Permasalahan Organisasi dan

Manjerial dalam Pelayanan Kebidanan

DISUSUN OLEH:

SATRIA CS SILALAHI
SRI INDAH SARI ZEBUA
SONYA EVITA
THERESIA IGNASIA PURBA
WIWIEK ELSADA NAINGGOLAN
YENNI CLAUDIA RACHEL P
ZHILLU ARS’Y
 PEMECAHAN MASALAH

 Menurut Hunsaker (2005). Pemecahan masalah adalah suatu proses

penghilangan perbedaan atau ketidak-sesuaian yang terjadi antara hasil
yang diperoleh dan hasil yang diinginkan. Salah satu bagian dari proses
pemecahan masalah adalah pengambilan keputusan (decision making), yang
didefinisikan sebagai memilih solusi terbaik dari sejumlah alternatif yang
tersedia.
 ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

A. PENGERTIAN ALTERNATIF

ALTERNATIF

Alternatif adalah pilihan diantara dua

atau beberapa kemungkinan
sedangkan Solusi adalah penyelesaian,
pemecahan (masalah dsb); jalan keluar
Menurut JR Jackson (dalam Winardi, 1999:181), untuk meniadakan
suatu problem, diperlukan analisis problem yang terdiri dari
penetapan problem (problem definition) dan pemecahan masalah
(problem solution), ada sejumlah langkah yang perlu ditambah
dalam rangka usaha penetapan problem dan pemecahan problem
yaitu :
1. Identifikasilah persoalan-pesoalan pokok,
2. Kumpulkanlah dan susunlah faktor-faktor penting,
3. Tetapkanlah alternatif-alternatif,
4. Evaluasilah alternatif-alternatif,
5. Pilihlah alternatif-alternatif yang dianjurkan

 Menurut Raymond McLeod (1996:200) istilah pemecahan masalah

mengingatkan pada perbaikan hal-hal yang salah. Masalah sebagai suatu
kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau
keuntungan yang luar biasa. Pemecahan masalah berarti tindakan
memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau
memanfaatkan peluang keuntungannya.
 Menurut Winardi (1999:18) Sistem pembuatan keputusan dalam
Management by Objectives dinyatakan sebagai sistem berdasarkan
sasaran-sasaran, yang berarti bahwa langkah pertama dalam usaha
memecahkan sebuah masalah atau membuat sebuah keputusan
adalah menjelaskan sasaran-sasaran kita.

macam-macam jenis sasaran yang dapat kita tetapkan bagi pimpinan

kita terdapat sebuah hierarki sasaran-sasaran yaitu :
1. Teratur atau rutin
2. Pemecahan masalah
3. Tujuan-tujuan inovatif
B. SOLUSI DALAM PEMECAHAN MASALAH

Cara pemecahan masalah itu sendiri tergantung seberapa kreatifkah

kita menyikapi masalah, dan bagaimana mengambil cara yang terbaik dalam
memecahkan suatu masalah. Agar kita dapat memfokuskan perhatian kita
pada masalah sebenarnya, maka dalam proses mendefiniskan suatu masalah,
diperlukan upaya untuk mencari informasi yang diperlukan sebanyak-
banyaknya, agar masalah dapat didefinisikan dengan tepat.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik dari pendefinisian masalah yang

baik:
1. Fakta dipisahkan dari opini atau spekulasi. Data objektif dipisahkan dari
persepsi
2. Semua pihak yang terlibat diperlakukan sebagai sumber informasi
4. Masalah harus dinyatakan secara eksplisit/tegas. Hal ini seringkali dapat
menghindarkan kita dari pembuatan definisi yang tidak jelas.
5. Definisi yang dibuat harus menyatakan dengan jelas adanya ketidak-
sesuaian antara standar atau harapan yang telah ditetapkan sebelumnya
dan kenyataan yang terjadi.
6. Definisi yang dibuat harus menyatakan dengan jelas, pihak-pihak yang
terkait atau berkepentingan dengan terjadinya masalah.
7. Definisi yang dibuat bukanlah seperti sebuah solusi yang samar.
Contoh: Masalah yang kita hadapi adalah melatih staf yang bekerja
lamban.

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah dengan metode

analitis. Langkah kedua yang perlu kita lakukan adalah membuat alternatif
penyelesaian masalah. Langkah ketiga dalam proses pemecahan masalah
adalah melakukan evaluasi terhadap alternatif-alternatif yang diusulkan atau
tersedia. Langkah terakhir dari metode ini adalah menerapkan dan menindak-
lanjuti solusi yang telah diambil.
 Berikut adalah karakteristik-karakteristik dari pembuatan alternatif
masalah yang baik:

1. Semua alternatif yang ada sebaiknya diusulkan dan dikemukakan terlebih

dahulu sebelum kemudian dilakukannya evaluasi terhadap mereka.
2. Alternatif-alternatif yang ada, diusulkan oleh semua orang yang terlibat
dalam penyelesaian masalah.
3. Alternatif-alternatif yang diusulkan harus sejalan dengan tujuan atau
kebijakan organisasi.
4. Alternatif-alternatif yang diusulkan perlu mempertimbangkan konsekuensi
yang muncul dalam jangka pendek, maupun jangka panjang.
5. Alternatif–alternatif yang ada saling melengkapi satu dengan lainnya.
Gagasan yang kurang menarik , bisa menjadi gagasan yang menarik bila
dikombinasikan dengan gagasan-gagasan lainnya.
6. Alternatif-alternatif yang diusulkan harus dapat menyelesaikan masalah
yang telah didefinisikan dengan baik. Masalah lainnya yang muncul, mungkin
juga penting. Namun dapat diabaikan bila, tidak secara langsung
mempengaruhi pemecahan masalah utama yang sedang terjadi.
 Seorang yang terampil dalam melakukan pemecahan masalah, akan
memastikan bahwa dalam memilih alternatif-alternatif yang ada dinilai
berdasarkan:

1. Tingkat kemungkinannya untuk dapat menyelesaikan masalah tanpa

menyebabkan terjadinya masalah lain yang tidak diperkirakan
sebelumnya.
2. Tingkat penerimaan dari semua orang yang terlibat di dalamnya
3. Tingkat kemungkinan penerapannya
4. Tingkat kesesuaiannya dengan batasan-batasan yang ada di dalam
organisasi; misalnya budget, kebijakan perusahaan, dll.
 Berikut adalah karakteristik-karakteristik dari evaluasi alternatif-
alternatif pemecahan masalah yang baik:

1. Alternatif- alternatif yang ada dinilai secara relatif berdasarkan suatu

standar yang optimal, dan bukan sekedar standar yang memuaskan
2. Penilaian terhadap alternative-alternatif yang ada dilakukan secara
sistematis, sehingga semua alternatif yang diusulkan akan
dipertimbangkan,
3. Alternatif-alternatif yang ada dinilai berdasarkan kesesuaiannya dengan
tujuan organisasi dan mempertimbangkan preferensi dari orang-orang
yang terlibat didalamnya.
4. Alternatif-alternatif yang ada dinilai berdasarkan dampak yang mungkin
ditimbulkannya, baik secara langsung, maupun tidak langsung
5. Alternatif yang paling dipilih dinyatakan secara eksplisit/tegas.
 Berikut adalah karakteristik dari penerapan dan langkah tindak lanjut
yang efektif:

1. Penerapan solusi dilakukan pada saat yang tepat dan dalam urutan yang
benar.
2. Penerapan solusi dilakukan dengan menggunakan strategi “sedikit-demi
sedikit” dengan tujuan untuk meminimalkan terjadinya resistensi dan
meningkatkan dukungan.
3. Proses penerapan solusi meliputi juga proses pemberian umpan balik.
Berhasil tidaknya penerapan solusi, harus dikomunikasikan , sehingga terjadi
proses pertukaran informasi
4. Keterlibatan dari orang-orang yang akan terkena dampak dari penerapan
solusi dianjurkan dengan tujuan untuk membangun dukungan dan komitmen
5. Adanya sistim monitoring yang dapat memantau penerapan solusi secara
berkesinambungan. Dampak jangka pendek, maupun jangka panjang diukur.
6. Penilaian terhadap keberhasilan penerapan solusi didasarkan atas
terselesaikannya masalah yang dihadapi, bukan karena adanya manfaat lain
yang diperoleh dengan adanya penerapan solusi ini. Sebuah solusi tidak dapat
dianggap berhasil bila masalah yang menjadi pertimbangan yang utama tidak
terselesaikan dengan baik, walaupun mungkin muncul dampak positif
lainnya.
 Evaluasi Alternative Pemecahan Masalah Dan
Tindak Lanjut

A. EVALUASI ALTERNATIVE PEMECAHAN MASALAH

Langkah 1 (Mengidentifikasi, Memilih, Dan Mendefinisikan

Masalah)
Tujuannya adalah untuk membuat daftar situasi yang bermasalah
termasuk perasaan frustasi di kalangan staff. Jika sekelompok staff belum
mempunyai gagasan tentang hal-hal yang dapat menjadi masalah, kelompok
dapat mengumpulkan lagi informasi dari staf yang lain.
1. Memilih masalah
2. Mengidentifikasikan masalah secara operasional
3. Membentuk kelompok kerja
 Langkah 2 (Pelajari Dengan Seksama Proses Yang Terjadi
Dari Segala Aspek)

Mulailah dengan apa yang sudah diketahui, jelaskan pemahaman

pimpinan mengenai apa yang sedang terjadi. Analisislah data yang sudah
dikumpulkan dan jawab pertanyaan berikut: “siapa, apa, kapan, dan dimana
masalah tersebut muncul?”

Bagan alur (flow chart) merupakan cara yang bermanfaat untuk

membantu pimpinan memahami proses yang sedang berlangsung. Jika
pimpinan menggunakan bagan alur tersebut, pastikan bahwa bagan tersebut
sudah mencerminkan proses yang benar-benar akan berfungsi sehingga
setiap anggota kelompok akan berkerja dalam konteks yang sama.
Langkah Ke 3 (Tentukan Sebab Masalah Yang Pokok)

Pemecahan masalah yang efektif akan mencakup langkah identifikasi

untuk memahami sebab-sebab utama munculnya masalah.

Ada tiga langkah untuk mengiidentifikasi sebab utama masalah :

1. Tentukan semua ‘sebab potensial’, yaitu hal-hal yang berpotensi untuk
menjadi penyebab
2. Kembangkan teori mengenai penyebab masalah
3. Kumpulkan data untuk mengetes teori tentang sebab munculnya
masalah.
Langkah IV (Identifikasi Semua Solusi Yang Mungkin)

Sekali sebab utama telah diidentifikasi, tiba saatnya bagi kelompok

untuk berpikir secara kreatif mengenai bagaimana sebab-sebab itu harus
ditangani.

Berikut ini adalah saran untuk memastikan sebanyak mungkin cara

pemecahan yang perlu dipertimbangkan.
1. Periksa ulang langkah 1-3
2. Carilah saran sebanyak mungkin untuk mengumpulkan gagasan yang
kemudian akan diseleksi
3. Klarifikasi setiap sran pemecahan
4. Libatkan orang-orang diluar kelompok.
Langkah Ke V (Pilih Dan Laksanakan Cara Pemecahan)

Sekali telah diidentifikasi beberapa jenis solusi, tiba saatnya untuk

menentukan solusi terbaik yang akan dilaksanakan.
 Kriteria
Kriteria yang dipakai untuk memilih cara pemecahan masalah
mencakup hal-hal sebagai berikut.
 Biaya pemecahan masalah
 Kesulitan teknis dalam pelaksanaan
 Efek samping yang mungkin terjadi
 Penolakan terhadap perubahan
 Waktu yang diperlukan untuk melakukan pemecahan masalah

Penting sekali untuk membedakan antara kriteria yang “harus

dipenuhi” dan kriteria “yang hanya untuk memenuhi keinginan
kelompok”
 Kendala
Kendala adalah faktor yang tidak dapat diubah dan membatasi pilihan
yang sedang dipertimbangkan. Perlu sekali dikaji berbagai kendala sebelum
segala sesuatunya dianggap sebagai kendala. Sering sekali apa yang
sebelumnya dianggap tidak dapat diubah atau disikap yang kaku, setelah
didekati, sikap atau situasinya sangat fleksibel.

 Pengambilan Keputusan
Sesudah diidentifikasi kriteria dan kendala pemecahan masalah,
diskusikan dengan kelompok setiap kemungkinan pemecahan atas dasar
kriteria dan kendala tersebut.
Pada tahap diskusi, identifikasi akibat negative dan positif dari setiap
solusi yang mungkin diambil. Dalam proses pengambilan keputusan, hal yang
paling esensial adalah waktu yang digunakan untuk berdiskusi, diupayakan
agar setiap orang harus merasa bebas untuk menyatakan pendapatnya.
Keputusan itu dapat diambil oleh pakar, atau dengan menggunakan
urutan berjenjang (rang ordering), multi voting, dan menggunakan matriks.
Langkah Ke VI (Melaksanakan Pemecahan Masalah Yang
Berkualitas (PDCA))

Ada empat masalah langkah menuju pelaksanaan solusi yang efektif :

1. Rencanakan cara melaksanakan solusi (plan the solutions)

2. Laksanakan rencana itu (do the plan)
3. Cek hasil pelaksanaan solusi (check the result)
4. Bertindaklah (action) atas dasar temuan, misalnya melanjutkan
pelaksanaan solusi, memodifikasi solusi, menghentikan pelaksanan solusi
dan mencari solusi yang lebih baik.
a. Merencanakan (PLAN)
Sebelum dilaksanakan solusi, perlu ditentukan tujuan dan apa kriteria
keberhasilan. Pimpinan harus memutuskan “siapa, apa, dimana, dan
bagaimana” solusi akan dilaksanakan. Pada tahap ini, diperlukan penjelasan
tentang berbagai asumsi, dan dipikirkan tentang kemungkinan adanya
penolakan dari pihak yang dijadikan sasaran. Di sini harus sudah diputuskan
tentang data yang harus dikumpulkan untuk memantau keberhasilan
pelaksanaan solusi masalah.

b. Melaksanakan (DO)
Melaksanakan solusi sering melibatkan pelatihan, termasuk proses
pengumpulan data/informasi untuk memantau perubahan yang terjadi, dan
mengamati tingkat kemudahan atau kesulitan pelaksanaan solusi. Amati
bagaimana solusi tersebut dilaksanakan. Buat catatan tentang segala sesuatu
yang dianggap menyimpang dari kesepakatan. Setiap masalah atau kesalahan
yang muncul dalam proses ini harus diartikan sebagai kesempatan untuk
membuat perbaikan.
c. Cek (CHECK)
Amati efek pelaksanaan solusi dan simpulkan pelajaran apa yang
diperoleh dari tindakan yang sudah dilakukan

d. Bertindak (ACTION)
Ambil langkah-langkah praktis sesuai dengan pelajaran yang
diperoleh dari tindakan yang sudah diambil: “lanjutkan proses solusi, atau
hentikan, atau ulang kembali tindakan dari awal dengan tujuan melakukan
modifikasi.Dengan menerapkan siklus PDCA secara rutin, sebuah organisasi
akan menjadi organisasi yang belajar (learning organization)