KOMUNIKASI ORGANISASI

ADHI GURMILANG, S.Sos, M.Si

1
PENGANTAR
Hidup di zaman digital
Junk information
sistem komunikasi efektif dan kinerja perusahaan
Need: komunikasi manusia dgn manusia
Tingkat perceraian meningkat; komunikasi pasutri
buruk. Anak: komunikasi org tua buruk.
Di sisi politik, 45 persen penduduk percaya bahwa
pemimpin dan professional kita tidak pernah
berhubungan dengan masyarakat padahal mereka
seharusnya memimpin dan menolong masyarakat

2
MASALAH KOMUNIKASI PERUSAHAAN
• pegawai menerima informasi tidak lengkap
mengenai pekerjaan dan organisasi
• manajemen tidak menuruti (follow up) pesan
pegawai.
• pesan dikirimkan terlambat atau terlalu cepat
• muncul kelompok kecil yang menggantikan
keterbukaan, keterusterangan manajemen
puncak
• saluran tidak personal sebagai pengganti kontak
tatap muka
• tidak ada masukan dari pegawai terhadap
kebijakan perusahaan.

3
PARADIGMA DAN DEFINISI KOMUNIKASI
ORGANISASI
Proses penciptaan dan pertukaran pesan dalam
jaringan hubungan saling ketergantungan untuk
mengatasi ketidakpastian lingkungan.
Ada tujuh konsep kunci yaitu:
proses,
pesan,
jaringan,
saling ketergantungan,
hubungan,
lingkungan dan
ketidakpastian.

4
PROSES
• Sebuah organisasi bersifat sistem terbuka
dinamis yang menciptakan dan
mempertukarkan pesan di antara anggota dan
lingkungan.
• Proses disini bersifat selalu terjadi, tidak
berubah dan terus menerus.

5
 Sedangkan tantangan lingkungannya meliputi
• Perubahan populasi (faktor sosial)
• Resesi (faktor ekonomi)
• Teknologi wirausaha (faktor teknologi)
• Peraturan pemerintah (faktor legal)

6
 Selain itu, dilakukan pertukaran pesan antar
anggota kelompok seperti
• Tujuan organisasi
• Peran dan fungsi
• Tanggung jawab
• Alokasi sumber daya
• Perencanaan tertulis akan tujuan dan metode
operasi.

7
PESAN
• Verbal mempelajari penggunaan kata pada
pidato, surat atau percakapan.
• Pesan nonverbal pada bahasa tubuh,
karakteristik fisik, vocal cues, dan lain-lain.
• Penerima: di dalam dan di luar organisasi.
• memo, buletin, pertemuan. kampanye
periklanan, hubungan masyarakat.

8
 • Metode difusi: mengenali aktivitas komunikasi
yang digunakan untuk mengirimkan pesan
kepada orang. Bisa menggunakan hardware dan
software
• Tujuan aliran pesan: mengapa pesan
dikirimkan dan diterima dan apakah fungsi
pesan tersebut.
• Tugas adalah pesan untuk produk, jasa,
aktivitas organisasi. Pemeliharan adalah
pesan untuk kebijakan dan peraturan. Pesan
manusia ditujukan untuk sikap, moral,
kepuasan pegawai.
9
JARINGAN
• Jaringan komunikasi dapat terdiri dari dua
orang, banyak orang atau seluruh organisasi.

Peran
• Peran pada organisasi mengatur siapa bekerja
pada posisi apa. EX; sekretaris
• Ada peran formal dan peran informal

10
ARAH JARINGAN
• Komunikasi ke bawah: pesan dari atasan ke
bawahan.
• Lebih kepada pesan tugas atau pemeliharaan
seperti araham, tujuan, disiplin, perintah.

11
 • Komunikasi ke atas: pesan dari bawahan
ke atasan seperti bertanya, umpan balik,
memberikan saran.
• Bertujuan untuk meningkatkan moral dan
sikap pegawai.

12
 • Komunikasi horisontal: pertukaran pesan antara
manusia dengan tingkat otoritas yang setingkat.
• Biasanya pemecahan masalah, koordinasi,
resolusi konflik, gossip.

13
Proses Urutan

• Merupakan urutan langkah-langkah dan menekankan

komunikasi organisasi dari orang ke orang. Ketika pesan
diteruskan ke atas, ke bawah, pesan direproduksi secara
urutan.
• Hal yang biasa terjadi pada urutan adalah pengurangan,
penambahan, modifikasi dan penekanan. Hal ini bergantung
kepada subyektivitas yang mengeluarkan pesan.

14
SALING KETERGANTUNGAN
• Organisasi merupakan
sesuatu yang saling
bergantung sama lain.
Sebuah perubahan di
bagian lain akan
mempengaruhi bagian
lain di organisasi.
• efek sampingnya adalah
information overload
atau information minimal
sehingga moral, sikap,
produksi menjadi rendah.

15
Hubungan
• Komunikasi Interpersonal: komunikasi
tatap muka.
• Komunikasi serial: komunikasi berurutan
• Komunikasi kelompok kecil: 3-12 orang
• Komunikasi audiens:> 13 orang.

16
Lingkungan & Ketidakpastian
• Definisi lingkungan adalah ”keseluruhan
faktor sosial dan fisik yang berperan pada
perilaku pengambilan keputusan individu
pada sistem.
• Terbagi menjadi internal yaitu budaya
organisasi dan eksternal.

17
Ketidakpastian
• Ketidakpastian adalah perbedaan antara
informasi yang dibutuhkan dan informasi
yang teredia.
• ketidakpastian berhubungan dengan
information overload atau information
minimal.
• Dibutuhkan suatu pengukuran yang tepat
agar tidak terjadi information overload.

18
THE CLASSICAL SCHOOL
• konsep : desain & struktur
org. bukan manusia.
• Alat utamanya: struktur
organisasi.
• Manusia: mahluk rasional,
ekonomis
• Motivasi: imbalan, bonus,
• Efisiensi pegawai adalah
uang.
• Uang merupakan kebutuhan
dasar manusia.
• sistem kerja pabrik.

19
KONSEP DASAR
CLASSICAL SCHOOL
• Organisasi formal: sistem yang terdiri
aktivitas yang terkoordinasi dari
sekelompok manusia yang bekerja sama
menuju tujuan di bawah wewenang dan
kepemimpinan.

20
 • Divisi tenaga kerja: jumlah kerja dibagi
dengan sumber daya yang ada.
• Berdasarkan pekerjaan atau jumlah
tanggung jawab dan wewenang.
• Terbagi:
▫ Scalar adalah tingkat hirarki.
▫ Sedangkan functional tanggung jawab
personel.

21
KONSEP DASAR
CLASSICAL SCHOOL
• Struktur: jaringan
hubungan dan peran pada
organisasi. tercapai tujuan
secara efektif dan aturan.

22
 • Terbagi: Line adalah chain of command
dan fungsi primer organisasi formal.
organization chart. Staff: pendukung line.

23
 • Span of control: jumlah pegawai di mana
seorang manajer dapat mengawasinya.
• Contoh dapat dilihat pada organization chart.

24
THE HUMAN RELATIONS SCHOOL

• Elton Mayo; penelitian Hawthorne di

tahun 1930-an.
• meneliti intensitas cahaya, lampunya
dimatikan; produksi pekerja meningkat.
• Hasilnya adalah pekerja akan
meningkatkan produktivitas ketika
menerima atensi.
• Hal ini disebut efek Hawthorne.
• Sikap, moral, kelompok kerja dan
hubungan sosial diperhatikan.
25
THE HUMAN RELATIONS SCHOOL
• Logika dasar human relations: bersahabat,
memanggil nama depan, akan meningkatkan
kepuasan dan moral kerja.
• Hasilnya adalah penolakan yang rendah dan
peningkatan kekompakan dengan otoritas
manajemen.
• “jika saya baik, anda akan bahagia dan
melakukan apa saya minta.”
• Kritik terhadap human relations: ada
kemungkinan manipulasi terhadap pekerja.

26
THE HUMAN RELATIONS SCHOOL

• Informal power dicapai

dan diberikan oleh
anggota kelompok; bukan
delegasi; tidak mengikuti
rantai komando.
• Muncul dari kelompok
dan bukan dari atasan.
• Bersifat melintas antar
departemen. tidak stabil
karena sentimen orang.
sifatnya informal, tidak
dapat dikendalikan
organisasi.

27
THE HUMAN RELATIONS SCHOOL
• Kriteria pemimpin
informal adalah usia,
senioritas, kompetensi
teknik, lokasi kerja,
kebebasan bergerak di
lingkungan kerja,
kepribadian responsif.
• Penting bagi manajer
untuk mengenali para
pemimpin informal,
untuk meminimalkan
potensi konflik.
• grapevine dan
penyebaran rumor.

28
OPEN SYSTEM ORGANIZATION
• Sebuah sistem tertutup
memiliki batas yang
ditetapkan di mana tidak
ada interaksi dengan
lingkungan.
• Hasilnya: struktur, fungsi
dan perilaku relatif stabil
dan dapat diramalkan.
• sistem terbuka memiliki
batas yang dapat
ditembus; interaksi
antara sistem dan
lingkungan.
• Hasilnya: struktur, fungsi
dan perilaku dapat
berubah terus menerus.

29
KONSEP DASAR
ORGANISASI OPEN SYSTEM
• Lingkungan: merupakan sesuatu di luar sistem
dan menentukan bagaimana sisem beroperasi..
• Umpan balik: beberapa keluaran sistem
dikirimkan balik kepada sistem sebagai
masukan baru. Contohnya: lulusan universitas >
kerja dan membayar pajak,

30
 • Keseimbangan: sistem memastikan
kelangsungan hidup mereka dengan
memasukkan energi mereka dibandingkan
mengeluarkan energi.
• Keseimbangan antara input dan output
adalah keadaan homeostasis atau
equilibrium.
• Input: energi dari lingkungan yang
diimpor ke dalam organisasi sebagai
input. Manusia butuh oksigen, komputer
butuh data, mobil butuh bensin.

31
KONSEP DASAR
ORGANISASI OPEN SYSTEM
• Transformasi: proses mengubah input menjadi
output.
• Output: produk dan jasa yang diekspor oleh
organisasi kepada lingkungan.
• Interdependence: ada hubungan saling
tergantung antara bagian sistem. Ketika satu
bagian berubah maka seluruh bagian akan
terpengaruh.

32
IKLIM ORGANISASI
• Organizational climate is a set of properties of
the work environment, perceived directly or
indirectly by employees, that is assumed to be a
major force in influencing employee behavior.
(Organizational Behavior & Management, 8th
Ed., Ivancevich, Konopaske, and Matteson)
• Organisasi yang menginginkan produktivitas
tinggi harus tergantung kepada pekerja untuk
mencapai hasil. > INTERAKSI PEKERJA

33
IKLIM ORGANISASI
• hubungan manusia di organisasi
dibangun.
• Hubungan ini dapat saja bersifat positif
dan negatif dan mempengaruhi
perkembangan dan organisasi.
• Idealnya, iklim dan lingkungan organisasi
meningkatkan hubungan, kepada
hubungan saling menguntungkan antara
individu dan organisasi.
34
IKLIM ORGANISASI
• Iklim organisasi dapat
dipelajari dengan
mengamati jumlah
otonomi individu dan
kebebasan yang dialami
oleh organisasi, tingkat
kejelasan struktur,
orientasi reward
organisasi, jumlah
pertimbangan,
kehangatan dan
dukungan pada pekerja.
• Semakin positif iklim,
semakin produktif
organisasi.

35
BUDAYA ORGANISASI
Definisi budaya organisasi adalah:
• "the specific collection of values and norms that are shared by
people and groups in an organization and that control the way
they interact with each other and with stakeholders outside the
organization."
definisi nilai organisasi adalah
• "beliefs and ideas about what kinds of goals members of an
organization should pursue and ideas about the appropriate kinds
or standards of behavior organizational members should use to
achieve these goals.”
norma organisasi adalah
• From organizational values develop organizational norms,
guidelines or expectations that prescribe appropriate kinds of
behavior by employees in particular situations and control the
behavior of organizational members towards one another."

36
SYSTEM OF SHARED MEANING
• masyarakat memiliki sub-cultures dan counter-
cultures pada batas-batas mereka.
• Contohnya pegawai di bagian sales dan akunting
saling menjuluki masing-masing. “penghitung
kacang” dan “tukang obat”
• Toyota Astra Motor. Budaya pelayanan dan
kualitas menjadi budaya perusahaan

37
BUDAYA KUAT DAN
BUDAYA LEMAH
• Budaya kuat menolong perusahaan untuk
menyesuaikan pekerjaan yang sulit,
eksekusi pekerjaan yang hebat, dan lain-
lain.
• budaya yang lemah adalah rendahnya
kesesuaian antara nilai organisasi dan
kendali harus dilakukan secara ekstensif
melaui prosedur dan birokrasi.

38
 • Ketika budaya kuat, orang melakukan
sesuatu karena mereka percaya hal
tersebut merupakan hal yang paling benar
dilakukan, = groupthink.

39
 • Groupthink adalah "...a quick and easy way to
refer to a mode of thinking that people engage
when they are deeply involved in a cohesive
ingroup, when members' strivings for
unanimity override their motivation to
realistically appraise alternatives of action."

40
GROUPTHINK

41
GROUPTHINK
• keadaan di mana orang, jika mereka
memiliki ide berbeda, tidak menantang
pemikiran organisasi maka akan ada
pengurangan kapasitas pemikiran inovatif.
• Hal ini terjadi karena ketergantungan
pada figur karismatik organisasi, iklim
bersahabat didasarkan pada identitas
(menghindari konflik).

42
 • Groupthink sangat biasa, terjadi di mana
saja. Anggota yang menyimpang akan
dibuang atau dianggap sebagai pengaruh
negatif oleh anggota kelompok karena
mereka membawa konflik.
• Organisasi inovatif membutuhkan
individu yang sanggup menantang
keadaan status quo, baik groupthink
maupun birokrasi dan prosedur baru
untuk implementasi ide baru secara
efektif.

43
TERIMA KASIH

44