6 TINDAK LANJUT RAPAT ANGGOTA

A. Kendala Rapat Anggota

Pelaksanaan Rapat Anggota, biasanya dihadapkan pada, beberapa kendala:
1. Peserta dan Undangan terlambat datang (tidak disiplin)
2. Kegiatan pembukaan berlarut-larut
3. Peserta tidak Kuorum
4. Panitia/Pengurus tidak menyiapkan bahan Rapat Anggota secara
memadai
5. Tidak ada yang bersedia menjadi pimpinan Rapat
6. Pembicaraan dalam Rapat didominasi oleh beberapa orang saja/satu arah
7. Tidak ada notulen rapat
8. Tidak ada draf konsideran pengambilan keputusan
9. Perlengkapan dan peralatan Rapat tidak memadai
10. Tempat tidak memadai

Kendala ini muncul disebabkan oleh Persiapan Rapat anggota yang tidak
matang. Oleh karena itu, sangat sederhana mengatasi masalah tersebut,
yaitu persiapan Rapat Anggota betul-betul harus matang sebelum dimulai.

B. KEGIATAN POKOK TINDAK LANJUT RAPAT ANGGOTA

1. Rapat evaluasi pelaksanaan Rapat Anggota
2. Penyelesaian Hutang-Piutang Rapat Anggota (jika ada)
3. Pengembalian Pinjaman Perlengkapan dan peralatan
4. Penyusunan laporan kegiatan Rapat Anggota
5. Distribusi hasil keputusan Rapat Anggota
6. Pembubaran panitia (jika dianggap perlu)
7. Rapat Koordinasi Tindak Lanjut kegiatan

Tindak Lanjut Rapat Anggota 1

MODUL RAPAT ANGGOTA
C. PENJELASAN KEGIATAN POKOK RENCANA TINDAK LANJUT
1. Evaluasi Rapat Anggota
a) Satu atau dua hari setelah Rapat Anggota dilakukan Rapat Evaluasi
pelaksanaan Rapat Anggota
b) Rapat dipimpin oleh ketua panitia, dihadiri juga oleh pengurus,
pengawas dan manajer
c) Aspek yang dievaluasi adalah; keseluruhan proses Rapat Anggota
mulai dari tahapan persiapan sampai penutupan Rapat Anggota
d) Peserta Rapat berhak untuk memberikan pendapatnya tentang apa
kelemahan dan kelebihan dari pelaksanaan Rapat Anggota yang baru
saja dilaksanakan. Ini penting untuk menjadi pelajaran yang berharga
bagi kegiatan Rapat Anggota berikutnya
e) Beberapa hal yang penting untuk dibahas adalah:
(1) Apakah ada perlengkapan dan peralatan yang dipinjam
mengalami kerusakan, jika ada yang rusak segera diganti
(2) Barang pinjaman dikembalikan dalam keadaan utuh, baik jumlah
maupun kualitasnya
(3) Apakah ada pembayaran yang belum lunas kepada pihak ketiga,
jika ada segeralah dilunasi, agar tidak terjadi permasalahan
dikemudian hari.
(4) Apakah ada panitia yang sakit dalam menjalankan tugas. Jika
ada ada agar mendapat perhatian pengurus, misalnya
memberikan bantuan pengobatan
(5) Apakah masih ada pekerjaan yang belum tuntas, misalnya
pengembalian perlengkapan dan peralatan
f) Informasikan juga mengenai arus kas masuk dan arus kas keluar
sehingga diketahui apakah panitia surplus atau defisit
g) Jika terdapat tugas-tugas yang belum tuntas dan atau hutang kepada
pihak ketiga, maka sebaiknya segera diselesaikan dengan cepat

Tindak Lanjut Rapat Anggota 2

MODUL RAPAT ANGGOTA
 2. Menyusun laporan penyelenggaraan Rapat Anggota
a) Laporan Panitia
Laporan panitia, bersifat intern untuk dilaporkan kepada pengurusdan
pihak-pihak terkait seperti sponsor. Sistematika laporan, meliputi:
(1) Judul kegiatan
(2) Latar Belakang
(3) Tujuan
(4) Realisasi Kegiatan
 Jumlah peserta
 Sumber dan Penggunaan Dana
(5) Permasalahan yang dihadapi
(6) Kesimpulan dan Saran
b) Laporan Hasil Kegiatan Rapat Anggota
(1) Laporan ini pada intinya menyangkut keseluruhan hasil keputusan
Rapat Anggota
(2) Jadi panitia bertugas mengumpulkan keseluruhan keputusan
Rapat Anggota dalam satu buku laporan
(3) Laporan ini, akan menjadi arsip koperasi dan tembusan kepada
beberapa pihak
(4) Sistematika laporan, meliputi:
 Kata Pengantar ditandatangani pengurus
 Daftar isi
 Daftar Keputusan Rapat Anggota
 Lampiran Keputusan Rapat Anggota
(5) Laporan Hasil Keputusan Rapat disampaikan kepada pengurus,
idealnya paling lambat 7 hari setelah Rapat Anggota
3. Distribusi Hasil Keputusan Rapat Anggota
a) Distribusi keputusan Rapat disampaikan kepada:
(1) Pimpinan DEKOPINDA setempat
(2) Dinas yang membidangi koperasi
(3) Stakeholders terkait, misalnya: investor atau debitur

Tindak Lanjut Rapat Anggota 3

MODUL RAPAT ANGGOTA
 (4) Anggota koperasi, khususnya koordinator anggota
Jika kesulitan dalam distribusi kepada anggota karena jumlahnya
terlalu banyak dan biaya penggandaannya mahal maka pengurus
bisa menempuh cara sebagai berikut:
 Menempelkan dipapan pengumuman
 Menyiapakan asip untuk digandakan secara mandiri oleh
anggota yang berminat
b) Distribusi keputusan rapat, sebaiknya disampikan paling lambat 2
minggu setelah rapat anggota dilaksanakan
4. Pengurus melaksanakan Rapat Koordinasi dan Singkronisasi
a) Rapat Pengurus
Untuk melakukan pembagian dan penajaman tugas masing-masing
pengurus, disamping menyusun kebijakan-kebijakan strategis, taktis
dan operasional
b) Rapat Pengurus dengan Manajer dan Karyawan
Untuk menyampaiakan kebijakan taktis dan operasional yang akan
dilakukan oleh manajer dan karyawan dalam menjalankan RK dan
RAPBK yang telah disepakati dalam Rapat Anggota
c) Rapat Pengurus dengan Pengawas
Mendiskusikan mekanisme organisasi khususnya rencana
pengawasan, pada saat yang sama pengurus ingin mendapatkan
masukan dari pengawas untuk kelancaran dan efektifitas kinerja
pengurus dimasa yang akan datang
d) Rapat lengkap; Pengurus, pengawas, manajer dan karyawan
Pada intinya menyatukan persepsi yang sama mengenai tindak lanjut
keputusan Rapat Anggota, terutama yang menyangkut penjadwalan
realisasi rencana kerja dan RAPBK

Tindak Lanjut Rapat Anggota 4

MODUL RAPAT ANGGOTA