PENGORGANISASIAN/

PENGELOLAAN
 PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian (Organizing)

Penetapan struktur peran-peran melalui penentuan berbagai

aktivitas (penyebaran sumber daya) yg dibutuhkan utk mencapai
tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya.

Empat Langkah Mendasar untuk Pengorganisasian

1. Pembagian Pekerjaan : membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak

tugas yg secara wajar dan nyaman dpt dilaksanakan oleh individu/ kelompok.
2. Departementalisasi : menggabungkan tugas secara logis dan efisien.
3. Hierarki Organisasi : menetapkan siapa yg memberi laporan kpd siapa dalam
organisasi.
4. Koordinasi : menetapkan mekanisme yg menyatukan aktivitas departemental menjadi
suatu kesatuan dan memonitor keefektifan integrasi tsb.
 Pembagian Pekerjaan (Division of Work)
Pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-
komponennya shg setiap orang bertanggung jawab
utk bbrp aktivitas terbatas bukannya tugas scr
keseluruhan

Keuntungan pembagian Meningkatkan

pekerjaan produktifitas

Kebosanan dan
Kerugian pembagian
memuaskan
pekerjaan
secara pribadi

Departementalisasi
Pengelompokkan aktivitas pekerjaan yg sama dan secara logis
berhubungan kedalam departemen-departemen.

Bidang, Divisi, Cabang

 Beberapa Bentuk Departementalisasi :

1. Departementalisasi Fungsional: mengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi

yg dilakukannya (M.Akunting; M.Produksi; M.Pembelian; MSDM)
2. Departementalisasi Geografis (Wilayah): mengelompok kan produkberdasarkan
wilayah/geografis (Dir.Markt.Wil Barat, Timur dst.)
3. Departementalisasi produk: pengelompokkan pekerja- an berdasarkan lini produk
(divisi mesin cuci, lemari es, televisi dsb.)
4. Departementalisasi Pelanggan: pengelompokkan pekerjaan berdasarkan
pelanggan umumnya (M.P.Eceran; M.P.Grosir; M.P.Pemerintah dsb.)
5. Departementalisasi Proses: mengelompokkan pekerjaan berdasarkan arus produk
atau arus pelanggan ( M.Dept. Pemotongan, M.Dept. Peraktan, M.Dept. Pem
bungkusan)
6. Departementalisasi Waktu: pengelompokkan pekerjaan berdasarkan waktu kerja
(shif pertama, kedua dst.)
7. Departementalisasi proyek & matriks (persh konstruksi, konsultan dsb.)
 Hierarki
Span of Control (Rentang Kendali Manajemen) : jumlah bawahan yg dpt
dikendalikan oleh seorang manajer atau atasan secara efisien dan efektif.

Menunjukkan kekuasaan dan ruang lingkup fungsi pengawasan

Alasan memilih rentang kendali manajemen yg memadai :

Mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif
dari bawahan mereka.
Dpt mempengaruhi kecepatan pembuatan keputusan dlm situasi yg hrs melibatkan
berbagai tingkat dalam hierarki organisasi

Besarnya organisasi
Teknologi

Jumlah rentangan Spesialisasi

yang ideal Kegiatan kegiatan rutin
Tingkatan manajemen
Sifat sifat pekerjaan
Span of Command (rantai komando) : sebuah garis yg tak terputus yg
membentang dari tingkat atas organisasi sampai tingkat paling bawah dan
menjelaskan siapa melapor kpd siapa dalam sebuah organisasi.

Kesatuan Komando : prinsip manajemen bahwa seorang bawahan hrs

mempunyai satu saja atasan yg kpdnya dia melepaskan langsung pertanggung
jawabannya.

Hierarchy (Hierarki):

Suatu pola tingkat berjenjang dari sebuah struktur

organisasi, dipuncaknya duduk manajer (atau bbrp
manajer) peringkat senior yg bertanggung jawab atas
operasi seluruh organisasi; yg lain, manajer dg peringkat
lebih rendah ditempatkan di bawah di berbagai tingkat
organisasi.
Hierarki Tinggi Hierarki Datar

CEO CEO
 Koordinasi
Koordinasi (Coordination):

Proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan aktivitas-aktivitas pd

bagian-bagian yg terpisah (Dept., Bidang) dari sebuah organisasi
utk mencapai sasaran organisasi secara efektif.

Empat (4) Tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yg mempersulit
koordinasi (Paul R.Lawrence dan Jay W.Lorch) :

1.Perbedaan dalam orientasi thd tujuan tertentu.

2.Perbedaan dalam orientasi waktu
3.Perbedaan dalam orientasi antar pribadi
4.Perbedaan dalam formalitas struktur
 Pendekatan utk mencapai Koordinasi yg Efektif

Pendekatan 2
MENINGKATKAN KOORDINASI
POTENSIAL
4. Investasi dalam sistem informasi
vertikal
5. Penciptaan hubungan hubungan ke
samping
Pendekatan 1
TEKNIK MANAJEMEN DASAR
1. Hierarki manajemen
2. Aturan dan Prosedur
3. Penerapan tujuan dan Rencana
Pendekatan 3
MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN
KOORDINASI
6. Penciptaan Sd-Sd Tambahan
7. Penciptaan tugas-tugas yang dapat
berdiri sendiri
 KEKUASAAN, WEWENANG, DELEGASI, DAN DESENTRALISASI

KEKUASAAN

Kemampuan untuk menggunakan pengaruh, artinya, kemampuan utk

mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok

Menurut Amitai Etzioni, bahwa kemampuan mempengaruhi perilaku

ditentukan oleh kekuasaan posisi atau kekuasaan pribadi.

Kekuasaan Posisi (position power) : didapat dari wewenang formal suatu

organisasi. Besarnya kekuasaan ini tergantung pd seberapa besar wewenang
didelegasikan kpd individu yg menduduki posiosi tsb.

Kekuasaan pribadi (personal power) : kekuasaan didapatkan dari para

pengikut dan didasarkan atas seberapa besar para pengikut mengagumi,
respek dan merasa terikat pada seorang pemimpin.
 Sumber Kekuasaan (John Brench & Bertram Raven)

1. Reward Power (Kekuasaan Menghargai)

Kekuasaan yg diperoleh dari fakta bahwa seseorang, dikenal sbg pemberi pengaruh,
mempunyai kemampuan utk memberi imbalan orang lain, shg orang yg
dipengaruhi mau melaksanakan perintah, yg mungkin dinyatakan atau tersirat.
2. Coercive power (kekuasaan memaksa)
Kemampuan orang yg mempengaruhi utk menghukum orang yg dipengaruhi kalau tdk
memenuhi persyaratan, merupakan kekuasaan menghargai di sisi negatif
3. Legitimate power (kekuasaan sah)
Kekuasaan yg ada ketika seorang bawahan atau orang yg dipengaruhi mengakui bahwa
pemberi pengaruh b erhak atau secara hukum boleh menggunakan pengaruh,
dalam ikatan ttt, juga disebut wewenang formal.
4. Expert power (kekuasaan keahlian)
Kekuasaan berdasarkan pada keyakinan atau pengertian
bahwa pemberi pengaruh mempunyai pengetahuan spesifik
atau kepakaran relevan yg tdk dimiliki oleh orang yg
dipengaruhi.

5. Referent power (kekuasaan rujukan)

Kekuasaan berdasarkan pada keinginan dari orang yg
dipengaruhi utk menjadi spt atau menyamakan dirinya dg
pemberi perintah.
 WEWENANG (AUTHORITY)
Hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk
melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan
tertentu.

Sumber Wewenang
Teori Formal (pandangan klasik) : tipe kekuasaan yg dihubungkan
dg struktur organisasi dan manajemen. Kekuasaan itu berdasarkan
pengakuan keabsahan usaha manajer utk menggunakan pengaruh.

Teori Penerimaan : wewenang seseorang hanya timbul hanya bila

hal itu diterima oleh kelompok atau individu kpd siapa wewenang
tsb dijalankan.
Kunci dasar wewenang ada dalam yg dipengaruhi (influence)
menerima atau menolak bukan yg mempengaruhi (influencer).
 Kisaran wewenang yang dapat diterima

Ambang batas wewenang yang

dapat diterima

TIDAK DAPAT DITERIMA DAPAT DITERIMA

Tergantung dari bagaimana orang:

1. Memahami perintah
2. Memahami sasaran organisasi
3. Nilai-nilai pribadi dan prioritas
4. Kemampuan komunikasi dan
kemampuan pekerjaan
 Tanggung Jawab (Responsibility)

Kewajiban utk melakukan sesuatu yg timbul bila seorang bawahan menerima

wewenang manajer utk mendelegasikan tugas atau fungsi tertentu.

Akuntabilitas (Accountability)

Berkenaan dg kenyataan bahwa bawahan akan selalu diminta pertanggungjawaban atas

pemenuhan tanggung jawab yg dilimpahkan kepadanya.

Wewenang Lini dan Staf

Wewenang manajer yang bertanggung jawab di seluruh
Wewenang lini rantai komando organisasi, untuk mencapai sasaran
(Line Authority organisasi.

Wewenang yang dipunyai satuan staf/ para spesialis

Wewenang Staff untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau
(Staff Authority konsultasi kepada personalia lini

Wewenang anggota staf departemen untuk

Wewenang mengendalikan aktifitas departemen lain knrl berkaitan
Fungsional dengan tanggung jawab staf spesifik
 Organisasi Lini dan Staf

Direktur Utama

Asisten Direktur

Direktur Direktur Direktur Direktur

Keuangan Administrasi Produksi SDM

Asisten

Manajer Umum Manajer Umum Manajer Umum Manajer Umum

Divisi A Divisi B Divisi C Divisi D

Asisten Asisten Asisten Asisten

Posisi Lini Staf Personil Staf Khusus

 Sumber Konflik Lini Staf :

1. Perbedaan umur dan pendidikan

2. Perbedaan tugas
3. Perbedaan sikap
4. Perbedaan posisi
 DELEGASI (DELEGATION)
Tindakan memberikan wewenang dan tanggung jawab
formal untuk menyelesaikan aktivitas spesifik kpd
bawahan.

Delegasi Wewenang :

Agar dpt berfungsi secara efisien, sebuah organisasi mengharuskan manajer mendelegasikan
tanggung jawab dan wewenang kepada karyawan.
Mendelegasikan berarti memaksimalkan efektifitas karyawan, mempercepat pengambilan
keputusan, dan dapat membuat keputusan yg lebih baik.

1. Pendelegasian memungkinkan manajer dpt mencapai lebih dari bila ditangani sendiri
2. Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien
3. Memungkinkan manajer memusatkan tenaganya pd tugas-tugas prioritas yg lebih penting
4. Memungkinkan bawahan utk tumbuh dan berkembang
5. Manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yg dibutuhkan untuk membuat
keputusan.
 Prinsip-Prinsip Delegasi yang Efektif

1. Prinsip Skalar: ada garis wewenang yg jelas mengalir

setingkat demi setingkat dari tingkatan organisasi yg paling
atas ke tingkatan yg paling rendah.
2. Prinsip Kesatuan Perintah: setiap bawahan dalam organisasi
seharusnya melaporkannya hanya kpd seorang atasan.
3. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas
Organisasi dpt menggunakan sd-sdnya dg lebih efisien
Setiap individu dlm organisasi, hrs diberi wewenang secukupnya.
Individu juga setuju utk menerima tuntutan pertanggung jawaban
pelaksanaan tugas.
 Manajer Gagal Mendelegasikan ?

M. merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak

pembuatan keputusan
M. tdk bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan
melaksanakan wewenangnya dg salah/gagal.
M. tdk/kurang mempunyai kepercayaan akan kemampu- an
bawahannya.
M. merasa bhw bawahan lebih senang tdk mempunyai hak
pembuatan keputusan yg luas.
M. takut bhw bawahan akan melaksanakan tugasnya dg
efektif shg posisinya sendiri terancam.
M. tdk mempunyai kemampuan manajerial utk mendele-
gasikan tugasnya
 Pendelegasian yg Efektif (Stoner)

1. Putuskan tugas mana yg dapat didelegasikan

2. Putuskan siapa yg akan mendapat penugasan
3. Siapkan sumber daya yg memadai utk
melaksanakan tugas yg didelegasikan.
4. Delegasikan tugas tadi
5. Bersiap utk melakukan campur tangan, bila
perlu.
 Teknik khusus untuk Delegasi yg Efektif
(Louis Allen)
1. Tetapkan tujuan
2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang
3. Memberikan motivasi kepada bawahan
4. Meminta penyelesaian kerja
5. Berikan latihan
6. Adakan pengawasan yg memadai

Sentralisasi Vs Desentralisasi
Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas
suatu organisasi.
Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan
dan pembuatan keputusan ke tingkatan-tingkatan organisasi yg lebih rendah.
 Keuntungan Desentralisasi
Mengurangi beban manajer puncak
Memperbaiki pembuatan keputusan krn dilakukan dekat dg
permasalahan.
Meningkatkan latihan
Moral dan inisiatif manajemen bawah
Membuat lebih flaksibel dan lebih cepat dlm pembuatan keputusan.

Faktor-faktor yg Mempengaruhi Derajat Desentralisasi :

Filsafat Manajemen (Misal M.Puncak yg otokratik)
Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
Strategi dan lingkungan organisasi
Penyebaran geografis organisasi
Tersedianya peralatan pengawasan yg efektif
Kualitas manajer
Keaneka - ragaman produk dan jasa
Karakteristik-karakteristik organisasi lainnya.
PENYUSUNAN PERSONALIA
 MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Proses Manajemen SDM dalam Organisasi

Perencanaan
SDM Rekruitmen Seleksi

Pelatihan dan
Pengembangan Sosialisasi

Penilaian prestasi Promosi, Transfer,

kerja Demosi dan PHK
 PERENCANAAN S D M
Perencanaan masa depan kebutuhan personel sebuah organisasi,
memperhatikan aktivitas internal dan berbagai faktor dalam
lingkungan eksternal.

Prosedur Perencanaan SDM

Menganalisis :
Situasi ketenagakerjaan organisasi saat ini
Rencana organisasi di masa mendatang
Lingkungan Eksternal organisasi

Memperkirakan kebutuhan tenaga kerja

Organisasi masa mendatang, meliputi
Jumlah (kuantitas) dan kualitas
Menentukan supply Internal Menentukan supply Eksternal

Merencanakan rekrutmen
Dan pemberhentian/pensiun kerja

Merencanakan pelatihan dan

Pengembangan tenaga kerja
 REKRUITMEN

Proses menarik tenaga kerja yg memenuhi kualifikasi

utk melamar kerja di organisasi.

Sumber Penarikan Tenaga Kerja:

1. Internal: Promosi, transfer, penataran

2. Eksternal: Lamaran pribadi, organisasi buruh,
Kantor TK, Sekolah-sekolah, Perusahaan-perusa-
haan pesaing, dsb.
 SELEKSI

Proses saling menguntungkan (dua arah) : organisasi

menawarkan posisi kerja dg imbalannya, sedangkan calon TK
mengevaluasi organisasi dan daya tarik posisi serta imbalan
yg ditawarkan.

Proses Seleksi
Lamaran Kerja Wawancara Tes Evaluasi Latar
Awal Belakang Calon TK

Penawaran Tes Kesehatan Wawancara

Kerja atau Fisik Mendalam
 SOSIALISASI
Suatu program yg didesain utk membantu
karyawan menyesuaikan diri dg lancar ke dalam
suatu organisasi.

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Suatu program yg didesain utk membantu

karyawan menyesuaikan diri dg lancar kedalam
suatu organisasi.
 Langkah dalam Pelatihan dan pengembangan.

Menentukan Merencanakan &

Menganalisis
Tujuan Pelatihan mengembangkan
kebutuhan Pelatihan
Program Pelatihan

On-Job

Modifikasi Evaluasi Menjalankan Pelatihan

Pelatihan Pelatihan atau Pengembangan

Off-Job
 Tujuan Latihan & Pengembangan karyawan :

Untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan

dalam mencapai hasil-hasil kerja yg telah
ditetapkan.
Latihan: dimaksudkan utk memperbaiki
penguasaan ketrampilan-ketrampilan dan teknik-
teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci
dan rutin.
Pengembangan: Proses mendesain utk
pengembang an kemampuan yg perlu demi
aktivitas pekerjaan di masa depan.
 Metode Latihan dan Pengembangan

1. Metode On-The-Job Coaching

Planned Progression

Rotasi Jabatan

Penugasan Sementara

Sistem Penilaian Prestasi

Formal

Program Pengembangan
1. Metode On-The-Job
Eksekutif di PT

Latihan Laboratorium

Pengembangan Organisasi
 PENILAIAN PRESTASI KERJA DAN KOMPENSASI
Penilaian Prestasi kerja Informal: proses terus menerus
dalam menyampaikan informasi kpd bawahan mengenai
prestasi kerja mereka.
Penilaian sistematik formal: proses penilaian yg dibuat
formal utk memberi nilai prestasi kerja, utk mengetahui
mereka yg pantas mendpt kenaikan gaji atau promosi, dan
mengenai mereka yg memerlukan pelatihan lebih lanjut.
Kompensasi: adalah pemberian kpd karyawan dg pembayaran
finansial sbg balas jasa utk pekerjaan yg dilaksanakan dan sbg
motivator utk pelaksanaan kegiat an di waktu y a d.