TATA PERSURATAN DINAS

DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Disampaikan
Oleh :
Kasubbag Umum
KANWIL KEMENTERIAN AGAMA
PROV. ACEH
2014
 DASAR HUKUM
Keputusan Men-PAN No.71 Thn 1993 Tentang
Pedoman Tata Persuratan Dinas
Keputusan Men-PAN Nomor 22 Tahun 2008 ttng
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.
UU No.7 Thn 1971 tentang Ketentuan
ketentuan Pokok Kearsipan
UU Nomor 43 Tahun 2009 ttng Kearsipan
 Peraturan Menteri Agama RI No.16 Tahun 2006
Tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan
Kementerian Agama.
Keputusan Menteri Agama RI No.44 Tahun 2010
tentang Pedoman Penataan Kearsipan di
Lingkungan Kementerian Agama.
Peraturan Menteri Agama RI No.10 Tahun 2010
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Agama.
 Ruang Lingkup
Tata persuratan dinas ini mengatur segala
komunikasi kedinasan yang berbentuk surat
meliputi penggolongan dan jenis surat dinas,
bagian surat, cara pembuatan surat, penandata-
nganan surat, cap dinas, jalur surat, pengguna -
an kertas / amplop , mesin ketik / komputer ,
pengiriman surat , dan kode indeks surat dinas
di lingkungan Kementerian Agama.
 MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud
Tata Persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dlm
pembuatan surat dinas , agar dpt diselaraskan dgn Tata
kearsipan di Lingkungan Departemen Agama.
Tujuan
a. Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas
b. Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedina-
san & kemudahan dlm pengendalian pelaksanaannya
c. Meningkatnya dayaguna & hasilguna pengelolaan surat
dinas & pengolahan arsip
d. Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan, ter-
Masuk keseragaman pola / bentuk & tindakan dlm kegia
tan surat menyurat dinas di Lingkungan Dept.Agama.
 ASAS ASAS TATA PERSURATAN

Asas Keamanan
Asas Pertanggungjawaban
Asas Keterkaitan dg tata kearsipan dan adm
Asas Pelayanan Prima
Asas Efisiensi
Asas Efektif
 PENGERTIAN UMUM

Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penye-

lenggaraan korespodensi dinas yang dilaksanakan di
Lingkungan Departemen Agama.

Surat adalah pernyataan tertulis dlm segala bentuk

dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana
komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
 FUNGSI SURAT

Pengganti pertemuan langsung

Wakil atau duta organisasi
Alat pengingat
Pedoman kerja
Alat bukti tertulis yang selanjutnya bisa
berfungsi historis, yuridis, administratif.
SYARAT SYARAT SURAT YANG BAIK
Jelas
Tegas
Ringkas
Lengkap
Tepat
Sopan
Menarik tetapi wajar
 JENIS SURAT DINAS

Surat Statuter adalah pernyataan

tertulis yang sifatnya mengatur yang
menimbulkan kewajiban yang harus dilakukan
pejabat struktural dan fungsional di
lingkungan satuan organisasi / kerja.
Surat Nonstatuter adalah pernyataan
tertulis yang tidak bersifat pengaturan.
Format surat dinas adalah susunan dan bentuk
surat yang menggambarkan redaksional , tata
letak , dan penggunaan lambang negara , logo
serta cap dinas.
1.SURAT STATUTER
1.Peraturan Menteri Agama
2.Keputusan Menteri Agama
3.Instruksi Menteri Agama
4.Peraturan Pimpinan Satuan organisasi
5.Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi
6.Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi
2. Surat Nonstatuter, terdiri dari :
a. Surat dinas
b. Nota Dinas
c. Edaran
d. Laporan
e. Telegram
f. Surat Tugas
g. Memo
h. Pengumuman
i. Surat Undangan
j. Surat pengantar
k. Telepon
l. Teleks
m. Facsimile
n. Electronic Mail
o. www ( Word Wide Web )
 BAGIAN SURAT
Bagian Surat Statuter
Surat statuter yang terdiri dari Peraturan / keputusan Menteri
Agama , Peraturan / Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi
dan Instruksi Menteri Agama / pimpinan Satuan Organisasi
menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut :

1. Peraturan/keputusan Menag/pimp. Satuan Organisasi

a. Judul, terdiri atas :
1) Kalimat Peraturan/Keputusan Menteri Agama Republik
Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi.
2) Nomor dan Tahun
3) Nama Peraturan / Keputusan
b. Pembukaan, terdiri atas :
1) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundangundangan (Ka-
limat Menteri Agama Republik Indonesia / Pimpinan Sa
tuan Organisasi )
2) Konsiderans (Menimbang)
3) Dasar hukum (Mengingat)
4) Memperhatikan (apabila perlu)
5) Diktum (Memutuskan,Menetapkan, Nama Peraturan/kep.)
c. Batang tubuh, terdiri dari Bab, Pasal dan Ayat
d. Penutup, terdiri atas :
1) Tempat Penetapan
2) Tanggal, Bulan dan tahun Penetapan
3) Nama Jabatan
4) Tanda Tangan Pejabat
5) Nama Terang Pejabat ( dgn huruf Kapital, tanpa menggunakan gelar dan pangkat )
6) Cap jabatan / cap dinas
 Bagian Surat Non Statuter
Surat Nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat
sebagai berikut :
1. Kepala surat, terdiri atas :
a. Kop surat
b. Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal
1) Penomoran surat dilengkapi dengan kode indeks, kode
klasifikasi dan tahun.
2) Sifat aspek surat ditulis dibawah nomor dgn memper
hatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan
sebagai berikut :
a) Bobot informasi :
1. Surat penting
2. Surat biasa
b) Pengamanan informasi :
1. Sangat rahasia
2. Rahasia
3. Terbatas
4. Biasa
Untuk penanganan surat sangat rahasia/rahasia diberlaku
kan secara khusus dengan memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
1. Proses pembuatan surat
2. Penomoran surat
3. Penyampulan surat
4. Penyampaian / pengiriman surat
c) Penyampaian / pengiriman surat
 3) Lampiran ditulis di bawah sifat surat yang menerangkan jlh
lampiran surat
4) Hal ditulis di bawah lampiran yang menerangkan maksud /
isi surat
d. Tempat, tanggal, bulan, dan tahun
e. Alamat surat
2. Isi surat, terdiri atas :
a. Pembukaan
b. Isi pokok
c. Penutup
3. Kaki surat, terdiri atas :
a. Nama Jabatan
b. Tanda tangan
c. Nama Pejabat ( pemangku jabatan )
d. NIP
e. Cap Jabatan / cap dinas
 PENGGUNAAN LAMBANG / LOGO
1.Untuk surat Statuter yang ditandatangani oleh
atau atas nama Menteri Agama menggunakan
Lambang Negara Republik Indonesia yang ter- letak
di tengah atas.
2.Untuk surat Nonstatuter yang ditandatangani
oleh Menteri Agama menggunakan Lambang
Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri
Agama Republik Indonesia yang terletak di
tengah atas.
3.Surat dinas yang ditandatangani oleh selain
Menteri Agama menggunakan logo
Kementerian Agama
4.SuratUIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/
STABN menggunakan logo masing masing
5. Surat dinas Instansi vertikal dan UPT selain
tersebut butir 4, menggunakan logo
Kementerian Agama.
PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT

Penyiapan konsep

Pengajuan konsep

Pengetikan surat

Penomoran surat
SYARAT DASAR BAGI
PENULIS SURAT
Penguasaan materi
Penguasaan bahasa
Penguasaan pikiran dan perasaan
Pengetahuan mengenai posisi dalam
hubungan kerja antara penulis dan
pembaca
Pengetahuan tentang teknik
korespodensi.
 LANGKAH LANGKAH TEKNIS
PENULISAN SURAT

Penegasan tujuan pokok penulisan surat

Pengumpulan data / informasi
Perkiraan tentang pembaca
Penyusunan draft / konsep
penyelesaian
 Sekretariat Jenderal, Inspekorat Jenderal, Direktorat Jenderal, dan
Badan Litbang dan Diklat
Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :
KEMENTERIAN AGAMA RI
LOGO Eselon I Pusat
DEPAG Alamat dan Nomor Telepon ..
Jakarta

1,5 Spasi
Nomor : .. Jakarta,
Sifat : .. Jarak setiap
Lampiran : .. baris 1 Spasi
Hal : ..

2 Spasi
Kepada
Yth
Jarak setiap
baris 1 Spasi

 INSTANSI VERTIKAL
Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :
KEMENTERIAN AGAMA
LOGO KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA UTARA
DEPAG Jalan...........No. Medan10710
Telepon...............................................................

1,5 Spasi
Nomor : .. Medan,
Sifat : .. Jarak setiap
Lampiran : .. baris 1 Spasi
Hal : ..

2 Spasi
Kepada
Yth
Jarak setiap
baris 1 Spasi

 UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT)
Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :

KEMENTERIAN AGAMA
LOGO INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI .(Nama IAIN ybs)
IAIN JalanNo. Telepon ..

Nomor : .. 1,5 Spasi Jakarta,

Sifat : .. Jarak setiap
Lampiran : .. baris 1 Spasi
Hal : ..

2 Spasi
Kepada
Yth
Jarak setiap
baris 1 Spasi

 Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :
KEMENTERIAN AGAMA
LOGO INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI .(Nama IAIN ybs)
IAIN FAKULTAS .(Nama UIN ybs)
JalanNo. Telepon ..

Nomor : .. 1,5 Spasi Jakarta,

Sifat : .. Jarak setiap
Lampiran : .. baris 1 Spasi
Hal : ..

2 Spasi
Kepada
Yth
Jarak setiap
baris 1 Spasi

Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :

KEMENTERIAN AGAMA
LOGO KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN
DEPAG JalanNo. Telepon ..
.

Nomor : .. 1,5 Spasi Jakarta,

Sifat : .. Jarak setiap
Lampiran : .. baris 1 Spasi
Hal : ..

2 Spasi
Kepada
Yth
Jarak setiap
baris 1 Spasi

 LAMBANG GARUDA INDONESIA
PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
Jarak setiap
NOMOR 16 TAHUN 2006
baris 1 spasi
TENTANG
TATA PERSURATAN DINAS
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
2 Spasi
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
3 Spasi
Menimbang : a. bahwa ...;
1,5 Spasi
b. bahwa ...;
dst. 1,5 Spasi
Mengingat : 1; 1,5 Spasi
2;
dst. 1,5 Spasi
Memperhatikan :
2 Spasi
MEMUTUSKAN :
2 Spasi
Menetapkan : PERATURAN MENTERI AGAMA RI TENTANG TATA
PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMEN 1 Spasi
TERIAN AGAMA. 1,5 Spasi
KESATU : ; 1,5 Spasi
KEDUA : ;
4 Spasi
Ditetapkan di Jakarta
1 Spasi
pada tanggal
1,5 Spasi
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, 5 Spasi
Tandatangan dan cap jabatan
 Penandatanganan Surat
A. Pejabat yang berwenang menandatangani surat
statuter :
1. Pimpinan Kementerian Agama
2. Sekretariat Jenderal
3. Direktorat Jenderal
4. Inspektorat Jenderal
5. Badan Penelitian dan Pengembangan serta
Pendidikan dan Pelatihan
6. Khusus mengenai surat surat statuter di
bidang kepegawaian
7. Autentifikasi penandatanganan surat statu
ter di bidang kepegawaian
8. Kantor wilayah Kementerian Agama Provinsi
9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/ Kota
10. Universitas Islam Negeri (UIN)
11. Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
12. Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN)
13. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)
14. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri
(STAKPN)
15. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri
(STAHN)
16. Sekolah Tinggi Agama Budha Negeri
(STABN)
17. Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan,
& Balai Penelitian & Pengembangan Agama
B. Pejabat yang berwenang menandatangani surat non
statuter :
1. Menteri Agama
2. Sekretariat Jenderal
3. Direktorat Jenderal
4. Inspektorat Jenderal
5. Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan &
Pelatihan
6. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
7. Universitas Islam Negeri
8. Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
9. Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN)
10. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)
11. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN)
12. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN)
13. Sekolah Tinggi Agama Budha Negeri (STABN)
14. Kantor Kementerian Agama Kabupaten / kota
15. Balai Diklat Keagamaan
16. Madrasah aliyah Negeri (MAN), Madrasah Tsanawiyah
Negeri (MTsN), & Madrasah Ibtidaiyah Negeri (MIN)
17. Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan
18. Lain - lain
 JALUR SURAT
A. Jalur surat dari atas ke bawah.
diatur sebagai berikut : Kanwil
Rektor IAIN
1. Menteri Rektor UIN
Sekretariat Jenderal Rektor IHDN
Direktur Jenderal Instansi vertikal Rektor STAIN
dan UPT
Kepala Badan Litbang Ketua STAKN
Diklat Ketua STAHN
Ketua STABN
Kepala Balai

Kepala kantor Depag kab/kota

2. Kepala Kantor Wilayah
Kemenag Kepala MAN
3. Kepala Balai
Rektor IAIN
Rektor UIN
Kepala kanwil Kepala Kandepag Kab/kota
Rektor IHDN
Depag Provinsi Kepala MAN
Ketua STAIN
Ketua STAKN
Ketua STABN

KUA kecamatan
4. Kepala kantor Depag kab/kota MTsN
MIN
 B. Jalur surat dari bawah ke atas
diatur sebagai berikut :

1. Kepala KUA Kecamatan

MTsN Kepala Kantor Kemenag Kab/kota
MIN

2. Kepala Kantor Kemenag

Kepala Kanwil Kemenag
Kab/kota
Provinsi
Kepala MAN

3. Dan Lain - lain

Contoh amplop surat Menteri Agama RI

LOGO
Garuda

MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
Contoh amplop surat Satuan Organisasi

KEMENTERIAN AGAMA
LOGO SEKRETARIAT JENDERAL
RI
Depag Jalan Lapangan Banteng Barat No.3- 4
Telepon :..
Jakarta 10710

Nomor :
Kepada
Yth.
...
...
Kode Pos
Contoh amplop surat Institut Agama Islam Negeri

KEMENTERIAN AGAMA
LOGO INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
Nama IAIN ybs
IAIN Jalan . NoTelepon.
(Nama Kota & Kode Pos)

Nomor :
Kepada
Yth.
...
...
Kode Pos
Contoh amplop surat Fakultas pada Institut Agama
Islam Negeri
KEMENTERIAN AGAMA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
LOGO Fakultas ..
Nama IAIN ybs
IAIN Jalan . NoTelepon.
(Nama Kota & Kode Pos)

Nomor :
Kepada
Yth.
...
...
Kode Pos
Contoh amplop surat Kantor Urusan Agama

KEMENTERIAN AGAMA
LOGO KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN
Depag Jalan . NoTelepon.
(Nama Kota & Kode Pos)

Nomor :

Kepada
Yth.
...
...
Kode Pos
Contoh amplop Madrasah Aliyah Negeri
KEMENTERIAN AGAMA
LOGO MADRASAH ALIYAH NEGERI
Depag Jalan . NoTelepon.
(Nama Kota & Kode Pos)

Nomor :

Kepada
Yth.
...
...
Kode Pos
 PENGIRIMAN SURAT

Tingkat Urgensi
Kilat
Hrs dikirim seketika stlh surat tsb ditandatangani
- Segera
Hrs dikirim selambat lambatnya 24 jam setelah
ditandatangani
- Biasa
Dikirim menurut urutan penerimaan di bagian pe-
urusan surat & dikirim menurut jadwal perjalanan
Caraka ( Kurir )
Contoh amplop surat Instansi Vertikal

KEMENTERIAN AGAMA
LOGO KANTOR WILAYAH PROVINSI .
Depag Jalan . NoTelepon.
(Nama Kota & Kode Pos)

Nomor :

Kepada
Yth.
...
...
Kode Pos
 Cara Pengiriman
- Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas me-
nyelesaikan persoalan dalam surat tsb / pejabat
yang ditunjuk, cara ini dilakukan bila :
a. Surat berkualifikasi sangat rahasia
b. Dikehendaki tanggapan segera
c. Bermaksud memberi penjelasan lbh lanjut
tentang isi surat
- Dikirim dengan caraka ( kurir )
Untuk pengiriman dalam kota
- Dengan Pos / telegram
 PENGURUSAN SURAT
Pengertian
1. Pengurusan surat ialah proses kegiatan pengelolaan
surat sejak diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsi
pan sampai diterima di unit pengolah & sejak surat di
tandadatangani dari unit pengolah sampai dikirim oleh
unit kearsipan.
2. Surat dinas terbuka dibagi menjadi 2 yaitu:
a. Surat yang dalam pengurusannya dapat dibuka / di-
ketahui oleh unit kearsipan untuk diproses lebih
lanjut.
 1) surat dinas penting
2) surat dinas biasa
b. Surat dinas tertutup / rahasia
yaitu surat dinas yang memiliki tanda tanda kera-
hasiaan yang hanya boleh dibuka / diketahui oleh
pejabat yang berwenang.
3. Kartu kendali
yaitu formulir untuk pencatatan penyampaian surat &
alat untuk menelusuri lokasi surat serta pengganti
arsip selama masih aktif pada unit pengolah.
4. Tugas tugas penerima surat
a. Menerima surat
b. Pencatatan surat
c. Mengarahkan surat
d. Pengiriman surat
e. Sebagai tempat penyimpanan sementara
arsip sebelum dipindahkan ke unit kearsipan
 TUGAS KELOMPOK
Kelompok I : Membuat Contoh surat Dinas
Kelompok II : Membuat Contoh Pengumuman
Kelompok III : Membuat Contoh Surat Undangan
Kelimik IV : Membuat Contoh Surat Tugas
Kelompok V : Membuat Contoh Surat Pengantar
Kelompok I,II: Membuat Contoh Surat Statuter Non-
III,IV dan V Kepegawaian