By

PUTRI ASMITA W.,SKM,M.KES

• KONSEP ORGANISASI
• KONSEP MANAJEMEN
• KONSEP ADMINISTRASI
• KONSEP SISTEM
• MEMAHAMI ORGANISASI SEBAGAI
SEBUAH SISTEM
• MEMAHAMI KETERKAITAN
MANAJEMEN DALAM ORGANISASI
• MEMAHAMI FUNGSI-FUNGSI
MANAJEMEN
 ORANG BERKUMPUL

UNTUK APA ?

ADAKAH TUJUAN YG INGIN DICAPAI

TUJUAN SIAPA ?

Tujuan Individu /& Kelompok

ADAKAH KEPUTUSAN YANG DIAMBIL ?

APAKAH MEREKA MERUPAKAN SUATU ORGANISASI ?

 Sekumpulan atau sekelompok orang
Interaksi untuk saling mempengaruh
Ada tujuan yang akan dicapai

Organisasi adalah sistem saling pengaruh

antara orang dalam kelompok yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu.
Organisasi adalah seluruh orang-
orang yang melaksanakan fungsi-
fungsi yang berbeda tetapi saling
berhubungan, dan dikoordinasikan
agar supaya sebuah tugas atau
lebih dapat diselesaikan.
Daniel E. Griffiths
 Manusia (human factor)
 Tempat Kedudukan
 Tujuan
 Pekerjaan
 Struktur
 Teknologi
 Lingkungan
 Principle of Organizational
(Asas Tujuan Organisasi )
 Principle of Unity of Objective
( Asas Kesatuan Tujuan )
 Principle of Unity of Command
( Asas Kesatuan Perintah )
 Principle of The Span of Management
( Asas Rentang Kendali )
 Principle of Delegation of Authority
(Asas Pendelegasian Wewenang )
 Principle of Parity of Authority and
Responsibility
( Asas Keseimbangan Wewenang dan Tanggung jawab )
 Principle of Responsibility
( Asas Tanggung jawab )
 Principle of Departmentation
( Principle of devision of work = asas pembagian kerja )
 Principle of Personnel Placement
( Asas Penempatan Personalia )
 Principle of Scalar Chain
( Asas Jenjang Berangkai )
 Principle of Efficieny
( Asas Efisiensi )
 Principle of Continuity
( Asas Kesinambungan)
 Principle of Coordination
( Asas Koordinasi )
 Secaraetimologi,
Kata yunani yaitu “Systema”
adalah sehimpunan bagian atau
komponen yang saling
berhubungan secara teratur dan
merupakan satu keseluruhan yang
tidak terpisahkan.
 Menurut John McManama,

Sistem adalah suatu konseptual yang terdiri dari

fungsi yang saling berhubungan, bekerja sama
untuk mencapai keluaran yang diinginkan secara
efisien dan efektif
 MASUKAN (INPUT)
 PROSES (PROCCESS)
 KELUARAN (OUTPUT)
 DAMPAK (IMPACT)
 UMPAN BALIK (FEED BACK)
 LINGKUNGAN (ENVIRONMENT)
 LINGKUNGAN

MASUKAN PROSES KELUARAN DAMPAK

UMPAN
BALIK
INPUT PROSES OUTPUT OUTCOME

indikator indikator indikator indikator

Sumber P1 Kinerja/
Daya P2 Mortalitas
Cakupan
P3 Morbiditas

 KOMPARATIF
ANALISIS  TREND
 ASUMPTIF

PROBLEM
 Bhs Latin
Ad = intensif / kepada
Ministrare = Melayani

 Arti sempit
(Hick & Place, Prajudi Atmosudirjo, The Liang Gie)
Pekerjaan “ketatausahaan” Office wok
(Pencatatan, pengarsipan, penyimpanan, pengiriman)
 Arti Luas
( William H Newman, John M Pfifner)
Keseluruhan proses / aktifitas
penyelenggaraan usaha / upaya yang
dilakukan sekelompok orang untuk mencapai
tujuan yang diinginkan

Ciri :
 Adanya sekelompok orang yg bekerja sama
 Ada tujuan yg ingin dicapai
 Ada proses bersama untuk mencapai tujuan
 Adanya kegiatan memimpin dan
melaksanakan
 Bhs Latin
Manus = Tangan
Kegiatan untuk mengurus, membimbing &
mengarahkan agar tujuan bisa tercapai

 J G Liebler,
Management has been defined as the process
of getting done through and with people

 Mary Parker
Seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain
 George R Terry

Management is a distinct process of

planning, organizing, actuating, and
controlling performed to determine and
accomplish stated objectives by use of
human being and other resources

 MANAJEMEN = ILMU & SENI

 Kesimpulan :
 Manajemen merupakan proses untuk
menggerakan sumber daya ( manusia, dana,
sarana, peralatan) utk mencapai tujuan
bersama yang telah ditetapkan
 Ada tujuan
 Proses untuk mencapai tujuan
 Merupakan kerjasama antara sekelompok orang
 Pemanfaatan sumber daya
 ADMINISTRASI & MANAJEMEN

 Dalton E, Mc Farland
Administrasi lbh ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok
dan kebijakannya.
Manajemen lbh ditujukan pd pelaksanaan kegiatan utk
mencapai tujuan dgn berpedoman pd kebijakan yg telah
ditetapkan.

 Herman Finer
Administrasi adalah seni manajemen, manajemen
hanyalah pengelolaan sumber daya saja
 Levey & P. Loomba
Adminstrasi melaksanakan kebijakan,
Manajemen merumuskan kebijakan.
 Stoner
 Manajemen mengelola hal-hal yg berhubungan
dgn sumber daya saja, mrpkn bagian dr
pekerjaan administrasi.

 Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan

USA
 Administrasi & manajemen dianggap sama,
hanya soal kelaziman penyebutan
 Pada kenyataannya, administrasi &
manajemen sering diartikan secara tumpang
tindih.

 Administrasi & manajemen merupakan alat

(tool) dalam pengelolaan upaya / program-
program kesehatan.
FUNGSI Admin / Pakar
Manajemen
Koontz Terry Gullick Siagian NitiS IND
Perencanaan + + + + + +
Pengorganisasian + + + + +
Staffing + +
Penggerakan + + +
Pengarahan + + +
Pengkoordinasian + + +
Pengendalian + + + +
Pengawasan + + +
Penganggaran +
Penilaian + +
Peramalan
Pelaporan
 Fungsi manajemen yg utama adalah

P I

E
 Achieving the Objectives
Controlling
•Measuring accomplishment goal
•Correcting deviation from goal
•Developing feedback mechanism
Adjusting/
Motivating
•Communicating objectives to members
•Leading members to objectives
•Training and supervising
•Integrating individual into organization
Planning
•Identifying Goal & Objectives
•Staffing premises & assumptions
•Developing specific, detailed plans
Organizing
•Breaking workdown into component
•Grouping related work activities & units
•Defining authority relationship
•Developing organization chart
•Developing position descriptions
 Definition
 Proses penganalisaan & pemahaman
suatu sistem, perumusan goal &
tujuannya, penilaian kemampuan,
penyusunan alternatif tindakannya utk
capai tujuan, penilaian efektivitasnya,
pemilihan alternatif rencana tindakan
terbaik, pemantauannya utk optimalisasi
rencana dg system
(Levey & Loomba).
 Making implementation decision before
implementation
 Making evaluation decision before implementation

 Main decision :
 Objectives
 Activities
 Resources
Objectives Activities Resources

• Which • Which • Which

• Why • Whom • How much

• Who • How much • Where

• Where • How • When

• How much • By whom • Whence

• Who
 Rumusan misi
 Rumusan masalah
 Ada tolok ukur
 What, where, who, when, which

 Netral

 Rumusan tujuan
 Tujuan umum
 Terkait dg misi organisasi

 Terkait dg masalah yg diatasi

 Gambarkan keadaan yg ingin dicapai

 Tujuan khusus
 Dg tolok ukur

 Target jelas
 Rumusan kegiatan
 Asumsi
 Strategi pendekatan
 Pendekatan komunitas
 Pendekatan institusional
 Sasaran
 Waktu
 Organisasi & pelaksana
 Biaya
 Metode penilaian & kriteria keberhasilan
Jangka waktu berlakunya :
Jangka panjang; menengah dan pendek
Frekuensi penggunaan:
single-use plan dan repeat-use plan
Tingkatan rencana:
Induk; operasional dan harian
 Orientasi waktu:
 Past-present (u/ darurat & waktu yg terbatas)
 future-oriented plan:
 Redistributif : tdk mendalam & kelanjutan dr past-
present plan
 Spekulatif : meski pakai data ttp terlalu berani
 Kebijakan (policy) : kajian mendalam dr data
 Ruang Lingkup :
strategic
plan > tactical plan
comprehensive plan > integrated
plan
 Filosofi perencanaan:
 Satisfying plan,
 Optimizing plan (kuantitatif & u/ bag. yg
produktif);
 Adaptivizer plan.
 JENJANG/HIRARKI PERENCANAAN

- Top Level Management RENCANA STRATEGIS

- Jangka Panjang Visi, Misi
- Melibatkan stakeholder Issue Strategis
Strategi Intervensi

RENCANA OPERASIONAL
Sasaran
- Middle – Lower Level Program
Management Proyek
- Jangka Menengah – Pendek Kegiatan
- Lebih banyak melibatkan Anggaran Umpan
tenaga2 teknis operasional (Budgeting) Balik
- Lebih mudah diukur
pencapaiannya
PELAKSANAAN

EVALUASI
 TOP PANJANG
Visi ,Goal
(10-20 th)
Nasional/Pusat

PROGRAM
STRATEGIS

MIDDLE Goal, Objective MENENGAH PROYEK

(5 th)
Propinsi

OPERASIONAL
KEGIATAN
Kab./Kota
PENDEK
LOWER Objective ( 1 th )
 Penentuan Analisis
Analisis Penetapan
Prioritas Penyebab
Situasi Masalah Masalah Masalah

Penetapan
Penilaian Pemecahan
Masalah / Tujuan
/ Sasaran

Problem Solving Cycle

Penentuan
Implementasi
Alternatif
Solusi

Penyusunan Decision
Plan of Action Making
 KETEPATAN
WAKTU
EFEKTIVITAS
KEGUNAAN BIAYA

EFEKTIVITAS
RENCANA
KETEPATAN &
AKUNTABILITAS
OBYEKTIVITAS

RUANG LINGKUP
 TUJUAN TOLOK UKUR RKO

PRIORITAS
MASALAH PENGAMBILAN
TINDAKAN
KEPUTUSAN

PERUMUSAN
MASALAH INFORMASI

EVALUASI PELAKSANAAN
ANALISIS DATA
SITUASI

PENYIMPANGAN PENGAWASAN
 Pengorganisasian  fungsi manajemen
 Pengaturan sumber daya organisasi secara
efisien untuk mencapai tujuan
 Fungsi pengorganisasian :
1. pembagian tugas utk perorangan dan kelp.
2. Hubungan organisatoris antar orang-orang
di dalam organisasi melalui kegiatan2.
3. Pendelegasian wewenang
4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik
 Tujuan  dipahami dan jelas
 Penentuan kegiatan-kegiatan  pembagian
tugas (departemen, bagian,seksi)
 Pengelompokkan kegiatan
 Pendelegasian wewenang besarnya
wewenang setiap departemen/bagian
 Rentang kendali  jumlah karyawan pada
tiap bagian
 Perincian peran perorangan tgs individu
 Tipe dan struktur organisasi
 Fungsiini menitikberatkan pada
pengelolaan sumber daya manusia.
 Faktor – faktor yang berpengaruh :
1. motivasi
2. kepemimpinan
3. komunikasi dalam organisasi
 Harold Koontz : mengacu pada dorongan
dan usaha utk memuaskan kebutuhan
atau suatu tujuan
 Wayne F. Cascio : suatu kekuatan yg
dihasilkan dari keinginan seseorang untuk
memuaskan kebutuhannya
 suatu upaya yang dilakukan agar
seseorang dpt menyelesaikan pekerjaan
dgn semangat krn ia ingin
melaksanakannya.
Mendorong semangat kerja
Meningkatkan moral dan
kepuasan kerja
Meningkatkan produktifitas kerja
Mempertahankan loyalitas &
kestabilan karyawan
Meningkatkan kedisiplinan
 Mengikutsertakan / partisipasi
 Komunikasi
 Pengakuan / penghargaan
 Wewenang yg didelegasikan
 Adil dan layak
 Perhatian timbal balik
 Materiil insentif
uang atau barang, kendaraan,
rumah, dll
 Non materiil insentif
medali, piagam, bintang jasa, dll
 Kombinasi materiil dan non materiil
insentif
 MOTIVASI POSITIF
Memotivasi dgn memberi hadiah
bagi yg berprestasi
 MOTIVASI NEGATIF
memotivasi dgn memberi hukuman
bagi yg kurang baik prestasinya.
 Model Tradisional
insentif materiil kpd yg berprestasi
 Model Hubungan Manusia
kebutuhan sosial karyawan, mberi
kebebasan dlm berkeputusan dan
kreatifitas dlm bekerja
 Model Sumber Daya manusia
banyak faktorinsentif materiil &
kebutuhan pencapaian kerja
 Tujuan
dimotivasi ke arah tujuan tsb
 Mengetahui kepentingan
kebutuhan karyawan
 Komunikasi efektif
 Integrasi tujuan
tujuan individu & tujuan organisasi
 Fasilitas
 Team Work
 HERZBERG MASLOW – ALDERFER
TWO FACTORS NEEDS HIERARCHY ERG NEEDS

MOTIVATOR - SELF
-achievement GROWTH
-recognition
ACTUALIZATION
-The work it self - ESTEEM NEEDS
- responsibility
- advancement

- LOVE NEEDS
HYGIENE RELATEDNESS
-salaries
-working condition
-Company policy and - SAFETY NEEDS
administration
- PHYSIOLOGICAL
- Interpersonal relation EXISTENCE
- quality supervisor NEEDS
 Kepemimpinan : kemampuan seseorang
utk memberikan pengaruh kpd perubahan
perilaku org lain baik langsung atau tdk
 Fungsi kepemimpinan :
1. penentu arah
2. wakil dan juru bicara organisasi
3. komunikator yg efektif
4. Mediator
5. Integrator
 Hersey and Blanchard
 dikembangkan Paul Hersey
& Ken Blanchard
 kepemimpinan berdasar kemampuan
& kematangan bawahan
 model kepemimpinan situasional
 Gaya Kepemimpinan Situasional

Tinggi
Hubungan Hubungan
intensif & tdk intensif
orientasi & orientasi
PERILAKU HUBUNGAN

tugas Peran serta Jual tugas tinggi

rendah

S
Hubungan Hubungan
tidak intensif &
Delegasi intensif & Beritahukan
orientasi
orientasi tugas tinggi
tugas
Rendah rendah Tinggi

Tidak dewasa
PERILAKU TUGAS
Dewasa

Tinggi Sedang Sedang Rendah

K4 K3 K2 K1
Kedewasaan Bawahan
 K1 : kemampuan rendah
loyalitas rendah
 K2 : kemempuan rendah
tapi loyalitas & motivasi tinggi
 K3 : Kemampuan tinggi
tapi loyalitas & motivasi rendah
 K4 : Kemampuan tinggi
loyalitas dan motivasi tinggi
 Memberitahukan
- Bawahan tipe K1
- gaya direktif
- pengarahan jelas, tegas & spesifik
 Menjual
- Bawahan tipe K2
– orientasi perumusan tugas disertai petunjuk
utk mengganti kurangnya kemampuan staf
- Hubungan intensif  utk lebih memotivasi
bawahan
Mengajak berperan serta
- Bawahan tipe K3
– partisipasi dlm pengambilan keputusan
- Gaya kepemimpinan yg bersifat mdukung
- tidak terlalu banyak mengarahkan
 Melakukan pendelegasian
- Bawahan tipe K4
- menyerahkan pelaksanaan kpd bawahan
tanpa banyak campur tangan
 Fungsi terakhir dr proses manajemen
 Kegiatan membandingkan standart
keberhasilan (target, prosedur kerja,
dsb) dgn ketercapaian hasil
 Mendeteksi, mencegah dan
mengendalikan penyimpangan
 Tujuan utk efisiensi sumber daya
 PERENCANAAN MONEV

monitoring supervisi
pencatatan pelaporan
PENGORGANISASIAN

MENGUKUR HASIL
PENGGERAKAN &
PELAKSANAAN Analisis data

MEMBANDINGKAN
Tolok Ukur
HASIL
Analisis data

Tidak Dalam Batas PENYIMPANGAN

Ya

Program
dilanjutkan
 Mengukur hasil yang dicapai
 Membandingkan hasil dgn tolok ukur
Tolok ukur : rencana kerja operasional,
tugas & wewenang staf, peraturan
pelaksanaan, target program.
 Memperbaiki penyimpangan berdasar
faktor penyebab
 Evaluasi thd input
- dilakukan sblm kegiatan dimulai
- melihat pemilihan sumber daya
- bersifat pencegahan
 Evaluasi proses
- dilakukan ketika kegiatan berlangsung
- mengecek keefektifan metode,
motivasi, & komunikasi selama proses
 Evaluasi thd output
- dilakukan setelah kegiatan selesai
- membandingkan hasil dgn target
 KRITERIA EVALUASI MONITORING

SUMBER DATA Data sekunder Data primer

Data Primer

PELAKSANA Pihak luar Pihak dalam

WAKTU Setelah kegiatan selesai Setiap saat

Evaluasi input
Evaluasi proses

SIFAT Formatif Formatif

(evaluasi proses) Sbg bagian dari upaya
Sumatif utk memperbaiki
(evaluasi hasil / tugas2, kualitas &
dampak) produktifitas kerja