“BABI
DASAR SURAT
MENYURAT
1. Arti da Fungsi Surat
Surat adalah suatu sarana ui
menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Inforr
dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemiki
sanggahan, dan sebagainya.
Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang
jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
2. Tujuan Menulis Surat
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
1 Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
2 Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
3 Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
3. Korespondensi dan Koresponden
Bible Camp, LK K 111 GMKI Manado 2011 AL
TT me aADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
2
Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau
hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan
saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni
1. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor
atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat_ yang dilakukan oleh
orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor
cabang,
Koresponden (responsible)
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat,
baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Fungsi Surat
Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:
‘Surat sebagai media komunikasi
Surat sebagai barometer.
Surat sebagai duta penulis.
Surat sebagai bukti tertulis
Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor
paogcE
A. Kelebihan Surat:
~ Murah
- Daya jangkau lebih luas
~ Bersifat formal dan efektif
~ Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih
B, Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya:
~ Susunan surat ruwet
~ Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit
- Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya
~ Penulisan kalimat tidak sesusai EYD
~ Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat
-Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum
Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia
~ Tata bahasa tidak teratur
- Pengungkapan gagasan tidak logis
- Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi
~ Ketikan banyak yang salah
~ Penggunaan model yang tidak menentu
rat-syarat surat yang baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
K 1 GMKI Manado 2011 Desa Winuri, Kab. Minahasa UtaraJAN KESEKRETARIATAN
(remy?
= Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau
pedoman yang telah ditentukan
~ Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
~ Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar
penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim
pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun
kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar,
logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus
hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang
padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia
Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin
disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan
Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap
pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih
yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri
Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya
Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempumakan dan Pedoman
Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
wer
au
YAY ane
DimaADMINISTRASI! DAN KESEKRETARIATAN
BAB I
BAHASA SURAT
1. Kriteria Bahasa Surat Yang Baik
Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
Bahasa baku
Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
Efektif dan efisien
Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam | paragraf
Ciri paragraf yang baik:
a. mengandung kesatuan isi
b. kepaduan antar kalimat
c. ada pengembangan gagasan pokok
6. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari
pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
ide oe
2. _Contoh Penggunaan Bahasa Baku
No. cul Contoh
Baku Tidak Baku
1. | Tidak tercampur —_bahasa | saya, mengapa, bertemu, | gua, kenapa, airport
daerah/asing bandara
2. | Pemakaian imbuhan secara bekerja, menulis, kerja, tulis, baca
Konsisten dan eksplisit membalas
3. | Struktur kalimat sesuai kaidah | Direktur sedang Direktur ke luar
| bertugas ke luarnegeri__| negeri
4. | Pola sapaan resmi Bapak, Ibu, Saudara/i__| Abang, kakak
Tuan, Nyonya
5. | Tidak terpengaruh bahasa pasar | dengan, memberi, sama, kasih, enggak
tidak mengapa
6 | Tidak rancu berkali-kali, berulang kali,
mengesampingkan mengenyampingkan
7.__| Tidak mengandung hiperkorek | insaf, sah insyaf, syah
3. Kapan Bahasa Baku Digunakan
1. Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain
2. Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah
3. Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.
4. Pembicaraan dengan orang yang dihormati.
4. EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat
a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan
1, PT Persada Nusantara
ar
Pen eT koe
7 Te eeeCeti Y
as
Jalan Laksamana Yos Sudarso 101
Tanjung Karang
2. PT Dian Rama Putra
Jalan H. Muhammad Salim 22
Bandar Lampung 35146
b. Penulisan Nama Jabatan
Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan dan instansi pemerintah yaitu
direktur, manajer, kepala, ketua, Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-
nama jabatan jika diikuti nama perusahaan.
Contoh
1. Gubernur Sulawesi Utara
2. Manajer PT Nusantara
c. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim
Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik
Contohnya
1. an. atas nama
2. da. : dengan alamat
3. sd. : sampai dengan
Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik,
contohnya:
1. Yth. > Yang terhormat
2. Bpk. : Bapak
3. Sr. : Saudara
4. Jin. Jalan
Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama
gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya’
1. A. Yani: Ahmad Yani (singkatan nama)
2. H.Saleh_ : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)
3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)
Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda
titik, contohnya:
1. cm: centimeter
2. kg: kilogram
Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi
yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik
Contohnya
I. MPR: Majelis Permusyawaratan Rakyat
2. PT: Perseroan Terbatas
Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari
deret kata ditulis dengan huruf awal kapital
Contohnya:
CT ee Oe LL RL OR
2011 PY Cee eedSTRASI DAN KESEKRETARIATAN
GK
1. Toserba_: Toko Serba Ada
2. Unisrat : Universitas Sam Ratulangi
5. Penulisan Bagian-bagian Pelengkap Surat Niaga
1. Penulisan tanggal
Unsur-unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal, nama bulan, dan tahun.
Contoh:
1, 15 Mei 2006
2. 11 April 2006
2. Penulisan nomor, bi an, dan tembusan
Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat bagian itu. Antara
bagian-bagian itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik dua.
Contoh:
Nomor — : 31039/S/InvB/BPC-GMKUMnd/X/2011
Lampiran : 2 (dua) lembar
Hal Permohonan pelantikan
Tembusan / Ce.
1. Pengurus Pusat GMK1
2. Koordinator Wilayah X.
3. File.surint.31039/by.FGK/MB
3. Penulisan salam pembuka dan salam penutup
Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
koma.
Contoh:
Salam_pembuka Salam penutup
Dengan hormat, Hormat kami,
Syalom/As.Wr.Wb, Ut Omnes Unum Sint,
Salam penutup dibubuhi tanda tangan dan nama jelas pengirim serta jabatannya.
Contoh :
Hormat kami, Hormat Kami.
[errr a.n. Sekretaris
Fanerick G. Kawatu, SE Maikel Bentian
Sekretaris Umum Wakil Sekretaris
4, Penulisan Kata
a. Gabungan dua kata atau lebih ditulis terpisah
Contoh:
Terima kasih
Suku bunga
Bible VaR T ae ee PL
een aISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
fie. Ye
Gabungan kata yang dianggap sudah padu ditulis serangkai
Contoh
wiraswasta
fotokopi
b. Gabungan kata yang sudah satu unsurnya merupakan kata terikat, ditulis serangkai.
Contoh
pramuniaga
purnajual
pascasarjana
c. Gabungan kata yang diikuti oleh awalan atau akhiran ditulis terpisah, serangkai
gabungan yang mendapat awalan dan akhiran ditulis serangkai
Contoh
tanggung jawab pertanggungjawaban
bergaris bawah digarisbawahi
w
Penulisan Bentuk Perincian
Tanda baca yang digunakan dalam rincian adalah tanda koma.
Contoh:
Kami mengharapkan kehadiran saudara/I sekalian dalam Sidang Pleno Il yang akan
diadakan pada hari Jumat, tanggal 28 Oktober 2011, Pukul 14.00 ~ 16.00 BTg.WI di
ruang rapat untuk membahas penurunan harga saham
Bentuk rincian di atas dapat juga ditulis ke bawah seperti contoh di bawah ini:
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada:
Hari Selasa
Tanggal: 28 Oktober 2011
Pukul 14.00 - 16.00 BTg WI
Tempat —_: Ruang Rapat
Acara Sidang Pleno Il BPC GMKI Manado
BAB III
BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT
Pada dasamya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain
merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus
atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).
1. Penggolongan dan Pembagian Surat
a. Berdasar kepentingan isi surat:
~ Surat pribadi: formal dan non formal
- Surat dinas: surat _—keterangan, = surat’ tugas, = surat’ ~— mandat,
rekomendasi, dan sebagainya.
Wipe PaISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
+ Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan
balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat-surat
ketatausahaan, dan sebagainya.
b. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili,
e-mail.
c. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat
elektronik.
d. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
¢. Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman
f. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa
Bentuk Tataletak Surat
Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi.
Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai
berikut:
a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.
b. Bentuk Lurus (Block Style)
Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.
c. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
d. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.
€. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah,
f. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru
h. Bentuk yang disesuaikan dengan ciri dan kebiasaan instansi
Bagian-bagian Surat
(1): kepala surat
(2): tanggal, bulan, tahun surat
(3): nomor surat
(4): lampiran
(5): hal atau perihal
(6) alamat yang dituju (alamat dalam)
(7) = salam pembuka
(8a) : alenia pembuka
LKI& LK I GMKI Manado 2011 p Pee
a(8b) =
(8c)
(9)
(10)
a)
(12)
(13)
(14) =
ADMINISTRAS!I DAN KESEKRETAI
CE aay
isi surat
: alenia penutup
: salam penutup
: tanda tangan penanggungjawab surat
: nama penanggungjawab surat
: jabatan penanggungjawab surat
tembusan
inisial
4. Bagan Bentuk Surat
a.
b.
2.
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk Lurus (Block Style)
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Bentuk lekuk (Indented Style)
Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk Alenia Menggantung (Hanging Paragraph)
Bentuk Resmi Gaya BaruEa eee ee
Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
Nama bankir (untuk referensi)
Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan
Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan,
tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri
a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
€. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
f. Moto (bila ada)
E-mail, situs (bila ada)
h. Macam usaha
i,
J
k.
L
. Tanggal Surat
Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh
nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.
Contoh:
28 Februari 2006
03 Juni 2006
Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan
nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk
a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
¢. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
d.Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan)
penyimpanan surat
€. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
Contoh nomor surat
31039/S/Int/B/BPC-GMKI/Mnd/X/2011
Nomor urut surat keluar
Sekretaris
Intemal organisasi
Kategori biasa
Badan Pengurus Cabang - GMKI
Manado
Kode bulan
Kode Tahun
PE Cee eed4. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat
perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan, Misalnya,
lampiran : 2 (dua) lembar atau 1 (satu) berkas.
Untuk surat bisnis ada 2 cara:
a. di bawah nomor
b. atau di kiri bawah
5. Hal atau perihal
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis),
selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah,
penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara
vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
6. Alamat yang dituju
Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat
dalam (alamat yang dituju)
‘Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat,
atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak
perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara
Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya
jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat.
Contoh menulis alamat:
a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan
Contoh:
Yth, Sdr. Fanerick G. Kawatu, S.E.
Jin. Kampus, Kel. Kleak Lingk. I No. 6, Kecamatan Malalayang
Manado - Sulut 95115
b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya
Contoh:
Yth. Rektor Unsrat
JIn, Kampus, Kel. Kleak Lingk. V No. 1
Manado ~ Sulut 95114
c. Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan
Contoh
Kepada
PT Pembangunan JayaADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
JIn, Rasuna Said Kav. 13
Jakarta 12540
d. Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari organisasi
Contoh
Yth. Gubernur Sulawesi Utara
Jin. 17 Agustus No. |
Manado - Sulut
e. Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak
perlu menggunakan sebutan apapun
Contoh
Yth. Direktur Utama PT Andalas
Jin. Soekarno Hatta 397
Bandar Lampung 35672
f. Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.
Contoh:
Yth. Direksi Bank Central Asia
up. Ibu Ani Suwansi, S.E., M.B.A
Direktur Perkreditan
Plaza BCA, Lt. XX1
Jin, Cassablanea 121
Jakarta 12103
7. Salam Pembuka
“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai
pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi
salam pembuka.
Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:
Dengan hormat,
Saudara ........ yang tethormat,
Bapak......... yang terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat
daerah atau agama yang dianut. Misalnya
Syalom, Salam sejahtera
Salam hormat,
8. Isi Surat (tubuh surat)
Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea
penutup.
Bible Camp, LK 1 & LK UI GMKI Manado 2011 PE ceedADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
we
a. Alinea Pembuka
Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian
pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.
Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, atau laporan:
Dengan ini kami beritahukan bahwa
Bersama ini kami lampirkan .....
Kami mengundang .....
Sesuai dengan pemberitahuan
Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa
Perkenankanlah kami melaporkan
Menyambung surat kami tanggal ... No.
NAWELN=
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam
menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu
yang disertakan atau dilampirkan.
Contoh alinea pembuka pada surat balasan
1. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal ...... No. .
2. Membahas surat Saudara tanggal..... No.
3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal ...... No.
4. Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No.
5. Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan
dengan itu
b. Isi Surat
Isi_ atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan,
dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim
kepada penerima surat
Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat,
jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele.
Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku.
Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari
keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).
c. Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat.
Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan
terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai
Contoh:
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus,
terima kasih.
3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami
ucapkan terima kasih
Bi LKI& LK IT GMKI Manado 2011 Pe ee9. Isi surat (tubuh surat)
Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim
terhadap penerima surat.
Contoh
a. Hormat kami,
b. Salam kami,
c. Wassalam,
Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup
disebutkan nama jabatan atau kantomya, kemudian mencantumkan nama terang di
bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk
Pegawai (NIP).
Contoh:
Kepala Biro Kepegawaian
Mahatir Muhammad
NIP. 160081022
10/11. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat
Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama
pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yang ditandatangani oleh orang
yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku
Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP.
Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen
12. Jabatan Penanggungjawab Surat
Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan
jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini
selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk
menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.
13. Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy:) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi
atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.
Tembusan:
1. Pengurus Pusat GMKI
2. Yang bersangkutan untuk dilaksanakan
3. _file.surint.31039/by.FGK
14. Ini
Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep
surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga
Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya,
sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya
Bible Tara
LeAnn Ta eeBAB V
SURAT SEKRETARIS
Pengertian Surat Sekretaris
Surat sekretaris adalah surat-surat rutin yang terdapat dalam suatu organisasi; niaga, sosial, dan
pemerintah. Peran sekretaris dalam kegiatan surat menyurat sebagai pengonsep surat yang harus
ditandatangani oleh pimpinan. Namun sekretaris juga punya wewenang untuk menandatangani
surat-surat jenis tertentu yang tidak perlu ditandatangani oleh pimpinan. Jadi seorang sekretaris
akan menangani surat-surat intern ketatausahaan seperti:
1. Surat Undangan
a. Pengertian Surat Undangan
Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kedatangan
seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu yang
telah ditentukan. Surat undangan sering digunakan untuk beberapa tujuan, misalnya
undangan rapat, undangan peresmian gedung baru, dan undangan pembukaan usaha
baru.
b. Tatacara Menulis Surat Undangan
Adapun tatacara penulisan surat undangan yang bersifat kegiatan bisnis adalah sebagai
berikut:
a. Perlu menggunakan kepala surat (kop surat), baik sudah dicetak maupun yang
diketik.
Perlu mencantumkan nomor undangan serta tanggal pembuatannya.
. Perlu mencantumkan perihal surat.
|. Mencantumkan nama orang yang hendak diberikan undangan.
. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan.
Surat undangan dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas
undangan tersebut.
enos
=
Eee VienPOU
a as
¢. Menulis Surat Undangan di Kartu
Surat undangan dapat ditulis pada kertas biasa (dengan berbagai ukuran) atau dengan
menggunakan kartu. Untuk membuat undangan dengan menggunakan kartu, haruslah
dicetak serapi mungkin dengan menggunakan tulisan dan gaya bahasa yang baik dan
menarik. Dapat juga diberikan sedikit ornamen pada kartu undangan tersebut. Pilihlah
kartu dengan warna yang menarik dan tidak mencolok dipandang mata
d. Menyampaikan Surat Undangan
Surat undangan biasanya disampaikan sebelum acara dilaksanakan. Lazimnya tiga
hari atau seminggu sebelum acara dimulai. Maksudnya agar mereka yang diundang
dapat mempersiapkan diri dan dapat mengambil keputusan dengan pertimbangan baik,
apakah mereka dapat atau tidak memenuhi undangan tersebut.
Surat undangan dapat disampaikan melalui pos atau diantarkan langsung oleh petugas
khusus. Hal ini bergantung pada letak jarak antara pengirim undangan.
2. Surat Ucapan
Pada dasarnya surat ucapan, baik ucapan selamat, permintaan maaf, maupun ucapan turut
berduka cita, sama dengan penulisan surat-surat yang telah dijelaskan_sebelumnya.
Yang berbeda hanyalah isi surat.
Surat ucapan dapat ditulis atau dicetak pada kertas biasa atau pada selembar kartu. Surat
ucapan dapat dibuat atas nama suatu badan atau atas nama pribadi, Surat ucapan atas nama
pribadi tentunya tidak menggunakan kepala surat. Tulislah surat ucapan dengan bahasa
yang menarik dan takzim.
Surat Referensi
Surat referensi adalah surat yang isinya menyatakan hal-hal atau fakta yang menyangkut
suatu badan usaha atau instansi. Surat referensi ini dibuat oleh suatu badan atau instansi
atas permintaan suatu badan atau instansi lain yang memerlukannya.
Dalam suatu perjanjian jual beli secara kredit, surat referensi sangat diperlukan. Gunanya
adalah untuk membantu kreditur agar memperoleh gambaran atau informasi mengenai
keadaan calon pembeli, misalnya mengenai sikap tanggung jawab terhadap utang piutang
Sama halnya dengan surat-surat yang lain, surat referensi juga memiliki isi dengan bagian-
bagian surat yang lengkap. Isi surat referensi harus disusun sebaik mungkin agar
menimbulkan kesan sopan dan baik dan memuat informasi yang sesuai dengan fakta yang
ada.
4. Memo dan Nota
3
Adalah surat yang dipergunakan untuk keperluan intern kantor/organisasi, pada umumnya
tidak mencantumkan identitas kantor secara lengkap
Surat Pemberitahuan, Pengumuman, dan Edaran
a. Surat Pemberitahuan
aA
Ua Cd
WTR aedISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
Fa my:
Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota
dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi,
Jenis-jenis surat pemberitahuan:
Pemberitahuan nomor telepon
Pindah alamat
Pembukaan kantor cabang baru
Perubahan harga
Perubahan rekening nasabah bank
Penaikan dan penyusutan suku bunga bank
Pemberitahuan posisi saham
Daye
Bagi suatu organisasi, surat pemberitahuan dapat dipakai untuk sasaran intern maupun
sasaran ekstern.
Jika dari latar belakang penulisan isinya dapat dibedakan atas dua macam
a. Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif pengiriman surat.
b. Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atas balasan surat yang telah diterima
sebelumnya oleh pengirim berita
Struktur surat pemberitahuan sebagai berikut
1. Pembukaan, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang mengemukakan masalah
pokok surat.
2. Isi, yaitu rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang
diberitahukan
3. Penutup, yaitu berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang
disampaikan, dan perlu meminta tanggapan atau reaksinya atas pemberitahuan yang
diterimanya.
b. Surat Pengumuman
Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pengumuman mengenai sesuatu hal yang
perlu diketahui oleh seluruh anggota/warga suatu unit
Bagian-bagian surat pengumuman adalah sebagai berikut:
1. Bagian kepala surat memuat nama dan alamat yang memberikan pengumuman,
petunjuk, pengumuman, nomor pengumuman dan perihal pengumuman.
2. Bagian isi memuat isi pengumuman
3. Bagian kaki memuat tanggal dan bulan pengumuman nama, dan jabatan penanggung
jawab yang memberikan pengumuman.
Perbedaan surat pengumuman dan surat pemberitahuan terletak pada pemilihan bentuk,
cara penyampaian, kelengkapan notasinya serta sifat suratnya, Surat pemberitahuan pada
umumnya:
1. Menggunakan bentuk perihal, sedangkan pengumuman menggunakan sistem judul.
2. Pemberitahuan langsung kepada orang yang dituju, sedangkan pengumuman
umumnya disampaikan dengan cara menempel pada papan pengumuman atau
memasangnya sebagai iklan disurat kabar.
3. Ada beberapa surat pemberitahuan yang mencantumkan notasi tembusan, sedangkan
dalam pengumuman tidak.
Bible Camp, LK I & LK Hl GMKI Manado 2011 PenMOU aw]
4. Ada beberapa pemberitahuan yang isinya rahasia sedangkan pengumuman tidak
rahasia.
¢. Surat Edaran
Surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara
pelaksanaan suatu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada bawahan atau
karyawan.
Bentuk surat edaran dapat dibedakan menjadi 2 macam :
1. Surat edaran umum
2. Surat edaran khusus
Format Surat Edaran:
Kepala Surat
SURAT EDARAN
Nomor :
Lampiran
Hal
Yth
Tanggal
Tanda tangan
en Poko Ley Cen ee eeNama jelas
Jabatan
Tembusan:
Bagian-bagian Surat Edaran:
1. Kepala surat : berisi nama dan alamat instansi yang bersangkutan, petunjuk surat
edaran, nomor, dan perihal
Isi surat edaran
Kaki surat : berisi tang! dibuatnya surat edaran, bagian yang mengeluarkan edaran,
Nomor Induk Pegawai.
2
3
eT eee ek een
PeeADMINISTRAS! DAN KESEKRETAI
Ei
Contoh : Surat Pemberitahuan
PEMBERITAHUAN
Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan
Nomor: S-1786/MK. 17/2002, tertanggal 20 Oktober 2002,
dan keputusan Menteri Kehakiman Nomor: C3-7813, II T.01.04.TH.02,
tertanggal 15 September 2002, terhitung 20 Desember 2002,
Bank Papan Nasional berganti nama menjadi
BANK DUTA JAYA
Sehubungan dengan hal tersebut, semua surat-surat berharga, surat perjanjian kredit
dan surat-surat_perjanjian lainnya yang sudah ditandatangani, maupun materi cetakan yang
masih memakai logo dan nama Bank Papan Nasional tetap berlaku sampai habis masanya
dan/atau mendapat penggantian.
LK I & LK II GMKI Manado 2011 ET ahasa UtaraJI, Dua Lima No. 71, Jakarta 13210, Telepon (021) 9673201
Faksimile (021) 9327310, Alamat kawat : Banka Papan Nasional
Contoh : Surat Pengumuman
PENGUMUMAN
Sehubungan dengan penutupan tahun 2006 dengan ini diumumkan bahwa pada tanggal
31 Desember 2006:
a. Kantor ditutup untuk umum
b. Kas ditutup
c. Kliring ditiadakan
d. Transaksi devisa bank-bank dan lembaga keuangan bukan bank dengan Bank Negara
Indonesia ditiadakan
BANK NEGARA INDONESIA
6. Proposal
4a, Pengertian
Proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau lembaga untuk
melakukan suatu pekerjaan bisa terjadi proposal itu sama sekali tidak dimaksudkan
untuk dikerjakan oleh orang atau badan yang mengajukan usul itu tersebut, tetapi dengan
harapan bahwa orang atau lembaga itu dapat melakukan apa yang diharapkan oleh
proposal tersebut.
5b. Jenis Proposal berdasarkan isinya:
- Penelitian
- Pengembangan
- Perencanaan
- Pemasaran
6c. Syarat proposal yang baik:
Bible Camp, LK I & LK Il GMKi ahasa UtaraISTRASI DAN KESEKRETA!
Q S:
Sekurang-kurangnya ada tiga bagian utama
= Bagian Pendahuluan
- Isi Proposal
~ Bagian Penutup
7 d. Bagian Pendahuluan berisi:
Surat pengantar atau memorandum pengantar
- Halaman judul
= Ikhtisar atau abstrak
- Daftar Isi
~ Penegasan Permintaan
8 e. Isi Proposal
Isi dan rincian proposal tidak harus seragam, tetapi disesuaikan dengan jenis, tujuan,
kepentingan dan situasi yang dihadapi. Berikut ini beberapa topik yang bisa dipilih
sesuai tujuan, situasi dan kondisi :
~ Masalah
- Tujuan
- Latar Belakang
= Luas Lingkup
= Metodologi
- Fasilitas
- Personalia
- Keuntungan dan Kerugian
- Lama waktu
- Biaya
- Tahap-tahap laporan
9 { Bagian Penutup
Sama seperti pada laporan dan tulisan formal bagian ini berisi bahan kepustakaan,
lampiran, gambar, tabel dan berbagai hal yang diperlukan dalam proposal itu.
Contoh: Surat Pencalonan tuan rumah Kongres dengan lampiran Proposal
Nomor 2 022/S/EXT/K/MND/X/2010 Manado, 28 Oktober 2010
Lampiran 1 (satu) proposal
Perihal Pencalonan Tuan Rumah Kongres 2012
Kepada Yang Terkasih
Badan Pengurus Cabang GMKI se- Tanah Air
di-
Tempat
Syalom,
Salam Kasih ter-untuk kita sekalian, rekan-rekan sepergerakan di dalam
Kristus Yesus. Dari Puncak Student Centre GMKI Manado dengan
ae PORTER ene
ni Winuri, Kab, Minahasa UtJAN KESEKRETARIATAN
penghentaran Yesus Kristus Sang Kepala Gerakan, harapan kami kiranya Kasih
Tuhan senantiasa menyertai setiap tugas dan pelayanan yang diemban kepada
kita masing-masing,
Dengan semangat Kasih sebagai pengikat yang mempersatukan, maka
bersama ini kami sampaikan berita suka cita, yaitu dalam rangka Kongres
Nasional GMKI XXXII Tahun 2010 di Makassar, yang mana didalamnya akan
membahas beberapa agenda sidang, termasuk memutuskan tempat pelaksanaan
Kongres Nasional GMKI pada Tahun 2012 nanti, maka BPC GMKI Manado
yang merupakan bagian integral dari pergerakan ini terpanggil untuk menjawab
kebutuhan pelayanan tersebut, melalui kebulatan tekad dan kesediaan GMKI
Cabang Manado untuk menjadi Tuan Rumah Kongres Nasional GMKI
XXXIII Tahun 2012.
Sehubungan dengan maksud tersebut, maka bersama ini kami sampaikan
sebagian informasi mengenai kesiapan dan komitmen kami akan terlaksananya
kegiatan dimaksud. Oleh karena itu, dengan penuh kerendahan hati kami
memohon doa, dan dukungan moril dari Saudara-i sepergerakan yang kami sapa
kekasih-kekasih dalam Kristus. Sambil penuh harap kiranya niat luhur ini dapat
disambut dengan sukacita Iman oleh kita semua
Demikianlah surat ini dibuat, atas perhatiann dan kesempatannya kami
haturkan terima kasih. Teriring Salam dan Doa, Ut Omnes Unum Sint.
”Tinggilah Imanmu, Tinggilah Iimumu, Tinggilah Pengabdianmu”
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA MANADO.
MASA BAKTI 2008 - 2010
Ket Sekretaris
Tembusan
1. Pengurus Pusat GMKI Masa bakti 2008-2010
2. file srt.int.022/by.aam
I. PENDAHULUAN
Syallom !!!
Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia (GMKI) timbul sebagai persekutuan mahasiswa
yang berjuang untuk menegakkan dan mempertahankan Republik Indonesia, Negara Proklamasi
17 Agustus 1945, Maka dalam menghidupi dan mencapai tujuan itu GMKI dalam kesadaran
awalnya bercita- cita untuk terlibat proaktif dalam dinamika perjalanan sejarah Bangsa
Indonesia. Sehingga wujud kegiatan dan pembinaan kesadaran yang dilakukan dalam tubuh
organisasi sampai saat ini adalah untuk mewujudkan kedamaian, kesejahteraan, keadilan,
kebenaran, keutuhan ciptaan dan demokrasi di Indonesia berdasarkan kasih. Untuk mewujudkan
panggilan di tengah- tengah persoalan bangsa yang semakin kompleks diperlukan upaya
pembenahan organisasi terus menerus agar selalu aktif dan peka terhadap perubahan-perubahan.
Pembenahan internal dengan cara membangun kesadaran bersama anggota untuk menjadikan
organisasi sebagai ruang bebas belajar, berkreasi dan berinteraksi. Sehingga anggotanya senang
PAR TTI e Pe eee eedADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
dan bersemangat dalam bekerja dengan kinerja yang tinggi sesuai dengan tugas, minat dan
bakatnya masing- masing. Hal inilah yang disebut telah munculnya kegairahan yang kreatif di
dalam organisasi
Organisasi GMKI setelah mengajak mahasiswa untuk memperdalam iman, membina
kesadaran akan penggilan dan tanggungjawabnya untuk memperbaharui masyarakat maka saat
selanjutnya sesuai dengan misi organisasi, GMKI bertugas untuk mempersiapkan pemimpin dan
penggerak yang ahli dan bertanggungjawab. Tentu dalam persoalan kompleks bangsa akhir-
akhir ini dan tantangan kehidupan di masa depan, yang ditandai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang sangat cepat. Persoalan kemiskinan, kebodohan, korupsi,
kelaparan, penyakit, kerusakan alam yang semakin parah. Juga pengaruh globalisasi dan
neoliberalisme berdampak luas bagi organisasi, rakyat dan bangsa. Oleh karena itu, untuk
mempersiapkan pemimpin yang abli dan bertanggungjawab tidaklah gampang. Semuanya harus
dilakukan secara sistematis, terarah dan berkelanjutan sambil terus menerus melakukan refleksi
dan dokumentasi yang kuat atas proses yang telah dilakukan. Disamping itu juga, dengan penuh
kesadaran menguatkan intuisi politis-taktis organisasi dalam menempatkan peran strategis
organisasi di wilayah kerjanya.
Pemimpin yang dipersiapkan haruslah pemimpin yang cerdas, adaptif terhadap perubahan,
punya kemampuan besar untuk berpikir secara integratif dan konseptual, sehingga
memungkinkan dia untuk bereaksi dengan cepat dengan “response time” pendek. Punya
moralitas tinggi dan juga punya kreativitas yang tinggi dalam mengatasi persoalan,
memberdayakan, menginspirasi, mengkreasi dan menyemangati orang- orang di sekitarnya
Begitu juga dengan kesadaran bersama di tubuh internal organisasi juga harus diupayakan agar
mampu berkembang, mampu beradaptasi (adaptable) terhadap dunia yang terus berubah
Sehingga GMKI mampu menjadi organisasi yang beradaptasi (adapt) terhadap zaman dan
menjadi salah satu organisasi masa depan yang menghasilkan kader yang siap bertugas
menjawab tantangan di 3 medan pelayanannya, yaitu Peguruan Tinggi, Gereja, dan Masyarakat.
Panggilan pelayanan tersebut sungguh sangat nyata dialami oleh kami, Civitas GMKI
Cabang Manado yang notabenenya berada pada suatu daerah yang terkenal dengan banyaknya
penduduk kristen yaitu Kota Manado, dan beruntunglah kita mempunyai calon kader-kader
Kristen yang dari segi kuantitas dan kualitas siap untuk membersarkan GMKI sebagai organisasi
dan anak kandung Gereja. GMKI Manado juga didirikan karna dicita-citakan menjadi salah satu
organisasi masa depan yang mampu bertahan hidup, bertumbuh, berinovasi, menjadi unggul dan
berdampak besar bagi Kota Manado pada khususnya dan Indonesia pada umumnya. Organisasi
masa depan adalah organisasi yang melampaui efektivitas (effectivity) dan menggapai
keagungan (greatness), dimana organisasi tersebut telah menjadi tempat pemenuhan diri
(fulfillment) anggotanya, tempat pelaksanaan kegiatan yang penuh semangat (passionate
execution), dan merupakan wadah untuk memberi sumbangan bermakna (significant
contribution) bagi kehidupan. Dalam pola hidup organisasi yang bijaksana dalam menempatkan
diri secara tepat dalam segala situasi dan persoalan. Semuanya menuntut perangkat pikiran baru,
keahlian baru, perangkat peralatan baru dan kebiasaan baru yang diharapkan akan menjadi
budaya organisasi yang melekat dalam setiap aras organisasi maupun individu-individu yang
menjadi anggotanya, dan kesemuanya bisa kita temukan di Badan Pengurus Cabang (BPC) dan
Pengurus Komisariat serta Seluruh Anggota di GMKI Cabang Manado dan oleh karena itu
dengan tantangan tersebut, GMKI harus berupaya memicu (trigger) kegairahan, energi kreatif
orang- orang muda ke hal- hal positif untuk menghasilkan karya- karya cipta, kreasi dan
menjadikannya semangat baru dalam saling berbagi ide, konsep, saran, kritik untuk di saat
selanjutnya mampu lebih produktif lagi dalam berkarya, berkreasi dalam setiap aktivitas
organisasi
Dengan demikian, meresapi dan memaknai panggilan pelayanan di dunia ini khususnya
yang kita kenal sebagai Tri Matra Gumul GMKI (Gereja, Perguruan Tinggi, Masyarakat)
sekaligus didalamnya GMKI sebagai anak kandung Gereja yang secara_otomatis
ble
K I GMKI Manado
eee 70 Pe Cemenahbiskannya menjadi bagian Integral Gereja itu sendiri, GMKI senantiasa menjalankan roda
organisasi secara tertib dan teratur, memperhatikan koridor-koridor aturan intemal organisasi
yang diantaranya secara berkala melaksanakan Kongres Nasional yang juga merupakan salah
satu instrumen penting Organisasi ini. Berkenaan dengan maksud dikandung, maka BPC GMKI
Manado terpanggil untuk berperan aktif khususnya dalam pelaksanaan Kongres Nasional GMKI
ke- XXXII Tahun 2012 nanti. Oleh karenanya bersama ini kami sampaikan Proposal acuan,
sebagai sumber informasi mengenai kesiapan dan komitmen kami. “Ut Omnes Unum Sint”.
Il. DASAR PELAKSANAAN
Acara ini didasarkan pada :
1. AD GMKI Pasal 3 tentang Visi dan Misi
AD GMKI Pasal 4 tentang Usaha jo. ART Pasal 2 tentang Usaha
AD GMKI Pasal 7 ayat 2 tentang Kongres jo. ART Pasal 3 tentang Kongres
AD GMKI Pasal 7 ayat 3 tentang Pengurus Pusat jo. ART Pasal 4 tentang
Pengurus Pusat
5. Keputusan Kongres Nasi
XXXII Tahun 2012
Ben
| GMKI XXXII Tahun 2010 tentang Tempat Kongres
Ill. | NAMA, TEMA DAN SUB TEMA KEGIATAN
a. Nama Kegiatan ini adalah
Kongres Nasional GMKI XXXII Tahun 2012
b. Tema Kegiatan ini adalah :
(disesuaikan dengan keputusan Kongres Nasional GMKI XXXII Tahun 2010)
¢. Sub Tema kegiatan ini adalah :
(disesuaikan dengan keputusan Kongres Nasional GMKI XXXII Tahun 2010)
IV. | MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan Tujuan pencalonan tuan rumah ini adalah :
1. Panggilan pelayanan BPC GMKI Manado sebagai bagian integral dari umat
misioner Kristiani pada umumnya dan GMKI pada khususnya
2. Turut serta didalam menyukseskan program pelayanan GMKI, dan juga sebagai
perwujudan pelayanan di Tri Matra Gumul GMKI (Gereja, Perguruan Tinggi dan
Masyarakat)
3. Menciptakan Spiritual Multyplier Effect bagi masyarakat Sulawesi Utara dan Kota
Manado, khususnya Generasi Muda untuk bertransformasi menjadi The Agent of
Change
v. BENTUK DAN MATERI KEGIATAN
Bentuk dan Materi kegiatan ini adalah :
1. Study Meeting: Pre- Womens Meeting, diskusi umum, dll
PTIRIT Ie Wl ee2
Vu.
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
SE
Study Meeting Locally Issue: Kegiatan ini berbentuk Studi lapangan dan Analisis
Sosial Kemasyarakatan di Kota Manado, dengan Tema: “MENCIPTAKAN POLA
PIKIR DAN POLA TINDAK GENERASI MUDA SEBAGAL TULANG
PUNGGUNG BANGSA YANG ANTI KORUPSI” adapun metode yang ditawarkan
adalah;
a
Peserta terjun langsung pada lingkungan sosial masyarakat, khususnya
generasi muda untuk mempelajari kebudayaan dan latar belakang kehidupan
masyarakat Kota Manado
Mengacu pada hasil orientasi lapangan, maka para peserta mengidentifikasi
temuan dilapangan kedalam rumusan sekaligus formulasi yang bersifat solutif
Sosialisasi dan Pencerahan
Para peserta diberikan kesempatan untuk menerapkan aksi-aksi solutif yang
berhasil dirumuskan, kepada segmen masyarakat yang telah ditentukan
misalnya lingkungan Kampus. serta melakukan dialog bersama jajaran
Pemerintah Kota Manado
Buissness Meeting: Kongres Nasional GMKI XXXII Tahun 2012 yang akan
membahas materi mengenai masalah-masalah di sckitar;
a
Meliputi Tema dan Sub Tema Kongres Garis Besar Program serta Pokok-
pokok Pikiran yang menjadi arah dan strategi aktualisasi organisasi untuk dua
tahun mendatang.
Mendalami problematika dunia kemahasiswaan dan generasi muda serta
hubungannya dengan kesempatan kerja
Menggali dan memaknai peran serta dan tanggung jawab Gereja dalam proses
pembangunan masyarakat, bangsa dan negara
4. Masyarakat
Menggumuli kecenderungan gl
GMKI dan masyarakat sampai
al dan pengaruhnya terhadap eksistensi
gkatan local
WAKTU DAN TEMPAT
Waktu Pelaksanaan : Tahun 2012
(tanggal pelaksanaannya disesuaikan dengan keputusan PP
GMKN
‘Tempat : Hotel Sintesa Peninsula Kota Manado, Sulawesi Utara
(Memiliki fasilitas yang memadai seperti ruang Konfrensi
yang berstandar internasional, dan juga memiliki keunggulan
yakni letaknya yang strategis di pusat Kota Manado)
PENGORGANISASIANSTRASI DAN KESEKRETARIATAN
aa ee:
Dalam rangka pelaksanaan Kongres Nasional GMKI XXXII Tahun 2012, maka
mengacu pada konstitusi organisasi Pengurus Pusat GMKI akan membentuk
Panitia yang terbagi dalam dua tugas yaitu;
1. Panitia Pengarah (Steering Comitte), menjalankan fungsi directing untuk
scluruh persiapan Kongres
2. Panitia Pelaksana (Organizing Comite), yang melaksanakan tugas teknis bagi
penyclenggaraan Kongres Nasional XXIII GMKI. Selain itu juga diharapkan
dapat berkreasi dalam rangka memperkenalkan GMKI kepada masyarakat
luas, khususnya Kota Manado, Sulawesi Utara (sebagai bagian dari komitmen
BPC GMKI Manado untuk menjadi tan rumah Kongres, maka seluruh Civitas
GMKI Manado, termasuk didalamnya stakeholders daerah, Senior members &
Sriends, serta Anggota biasa GMKI cabang Manado berkewajiban untuk menopang,
‘melaksanakan dan mengamankan proses persiapan pelaksanaan Kongres tersebut)
VII. PESERTA
Peserta kegiatan ini adalah.
xX.
Pengurus Pusat GMKI
Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) PPGMKI
Utusan BPC GMKI Se-Indonesia
Lembaga Bentukan PP GMKI
Pendeta Perguruan Tinggi
Lembaga Mitra dan Undangan lainnya
AUswWN=
ANGGARAN BIAYA (terlampir)
Sebagaimana kebiasaan pelaksanaan Kongres, secara teknis dalam hal
pem n dilakukan pembagian tanggung jawab, sebagai berikut:
1. Tanggung jawab Pengurus Pusat GMKI diantaranya;
a. Transportasi dan Honorarium pembicara
b. ‘Transportasi Pengurus Pusat, BPK PP GMKI, Lembaga Bentukan GMKI,
Pendeta Perguruan Tinggi, Delegasi WSCF, Pimpinan Lembaga Mitra
‘Tingkat Nasional
¢. Penggandaan Laporan Pertanggungjawaban PP GMKI
2. Tanggung jawab Panitia Nasional Kongres XXXII] GMKI yang juga
merupakan komitmen BPC GMKI Manado, adalah sebagai berikut;
a. Akomodasi dan konsumsi peserta, undangan dan pembicara
b. Penggandaan materi persidangan dan hasil Kongres
c
SUMBER DAN
Sumber dana kegiatan ini adalah :
Bible Camp, LK 1 & LK I GMKI Manado 2011 ae
1. Bantuan Sosial Gubernur Sulawesi Utara
2. APBD Kota Manado
ean ae3. Bantuan dari PP GMKI
4. Bantuan para Senior Member's & Friend’s
XI PENUTUP
Demikianlah proposal ini kami susun, sebagai gambaran informasi mengenai
kesiapan GMKI Cabang Manado, untuk menjadi Tuan Rumah Kongres Nasional GMKI
XXXIII Tahun 2012. Semoga lahir generasi baru GMKI yang cerdas, kreatif, mandiri
dan memiliki kemantapan watak sehingga selanjutnya dapat bekerja dengan sadar dan
penuh semangat berbuat sekecil apapun demi masa depan bangsa dan organisasi yang
lebih baik.
Besar harapan kami saudara-I sepergerakan didalam Kristus Yesus Sang Kepala
Gerakan, berkenan untuk mempertimbangkan dan merestui niat tulus kami ini. Atas
perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Syaloom!
Manado, 28 Oktober 2010
“Tinggilah Imanmu, Tinggilah Iimumu, Tinggilah Pengabdianmu”
Ut Omnes Unum Sint
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA MANADO
MASA BAKTI 2008 - 2010
Apler Bentian Andika Mongilata
Ketua Sekretaris
LAMPIRAN ANGGARAN KEGIATAN
BIAYA TRANSPORTASI DAN PUBLIKASI
a. Sewa kendaraan operasional panitia 5 hari @Rp. 300.000,-. Rp. 1.500.000,-
b. Sewa Kendaraan Bus peserta 5 Unit utk 5 hari @Rp. | juta Rp.
«. Biaya BBM Rp.
4. Biaya peliputan media cetak lokal & nasional Rp.
Pe eeee
f
PUTCO Leia ioe Hed
Biaya peliputan media Elektronik/radio Rp. 2.000.000,-
Pembuatan dan perbanyak Video kenang-kenangan Rp.__2.500.000.-
SUB TOTAL Rp. 35.000.000,-
BIAYA SEKRETARIAT DAN KESEHATAN
Penggandaan materi persidangan dan hasil Kongres
Beli tinta printer (warna & hitam) per 5 unit @Rp.40.000
Beli kertas HVS 2 doz @Rp. 180.000,
Pengadaan name tag Panitia dan Peserta + 500 buah
Beli obat-obatan
SUB TOTAL
BIAYA AKOMODASI DAN PERLENGKAPAN
aoge
Sewa Hotel 250 room untuk 5 hari @ Rp. 200.000,-
Konsumsi 500 peserta untuk 5 hari @ Rp. 50.000,-
Sewa Confrence Room untuk 5 hari @ Rp. 4.000.000,-
Beli Cinderamata untuk 500 Peserta @ Rp. 60.000,-
SUB TOTAL
BIAYA LAIN - LAIN
a. Biaya awal persiapan kegiatan Rp. 1.500.000,-
b. Biaya Lain-lain/tak terduga
SUB TOTAL Rp.
REKAPITULASI
* BIAYA TRANSPORTASI DAN PUBLIKASI Rp. 35.000.000,-
* BIAYA SEKRETARIAT & KESEHATAN Rp 3.510.000,
* BIAYA AKOMODASI & PERLENGKAPAN
* BIAYA TAK TERDUGA
TOTAL
Per eae eo need Desa Winuri, Kab. Minahasa UtaraISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
Cm
(Empat Ratus Enam Puluh Tujuh Juta Sepuluh Ribu Rupiah)
“Tinggilah Imanmu, Tinggilah Ilmumu, Tinggilah Pengabdianmu”
Ut Omnes Unum Sint
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA MANADO
MASA BAKTI 2008 — 2010
Ketua Bendahara
PERNYATAAN DUKUNGAN
Sehubungan dengan pencalonan diri GMKI Cabang Manado untuk
menjadi Tuan Rumah Kongres Nasional GMKI XXXIII Tahun 2012
nanti, maka kami segenap Stakeholders Propinsi Sulawesi Utara
ROTI RG Nee Pe eedan Kota Manado, bersama ini menyatakan siap mendukung dan
menopang kesuksesan kegiatan tersebut, semoga Tuhan
memberkati usaha kerja kita.
LDER: 1 SULA'
GUBERNUR KETUA DPRD PROP.
SULAWESI UTARA SULAWESI UTARA
DR.S.H.
STAKEHOLDERS KOTA MANADO;
Pj. WALIKOTA MANADO KETUA DPRD KOTA MANADO
Drs. Robby Mamuaja Drs. Danny R.W.F Sondakh
ene
Ua emcee
Desa Winuri, Kab. Minahasa Utara