DINAS KESEHATAN KABUPATEN SIMEULU! PENGUMPUL: Menimbang Mengingat Jin, Tgk. H. Awaluc UPTD PUSKESMAS ALAFAN LANGI ‘Makriferullah, No. Email: puskesmas_alafan@zmail.com KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS ALAFAN NOMOR : 400.7.1/SK/UPTD-PKM-ALAFAN/013/2023 TENTANG AN, PENYIMPANAN DAN ANALISIS DATA SERTA PELAPORAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI UPTD PUSKESMAS ALAFAN KEPALA UPTD PUSKESMAS ALAFAN, a. bahwa untuk meningkatkan manajemen penyelenggaraan puskesmas, perlu dukungan pengelotaan data dan informasi puskesmas yang mampu menjamin ketersediaan data dan informasi——_secara cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas ALAFAN tentang Pengelolaan data dan informasi UPTD Puskesmas ALAFAN; 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas; 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2019 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan; 4, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2019 tentang Puskesmas; 5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2022 Tentang Akreditasi Pusat Kesehatan Masyarakat, Klinik, Laboratorium Kesehatan, Unit Transfusi Darah, Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan ‘Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi; 6. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia HK.01.07/MENKES/165/2023 Tentang Standar Akreditasi Kesehatan Masyarakat; Nomor PusatMenetapkan KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT MEMUTUSKAN, Pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data serta pelaporan dan distribusi informasi UPTD Puskesmas ALAFAN. Pengelolaan data dan informasi puskesmas sebagaimana dimaksud Diktum KESATU sebagiamana tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Kepala UPTD Puskesmas ini, Penangungjawab pengelola data dan informasi sebagiamana tercantum dalam Lampiran Il yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari keputusan Kepala UPTD Puskesmas ALAFAN ini Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bila ada kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di: LangiLAMPIRAN I KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS ALAFAN TENTANG PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN ANALISIS DATA SERTA PELAPORAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI UPTD PUSKESMAS ALAFAN NOMOR _ : 400,7.1/SK/UPTD- PKM ALAFAN/013/2023 TANGGAL 05 Januari 2023 PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI UPTD PUSKESMAS ALAFAN ‘A. PENGUMPULAN DAN PENYIMPANAN DATA Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut: a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data. b. Petugas menentukan sumber data ¢. Petugas meminta data. 4, Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 5 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin. €. Petugas menerima data dari sumber data, £, Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data g. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap. h, Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap. i. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register, J. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya. B. PENGELOLAAN DATA Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan data eksternal, a, Data Internal Pengetolaan data internal meliputi 1. Penetapan data yang dibutuhkan, UPTD Puskesmas ALAFAN menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung. 2, Pengumpulan dan Analisa Data, Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut: a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik UPTD Puskesmas ALAFAN b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm da laporan keuangan.a ©) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu dan laporan insiden 3. Penyajian Data, Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu, Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam —medik, termasuk data Kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat jalan sera KLPCM (Ketidaklengkapan pengisian catatan medis), b) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator mut ¢) Laporan mutu disajikan sesuai data Indil tor Area Klinis, Indikator Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit 4. Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai berikut: a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk meningkatkan mutu pelayanan. b)Laporan pelayanan —diberikan dari masing-masing instalasi/bagian/unit ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kota Semarang dan hanya bisa diakses oleh Manajemen UPTD Puskesmas ALAFAN Namun dalam keperluan tertentu seperti presentasi atau menampilkan profil UPTD Puskesmas ALAFAN data tersebut dapat ditampitkan ©) Data mutu dikumpulkan oleh tim muta dan dilaporkan kepada Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data analisa baik tabel maupun grafik. b. Data Eksternal, Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, puskesmas dapat membandingkan kinerjanya dengan puskesmas yang sejenis, baik lokal, secara nasional maupun internasional Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja puskesmas Jaringan pelayanan Kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar untuk pelayanan Kesehatan memerlukan informasi demikian. Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga yang dikelola perhimpunan profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan puskesmas diwajibkan berkontribusi pada beberapa database eksternal.Dalam konteks UPTD Puskesmas ALAFAN data untuk keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas pada: 1) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam medik, 2) Data untuk laporan ke bpjs sesuai ketentuan, Penyajian data meliputi 1) Untuk laporan ke Dinkes Kota, disajikan sesuai ketentuan dari dinas kesehatan. 2) Data mutu dari puskesmas lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu UPTD Puskesmas ALAFAN, Data ini diolah oleh tim mutu UPTD Puskesmas ALAFAN. 3) Data mutu UPTD Puskesmas ALAFAN. Juga dapat diberikan kepada puskesmas yang ‘memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses akreditasi ©. Kerahasiaan Data Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam Medis. dd. Analisa data. Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami, Metode analisis data yang dipakai 1) Analisis Deskriptiff berdasarkan karakteristik data. 2) Analisis Komparatifperbandingan 3) Analisis hubungan dalam dan antar program. Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi 1) Petugas menentukan metode analisis yang di pakai 2) Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa. 3) Petugas melakukan validasi data 4) Petugas mengubah bentuk data (éransform) dari data narasi menjadi bentuk angka/tabel 5) Petugas melakukan pengelompokan data. 6) Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan. 7) Petugas melakukan validasi informasi 8) Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa 9) Petugas mencatat informasi ke dalam buku register. 10)Petugas menyimpan arsip informasi, 11)Petugas melaporkan informasi kepada _pihak-pihak _ yang berkepentingan. ¢, Pencarian kembali data Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut 1) Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data. 2) Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data 3) Petugas mencari data di dalam file penyimpanan. 4) Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam 5) Petugas meminta tanda tangan peminjam.£ Pelaporan dan distribusi informasi. Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah dibuat kepada atasar/Dinas Kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan langkah- langkah sebagai berikut: 1) Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi. 2) Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi. 3) Petugas menyerahkan informasi kepada Pelaksana Tata Usaha 4) Pelaksana Tata Usaha membuat surat pengantar. 5) Pelaksana Tata Usaha mencatat dalam buku surat keluar. 6) Pelaksana Tata Usaha mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan. UPTD PUSKESMAS ALAFAN 'WANSYAH, S. KepKEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS ALAFAN TENTANG PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN ANALISIS. DATA — SERTA PELAPORAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI UPTD PUSKESMAS ALAFAN NOMOR, TANGGAL. 400.7.1/SK/UPTD-PKM-ALAFAN(013/2023 20 MARET 2023 PENANGGUNGJAWAB PENGELOLA DATA DAN INFORMASI Nama Fini Alvinita, Amd. Farm NIP. 19930205 201903 2 007 TANGGUNG URAIAN TUGAS JAWAB WEWENANG Melakukan koordinasi seluruh laporan Bertanggung ‘Mengumpulkan Puskesmas jawab terhadap kelengkapan data yang kelengkapan data | diperlukan di ‘Membantu kepala Puskesmas dalam puskertiad pusksdnas pengelolaan data (pengumpulan, pengolahan dan penyajian data), ‘Membantu Kepala Puskesmas dalam ‘menyusun Laporan Tahunan dan Profil Puskesmas, Melaksanakan Koordinasi dengan lintas sektoral terkait dalam pengumpulan data keschatan dan data kependudukan serta data lain yang terkait dengan program kesehatan, unit masing-masing ‘Membantu petugas dalam pengelolaan data di »ALA UPTD PUSKESMAS ALAFAN