Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah
Provinsi DKI Jakarta

aikan
ikan pada
pada Kegiatan
Kegiatan Peningkatan
Peningkatan Kompetensi
Kompetensi Dasar
Dasar Manajemen
Manajemen Bagi
Bagi Kasubag
Kasubag Ta
Ta
Pusat
Pusat Pengembangan
Pengembangan Manajemen
Manajemen Sekolah,
Sekolah, 30
30 September
September 2016
2016

Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh

lembaga

pendidikan,

negara,

pemerintahan

perusahaan,

kemasyarakatan,

dan

organisasi

perseorangan

daerah,
politik,
dalam

lembaga
organisasi

pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara .

REGULASI PENGELOLAAN KEARSIPAN

PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN DAERAH
1. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
2. PP No.28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No.43
Thn 2009
3. Perda No.1 Tahun 2007 tentang Kearsipan (dalam
proses revisi)
PERATURAN GUBERNUR
4. Pergub No.99 Tahun 2010 tentang Prosedur Pelayanan
Kearsipan
5. Pergub No.90 Tahun 2010 tentang Pengelolaan Arsip
Inaktif

KEPUTUSAN GUBERNUR
1. Keputusan Gubernur No. 45 Tahun 2003 tentang
Organisasi Kearsipan Dinamis
2. Keputusan Gubernur No. 1379 Tahun 2004 tentang
Tata Cara Penyusutan dan Daftar Jadwal Retensi Arsip
Pemprov DKI Jakarta
3. Keputusan Gubernur No. 352 Tahun 2004 tentang
Kode Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpanan

INSTRUKSI GUBERNUR
4. Instruksi Gubernur Provinsi DKI Jakarta No. 54 Tahun
2009 tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip /
Dokumen Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
5. Instruksi Gubernur Provinsi DKI Jakarta No. 77 Tahun
2010 tentang Pemindahan Arsip / Dokumen
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

N PENYELENGGARAAN KEARSI
1. Menjamin terciptanya arsip pada pencipta
arsip yaitu dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, orgn politik,
orgn kemasyarakatan, & perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan
nasional;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik &
terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang
andal & pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perUUan;
4. Menjamin pelindungan kepentingan negara &
hak-hak keperdataan rakyat melalui

UJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif & terpadu;
6. Menjamin keselamatan & keamanan arsip
sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, &
bernegara;
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam
bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas
& jati diri bangsa; &
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik

UANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP

ENGELOLAAN ARSIP DINAMIS SEKOLAH

PENCIPTA ARSIP:
a. lembaga negara;
b. pemerintahan daerah;
c. perguruan tinggi negeri;
d. BUMN dan/atau BUMD.

melakukan

a. penciptaan arsip;
b. penggunaan &
untuk

pemeliharaan
arsip;
c.
penyusutan arsip.
menjamin ketersediaan
arsip dalam
penyelenggaraan
kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja &

PENGELOLAAN ARSIP
Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS

ARSIP STATIS

meliputi
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif

menjadi
tanggung jawab
PENCIPTA
PENCIPTA ARSIP
ARSIP
ARSIP DINAMIS adalah
arsip yg digunakan secara
langsung dalam kegiatan
pencipta arsip & disimpan
selama jangka waktu
tertentu.

menjadi
tanggung jawab
LEMBAGA
LEMBAGA
KEARSIPAN
KEARSIPAN
ARSIP STATIS adalah arsip yg
dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis
retensinya, & berketerangan
dipermanenkan yg telah
diverifikasi baik secara

KETENTUAN PIDANA

UU 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,

Pasal 87
Setiap orang yang memperjualbelikan atau
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan kepada pihak lain di luar yang
telah ditentukan, dipidana penjara maksimal
10 (sepuluh) tahun & denda maksimal 500 juta
rupiah.

Pasal 88
Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip
yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai
dengan anggaran negara, dipidana penjara

Tugas BPAD sebagai Lembaga Kearsipan

Daerah
1.

2.
3.

4.
5.
6.

Pengelolaan Arsip In Aktif Di Atas 10 Tahun

Pengelolaan Arsip statis
Pembinaan Kearsipan terhadap Pencipta
Arsip/Unit Kearsipan (Bimtek, Penciptaan
Arsiparis, Asistensi, SPEM)
Menyusun Regulasi
Alih Media
Penyediaan Sarana Prasarana Pengelolaan

Tugas SKPD sebagai Unit Kearsipan

1. Melaksanakan Pengelolaan Arsip Dinamis
2. Melaksanakan Pengelolaan Arsip Dinamis In Aktif di Bawah
10 Tahun
3. Melaksanakan Pengelolaan Arsip Vital
4. Mengolah dan Menyajikan Arsip menjadi Informasi
5. Melakukan Pembinaan dengan Evaluasi Penyelenggaraan
Kearsipan di lingkungannya
6. Melakukan Penilaian dan Pemusnahan Arsip
7. Melakukan Penyerahan Arsip Statis dan Arsip In Aktif Di
Atas 10 Tahun kepada Lembaga Kearsipan
8. Penyediaan Dana Penyelenggaraan Kearsipan

Visi Misi BPAD

Visi
Terwujudnya Pelayanan Prima dalam Bidang Perpustakaan dan Arsip

Misi
1. Mewujudkan tata kelola penyelenggaraan perpustakaan dan arsip yang baik
dengan menerapkan kaidah-kaidahGood Governance.
2. Mengembangkan sarana dan prasarana perpustakaan dan arsip bertaraf
nasional dan/ atau internasional.
3. Meningkatkan peran dan fungsi perpustakaan dan arsip dalam kehidupan
bermasyarakat, berpemerintahan, berbangsa dan bernegara.

Layanan Kearsipan BPAD

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Layanan Penataan
Layanan Penggandaan
Layanan Pemeliharaan dan perawatan
Layanan Penyimpanan
Layanan Penyusunan Naskah Sumber
Layanan Diklat dan Asistensi
Layanan Kemas Ulang Informasi

Fasilitas Ruang Simpan

No

Ruang

Jumlah

1.

Ruang Simpan Arsip

20 Ruang

2.

1 Ruang

3.

Ruang Simpan Foto,

Video
Ruang Microfilm

4.

Ruang Audio Visual

1 Ruang

5.

Ruang Tahan Api

1 Ruang

1 Ruang

Sarana Penyimpanan Arsip

Proses Pengelolaan Kearsipan

Pengelolaan Arsip