UNIVERSITAS SANGGABUANA

PROGRAM PASCASARJANA
MAGISTER TEKNIK SIPIL
JL. SURAPATI NO. 189 BANDUNG

TUGAS KELOMPOK
MANAJEMEN & SISTEM PENGENDALIAN
PROYEK
DISUSUN OLEH :

Rizky Vansuri (2212-16-1004)

Redi Mulyadi (2212-16-1006)
Agung Mulya (2212-16-1014)
Eris Rakhmat Sentosa (2212-16-1015)
Taufik Pratama (2212-16-1017)

Bekerja Dengan Tim Sponsor

(Working with a Team Sponsor)
 Maksud Dan Tujuan
Manajemen proyek dengan segala fungsi manajemen dan aktivitasnya
merupakan kolaborasi ilmu dan seni manajemen dalam mencapai kinerja proyek
yang berhasil guna dan berdaya guna. Adanya manajemen proyek dapat
memposisikan eksistensi dan pengadaan proyek sesuai tujuannya dengan nilai
tambah tertentu seperti yang diharapkan oleh para pemangku kepentingan
(Tim Sponsor

Makalah ini membahas tentang Kompetensi Pencapaian bisnis dengan

berorientasi terhadap mengapa Manajer proyek perlu bekerjasama dan
memenuhi harapan Tim sponsor.
 Pendahuluan
Pengelolaan yang dikenal sebagai "MANAJEMEN PROYEK" adalah salah satu cara
yang ditawarkan untuk maksud tersebut, yaitu suatu metode pengelolaan yang
dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk
menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk proyek.

Konsep & Pemikiran Manajemen

Manajemen Proyek
Untuk mengetahui di mana letak dan bagaimana keterkaitan manajemen proyek
dengan konsep-konsep manajemen terdahulu, maka pada bagian ini dijabarkan
kembali secara garis besar konsep dan pemikiran manajemen tersebut.
1. Manajemen klasik ,
Menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir,
memimpin, dan mengendalikan. Seringkali dimasukkan pula fungsi staffing ke dalam manajemen
klasik.

2. Pemikiran sistem,
Adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas. Metodologinya yang erat
berhubungan dengan penyelenggaraan proyek adalah sistem analisis, sistem engineering, dan sistem
manajemen. Sistem engineering mencoba menjelaskan proses terwujudnya suatu sistem, atau
dengan kata lain mencoba menerangkan langkah-langkah yang harus dilalui untuk mewujudkan suatu
gagasan menjadi sistem yang berbentuk fisik. Dengan demikian, sistem engineering menjadi sejajar
dengan tujuan proyek, yaitu merealisasi gagasan menjadi kenyataan fisik, misalnya instalasi pabrik
atau produk manufaktur.

3. Pendekatan Contigency,
Pendekatan contingency atau situasional pada dasarnya berpendapat bahwa tidak ada satu pun
pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola setiap macam kegiatan. Dengan
kata lain, teknik pengelolaan yang bekerja baik untuk suatu kegiatan tertentu tidak menjamin
keberhasilan yang sama bagi kegiatan yang berbeda. Situasinya dapat berubah setiap waktu. Oleh
karena itu, pengelolaan harus pula bersifat flexible.
 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang dituntutnya
Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam
jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk
menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas.
Tabel- 1 Perbandingan kegiatan proyek versus operasional.
KEGIATAN PROYEK KEGIATAN OPERASIONAL

a. Bercorak dinamis, non rutin a. Berulang ulang, rutin.

b. Siklus proyek relatif pendek b. Berlangsung dalam jangka panjang

c. Intensitas kegiatan di dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik - turun) c. Intensitas kegiatan relatif sama

d. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan d. Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek

e. Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu e. Macam kegiatan tidak terlalu banyak

f. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya f. Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstan.
 Tabel- 2 Beberapa perilaku dan fenomena kegiatan proyek dan pengelolaan yang diperlukan.
PERILAKU & FENOMENA KEGIATAN PROYEK TUNTUTAN PENGELOLAAN & TANGGAPAN untuk MENGATASINYA

a. Bersifat dinamis. Intensitas dan jenis kegiatan berubah dalam waktu relatif pendek - Cepat tanggap atas adanya perubahan
- Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif
- Perencanaan dan pengendalian terpadu

b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi sasaran telah digariskan dengan jelas dalam waktu terbatas - Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi di bawah pimpro

c. Kegiatan bermacam ragam meliputi bermacam keahlian dan keterampilan - Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian
bersama (share), digunakan organisasi matriks

d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak peserta dari luar dan dari dalam organisasi - Penanggung jawab tunggal, penekanan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan
sistem dalam implementasi

e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi - Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak, digunakan analisis sistem dalam
perencanaan

f. Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak, bidang atau organisasi - Untuk memperkecil hambatan birokrasi, disiptakan arus kegiatan dan komunikasi
horisontal

g. Organisasi peserta proyek sering mempunyai sasaran yang sama dan berbeda pada waktu yang - Bersifat Joint Venture
bersamaan
- Pendekatan manajemen sistem

Pembahasan di atas adalah identifikasi beberapa perilaku yang dominan dari kegiatan proyek yang
menumbuhkan keharusan cara pengelolaan yang berbeda dari pengelolaan suatu kegiatan dengan lingkungan
dan suasana yang relatif stabil seperti kegiatan operasi rutin. Cara pengelolaan tersebut kemudian dinamakan
manajemen proyek.
 "Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan
mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang
telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan
hierarki (arus kegiatan) vertikal dan horisontal".

Dari definisi tersebut terlihat bahwa konsep manajemen proyek mengandung hal-hal pokok sebagai
berikut:
- A. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan,
mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa manusia,
dana, dan material.
- B. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik.
Ini memerlukan teknik dan metode pengelolaan yang khusus, terutama aspek perencanaan dan
pengendalian.
- c,. Memakai pendekatan sistem (system approach to management).
- Mempunyai hierarki (arus kegiatan) horisontal di samping hierarki vertikal.
 3. Organisasi Proyek

a. Konsep Organisasi
Bentuk lain dari pembagian atau pengelompokan teori-teori organisasi adalah konsepsi prespektif yang
ditemukan oleh Edgar Huse dan James Bowditch. Pada aslinya konsep perspektif ini digunakan kelompok
manajemen didekati dari teori system. Akan tetapi inti pembahasannya dapat dipergunakan pula untuk
bahasan-bahasan organisasi.Itulah sebabnya berikut ini dikemukakan konsep prespektif tersebut.
1. Prespektif I
Intinya sama dengan paham tradisional yang melihat organisasi atau manajemen dari
prespektifrancangan yang berstruktur. Aliran-aliran prespektif ini hanya memikirkan isu-isu
tentang bagaimana organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi yang seharusnya dijalankan,
siapa yang seharusnya menjadi pemimpin dan bawahan, dan gaya kepemimpinan apa yang
harus dijalankan.
2. Prespektif II
Huse dan Browdrich menanamakan prespektif ini dengan aliran pekerjaan (work-flow).
Operasi ini mempergunakan teknik-teknik yang kemudian dikenal sebagai riset operasional.
3. Prespektif III
Prespektif ini dinamakan prespektif kemanusiaan (the human prespective). Pandangan
pemikiran dalam prespektif ini ialah menekankan bahwa unsur manusia dalam setiap kerja
kelompok dirasakan lebih penting dari pada sekedar struktur dan hirarki yang membentang
pada setiap jajaran organisasi.
 1. Prinsip Prinsip Organisasi
Ciri-ciri organisai yang baik :
- 1. Adanya tujuan yang jelas.
- 2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang.
- 3. Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi.
- 4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi
- 5. Adanya struktur organisasi.
- 6. Adanya jaminan jabatan tersebut.
- 7. Adanya koordinasi.

- Beberapa prinsip dasar penting yang dapat disimpulkan dari pendapat para tokoh
manajemenmodern adalah sebagai berikut :
- 1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat (peranan, prosedur,
prinsip).
- 2. Manajemen harus sistematuk, dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan
secara hati-hati.
- 3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus
sesuai dengan situasi.
- 4. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja tehadap tujuan organisasi sangat
dibutuhkan.
 1. Bekerja dengan Tim Sponsor
Tidak ada proyek yang akan terlaksana tanpa sponsor. Tim Sponsor adalah orang/
kelompok yang telah mengidentifikasi perlunya perubahan di daerah bisnis, dan berkomitmen
untuk membuat perubahan itu terjadi.
Sponsor proyek adalah orang yang mengusulkan proyek, dan yang diperolehnya sumber
daya - orang-orang, uang, dan waktu.
Sponsor memiliki wewenang dan pengaruh dalam organisasi untuk memastikan semua
dukungan yang dibutuhkan untuk mencapai suksesnya suatu proyek. Dengan kata lain, sponsor
proyek adalah klien internal yang turut menjaga agar sebuah proyek berjalan sesuai dengan
spesifikasi, anggaran dan jadwal waktu pelaksanaan.

2. Peran Tim Sponsor Proyek

Pertama dan terpenting, sponsor harus memiliki kewenangan dan komitmen untuk
memastikan keberhasilan proyek. Sementara pengaruh seorang manajer proyek sering
terbatas pada tim proyek, Tim sponsor adalah orang - orang yang memimpin dan
mengarahkan lingkungan bisnis secara keseluruhan yang berkaitan dengan proyek. Oleh
karena itu, tim sponsor bertanggung jawab untuk memastikan organisasi memahami nilai
proyek, dan siap untuk menerima dan melaksanakan penyerahan proyek.
 Tim Sponsor proyek biasanya dikepalai oleh seseorang dengan posisi senior
dalam fungsi bisnis yang pada akhirnya akan mendukung proyek tersebut.
Dengan cara ini, tim sponsor memiliki masukan yang signifikan terhadap
proyek, dan sangat berkomitmen terhadap hasil.

Hal ini penting bagi setiap proyek memiliki sponsor untuk:

- A. Memastikan pemisahan tanggung jawab pengambilan keputusan antara
- B. manajer proyek dan sponsor proyek
- C. Memastikan akuntabilitas untuk realisasi manfaat proyek
- D. Memastikan pengawasan dari fungsi manajemen proyek
- E. Melaksanakan manajemen senior pemangku kepentingan
 Membantu Proyek Sponsor agar menjadi Sponsor
Baik

Sepanjang siklus proyek, peranan proyek sponsor berubah-ubah. Misalnya suatu ketika dalam
tahap persiapan proyek, pemilik harus langsung memegang "komando" dalam hal-hal yang
bersifat strategis seperti memberi keputusan kelangsungan proyek (go or not to go),
merumuskan strategi penyelenggaraan, memilih filosofi desain, dan lain-lain. Sedangkan pada
tahap implementasi (untuk kontrak lump-sum) dianggap bijaksana bila dapat menempatkan diri
sebagai mitra kerja yang waspada, yaitu, misalnya terhadap konsultan dan/ atau kontraktor
(utama).

Peran sponsor proyek adalah untuk menyetujui dan mendanai proyek tersebut,
tetapi tidak terlibat dalam manajemen sehari-hari atau kontrol keuangan. Sponsor
proyek harus menunjuk seorang manajer proyek untuk mengambil tanggung jawab
untuk memberikan proyek sesuai dengan tujuannya. Disinilah Manajer proyek dan
tim harus mengetahui betul tujuan yang harus dicapai serta kinerja yang harus
dipenuhi dari sebuah proyek.