve
SOLUTION PRIORITIZATION MATRIX

BEFORE-AFTER

PILOTING PLAN

SCAMPER
Control

Key point dalam fase Control

➢ Tujuan: Mengendalikan “X” dan “Y”
➢ Objektif:
Control
• Membuat standar
• Membuat mistake profing
Aktifitas Utama:
• Mengendalikan Key Metric
• Finalisasi hasil Value Creation
• Dokumentasikan Proyek
• Hitung ulang Value Creation • Dokumentasi project
• Rencanakan duplikasi solusi
• Project Closing dan ➢ Tools: Standard work, Mistake proofing, Control Plan, etc
Handover ke Process
Owners
Control

CONTROL PLAN “X” &”Y”

MISTAKE PROOFING

STANDARD
VALUE CREATION
Content

✓ What is Report?
✓ Graphs and Chart
✓ Project Improvement report by DMAIC methodology

✓ Mistakes in project report

✓ Type of Presentation
✓ Tips and Tips for effective presentation
Unsystematic

EFFECTIVE Latar belakang

REPORT
Kondisi saat ini

Dampak
Sesuai dengan tujuan
Action
Inconsistent

Tidak konsisten dalam hal penulisan, seperti:

➢ Kata : Reject → Defect; Shift 1 → Shift A

➢ Metric (Ukuran): 150 menit → 2,5 Jam; 2 palet → 15 box

➢ Simbol: Proses Loading→ Proses Loading

Incomplete description

Data Revenue per Cabang

(dalam Juta Rupiah)
1,680

1,660

1,640

1,620

1,600

1,580

1,560

1,540

1,520
Grogol Cakung Gambir Sunter Pejaten
TOTAL 1,624 1,597 1,583 1,654 1,566
TARGET 1,634 1,607 1,593 1,650 1,576
Content

✓ What is Report?
✓ Graphs and Chart
✓ Project Improvement report by DMAIC methodology
✓ Mistakes in project report

✓ Type of Presentation
✓ Tips and Tips for effective presentation
Tipe Presentasi

Apapun yang disajikan

A. Informatif harus baru bagi audiens. . . .
•Suatu subjek baru
•Info baru tentang topik yang akrab

B. Persuasif Fakta, Nilai, dan Kebijakan yang ditawarkan

Masalah di mana ada dua atau lebih pihak dengan bukti yang
bertentangan dan pendengar diminta untuk memilih

Pembicara ingin audiens untuk memiliki momen yang

C. Menghibur baik dan terhibur atau tertarik dengan presentasinya.
Content

✓ What is Report?
✓ Graphs and Chart
✓ Project Improvement report by DMAIC methodology
✓ Mistakes in project report
✓ Type of Presentation

✓ Tips and Tips for

effective presentation
Tips presentasi

The Rule of Threes . . . .

”Manusia secara alami cenderung untuk dapat
memahami sesuatu melalui tiga bagian"
Pertimbangkan cara kita mengklasifikasikan informasi. . . . .

Pertama Awal Pagi

Kedua Tengah Siang
Ketiga Akhir Malam

Ini adalah ide yang baik untuk membagi topik Anda menjadi
sederhana. . . (3) bagian
Tips presentasi

Connecting the Points

Gunakan kata2 atau kalimat2 untuk mengkaitkan ide2 secara bersamaan

•Membuat Presentasi mengalir dengan smooth (lancar)
•Membantu audiens untuk berpindah dari satu topik ke topik berikutnya
•Membuat presentasi secara umum terasa nyaman dan alami

BRIDGING
Kesalahan dalam presentasi

Menghilangkan Kebiasaan Buruk Presentasi…..

Mengendalikan pesan Non-Verbal . . .

. . . . "Untuk membuat Tubuh Anda bicara"

•Postur tubuh
•Kontak Mata
•Suara & Ucapan
•Alat bantu

Adalah penting untuk menyadari apa yang Anda katakan dan

bagaimana Anda mengatakannya!
Postur tubuh

• Berdiri tegak tapi tidak kaku. . . Terlihat dan merasa

tenang
• Kaki harus menunjuk ke arah audiens. . . Dengan
beban seimbang
• Jangan menggeser badan dari sisi ke sisi. . . Hal ini
dapat mengalihkan perhatian audiens
• Tangan berada didepan dada....rileks dan harus
“hidup”
Kontak mata

•Jangan berbicara kecuali jika Anda memiliki kontak mata

dengan audiens
•Kuasai materi Anda untuk menjaga interaksi maksimum
dengan audiens
•Jangan pernah melihat ke bawah atau keatas
•Jangan hanya melirik audiens Anda - pandang mereka

Tips praktis untuk kontak mata adalah 1-3 detik per orang
Suara dan Ucapan

•Bicara dengan tempo normal…. Sekitar 125 kata per menit

•Sesuaikan intonasi dan nada untuk penekanan
•Jangan bicara dengan nada monoton Tanyakan ke audiens
apakah mereka dapat mendengar Anda dari belakang –
sesuaikan suara untuk itu
•Filler words....eeee, apa namanya, hmmmm
•Hindari menggunakan kata yang memunculkan
ketidakpastian......mungkin, kayaknya, sepertinya
Alat bantu

• Jangan sering memainkan pointer

• Jangan membaca alat bantu visual
kata demi kata
• Hindari menunjuk terlalu sering -
sederhanakan visual
• Test semua alat bantu visual
apakah sudah dapat digunakan
dengan baik
Terima kasih