Tehnik audit internal

Jogja, September 2014

 Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan
signifikan melalui interaksi (pemeriksaan,
pengukuran dan penilaian yang berujung pada
penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif,
dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas
penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk

membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
 INTERNAL AUDITING
IS AN INDEPENDENT, OBJECTIVE ASSURANCE &
CONSULTING ACTIVITY DESIGNED TO ADD VALUE &
IMPROVE AN ORGANIZATIONS OPERATIONS. IT HELPS
AN ORGANIZATION ACCOMPLISH ITS OBJECTIVES BY
BRINGING A SYSTEMATIC, DISCIPLINED APPROACH TO
EVALUATE & IMPROVE THE EFFECTIVENESS OF RISK
MANAGEMENT, CONTROL & GOVERNANCE
PROCESSES.
 INDIAN BUSINESS ACADDEMY

WHAT IS INTERNAL AUDIT ?

+ AN INDEPENDENT APPRAISAL SERVICE TO
MANAGEMENT MEASURING & EVALUATINGTHE
EFFECTIVENESS OF THE INTERNAL CONTROL
SYSTEM

+ A PROCESS ESTABLISHED BY MANAGEMENT TO

PROVIDE REASONABLE ASSURANCE THAT
ORGANIZATIONAL OBJECTIVES WILL BE ACHIEVED
 Auditor internal
Katalisator untuk mempercepat perubahan
dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu
Mengamankan kebijakan mutu

Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada

motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan
dianggap tidak berbobot
 Jenis audit
Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri,
untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor
internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada
publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama
Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar
organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh
pelanggan) dan audit pihak ketiga (oleh institusi
independen)
 10 Esensi dari audit:
Adalah proses interaktif
Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
Dilakukan dengan azas manfaat
Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan kebenaran
Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian
Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu
Merupakan kegiatan berulang
Menghasilkan laporan
 Tujuan audit
Mendapatkan data dan informasi
faktual dan signifikan berupa data ,
hasil analisa, penilaian, rekomendasi
auditor sebagai dasar pengambilan
keputusan, pengendalian manajemen,
perbaikan dan atau perubahan
 PURPOSE OF INTERNAL AUDIT

TO IMPROVE & ADD VALUE TO THE

ACTIVITIES OF PUBLIC ADMINISTRATION
BY ASSESING WHETHER THE PUBLIC
RESOURCES ARE MANAGED INCONFORMING
WITH THE PRINCIPLES OF ECONOMY,
EFFECTIVENESS & EFFICIENCY & TO
PROVIDE GUIDENCE
I A = PROVIDES INDEPENDENT & OBJECTIVE
ASSURANCE & CONTROLING
 Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)
 Kegiatan yang biasa dilakukan
auditor
Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan stadar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisis data
 Manfaat audit
Pengambilan keputusan untuk
perbaikan, meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi
DISTINGUISHED OF INTERNAL AUDIT

THE INTERNAL AUDITORS PRIMARY

RESPONSIBILITY IS APPRAISING AN ENTITYS
RISK MANAGEMENT STRATEGY & PRACTICES,
MANAGEMENT

INTERNAL AUDIT DO NOT EXPRESS AN

OPINION ON THE ENTITYS FINANCIAL
STATEMENTS
 HOW AUDIT ADD VALUE

IDENTIFY & CORRECT NON COMPLIANCE

ISSUES

IDENTIFY IMPROVEMENT OPPORTUNITIES IN

STANDART & PROCEDURS

VALUE ADDED INCLUDES :

IMPROVED CONSISTENCY & LOWER VARIABILTY
REDUCED ERRORS, REWORK, CYCLE TIME, COSTS
INCREASED PRODUCTIVITY
 Kriteria audit
Kumpulan kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang dipakai sebagai rujukan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan
pembanding terhadap bukti audit
 Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi

lain yang relevan dengan kriteria audit dan
dapat diverifikasi
 Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan

terhadap kriteria audit
Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit,
atau peluang perbaikan.
Audit mutu internal
Proses pengukuran dan penilaian secara
sistematik, objektif, dan terdokumentasi
yang dilakukan oleh auditor internal untuk
memastikan bahawa kegiatan manajemen
mutu telah sesuai dengan pengaturan-
pengaturan atau sistem yang telah
dikembangkan dan hasilnya efektif sesuai
dengan komitmen, kebijakan, tujuan dan
sasaran mutu yang telah direncanakan atau
ditetapkan
 Audit mutu internal
Kegiatan pengukuran atau penilaian: pengumpulan data
dan informasi faktual, signifikan (mempunyai nilai
informatif yang diperlukan untuk menyimpulkan suatu
keadaan) dan relevan
Data adalah fakta: dapat dibuktikan atau diverifikasi
Data berhubungan dengan permasalahan mutu dan
SMM, serta kepuasan pelanggan, ataupun berkaitan
dengan kepentingan organisasi secara umum
Sistematis
Objektif
Terdokumentasi
 Audit mutu internal
Luaran audit mutu internal adalah kesimpulan yang dibangun
berdasar data yang dikumpulkan dan diolah
Dilakukan untuk mengetahui dipenuhi atau tidak azas
kesesuaian/tingkat ketaatan terhadap komitmen, kebijakan,
sasaran mutu dan persyaratan mutu yang telah ditetapkan dalam
SMM
Untuk memeriksan efektifitas implementasi SMM: ketaatan azas
dan pencapaian tujuan, efektifitas pencapaian sasaran mutu
Dimaksudkan untuk mendukung tercapainya komitmen,
kebijakan dan sasaran mutu secara keseluruhan (perspektif mutu
dan kepuasan pelanggan)
Penilaian dan rekomendasi auditor diarahkan untuk membantu
menyelesaikan permasalahan mutu: performa masa lalu,
mengendalikan kegiatan masa kini, mendukung pencapaian
tujuan masa depan
Tujuan audit mutu
internal
Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi,
terutama ditinjau dari perspektif mutu dan kepuasan
pelanggan dalam rangka meningkatkan kinerja
organisasi secara umum
Dasar penetapan tujuan audit mutu
internal
Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
Rencana pengembangan usaha
Persyaratan suatu sistem manajemen yang
digunakan sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Manfaat audit mutu
internal
Bagi pucuk pimpinan
Referensi dalam membuat keputusan:
mengambil atau merubah kebijakan
mutu agar lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi jangka panjang
Bagi unit operasional
Mengidentifikasi dan memahami
permasalahan yang ada dalam
organisasi secara keseluruhan ataupun
secara spesifik pada unit operasional
sehingga dapat mengambil langkah
langkah perbaikan
Bagi unit pengelola
mutu
Membatu pengendalian mekanisme
jaminan mutu baik pada tahap input,
proses, maupun output untuk inflow
maupun outflow produk
 Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
serta pembangunan budaya organisasi:
budaya mutu, budaya taat prosedur,
budaya perbaikan, budaya kerja
sistematis
Manfaat bagi auditor
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
 Bagi pelanggan
Audit mutu internal merupakan proses
pendeteksian segala kemungkinan yang
dapat menciptakan ketidak puasan
pelanggan dan dilanjutkan dengan
tindakan perbaikan dan pencegahan
sehingga komitmen untuk memberikan
kepuasan pada pelanggan benar-benar
tercapai
 Bagi rekanan
Memberi umpan balik terhadap kinerja
rekanan
 Kompetensi auditor
Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan,
observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan
arsip
Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-
bukti objektif
Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
Teknik sampling
Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
Menyiapkan laporan
Menjaga kerahasiaan informasi
Komunikasi
Perencanaan audit
mutu internal
Perencanaan audit mutu internal
Tujuan audit mutu internal
Lingkup audit: seluruh aspek manajemen mutu yang telah
dikembangkan dan diimplementasikan:komitmen, strategi,
tujuan, kebijakan, sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam
dokumen SMM dan termuat dalam daftar induk dokumen
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
 Contoh
Lingkup: pengendalian produk tidak sesuai
Objek:
Aktifitas dan prosedur kerja di bagian produksi
untuk mencari informasi ttg tingkat kegagalan dalam
proses produksi dan bagaimana personil bagian
produksi mengendalikan produk tidak sesuai
Contoh lingkup yang lain: komunikasi internal,
tindakan koreksi dan prevensi, dsb
Pelaksanaan audit
mutu internal
 Pelaksanaan audit mutu internal
Mengamati proses
Meminta penjelasan
Meminta peragaan
Menelaah dokumen
Memeriksan dengan daftar periksa
Mencari bukti-bukti
Memeriksa silang
Mewawancarai auditee
Melakukan survei
Mencari informasi dari sumber luar
Menganalisis data dan informasi
Menyimpulkan
Penekanan audit mutu
internal
Compliance audit (audit ketaatan azas)
Checking health audit (audit kesehatan azas)
Innovative audit (audit inovasi)
Laporan audit mutu
internal
Esensi:
Menyinggung kebijakan mutu, peraturan,
prosedur yang menjadi acuan
Lokasi
Aktifitas
Klausul
Skala kekritisan (mayor atau minor atau
observasi)
Rekomendasi
Batas waktu penyelesaian
Tindak lanjut temuan
audit
 Tindak lanjut
Menerima laporan hasil audit
Mempelajari laporan
Membuat perencanaan perbaikan
Melaksanakan perbaikan dan pencegahan
Melakukan evaluasi hasil perbaikan dan
pencegahan
Melaporkan hasil perbaikan
Instrumen Audit Mutu
Internal
 No dok::
Status revisi:
Form Persiapan Audit Mutu Internal Tgl berlaku:
Halaman:

Unit yang diperiksa :

Auditor pemeriksa :
Tanggal pemeriksaan:

No Rencana Pemeriksaan Catatan

 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Form Audit Internal Bulanan Halaman:

Unit yang diaudit Lingkup audit Auditor Jadwal Audit Keterangan

 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Mutu Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 No dok::
Form Ringkasan Temuan Audit Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti bukti Ketdk sesuaian Standar / Waktu

sesuaian objektif thd Instrumen penyelesaian
standar/instr

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Catatan Historis Temuan Audit Halaman:
Yang Sudah Selesai

Uraian Unit Kerja Auditor Perbaikan Tanggal

temuan selesai
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Laporan hasil perbaikan/tindakan koreksi

Uraian temuan Kondisi sebelum Kesimpulan Tindakan Kondisi setelah Tindakan

audit tindakan koreksi sebab sebab koreksi yang tindakan koreksi pencegahan
telah dilakukan

Dilaporkan oleh

Auditee
 No dok::
Form Laporan Ketidak Sesuaian Status revisi:
Kepada: Tgl berlaku:
Halaman:
Dari:
Tanggal
Rincian Temuan Bukti bukti Ketidak sesuaian Standar / Batas waktu Keterangan
objektif thd standar/instr Instrumen penyelesaian

Rekomendasi tindakan koreksi Tindakan koreksi/prevensi yg telah diambil:

Auditor Auditor
Verifikasi oleh auditor: