Tehnik audit internal

Surabaya, Oktober 2015

Dr. Roestina Soehardi, M.MKes
 AKREDITASI PUSKESMAS

TINDA
PELAYANAN K
Kesehatan Ibu, PERE LANJU
Kesehatan Anak N PENGORGAN EVALU T
I SASIAN
ASI HASIL
Keluarga Berencana CANA DAN
PELAKSANAA (CHEC EVALU
Promosi Kesehatan AN N
K) ASI
Kesehatan (PLAN (DO)
(ACTIO
lingkungan ) N)
Pelayanan gizi
Pencegahan &
pengendalian
penyakit KEPATUHAN PROSES TERHADAP
Kesehatan jiwa STANDAR
Pengobatan DIUKUR MELALUI STANDAR
tradisional, AKREDITASI
komplementer & (DENGAN METODE TELUSUR )
alternative
dan lain-lain
CONTINUOUS
QUALITY
IMPROVEMENT
 Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi
faktual dan signifikan (dapat
dipertanggung jawabkan) melalui
interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan
penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif,
dan terdokumentasi yang berorientasi
pada azas penggalian nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagi
manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan
tujuan organisasi
 Auditor internal
Katalisator untuk mempercepat perubahan
dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu

Mengamankan kebijakan mutu

Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada

motivasi untuk berperan sebagai agen
perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan
dianggap tidak berbobot
 Jenis audit
1. Audit internal:
Dilakukan dalam suatu organisasi oleh auditor
internal yang juga karyawan organisasi sendiri,
untuk kepentingan internal organisasi sendiri.
Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab
hukum kepada publik atas apa yang dilakukan
dan dilaporkannya sebagai termuan.
Disebut audit pihak pertama
Auditor internal bisa berbentuk unit, orang,
atau panitia
 Jenis audit

2. Audit eksternal:
Dilakukan oleh pihak di luar organisasi
Dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan:
misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS
terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama
BPJS) dan audit pihak ketiga (oleh institusi
independen: survei akreditasi, audit Bawas)
 10 Esensi dari audit:
1. Proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak
yang diaudit)
2. Sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
3. Dilakukan dengan azas manfaat
4. Objektif
5. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
6. Berpijak pada fakta dan kebenaran
7. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
8. Kegiatan berulang
9. Menghasilkan laporan audit
10. Bermuara pada pengambilan keputusan
 Tujuan audit
Mendapatkan data dan informasi faktual
dan signifikan berupa data , hasil
analisa, hasil penilaian, rekomendasi
auditor sebagai dasar pengambilan
keputusan, pengendalian manajemen,
perbaikan dan atau perubahan
 Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan
verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan
mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)
 Kegiatan yang biasa dilakukan
auditor
Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh
auditee
Membandingkan kenyataan dengan
standar/kriteria
Meminta bukti atas suatu
kegiatan/transaksi
 Kegiatan yang biasa dilakukan
auditorlanjutan
Pemeriksaan secara fisik terhadap
fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan
auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisis data
 Manfaat audit
Pengambilan keputusan untuk
perbaikan, meningkatkan
efisiensi dan efektifitas fungsi
organisasi
 Kriteria audit

Kumpulan kebijakan, prosedur

atau persyaratan yang dipakai
sebagai rujukan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan
pembanding terhadap bukti audit
 Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau

informasi lain yang relevan dengan
kriteria audit dan dapat diverifikasi
 Temuan audit

Hasilevaluasi bukti audit yang

terkumpulkan terhadap kriteria audit
Temuan audit dapat menunjukkan
kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang
perbaikan.
Tujuan audit internal
Membantu menyelesaikan
permasalahan organisasi,
dalam rangka meningkatkan
mutu dan kinerja organisasi
 Dasar penetapan tujuan audit
internal
Prioritas permasalahan yang dihadapi
organisasi
Rencana pengembangan pelayanan
Persyaratan suatu sistem manajemen yang
digunakan sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan
kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Manfaat audit internal
Bagi pucuk pimpinan
Referensi dalam membuat
keputusan: mengambil atau
merubah kebijakan agar lebih
sesuai dengan perencanaan
organisasi jangka panjang
 Bagi unit operasional
Mengidentifikasi dan memahami
permasalahan yang ada dalam organisasi
secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga
dapat mengambil langkah langkah
perbaikan
Bagi unit pengelola
mutu
Membatu pengendalian mekanisme
jaminan mutu baik pada tahap input,
proses, maupun hasil
 Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
serta pembangunan budaya organisasi:
budaya mutu, budaya taat prosedur,
budaya perbaikan, budaya kerja
sistematis
Manfaat bagi auditor
Proses pembelajaran dan
pertumbuhan
 Bagi pelanggan
Audit internal merupakan proses pendeteksian
segala kemungkinan yang dapat menciptakan
ketidak puasan pelanggan (dan juga risiko) dan
dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga komitmen untuk
memberikan kepuasan dan keamanan pada
pelanggan benar-benar tercapai
 Bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap

kinerja rekanan
 Kompetensi auditor

Paham prosedur audit, metoda,

dan perangkat audit
Mengaplikasikan prosedur,
metoda, dan perangkat audit
Melaksanakan audit tepat waktu
 Kompetensi auditor
Melaksanakan dan memfokuskan
audit pada prioritas permasalahan
Mengumpulkan informasi melalui:
interview, mendengarkan, observasi,
meninjau ulang dokumen termasuk
pengelolaan arsip
Melakukan verifikasi atas informasi
yang dikumpulkan
 Kompetensi auditor
Menyimpulkan tingkat
kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti
objektif
Melakukan penilaian terhadap potensi
kerugian
Teknik sampling
Mencatat aktifitas audit dalam dokumen
kerja
Menyiapkan laporan audit
Menjaga kerahasiaan informasi
Komunikasi
Tahapan audit internal
 Tahapan audit internal
Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan
unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual
audit, dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan
instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria
tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah,
prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit
Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 Perencanaan audit internal
Tujuan audit internal: contoh: melakukan
penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja
Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan
diaudit
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi internaksi secara
langsung, metoda survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan
kriteria audit, penyusunan instrumen audit
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
 Pengumpulan data
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit
dilakukan dengan berbagai metoda:
Mengamati proses pelaksanaan kegiatan

Meminta penjelasan/mewawancarai pada

auditee
Meminta peragaan oleh auditee

Memeriksa dan menelaah dokumen

Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik

 Pengumpulan datalanjutan
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit
dilakukan dengan berbagai metoda:
Mencari bukti-bukti

Melakukan pemeriksaan silang

Mencari informasi dari sumber luar

Menganalisis data dan informasi

Menarik kesimpulan

Memberikan rekomendasi
 Analisis data
Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
 Laporan audit mutu internal
Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
Hasil audit
Tindak lanjut yang telah dilakukan

Kendala pada waktu perbaikan

 Laporan audit
1. Latar belakang
2. Tujuan audit
3. Lingkup audit
4. Objek audit
5. Standar/kriteria yang digunakan
6. Auditor
7. Proses audit
8. Hasil dan analisis hasil audit
9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian
yang disepakati bersama dengan auditee
 Tindak lanjut audit
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap
temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor
internal
Instrumen Audit
Internal
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan Standar/ Tanggal Tanggal
audit /proses kriteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunaka
n
 Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomend
audit pertanyaan audit asi
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Waktu

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah penyelesa
Objekti thd yang an ian
f standar/ins digunaka
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
Instrument AUDIT INTERNAL
Presentasi Hasil Audit Internal dihadapan seluruh
karyawan Puskesmas dan Dinas Kesehatan
 Proses Self Assesment
oleh Puskesmas
1. Pembentukan Tim Auditor
2. Membuat SK Audit Internal
3. Penentuan Pelaksanaan Audit Internal
4. Penyusunan Instrumen Audit Internal
5. Sosialisasi Audit Internal
6. Melaksanakan Audit Internal
 AUDIT INTERNAL PUSKESMAS sebagai Self Assesment

PEMBENTUKAN TIM AUDITOR INTERNAL

Koordinator Auditor : M. Jazuli Adi K,

Skep.Ners
Anggota :
1. Dwi Rusmanto,SKM
2. Hj. Hafsatun SST
3.Nurul Komariyah,SKM
4. drg Yuanita Purnawati
5. Anas Febriandi,SKM
6. dr. Faradila Tadhfirah
7. H. Edi Sutrisno, Skep, Ners
8. Suhartono, Skep, Ners
9. Syafrida Irawati, SKM
AUDIT INTERNAL
Pembentukan Tim Audit
Pra Audit Menyusun rencana Audit

Rapat Internal Audit

Audit Penyusunan Materi Audit

Laporan hasil Audit

Paska Rekomendasi Perbaikan
Monitoring hasil perbaikan
Audit
RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN
Pemaparan hasil Internal Audit
Evaluasi Kinerja Puskesmas
1 Umpan Balik Konsumen

Brain storming penyebab masalah

Kemungkinan Penyelesaian masalah
2

Penyusunan Rencana Tindak Lanjut

Monitoring dan Evaluasi
3
 TINJAUAN MANAJEMEN,
PUSKESMAS menetapkan untuk meninjau
Sistem Manajemen Mutu minimal 1 (SATU) kali
dalam SETAHUN

1. Undangan Agenda Pembahasan :

RTM 1. Hasil Audit Internal
2. Status tindakan perbaikan dan
2. Agenda
pencegahan
RTM 3. Rekomendasi untuk peningkatan SMM
3. Notulen ISO
PIMPINAN RTM, Top
Manajemen

PESERTA RTM, seluruh

karyawan & sektor terkait (
Dinkes Kab )
Penyiapan Keadaan Fisik
Puskesmas
 PANDUAN DISKUSI
Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM,
Klinis)
Masing-masing kelompok membahas:

Menetapkan topik-topik audit berdasarkan

hasil self assessment menggunakan studi kasus
berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk, high
cost, high volume, dan kecenderungan ada
masalah)
Menetapkan unit kerja yang akan diaudit
 PANDUAN DISKUSI
Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan
digunakan sesuai dengan instrument akreditasi
Menetapkan metoda audit

Menyusun jadual audit

Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit

kerja
Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi
Pelatih memberikan tanggapan terhadap paparan
masing-masing kelompok
Pembagian Kelompok
 ADMIN
1. PTP
2. RPK :
3. SMD / MMD / SKP :
4. SARANA PRASARANA :
5. KETENAGAAN
6. KEUANGAN :
7. SP2TP :
8. PKP / PMKP / MUTU LAYANAN KLINIS
9. SURVEI KEPUASAN MASYARAKAT
10. SURVEI KEPUASAN PASIEN
11. MUTU
 PROGRAM

1. KIA-KB
2. PROMKES
3. KESLING :
4. GIZI
5. P2 ( IMUNISASI / TB / VCT /KUSTA)
6. PROGRAM PENGEMBANGAN:LANSIA,
JIWA DLL
7. MUTU
 YANIS
1. PENDAFTARAN
2. POLI UMUM
3. GIGI
4. LABORATORIUM
5. UGD
6. FARMASI
7. RAWAT INAP
8. RAWAT INAP PONED
9. GIZI
10. KIA-KB
11. KESLING
12. IMUNISASI/P2
13. MUTU
 TERIMA KASIH