S.O.

P (Standar Operasional Prosedur)

APA ITU S.O.P ??
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang
digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau
perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).
Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah
urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di
mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang
dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di
mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
 Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP)
merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan.
SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara
melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan
dan aktor yang berperan dalam kegiatan (Insani, 2010:1).
FORMAT S.O.P
FORMAT S.O.P

TAHAPAN
SIMPLE STEP BERURUTAN GRAFIK FLOWCHARTS
(Hierarchical Steps)

LINIER

BRANCHING
TUJUAN S.O.P
Agar petugas atau pegawai menjaga konsisitensi dan tingkat kinerja
petugas atau pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiaptiap posisi dalam
organisasi.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas atau
pegawai terkait.
Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas atau pegawai dari
malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi dan
inefisiensi.
Memberikan keterangan tentang dokumen- dokumen yang dibutuhkan
dalam suatu proses kerja.
MANFAAT S.O.P
Efisiensi Waktu, karena semua proses menjadi lebih cepat ketika pekerjaan itu sudah
terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen tertulis. Semua kegiatan karyawan
sudah tercantum dalam SOP sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan selama
masa kerja.
Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen
dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.
Kesungguhan karyawan dalam memberikan pelayanan, terutama terhadap konsistensi
waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku. Ini merupakan standardisasi bagaimana
seorang karyawan menyelesaikan tugasnya.
Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu
pekerjaan.
Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses
layanan. Jika karyawan bertindak tidak sesuai dengan SOP berarti dia memiliki nilai
kurang dalam melakukan layanan.
 Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi
apabila terdapat suatu perubahan sistem.
Dapat digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh
pengawas ketika diadakan audit. SOP yang valid akan mengurangi beban
kerja. Bersamaan dengan itu dapat juga meningkatkan comparability,
credibility dan defensibility.
Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
PRINSIP-PRINSIP S.O.P
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain:

KONSISTEN

KOMITMEN

PERBAIKAN SELANJUTNYA

MENGIKAT

SELURUH UNSUR MEMILIKI PERAN PENTING

TERDOKUMENTASI DENGAN BAIK

 KONSEP PEMBUATAN S.O.P

OP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel dan dapat disesuaikan dengan
kondisi yang berubah.
Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha mendapatkan arus yang sebaik-
baiknya.
Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu
bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: "Kirim spesifikasi ke vendor" bukan " Spesifikasi dikirim ke vendor".
Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: " Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan
ke pengadaan" bukan " Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi".
Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh: "Kirim buku ke bagian pengolahan".
Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah duplikasi pekerjaan dan harus ada pengecualian yang
seminimum mungkin terhadap peraturan.
Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu.
Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan.
Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
Step Pembuatan SOP :
Perencanaan Tujuan
Awal Pembuatan
S.O.P

Perancangan Awal
Evaluasi Internal
Evaluasi Eksternal

Pengujian

Perbaikan

Implementasi
Implementasi S.O.P
langkah yang dibutuhkan untuk memperkenalkan SOP kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut dan menjadikan
SOP sebagai bagian penting dalam setiap proses operasi rutin.

Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan bahwa :

1.Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang telah diperbaiki ataupun SOP yang
baru.
2.Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh karyawan
perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP tersebut.
3.Setiap karyawan dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk
menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk pemahaman mengenai konsekuensi jika terjadi ketidaksesuaian dalam
penerapan SOP tersebut.
4.Terdapat karyawan yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi permasalahan-permasalahan
yang mungkin terjadi dan memberikan dukungan dalam proses implementasi SOP tersebut.
SEKIAN DAN TERIMAKASIH