MANAJEMEN UNIT KERJA RM,

MENJAGA MUTU RM DAN

STATISTIK RS
Oleh :
Warsi Maryati, A.Md.RMIK., S.KM
MANAJEMEN UNIT KERJA RM

Lingkup Pembahasan :
Penerapan Prinsip Ergonomi dalam
Mendesain Sarana Prasarana dan Ruang
Kerja Rekam Medis
Perhitungan Jumlah Kebutuhan Tenaga
Kerja Rekam Medis
Perhitungan Jumlah Sarana dan Prasaran
Rekam Medis
Penerapan Prinsip Ergonomi dalam
Mendesain Sarana Prasarana dan
Ruang Kerja Rekam Medis
Desain Tempat Pendaftaran
Desain Unit Rekam Medis
Desain Ruang Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis
Desain Sarana Prasarana Rekam Medis
- Meja, Kursi, Rak, dll
Perhitungan Jumlah Kebutuhan
Tenaga Kerja Rekam Medis
Perhitungan Jumlah Kebutuhan Tenaga
Kerja Rekam Medis
Metode :
FTE (Full Time Equivalent)
WISN (Work Load Staffing Needs)
Standar Ketenagaan Minimal
Rasio SDM Kes dengan jumlah penduduk
Analisis Beban Kerja Kesehatan
Perhitungan Jumlah Sarana dan
Prasarana Rekam Medis
Perhitungan jumlah kebutuhan loket
pendaftaran dan ruang rekam medis
Perhitungan jumlah kebutuhan rak
dokumen rekam medis
Perhitungan jumlah kebutuhan formulir
rekam medis
Kebutuhan ruang di URM
Loket pendaftaran
Ruang kerja
Ruang penyimpanan RM

Ruang tamu
SANGAT
Ruang rapat
PENTG

PENTING

KURANG PENTING Gudang

Dapur
Kamar mandi
KEBUTUHAN RUANG

a. Loket Pendaftaran
Kebutuhan loket = Jumlah pasien (total) x t
Jam kerja loket
t = waktu di loket/pasien

b. Ruang Kerja
Jumlah petugas terbanyak berdasarkan shift (pagi)+peralatan
Shift Kerja: Pagi >>>
Siang >>
Malam >

c. Ruang Penyimpanan RM UU atau Ketentuan yg Berlaku (5 th)

d. Ruang lain-lain: gudang, dapur, toilet dll

KEBUTUHAN LOKET PENDAFTARAN
LATIHAN KASUS:
1. Jumlah pasien RJB : 14 orang / hari.
2. Jumlah pasien RJL : 45 orang / hari.
3. Jumlah pasien RI : 9 orang / hari. +

TOTAL 68 orang

4. Lama loket buka : 14 jam (07.00 wib 21.00 wib)

JAWAB:
Lama penyelesaian 1 RM di loket
Pasien RJB = 105
Pasien RJL = 95 +
200/60 = 3,33 per 1 RM = 3/1 RM.
Jumlah RM yang dihasilkan 1 loket per jam = 60/ 3 / 1 RM = 20 RM/jam.
Jumlah RM yang dihasilkan 1 loket per 14 jam= (20 RM/jamx14 jam).
= 280 RM/14 jam.
Jumlah loket yang dibutuhkan = 68 pasien/hari x (1 loket)
280 RM/14 jam
= 0,24 loket = 1 loket.

LOKET BUKA
LUAS LOKET
Diketahui Peralatan yang terdapat di loket.
1. Meja loket (2,4 m x 0,5 m) = 1,2 m2
2. Meja komputer (0,5 m x 0,5 m) = 0, 25 m2
3. Kursi moveable (0,5 m x 0,5 m) = 0,25 m2 +
TOTAL 1,7 m2
Space ruangan (60 % x 1,7 m2 ) = 1,02 m2
Luas loket (1,7 m2 + 1,02 m2) = 2,72 m2 3 m2

60% adalah persentase jarak lalu lalang maupun jarak antara satu alat dengan
alat lainnya yang dibutuhkan dalam suatu ruangan.
LUAS RUANG KERJA
Identifikasi jenis ruang
1. Ruang Manajer
2. Ruang staf (jumlah)
Identifikasi peralatan yang digunakan
1. Meja
2. Kursi
3. Filing Kabinet dll
 LUAS RUANG KERJA
1. Ruang Manajer URM.
Peralatan yang dibutuhkan di ruang Manajer URM
a. Meja 1 biro (1,55 m x 0,6 m) = 0,93 m2
b. Filing kabinet (0,4 m x 0,6 m) = 0,24 m2
c. 3 buah kursi movable (0,5 m x 0,5 m) = 0,75 m2
d. 1 unit komputer + meja (1,03 m x 0,6 m) = 0,618 m2 +
2,538 m2
space ruangan (60 % x 2,538 m2) = 1,5228 m2
luas ruang kerja (2,538 m2 + 1,5228 m2) = 4,0608 m2 4 m2

2. Ruang Staf URM.

Peralatan yang dibutuhkan di ruang kerja staf:
a. 3 buah meja biro (1,2 m x 0,6 m) = 2,16 m2
b. 2 buah filing kabinet (0,4 m x 0,6 m) = 0,48 m2
c. 1 buah rak terbuka untuk sortir (0,38 m x 0,38 m) = 0,14 m2
d. 3 buah kursi movable (0,5 m x 0,5 m) = 0,75 m2
e. 1 buah mesin tik listrik + meja (0,6 m x 0,6 m) = 0,36 m2
f. 1 unit komputer + print + meja (1,03 m x 0,6 m) = 0,618 m2 +
4,508 m2 5 m2
space ruangan (60 % x 5 m2) = 3 m2
luas ruangan kerja (5 m2 + 3 m2) = 8 m2
LUAS RUANG PENYIMPANAN RM

Kebutuhan rak filing RM

1. Ukuran RM
2. Jenis statis atau moveable=roll-o-pact
3. Ukuran rak daya tampung RM
4. Jumlah RM periode tertentu
Luas ruangan
1 unit ROP
1 unit ROP, terdiri dari:
3 sub rak ke samping @100 cm
1 7 sub rak ke atas-bawah
2

4
Kapasitas 1 unit ROP tebal 1 RM +0,5cm
5 3
2 = {7 x (100/ 0,5)} x 3 = 4.200 RM
1
6

7
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN (5 TH)

Jumlah RM dalam jangka waktu 5 tahun

Daya tampung RM rak filing

CONTOH KASUS
1. JUMLAH RM DALAM 5 TAHUN RS A
= {(TAHUN x jumlah HARI setahun x pasien RJB) + pasien RJL}
= {(5 tahun x 365 hari x 14 orang) + 45 orang}
= (25.550 + 45 orang) = 25.595 RM/5 tahun.

2. KEBUTUHAN ROP
1 unit ROP kapasitas 4.200 RM 25.595/4.200=6,1 maka
dalam 5 tahun butuh 6 unit ROP
KEBUTUHAN LUAS RUANG
PENYIMPANAN

Tergantung jenis Rak penyimpanan

yang digunakan (ROP atau rak statis)
Langkah-langkah:
1. Hitung kebutuhan jumlah rak
2. Hitung kebutuhan luas setiap 1 unit rak
3. Hasil perhitungan luas 1 unit rak x jumlah unit rak yang diperlukan,
lalu tambahkan dengan lebar gang yang diperlukan (mis: 60-90 cm)
4. Total kebutuhan luas ruang ditambah 60%
CONTOH

Kebutuhan 6 unit ROP

Luas 1 unit ROP = 3 x 100cm x 37 cm = 1,1 m2
Luas 6 unit ROP = (6 x 1,1 m2) + 0,8 m2= 7,4 m2
Kebutuhan luas 6 unit ROP = 7,4 m2 + 60%
(7,4) = 7,4+4,4= 11,84 m2 12 m2
TOPIK TERBARU

Perhitungan Jumlah Kebutuhan Rak

Dokumen Rekam Medis Inaktif
Perhitungan Jumlah Kebutuhan Loket
Pendaftaran
Perhitungan Jumlah Kebutuhan Formulir
Rekam Medis
Mendesain Rak Dokumen Rekam Medis
MENJAGA MUTU REKAM MEDIS

Lingkup Pembahasan :
Analisis Kuantitatif Dokumen Rekam Medis
Analisis Kualitatif Dokumen Rekam Medis
Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis
Akreditasi Rumah Sakit dan Puskesmas
Analisis Kuantitatif Dokumen Rekam
Medis
Identifikasi
Pelaporan
Autentifikasi
Pencatatan
KOMPONEN 1.
Identifikasi Pasien
1. Minimal setiap lembar berkas mempunyai Nama
dan No.Rekam Medis pasien.
2. Bila ada lembaran yang tanpa identitas harus di
review untuk menentukan milik siapa lembaran
tersebut. Dalam hal ini secara Concurrent Analysis
lebih baik sebab lebih cepat mengetahui
identitasnya daripada Retrospective Analysis.

Nama & No.RM

KOMPONEN 2.
Adanya semua laporan/ Catatan yang penting (Review of
Necessary Report)

Contoh: Lembar Riwayat pasien, Pemeriksaan Fisik, Catatan

Perkembangan, Observasi klinik, Ringkasan Penyakit.
Lembaran tertentu kadang kala ada tergantung kasus pasien.
Contoh: Laporan operasi, anestesi, Hasil PA.
Penting ada tanggal dan jam pencatatan, sebab ada kaitannya
dengan peraturan pengisian.
!!! Sebuah laporan tidak ditemukan karena memang tindakan tidak
dilakukan, maka hal ini tidak dianggap sebagai suatu defisiensi
 KOMPONEN 3.
Review Autentikasi

1. Tanda tangan, Cap/ stempel , dan inisial yang dapat

diidentifikasi dalam Rekam Medis, atau kode seseorang
untuk komputerisasi.
2. Ada titel/ gelar profesional (Dokter, Perawat )
3. Bila ditulis oleh dokter jaga atau mahasiswa: !! maka
ada tanda tangan sipenulis di tambah countersign oleh
supervisor telah direview dan dilaksanakan atas
instruksi dari atau telah diperiksa oleh ..

Nama, tt/ paraf dan gelar

KOMPONEN 4.
Review Pencatatan

Cara pengisian:
Tidak ada penghapusan,
setiap coretan disertai dengan paraf,
penggunaan singkatan dan istilah baku

24
Analisis Kualitatif Dokumen Rekam
Medis
a. Review kelengkapan dan kekonsistensian
diagnosa
b. Review kekonsistensian pencatatan
diagnosa
c. Review pencatatan hal-hal yang dilakukan
saat perawatan dan pengobatan
d. Review adanya informed consent yg
seharusnya ada
e. Review cara/ praktek pencatatan
f. Review hal-hal yang berpotensi
menyebabkan tuntutan ganti rugi
a. Review kelengkapan
dan kekonsistensian diagnosa
Diagnosa saat masuk (admitting diagnosis)
-> alasan masuk rawat
Diagnosa tambahan (additional diagnosis)
Differensial diagnosis
Preoperative diagnosis
Postoperative diagnosis
Phatological diagnosis dari hasil PA
Clinical diagnosis (penyebab sakit etiologi/kel
fungsi)
Diagnosa akhir ( diagnosa klinis) dan prosedur
Diagnosa utama (principal diagnosis)
Diagnosa kedua ( Secondary diagnosis)
b.Review Kekonsistensian Pencatatan

Konsistensi merupakan suatu penyesuaian/ kecocokan antara

1 bagian dengan bagian lain dan dengan seluruh bagian.
Diagnosa : dari awal s/d akhir harus konsisten
Pencatatan harus mencerminkan perkembangan informasi
mengenai kondisi pasien.
Fasilitas Pelayanan Rawat Jalan harus konsisten untuk
berbagai untuk maslah yg sama.
Hasil Operasi, hasil pemeriksaan PA, hasil pemeriksaan
diagnostik lainnya dan Surat Pernyataan Tindakan harus
konsisten. Perbedaan yang ada akan melihatkan Rekam
Medis yang buruk.
3 hal yang harus konsisten: Cat.perkembangan , instruksi
dokter, catatan obat.
 c. Pencatatan hal-hal yang dilakukan
saat perawatan & pengobatan

Rekam Medis menjelaskan keadaan pasien selama

dirawat, dan harus menyimpan seluruh hasil
pemeriksaan dan mencatat tindakan yang telah
dilakukan kepada pasien
Contoh: Hasil test Normal, pasien dalam keadaan baik,
pasien telah diberi penjelasan dan petunjuk. Semua
hal di atas harus ada catatan yang melihatkan kondisi
tesebut dalam Rekam Medis. Alasan-alasan yang
merupakan petunjuk dari setiap keputusan baik untuk
melakukan suatu tindakan ataupun tidak melakukan
tindakan.
d. Review Pencatatan Informed
Consent
Surat Pernyataan dari pasien untuk suatu pengobatan
harus digambarkan secara hati-hati
Dokter harus didorong tidak hanya sekedar memenuhi
peraturan seperti menjelaskan efek samping obat
yang mungkin timbul. Jika perlu ditambahkan dalam
surat pernyataan.
e. Review Praktek Pencatatan
Waktu pencatatan harus ada
Mudah dibaca: tulisan harus bagus, tinta yang
dipakai harus tahan lama, penulisan dilakukan
dengan hati-hati dan lengkap.
Menggunakan Singkatan yang umum: harus dapat
dibaca , jelas, terus terang
Tidak menulis komentar/ hal-hal yang tidak ada
kaitan dengan pengobatan pasien.
f. Review hal-hal yang berpotensi
menyebabkan tuntutan ganti rugi

Rekam Medis harus mempunyai semua catatan

mengenai kejadian yang dapat menyebabkan/
berpotensi tuntutan kepada institusi pelayanan
kesehatan/ pemberi pelayanan sendiri, baik oleh
pasien maupun oleh pihak ketiga
Standar Pelayanan Minimal Rekam
Medis
Kelengkapan pengisian Rekam medis 24
jam setelah selesai pelayanan
Kelengkapan Informed Concent setelah
mendapatkan informasi yang jelas
Waktu penyediaan dokumen rekam medis
pelayanan rawat jalan
Waktu penyediaan dokumen rekam medis
pelayanan rawat inap
Akreditasi

Akreditasi Puskesmas
Akreditasi Rumah Sakit
Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS)
Joint Commision International (JCI)
TOPIK Terbaru

Akreditasi di Rumah Sakit dan Puskesmas

Standar Operasional Prosedur
Analisis Kualitatif
Standar Pelayanan Minimal
STATISTIK RS
Indikator Rawat Jalan

Rerata kunjungan per hari

Rerata kunjungan baru per hari
Rasio kunjungan baru dengan total
kunjungan
Persentase pelayanan spesialis
Rasio pasien RJ dengan jumlah penduduk
Rasio kunjungan dengan jumlah perawat
Indikator Rawat Inap

BOR (Bed Ocupancy Rate)

avLOS (Average Length of Stay)
TOI (Turn Over Interval)
GDR (Gross Death Rate)
NDR (Net Death Rate)
Persentase kematian < 48 jam
Nosokomial Infection Rate
Rasio hari perawatan dengan perawat RI
Rasio pasien rawat inap dengan jumlah
penduduk
Indikator Gawat Darurat

Rerata paseien GD per hari

Rasio kasus bedah di UGD
Rasio kasus non bedah di UGD
Rasio kasus kebidanan di UGD
Rasio kasus GD yang dirujuk
Indikator Pelayanan ICU/ICCU

Rerata pasien insentif per hari

Rasio pasien rujukan ICU/ICCU
Angka kematian ICU/ICCU
Indikator Laboratorium

Rerata jumlah pemeriksaan per hari

Persentase pemeriksaan rutin
Persentase pemeriksaan dari luar RS
Persentase pemeriksaan yang tidak
ditemui adanya kelainan (diluar rujukan
langsung)
Rasio pemakaian bahan pemeriksaan
Indikator Farmasi

Pesentase resep yang dilayani terhadap

resep RS
Persentase item tersedia terhadap item
obat dalam formularium
Indikator Pelayanan OK

Rerata operasi per hari

Persentase operasi darurat
LOS post operasi
LOS pre operasi
Indikator Radiologi

Rerata pemeriksaan radiologi per hari

Persentase pemeriksaan thorax
Persentase pemeriksaan yang tidak
ditemui adanya kelainan (diluar rujukan
langsung)
Persentase pemeriksaan dari luar RS
Rasio pemakaian bahan pemeriksaan
Indikator Rujukan

Persentase pasien dirujuk

Persentase pasien rujukan
Rasio pasien asuransi kesehatan dengan
total pasien
Indikator Perinatologi
Rasio kelahiran hidup <2500 gr dengan jumlah
kelahiran
Rasio kelahiran hidup 2500 gr dengan jumlah
kelahiran
Rasio kelahiran mati dengan jumlah kelahiran
Rasio kematian neonatal dengan jumlah kelahiran
Rasio kematian asphyxia dengan jumlah kematian
perinatal
Rasio kematian ISPA dengan jumlah kematian
perinatal
Rasio kematian diare dengan jumlah kematian
perinatal
Indikator Kebidanan
Rasio persalinan normal dengan total persalinan
Rasio persalinan dengan komplikasi dengan total
persalinan
Rasio sectio caesarea dengan total persalinan
Rasio abortus dengan total persalinan
Rasio perdarahan sebelum persalinan dengan
total persalinan
Rasio perdarahan sesudah persalinan dengan total
persalinan
Rasio preeklamsia dengan total persalinan
Rasio eklamsia dengan total persalinan
Indikator Pelayanan Penunjang Non
Medis
Ambulance Service
Jumlah pelayanan ambulance
Index cost
Lundry
Rasio jumlah cucian dengan pasien RI
Index cost
Gizi
Persentase penyediaan makanan khusus
Indikator Evaluasi Mutu Pelayanan

GDR (Gross Death Rate)

NDR (Net Death Rate)
Angka kematian ICU/ICCU
Nosokomial Infection Rate
Post Operation Infection Rate
Post Operation Death Rate
Anestesi Death Rate
Normal Tissue Removal Rate
Indikator Finansial

Rasio pendapatan RJ/RI

Cost Recovery
Rasio pendapatan farmasi
Rasio pendapatan pelayanan dokter ahli
Rasio pendapatan RO
Rasio pendapatan VIP dengan rawat inap
Indikator Kepuasan Pelanggan
Eksternal
Rasio kunjungan ulang
Rasio kunjungan pasien baru
TERIMA KASIH