Prevention Costs

Joseph M. Juran Prevention cost diperkenalkan oleh Dr. Joseph M. Juran seorang ilmuwan yang

banyak mengabdikan dedikasinya pada bidang manajemen kualitas dan mempunyai kontribusi penting dalam perkembangan dan kemajuan quality management khususnya di bidang industri manufaktur. Lahir pada 24 Desember tahun 1904 di Braila-Moldova, Romania dan kemudian berimigrasi ke US. Beliau terkenal dengan trilogi kualitasnya: perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, dan perbaikan kualitas. Pada tahun 1986, sarjana bidang electrical engineering yang mengawali karirnya di perusahaan Western Electric ini mempublikasikan Trilogi Kualitas (The Quality Trilogy), dengan mengidentifikasi aspek ketiga dalam manajemen kualitas yakni perencanaan kualitas (quality planning). Dr. Joseph M. Juran meninggal dunia pada 28 Februari 2008.

Pengertian Biaya Pencegahan (Prevention Costs) Prevention costs merupakan salah satu biaya kualitas.

Prevention cost adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mencegah

terjadinya kecacatan pada suatu produk seperti cacat kualitas. Dengan pengendalian biaya pencegahan maka perusahaan akan menghasilkan produk berkualitas tinggi dan menekan tingkat produk cacat. Produk yang berkualitas tinggi akan mempengaruhi perolehan laba sehingga akan meningkatkan pemasukan perusahaan.

Biaya Pencegahan yaitu biaya-biaya yang terjadi untuk menjaga agar

biaya kegagalan produk dan biaya penilaian tetap minimum [Jurans Quality Handbook, 5th Edition].

Untuk memecahkan masalah yang memerlukan biaya, akan jauh lebih baik jika masalah dapat dicegah. Kegiatan Pencegahan berkaitan dengan sikap karyawan dan teknik formal untuk menghilangkan masalah dalam siklus produk sebelum timbul biaya

yang mahal. Sikap karyawan terhadap kualitas ditentukan oleh komitmen manajemen puncak terhadap kualitas dan keterlibatan keduanya dalam program peningkatan kualitas. Saran untuk mencapai komitmen dan keterlibatan ini adalah sebagai berikut. 1. Sertakan kedua kelompok sebagai anggota tim proyek 2. Menetapkan dewan berkualitas dengan CEO sebagai ketua dan manajer area fungsional sebagai anggota 3. Libatkan karyawan dalam program peningkatan kualitas tahunan. 4. Menyediakan sistem dimana karyawan dapat mempresentasikan ide peningkatan kualitas. 5. Berkomunikasi kualitas harapan kepada karyawan
6. Publikasikan newsletter perusahaan.

7. Mengadakan pertemuan triwulanan sebesar seluruh karyawan. Menggunakan teknik formal untuk mencegah masalah kualitas sebelum terjadi adalah sebuah kegiatan lebih diinginkan sebagai pemecahan masalah. Berikut ini adalah beberapa contoh dari teknik ini: 1. Produk baru verifikasi program yang membutuhkan kajian komprehensif sebelum rilis untuk produksi kuantitas. 2. Desain review program desain baru atau berubah yang memerlukan keterlibatan daerah fungsional yang sesuai pada awal proses desain (rekayasa konkuren) 3. Supplier seleksi program yang berkonsentrasi pada kualitas daripada harga 4. pengujian Reliabilitas untuk mencegah biaya tinggi lapangan kegagalan 5. Melalui pelatihan dan pengujian karyawan sehingga pekerjaan mereka dilakukan dengan benar pada kali pertama 6. Suara pelanggan, seperti pengembangan fungsi kualitas. Manajemen yang efektif biaya pencegahan akan memberikan potensi peningkatan kualitas terbesar. Contoh-contoh Biaya Pencegahan Yang termasuk biaya pencegahan, antara lain: costs of quality planning, New products review, Process planning, Process control, quality audit, Supplier quality evaluation, dan Training

1. Quality plan adalah suatu alat untuk merencanakan proses sehingga mutu dapat dijamin memenuhi persyaratan (agar hasil akhir sesuai dengan keinginan pelanggan). Hal ini sangat penting karena mutu tanpa perencanaan sangat beresiko terhadap terjadinya kegagalan mutu. Alat dan metode perencanaan kualitas berkaitan langsung dengan teknologi produk yang hendak dikembangkan. Misalnya, untuk membuat sebuah desain mobil baru membutuhkan automotive engineering dan disiplin ilmu terkait. Untuk pengembangan pusat peduli terhadap pemuda penderita kencing manis, memerlukan metode-metode dari ahli-ahli khusus physician dan untuk perencanaan kualitas pelayanan dalam suatu penginapan, memerlukan metode-metode dari seorang ahli perhotelan yang berpengalaman. Perencanaan kualitas dan seluruh metode-metode, teknik-teknik dan peralatannya dikembangkan karena sejarah sosial modern menunjukkan bahwa produsen terusmenerus mengalami kegagalan dalam memuaskan para pelanggannya. Sebagai pelanggan, setiap orang ditakutkan dengan waktu dan waktu lagi saat penerbangan ditunda, kontaminasi radioaktif menyebar, mainan anak-anak tidak berjalan sesuai fungsinya, respon pemerintah yang sangat lamban atau sebuah mesin cuci rumahan dengan teknologi terbaru berharga tinggi tetapi tidak mampu membersihkan pakaian lebih bersih dari yang lama. Hal ini muncul karena terdapatnya gap antara harapan pelanggan terhadap produk dengan penilaian pelanggan terhadap produk yang ada. Teknik Penyusunan Quality Plan Secara teknis Quality Plan disusun berdasarkan quality function deployment (QFD) yang merupakan penterjemahan keinginan pelanggan terhadap design produk dan proses. Quality Plan akan diturunkan dari poin-poin penting yang digariskan dalam QFD. Ini berarti bahwa qualitas perlu direncanakan mulai dari tahapan perancangan produk. Pemahaman ini menekankan apa yang pernah ditekankan oleh seorang ahli mutu Philip Crosby, dimana mutu haruslah dibangun dan dikendalikan secara preventive dan bukan corrective. Suatu rencana mutu paling tidak harus berisikan:

a. Titik kendali mutu b. Apa yang dikendalikan c. Standar atau Spesifikasi pengendalian d. Peralatan pengendalian
e. Cara penilaian (judgment)

f. Catatan Pengendalian mutu

2. New products review

Adalah rekayasa keandalan dan aktivitas kualitas lainnya yang berhubungan dengan peluncuran desain baru
3. Process planning

Adalah studi tentang kemampuan proses, rencana inspeksi/ pemeriksaan, dan kegiatan lain yang terkait dengan proses-proses manufaktur dan jasa.
4. Process control

Adalah inspeksi/ pemeriksaan in-process dan pengujian untuk menentukan status dari proses (bukan untuk penerimaan produk)
5. Quality audits

Adalah mengevaluasi pelaksanaan kegiatan dalam perencanaan kualitas keseluruhan

6. Supplier quality evaluation

Adalah Mengevaluasi kualitas kegiatan pemasok sebelum dilakukan pemilihan pemasok, audit kegiatan selama kontrak, dan usaha-ussaha yang berhubungan dengan pemasok
7. Training

Menyiapkan dan melaksanakan program-program pelatihan yang terkait dengan kualitas. Seperti dalam kasus biaya penilaian, beberapa pekerjaan ini dapat dilakukan oleh personil yang bukan dari departemen Kualitas. Kriteria yang menentukan adalah jenis pekerjaannya, bukan nama dari departemen melakukan pekerjaan.

STUDI KASUS PADA INDUSTRI BAHAN BAKU MAKANAN Studi kasus dilaksanakan pada industri bahan baku makanan sebuah perusahaan bahanbahan makanan dan minuman yang sangat memperhatikan kualitas produknya. Sebagian besar dari bahan dasarnya merupakan produk-produk import. Pihak perusahaan menyadari pentingnya penampilan fisik dan ketahanan produk dalam jangka waktu masa simpan (expiry date) sebagai faktor-faktor yang mempengaruhi konsumen dalam menentukan pilihan. Perusahaan berusaha untuk melakukan peningkatan kualitas dalam hal penampilan fisik dan ketahanan produk melalui penyempurnaan pada formula produk Sehingga dihasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan konsumen Penelitian dilakukan pada produk A yang berfungsi sebagai pengembang dan pelembut roti. Berikut ini adalah elemen-elemen biaya kualitas pada industri bahan baku makanan. Biaya pencegahan terdiri dari biaya perencanaan mutu, biaya pengendalian mutu, dan biaya pemeliharaan peralatan, biaya pelatihan mutu, biaya pengembangan produk, biaya kalibrasi, dan biaya konsultasi. Industri bahan baku makanan tersebut memberikan perhatian yang sangat besar pada biaya pencegahan, hal ini dapat dilihat melalui elemenelemen biaya pencegahan yang lebih beragam. Selain itu dari Tabel 1, Gambar 1, dan Gambar 2 dapat diketahui bahwa persentase biaya pencegahan mendominasi komposisi biaya kualitas mereka hingga 90% dari total biaya kualitas. Internal failure hanya berkisar 8%.

Kondisi 1 adalah keadaan awal penelitian dimana masih ditemukan biaya kegagalan internal sebesar 8% pada produk yang diamati. Pada periode tersebut perusahaan sedang berusaha mengembangkan komposisi dari produk mereka guna mengatasi kecacatan dari produk A tersebut. Hal ini dapat diamati melalui total biaya pengembangan produk yang sangat tinggi. Elemen biaya kegagalan internal di perusahaan yang lebih besar berasal dari rework terhadap produk cacat.

Setelah komposisi optimal dari produk A dapat dicapai, maka biaya kegagalan internal turun menjadi 0% sedangkan biaya pencegahan naik menjadi 98%. Kondisi akhir ini tidak
7

menyebabkan rata-rata total biaya kualitas perusahaan menjadi naik, tetapi justru kebalikannya terjadi penurunan sebesar 9.66%.

Kesimpulannya : Hasil dari studi kasus di industri bahan baku makanan biaya pencegahan yang besar dibutuhkan untuk mencegah terjadinya kegagalan pada produk A. Setelah komposisi yang optimal berhasil ditemukan dapat dilihat biaya kegagalan menjadi 0% dan rata-rata total biaya kualitas per bulan justru berkurang sebesar 9.66%. Perusahaan dapat meningkatkan daya saingnya di pasar ketika biaya kualitas produk dapat berkurang.

Referensi: Dari berbagai sumber