Oleh
BIODATA
Nama
:
Dr. Andi Kasman, SE., MM
Tempat/tgl.Lahir
:
Mare-Bone-Sulawesi Selatan, 30 Agustus 1965
Instansi
:
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Pangkat/Golruang :
Pembina Utama Madya/IV D
Jabatan ASN
:
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan (Pimpinan
:
Doktor (S-3) Ilmu Pemerintahan UNPAD Bandung
Menikah dengan Ir. Hj. Andi Arnida Massusungan, M.Sc.
:
3 (tiga) orang, yaitu:
1. Andi Muhammad Arief Makkuaseng (laki-laki),
Mahasiswa FIKOM UNPAD
2. Andi Fariz Izdiharuddien Makkuaseng (laki-laki),
Mahasiswa Fak.Ternak IPB
3. Andi Tenri Sheila Makkuaseng (perempuan), SMA
Sumbangsih Jakarta.
Alamat Kantor
:
Jl. Ampera Raya Nomor 7, Cilandak Timur, Jakarta
Selatan 12560
Telp. 021-7805851 Pesawat 102,
Fax : 021-7810280, 7805812
Website
: www.anri.go.id,
Rumah Pribadi
:
Jl. Sambiloto 2 No. 8 & 10 Komplek Perumahan
BIODATA SINGKAT
DR. H. ANDI KASMAN MAKKUASENG, SE., MM
S1 : Sarjana Ekonomi (Manajemen) pada Universitas Hasanuddin
(UNHAS), Ujung Pandang, Sul-Sel,
Th. 1989;
- S2 : Magister Manajemen Keuangan pada STIE IPWI Jakarta, Th. 2001;
- S3 : Doktor Ilmu Pemerintahan pada Universitas Padjadjaran (UNPAD),
Bandung Th. 2013;
- 13th General Conference and Seminar Selection and Appraisal of
Records Southeast Asian Regional Branch of International Council on
Archive (SARBICA), Bangkok-Thailand, 2002;
- Training Management-Indonesia Sports Initiative Programm, Institute For
Training and Development (ITD) Amherst, Massachusetts, U.S.A.2003;
- Training on Archives Management in Historical Perspectives, Cooperation
ANRI & Leiden University Netherlands, 2006;
- International Gathering on Tsunami and Archives: The Unexpected
Possibilities, Cooperation ANRI & International Council on Archives (ICA),
2006;
- Lectures on The Use of Archives and Historian and Archivists, Cooperation
ANRI, Universitas Indonesia, Leiden University Netherlands, Municipal
Archives of Dordrecht Netherlands, 2007;
- Lectures on Recordkeeping System: The Australian Experienes,
Cooperation ANRI & National Archives of Australia, 2007;
- 16th International Council on Archives Congress, International Council on
Archives, National Archives of Malaysia, and Ministry of Unity, Culture,
Arts, and Heritage Malaysia, Kuala Lumpur Convention Centre
Malaysia,2008;
- Lectures on Archives Management, Cooperation ANRI, Leiden
-
BIODATA SINGKAT
DR. ANDI KASMAN, SE., MM
POKOK BAHASAN
1. Kebijakan Pemerintah dalam E-Government Bidang Kearsipan
Nasional
(e-arsip) ;
POKOK BAHASAN-1
Kebijakan Pemerintah dalam
E-Government Bidang Kearsipan Nasional
(e-arsip)
Oleh
DR. ANDI KASMAN, S.E., M.M
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DILAKSANAKAN BERASASKAN : (Pasal 4, UU No.43 Tahun
2009)
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan
1.
berdasarkan landasan hukum dan selaras
KEPASTIA
dengan per-UU, kepatutan dan keadilan dalam
N HUKUM
kebijakan penyelenggaraan negara.
Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang
2. KEAUTENTIKAN
pada asas menjaga keaslian dan
DAN
keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan
sebagai bukti dan bahan akuntabilitas
KETERPERCAYAAN
3.KEUTUH
AN
4. ASAL
USUL
5. ATURAN
ASLI
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DILAKSANAKAN BERASASKAN : (Pasal 4, UU No.43 Tahun 2009)
6. KEAMANAN
DAN
KESELAMATAN
7.
KEPROFESIONALA
N
8.
KERESPONSIF
AN
9.
KEANTISIPASIFA
N
10.
AKUNTABLITAS
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DILAKSANAKAN BERASASKAN : (Pasal 4, UU No.43 Tahun 2009)
11.
KEMANFAATAN
12.
AKSESIBILITAS
13. KEPENTINGAN
UMUM
E-Government
Di Bidang Kearsipan Nasional
E-ARSIP
Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD), dan Sistem
Informasi Kearsipan Statis (SIKS).
Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun 2009
tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi
Kearsipan Statis
Adalah model
aplikasi sistem
informasi yang
dapat
dipergunakan
dalam
pengelolaan
arsip dinamis
Adalah model
aplikasi sistem
informasi yang
dapat
dipergunakan
dalam
pengelolaan arsip
statis bagi
Dukunga
n
Pimpinan
Prasarana
dan
Sarana
Kearsipan
SIKD/SIK
S
Instrume
n Pokok
PAD
(NSPK)
TUJUAN
SDM
Kearsipan
(Arsiparis)
IMLEMENTASI
SIKD/SIKS pada
K/L/D
TERWUJUDNYA TERTIB ARSIP
1. Pengelolaan arsip
dinamis/arsip statis sesuai
kaidah kearsipan dan
peraturan perundanganundangan
2. Akses dan layanan informasi
kearsipan dinamis dan statis
yang autentik dan terpercaya,
utuh dan lengkap
PROSES UMUM
Pengelolaan Arsip Dinamis
SISTEM ARSIP DINAMIS
(Berbasis TIK) )
Arsip
keluar
SIKD
Arsip
masuk
Elektronik
Elektronik
Non-Elektronik
Format elektronik
Non-Elektronik
Pertinggal
Digitalisasi
Pertinggal
Format asli
Arsip bernilai
Guna Kesejarahan
Modul Lain:
Manajemen Penugasan
(Task Management)
SISTEM ARSIP
NONELEKTRONIK
Pemusnahan
Arsip
Lembaga
Kearsipan
UK PADA
SISTEM
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Manual
Aplikasi
SIKD/SIKS
Modul
Penghimpun
Data
Website JIKN
Pangkalan
Data
Simpul/Pusat
SIKN
PENGGUNA
ARSIP
NEGARA
SEBAGAI
INFORMASI
PUBLIK
Ekspor
Data
Aplikasi
Lain
Pembuatan
Daftar Arsip
Penghimpunan &
Sinkronisasi Data
Pengelolaan
Data/Informasi
Pencipta Arsip
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Aplikasi
SIKD
Penyediaan
Informasi
Kearsipan
Internet
APLIKASI
SIKN
PENGELOLAAN
Penyediaan
ARSIP STATIS
Informasi
Kearsipan
Aplikasi
SIKS
Lembaga Kearsipan
PORTAL
JIKN
Pengguna
Masyarakat
TABEL 1.1
Implementasi Kebijakan Pengarusutamaan Tata
Kelola Pemerintahan Yang Baik (Perpres No. 2 Tahun
2015)
Sub Bidang
Aparatur
Program
Lintas/Program/Ke
giatan Prioriytas
Nasional
20. Pembinaan Kearsipan Pusat
2016
2017
2018
2019
11 Instansi
25 Instansi
35 Instansi
45 Instansi
55 Instansi
POKOK BAHASAN-2
ARSIP NEGARA: Pengertian, Jenis
Media, dan Dimensi Kegunaanya
Oleh
DR. ANDI KASMAN, S.E., M.M
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
KEARSIPAN INDONESIA
PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
NASIONAL
UU
UU No.
No. 7
7 Tahun
Tahun 1971
1971
Tentang
Tentang Ketentuan-ketentuan
Ketentuan-ketentuan
Pokok
Pokok Kearsipan
Kearsipan
UU
Tentang
Arsip Negara
Pasal 33 Jo Pasal 81 UU No. 43 Thn 2009
Arsip yang tercipta dari kegiatan Lembaga
Negara dan kegiatan yang menggunakan
Sumber Dana Negara dinyatakan sebagai
Arsip Milik Negara.
Setiap orang yang dengan sengaja
menguasai dan/atau memiliki Arsip Negara
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33
untuk kepentingan sendiri atau orang lain
yang tidak berhak dipidana dengan pidana
penjara paling lama 5 (lima) tahun atau
denda paling banyak Rp.250.000.000,00
UU No. 7 Th.
1971
Arsip adalah
naskah-naskah
yg dibuat &
diterima oleh
lembagalembaga negara
& badan-badan
pemerintahan
serta badanbadan swasta
dan/atau
perorangan
dalam bentuk
corak apapun,
baik dalam
keadaan tunggal
maupun
berkelompok,
dalam rangka
pelaksanaan
kegiatan
pemerintah &
kehidupan
Arsip adalah
rekaman kegiatan
atau peristiwa
dalam berbagai
bentuk & media
sesuai dgn
perkembangan
teknologi informasi
& komunikasi yg
dibuat & diterima
oleh lembaga
negara,
pemerintahan
daerah, lembaga
pendidikan,
perusahaan, orgn
politik, orgn
kemasyarakatan, &
perseorangan
dalam pelaksanaan
kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa, &
Dokumen
Perusahaan adalah
data, catatan dan
atau keterangan
yang dibuat dan atau
diterima oleh
perusahaan dalam
rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik
tertulis di atas kertas
atau sarana lain
maupun terekam
dalam bentuk corak
apapun yang dapat
dilihat, dibaca atau
didengar (Pasal 1).
ARSIP ELEKTRONIK
ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984.:
Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must be
translated by a computer.
(Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya
harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer)
International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records, Guide
for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation Draft),
1996.:
... an electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission
or processing by a digital computer.
(... arsip elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau
diproses dengan menggunakan komputer digital.)
ARSIP TEKSTUAL
Paper Records/Paper Based
Records
Conventional Records
Arsip Bentuk
Mikro, Microfilm,
Microfiche,
Computer
Output Microfilm
MEDIA REKAMAN
ARSIP
Arsip Tekstual
(Kertas)
Naskah Proklamasi
Kemerdekaan Indonesia, 1708-05
Surat Presiden Soekarno kepada Istrinya Sari Dewi, 3 Oktober
1965
Arsip Kearsitekturan
Arsip Kartografi
Arsip Elektronik
28
STRUKTU
R
ARSIP
YANG
AUTENTIK
ISI
Format
Fisik
(Bentuk)
Format
Intelektual
(Susunan)
Dat
a
fakt
a
Inform
asi
Lingkungan
Administrasi
Fond
Series
Item
KONTEKS
Sistem yang
digunakan dalam
Penciptaan Arsip
ARS
IP
FISIK
AUTENTIK & LEGAL
( Utuh, Lengkap)
UU No.43/ 2009 Ps. 41 ayat 1
INFORMAS
I
TERPECAYA
( Struktur, Isi,Konteks)
UU No.43 /2009 Ps.41
ayat 3
(Sumber: Presentasi Prof.Dr.Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pengurus Nasional AAI tanggal 10
November 2011 di Jakarta)
MASA KINI
Menyediakan informasi
untuk pelaksanaan program dan kegia
MASA LAMPAU
Rekaman kegiatan atau peristiwa
dari suatu aktivitas sebagai alat bukti ya
yang bersipat Asimetris
Dokumen/Arsip
Negara
autentik
Utuh dan
Lengkap
terpercaya
Bahan
akuntabilit
as dan alat
bukti yang
sah
POKOK BAHASAN-3
AUTENTIKASI ALIH MEDIA ARSIP
NEGARA
Oleh
DR. ANDI KASMAN, S.E., M.M
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
DASAR HUKUM
UNDANG-UNDANG NO.43 TAHUN 2009 BAB VI Pasal 68 dan 69
Tentang AUTENTIKASI Yang dimaksud dengan autentikasi arsip
statis adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan
bahwa arsip statis yang bersangkutan adalah asli atau sesuai
dengan aslinya.
Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 . Pasal 48 dan Pasal 49
tentang Pelaksanaan UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
LEMBAGA
SISTEM
PRASARAN
A
SDM
ARSIP NEGARA
FUNGSI
ARSIP DINAMIS
ARSIP STATIS
meliputi
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif
menjadi
tanggung jawab
PENCIPTA
PENCIPTA ARSIP
ARSIP
AUTENTIKASI
ARSIP ALIH MEDIA ARSIP
DINAMIS DALAM BENTUK
MEDIA ELEKTRONIK
(sebagai alat bukti yang
sah dan sumber informasi)
menjadi
tanggung jawab
LEMBAGA
LEMBAGA
KEARSIPAN
KEARSIPAN
AUTENTIKASI
ALIH MEDIA ARSIP STATIS
DALAM BENTUK MEDIA
ELEKTRONIK, Microform,
Microfilm, dan Microfiches
(Psl 100 PP 28/2012)
Perusahaan dan
PTS yang
kegiatannya
dibiayai dengan
APBN, APBD,
dan/atau
Bantuan Luar
Negeri
Penciptaan
Arsip
Penggunaa
n Arsip
Pemeliharaan
Arsip
Penyusutan
Arsip
Pemberkasan
Arsip Aktif
Penataan
Arsip
Inaktif
Pengaturan
Klasifikasi Arsip
Daftar Arsip Aktif Fisik Arsip
(Daftar Berkas dan Pengolahan
Informasi
Daftar isi Berkas)
Arsip
Daftar Arsip
Diautentikasi
BA
Daftar Arsip
Dinamis
Alat Bukti Yang
Sah
Pemeliharaan Arsip
Pemberkasan arsip aktif
Penataan arsip
inaktif dan
Pemeliharaan arsip
inaktif
Penataan arsip inaktif dan
Pemeliharaan arsip inaktif
- UK
Alih media arsip --- >
Pasal 48, PP No.28 Tahun
2012
dalam rangka
pemeliharaan arsip
dinamis dapat dilakukan
alih media
2. PEMELIHARAAN ARSIP
DINAMIS
Arsip Suara
Alih Media
Arsip Tekstual
(Kertas)
Arsip Kearsitekturan
Arsip Elektronik
Scaning....
Pemindai atau scanner merupakan suatu alat
yang digunakan untuk memindai suatu bentuk
maupun sifat benda, seperti dokumen, foto,
gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil
pemindaian itu pada umumnya akan
ditransformasikan ke dalam komputer sebagai
data digital.
Scanner terbagi menjadi 3 :
1. Hand-held Scanner Scanner yang cara
penggunaannya memakai tangan untuk
menscan objek, scanner ini biasanya dipakai
pada supermarket yang ada dikasirnya saat
pembayaran barang.
SCANER.....
3. Drum
Jenis ini menggunakan photomultiplier tubes (PMT)
untuk membaca data gambar. Jenis ini
menghasilkan
kualitas yang lebih baik di banding jenis lainnya.
Namun
karena harganya relatif mahal, maka jenis ini
sudah tidak
banyak digunakan. Banyak orang beralih
menggunakan
jenis flatbed berkualitas tinggi. Tetapi jenis ini
masih
tetap digunakan oleh pihak-pihak yang
membutuhkan
kualitas yang baik, seperti museum atau seniman
yang
akan menyimpan hasil kerja seninya.
PENYUSUTAN
ALIH MEDIA
PELAKSANAAN
(ditetapkan oleh
Pimpinan Pencipta Arsip)
KONDISI ARSIP
DAN NILAI INFORMASI
ARSIP YG DIALIHMEDIAKAN
TETAP DISIMPAN UNTUK
KEPENTINGAN HUKUM
DIAUTENTIKASI PIMPINAN
DI LINGKUNGAN PA
1. Metode ( pengkopian,
konversi, migrasi);
2. prasarana dan sarana;
serta
3. penentuan pelaksana
alih media
Memuat (-)
1. Waktu pelaksanaan
2. Tempat pelaksanaan
3. Jenis media
4. Jumlah arsip
5. Keterangan proses alih media yang
dilakukan
6. Pelaksana
7. Penandatangan oleh pimpinan UP/UK
Keterangan Proses
Alih Media Yang
dilakukan adalah
keseluruhan proses
alih media yang
dimulai dari kebijakan
alih media,
pengoperasian alih
media sampai dengan
keterangan bahwa alih
media telah dilakukan
sesuai dengan aslinya,
keterangan tersebut
diberikan oleh Ahli
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah arsip;
e. keterangan proses alih media yang
dilakukan;
f. pelaksana; dan
g. penandatangan oleh pimpinan unit
pengolah
dan/atau unit kearsipan.
( Pasal 49 ayat (7) PP No. 28 Tahun 2012)
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah arsip;
e. keterangan tentang Arsip yang
dialihmediakan;
f. keterangan proses alih media yang dilakukan;
g. pelaksana; dan
h. penandatangan oleh Pimpinan Lembaga
Kearsipan.
(Pasal 100 ayat (2) PP No. 28 Tahun 2012)
1. Metode ( pengkopian,
konversi, migrasi);
2. prasarana dan sarana;
serta
3. penentuan pelaksana
alih media
Memuat (-)
1. Waktu pelaksanaan
2. Tempat pelaksanaan
3. Jenis media
4. Jumlah arsip
5. Keterangan proses alih media yang
dilakukan
6. Pelaksana
7. Penandatangan oleh pimpinan UP/UK
arsip yang autentik adalah arsip yang memiliki struktur, isi dan
konteks yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip
tersebut diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas
atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsi
1. Metode ( pengkopian,
konversi, migrasi);
2. prasarana dan sarana;
serta
3. penentuan pelaksana
alih media
DIAUTENTIKASI PIMPINAN
DI LINGKUNGAN PENCIPTA ARSIP
PP No. 28/2012, ps.49 (5)
dengan memberi
tanda tertentu yang
dilekatkan, terasosiasi
atau terkait dengan
arsip hasil alih media
Memberikan paraf
atau tanda tangan
secara manual atau
elektronik terhadap
arsip hasil alih media
KETENTUAN
TEKNIS ALIH
ASPEK LEGALISASI
ALIHMEDIA
MEDIA
Setiap pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm
atau media lainnya wajib dilegalisasi oleh pimpinan
perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan
perusahaan yang bersangkutan dengan dibuatkan berita
acara yang harus mengandung informasi berupa :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun
dilakukannya legalisasi;
b. keterangan mengenai jenis dokumen yang dialihkan;
c. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang
dibuat di atas kertas atau sarana lainnya ke dalam
mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan
naskah aslinya;
d. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
(Bab III Pasal 13 ayat 1 dan 2 PP No. 88 Th. 1999 )
KATEGORI KEDUA
Arsip yang telah mengalami
beberapa kali perubahan , tidak dapat dikatakan
yang 1. Dianggap autentik kr penciptanya
memperlakukan dg mengandalkannya untuk
Pelaksanaan kegiatan rutin
KATEGORI ARSIP
POKOK BAHASAN-4
Oleh
DR. ANDI KASMAN, S.E., M.M
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
Perlindungan dari
kerusakan
ALIH MEDIA
Keabsahan Arsip/Dokumen
Kekuatan pembuktian terletak pada keabsahan dokumen (akta)-nya.
Kekuatan pembuktian dapat dilihat dari kekuatan secara formil dan
kekuatan secara materiil.
(Prof. Sudikno, Hukum Acara Perdata)
a. Otentisitas dan reliabilitas Arsip/Dokumen (berbasis) kertas
otentisitas keabsahan formal
(format, kewenangan, tanda tangan)
reliabilitas keabsahan materiil
(kebenaran isi yang terkandung di dalamnya)
b. Otentisitas dan reliabilitas Arsip/Dokumen (berbasis)
elektronik
1. arsip media baru tergantung pada keabsahan proses
penciptaannya.
2. arsip elektronik keabsahan informasi tergantung pada kekuatan
sistemnya.
a. Kertas khusus
Gambar: Kertas Khusus
Kertas khusus adalah Kertas yang dipakai sebagai
pengamanan memiliki nomor seri pengaman yang
letaknya diatur secara tersendiri dan hanya diketahui
oleh pihak-pihak tertentu. Penggunaan kertas ini
harus berurutan sesuai dengan nomor serinya
sehingga memudahkan pelacakan.
b. Watermarks
Gambar: Watermarks
Watermarks Adalah gambar dikenali atau pola
pada kertas yang muncul lebih terang atau
lebih gelap dari sekitar kertas yang harus
dilihat dengan cahaya dari belakang kertas,
karena variasi kerapatan kertas.
c. Rosettes
Gambar: Rosettes
Rosettes adalah suatu teknik security printing
yang berbentuk garis-garis melengkung tidak
terputus dan menempati suatu area tertentu.
Biasanya menyerupai bunga.
d. Guilloche
Gambar: Guilloche
Adalah suatu teknik security printing yang
terdiri dari garis-garis melengkung tidak
terputus yang menempati suatu area terbatas
yang terbuat sedemikian rupa sehingga
membentuk suatu ornamen border yang indah
e. Anticopy
Gambar : Anticopy
Adalah suatu teknik security printing dengan
garis atau raster pada area tertentu dan
tersembunyi hanya akan nampak apabila
dokumen ini difotocopi.
f. Microtext
Gambar : Microtext
Adalah suatu teknik security printing yang
memakai
elemen
pengaman
yang
tersembunyi terdiri dari teks dengan ukuran
sangat kecil sehingga secara kasat mata akan
tampak seperti suatu garis. Perlu bantuan
lensa pembesar untuk melihat teks ini.
h. Relief motif
i. Invisible ink
TERIMA KASIH,
Mohon Maaf apabila ada kata yang salah dan tidak berkenan
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Sampai jumpa