ORGANISASI, ADMINISTRASI, DAN

MANAJEMEN

MATA KULIAH
ORGANISASI DAN TATA KERJA
2017
PENGERTIAN ORGANISASI
ORGANISASI =ORGANON (YUNANI) = ALAT.

Chester I. Barnard dalam Kreitner dan Kinicki (2007:545) menyatakan bahwa

Organisasi adalah suatu sistem kegiatan terkoordinasi secara sadar (koordinasi
atas hal-hal, seperti: upaya- upaya yang dilakukan, terhadap suatu tujuan
bersama, pembagian kerja, dan hirarki kewenangan), atau merupakan kekuatan
dari dua atau lebih orang.
Jones (1999: 4) menyatakan bahwa Organisasi adalah suatu alat/wadah yang
digunakan oleh orang-orang untuk mengkoordinasikan kegiatan mereka dalam
rangka memperoleh sesuatu hal yang diinginkan atau yang memiliki nilai, yakni
mencapai sasaran/tujuan mereka
James D. Mooney mengatakan bahwa : Organisasi adalah setiap bentuk
kerjasama untuk mencapai tujuan bersama
Gibson, et al (1991: 5) menyatakan bahwa Organisasi adalah wadah yang
digunakan oleh masyarakat sehingga memungkinkan mereka untuk
melaksanakan pencapaian maksud/tujuan mereka, yang tidak mungkin dapat
dicapai oleh seorang individu secara sendiri

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

Dari pengertian organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa
setiap organisasi harus memiliki EMPAT unsur dasar, yaitu :
1. Orang-orang (sekumpulan orang);
2. Kerjasama;
3. Tujuan yang ingin dicapai; dan
4. Kepemimpinan.

Jadi, organisasi merupakan sarana untuk melakukan

kerjasama antara orang-orang dalam rangka
mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan
sumber daya yang dimiliki.

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA
ORGANISASI
Henry Fayol dengan teori organisasi klasiknya, mengemukakan
adanya empat belas prinsip-prinsip atau asas-asas utama
organisasi, yakni:
1. La division du travail (division of work), atau asas pembagian kerja.
Semakin orang menjadi spesialis maka semakin efisien orang tersebut
dalam mengerjakan tugasnya.
2. Lautorite/Responsabilite (authority and responsibility), atau asas
kekuasaan (kewenangan dan tanggung jawab).
Harus ada kekuasaan untuk memberi perintah dan kekuasaan untuk
membuat dirinya ditaati. Fayol membedakan kewenangan antara:
a. lautorite statutaire kewenangan karena jabatannya); dan
b. lautorite personelle kewenangan karena kepandaian, kecerdasan,
pengalaman, wibawa dan nilai moral, dan sebagainya. Tidak ada
kekuasaan tanpa tanggung jawab dan sebaliknya.
 PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI

3. La discipline (discipline), yaitu asas lobeissance (ketaatan),

lassiduite (kesungguhan hati dan keseksamaan), lactivite
(kerajinan, kesigapan), la tenue (sikap dan tingkah laku), les signes
exterieurs de respect (bukti sikap nyata menghormati) terhadap
segalanya yang menjadi conventions (peraturan, perjanjian,
persetujuan, kebiasaan, tatakrama) antara organisasi dengan
karyawannya.
4. Lunite de commandement (unity of command), atau kesatuan
pimpinan, yaitu bahwa hanya ada satu pemimpin yang memberikan
perintah untuk setiap orang.
5. Lunite de direction (unity of direction), atau asas kesatuan gerak.
Satu pemimpin dan satu program untuk seluruh gerak operasi
organisasi menuju ke satu tujuan. Misalnya kementerian personalia
tidak boleh mempunyai dua direktur, dengan kebijakan rekrutmen
yang masing-masing berbeda.
6. La subordination des interests particuliersa a linterests general,
(subordination of individual interest to general interest) , atau asas
yang menjelaskan bahwa kepentingan pribadi di dalam organisasi
harus berada di bawah kepentingan umum organisasi.
 PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI

7. La remuneration (renumeration/pay of personnel), yaitu asas bahwa

karyawan harus mendapat penghargaan yang setimpal dengan jasa-
jasa mereka kepada organisasi. Penghargaan itu harus adil, dan
sedapat-dapatnya memberikan kepuasan kepada karyawan/pegawai
dan organisasi, baik bagi manajer maupun pegawai secara
keseluruhan.
8. La centralisation/decentralisation (centralization/decentralization),
yaitu asas yang menyatakan derajat pengambilan keputusan (terpusat
atau tidak terpusat). Jangan dilihat dari segi baik atau buruknya,
melainkan dari segi apa untung atau ruginya.
9. Hierarchie, yaitu garis wewenang dalam organisasi dan sering
digambarkan dalam bentuk kotak-kotak dan garis pada bagan
organisasi berjalan menurut peringkat dari manajemen puncak ke
tingkat paling bawah di dalam organisasi. Hierarki ini diperlukan untuk
menjamin kelancaran komunikasi dan kesatuan pimpinan.
 PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI

10. Lordre, atau asas yang menyatakan bahwa dalam setiap organisasi itu
harus ada tertib ( ordre). Setiap organisasi harus menyediakan tempat
(jabatan) untuk setiap orang pegawai, dan setiap orang pegawai harus
berada di tempat yang ditugaskan kepadanya. Fayol menyatakan
bahwa setiap orang harus berada di tempat yang tepat dan pada
waktu yang tepat ( the right man in the right place ).
11. Lequite (equity), atau asas kewajaran, yaitu para pegawai harus
diperlakukan secara bersahabat dan adil oleh manajernya.
12. La stabilite du personnel (stability of tenure of personnel), adalah asas
yang menyatakan bahwa dalam organisasi jangan terlalu sering
diadakan mutasi atau reorganisasi, karena menurut Fayol diperlukan
waktu bagi seseorang pegawai untuk menyesuaikan diri dengan
jabatan (fungsinya) yang baru agar dapat mencapai tingkat penunaian
tugas yang baik. Jikalau seorang pegawai sebelum mencapai tingkat
penyesuaian diri yang cukup, atau justru pada waktu dia telah
mencapai tingkat penyesuaian diri yang cukup dalam suatu jabatan
lalu dipindah, maka dia tidak akan pernah memperoleh kesempatan
untuk menunjukkan karyanya dan pada gilirannya dia tidak akan
mencapai kepuasan dalam karirnya.
 PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI

13. Linitiative (initiative), atau asas yang menyatakan bahwa manajer

harus pintar memberikan prakarsa (inisiatif) kepada bawahannya,
yaitu kesempatan untuk memikirkan, merencanakan sendiri suatu
karya, mengusulkannya kepada manajer, dan kemudian diberikan
kesempatan untuk melaksanakannya sendiri. Dengan demikian si
pegawai merasa puas dan bangga dalam pekerjaannya dan hal ini
sangat menguntungkan bagi organisasi.
14. Lunion du personnel (esprit de corps), Fayol merumuskannya
sebagai, Lharmonie, Lunion dans le personnel d une entreprise
est une grande force dans cette entreprise, (harmoni, persatuan
atau kerukunan pada personil sesuatu badan usaha merupakan
suatu kekuatan besar bagi badan usaha tersebut).

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

 ASAL USUL ISTILAH ADMINISTRASI
Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda,
administratie yang artinya segala kegiatan yang
meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi,
surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda
(pekerjaan pekerjaan Tata Usaha kantor).

Kata administrasi lainnya berasal dari bahasa

Yunani, administrare yang artinya Ad= pada,
ministrare= melayani, maka kata administrasi berarti
memberikan pelayanan.

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

PROF.PRAJUDI ATMOSUDIRDJO, MEMBEDAKAN
ADMINISTRASI DALAM 2 PENGERTIAN, YAITU :

1. Administrasi dalam arti sempit,

ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha
kantor (office work) seperti : tulis menulis,
pengetikan surat menyurat (termasuk
menggunakan komputer), agenda, kearsipan,
pembukuan dan lain sebagainya.

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

2. Administrasi dalam arti luas, yang dapat
dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :
a. Proses
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi
merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses
pemikiran, proses perencanaan, proses
pengaturan, proses penggerakan, proses
pengawasan sampai dengan pencapaian
tujuan.
Untuk mencapai suatu tujuan orang harus
memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan
bagaimana cara mencapainya serta sarana dan
prasana apa yang digunakan untuk mencapai
tujuan tersebut serta kemampuan seseorang
untuk menjalankannya.
CONTOH:
Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke
Jayapura, maka orang tersebut sudah punya
tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian
bagaimana caranya ?, apakah menggunakan
kapal laut atau pesawat udara, lalu
tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak
kalah penting adalah mampukah orang itu
untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

 ILUSTRASI ALUR PEMIKIRAN PROSES

Proses

Pemikiran Perencanaan Pengaturan Penggerakan

Tujuan

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

 ADMINISTRASI DALAM ARTI LUAS

b. Fungsi dan Tugas

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi
berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus
dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan
sebagai administrator (memegang jabatan dalam
manajemen suatu organisasi).
Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu
ada orang-orang yang menjalankan administrasi.

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

CONTOH:
1. Orang-orang yang melaksanakan tugas
kepemimpinan (pemimpin);
2. Orang-orang yang melaksanakan tugas
perencanaan (perencana);
3. Orang-orang yang melaksanakan tugas
pengawasan /kontrol (pengawas);
4. Orang-orang yang mengorganisir (organisator),
dan lain sebagainya.

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

ILUSTRASI ALUR PEMIKIRAN
FUNGSI ATAU TUGAS

Pemimpin

Perencana Pengatur Pengorganisir Pengawas

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

 ADMINISTRASI DALAM ARTI LUAS

c. Kepranataan (Institusi)
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka
tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan
dalam suatu lembaga melakukan aktivitas
tertentu.
CONTOH:
1) Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang
melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga
itu.
2) Kantor Pos, maka ada orang-orang yang
melakukan kegiatan pelayanan pos (surat
menyurat, pengiriman barang, dan lain lain);
 ILUSTRASI ALUR PEMIKIRAN KEPRANATAAN
(INSTITUSI)

Kantor Administrasi

Kantor Pelayanan Kantor Urusan

Kantor Imigrasi
Pajak Pratama Agama

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

 Jadi dapat disimpulkan bahwa administrasi dalam arti
luas mempunyai pengertian :Aktivitas-aktivitas untuk
mencapai tujuan atau proses penyelenggaraan kerja
untuk mencapai tujuan

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

 MANAJEMEN
1. Menurut Mary Parker Follett, manajemen adalah suatu
seni untuk mengerjakan sesuatu melalui orang lain
(the art of getting things done through the other
people).
2. Menurut Peter Drucker, manajemen merupakan
praktik spesifik yang mengubah sekumpulan orang
menjadi kelompok efektif, berorientasi pada tujuan,
dan produktif.
3. Menurut Stoner dan Freeman, manajemen adalah
proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin,
dan mengawasi pekerjaan anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi yang
tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang
dinyatakan secara jelas.

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

 FUNGSI MANAJEMEN:
1. Planning mencakup pendefinisian tujuan organisasi,
pengembangan strategi menyeluruh untuk mencapai tujuan,
dan pengembangan hierarki komprehensif dari rencana
untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan
dalam mencapai tujuan yang diharapkan.
2. Organizing merupakan tanggung jawab manajer untuk
mendesain struktur organisasi dan mengatur pembagian
pekerjaan, termasuk mempertimbangkan apa tugas yang
harus dilaksanakan, siapa melakukannya, bagaimana tugas
dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan di mana
keputusan harus dibuat.
Organizing yang dilakukan ini merupakan persiapan sebelum
pekerjaan sebenarnya dimulai.
3. Staffing merupakan pekerjaan manajer untuk mengisi
jabatan yang tersedia dalam organisasi. Kinerja seorang
manajer sangat dipengaruhi oleh kemampuan dari orang-
orang yang membantunya. Oleh karena itu, manajer harus
cermat dalam memilih orang untuk ditempatkan dalam
suatu jabatan agar dapat membantu dalam pencapaian
tujuan organisasi.
4. Leading atau memimpin merupakan fungsi manajer
untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan orang dalam
menjalankan pekerjaan agar tujuan dapat dicapai.
Manajer memotivasi pekerja, mengarahkan aktivitas
orang lain, memilih saluran komunikasi yang efektif, atau
menyelesaikan konflik di antara anggota organisasi, dan
mereka terikat untuk memimpin bawahan untuk
mewujudkan tujuan organisasi.
5. Actuating berkenaan dengan fungsi manajer untuk
menjalankan tindakan dan melaksanakan pekerjaan
yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang ingin
dicapai oleh organisasi. Actuating merupakan
implementasi dari apa yang telah direncanakan
dalam fungsi planning dengan memanfaatkan
persiapan yang sudah dilakukan dalam organizing.
6. Controlling merupakan aktifitas untuk meyakinkan
bahwa semua hal berjalan sebagaimana mestinya
dan memonitor kinerja organisasi. Kinerja aktual
harus dibandingkan dengan tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya, dan jika terdapat
penyimpangan signifikan, maka harus dilakukan
tindakan koreksi ke jalur yang tepat.
 MODEL ORGANISASI MENURUT
STEPHEN P. ROBBIN:
Mekanistik Organik
Spesialisasi tinggi Tim lintas fungsional
Departementalisasi kaku Tim lintas hierarki
Rantai perintah yang jelas Arus informasi yang bebas
Rentang kendali yang sempit Rentang kendali yang lebar
Sentralisasi Desentralisasi
Formalisasi tinggi Formalisasi rendah

Contoh:
Mekanistik : Kementerian
Organik : Universitas

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

24
BENTUK ORGANISASI BERDASARKAN SIFATNYA:

1. Organisasi informal, yaitu keseluruhan hubungan

serta interaksi perorangan dan penggolongan ke
dalam kelompok yang lebih kecil dari anggota
organisasi itu.
2. Organisasi formal, yaitu suatu bentuk
perkumpulan yang dibentuk secara sadar dan
mempunyai tujuan tertentu, yang di dalamnya
tercakup sistem kerja sama dari dua orang atau
lebih.
Contoh : partai politik, perkumpulan sosial,
perusahaan, sekolah,dll.

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

25
ORGANISASI BERDASARKAN TUJUANNYA:

Istilah publik berasal dari bahasa Latin of

people (yang berkenaan dengan masyarakat).
Sasaran organisasi publik ditujukan kepada
masyarakat umum.
ORGANISASI PUBLIK adalah tipe organisasi
yang bertujuan menghasilkan pelayanan
kepada masyarakat, tanpa membedakan
status dan kedudukannya.
Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan
ORGANISASI BERDASARKAN TUJUANNYA:

Istilah privat berasal dari bahasa Latin set apart

(yang terpisah). Sasaran organisasi publik
ditujukan pada hal hal yang terpisah dari
masyarakat secara umum.
ORGANISASI PRIVAT atau bisnis adalah organisasi
yang ditujukan untuk menyediakan barang dan
jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari
kemampuanya membayar barang dan jasa
tersebut sesuai dengan hukum pasar.

Integritas Profesionalisme Sinergi Pelayanan Kesempurnaan

PERBEDAAN ORGANISASI PUBLIK-PRIVAT
ORGANISASI
NO. INDIKATOR ORGANISASI PRIVAT
PUBLIK
1 Tujuan Non laba laba

2 Produk yang dihasilkan Publics goods Privat goods

3 Cara pengambilan demokratis Strategis bisnis

keputusan
4 Ukuran kinerja Social welfare efisiensi

5 Misi organisasi melakukan untung rugi

kebaikan
6* Sumber Pendanaan ( Biasanya Pribadi/bersama
)APBN/D*