Saling Percaya (Mutual Tust)

Integritas (Integrity)  Kami Bersih

 Anda Bersih
 Kita Bersih
Peduli (Care)

Pembelajar (Continuous Learning)

Saling Percaya (Mutual Tust)

Integritas (Integrity)  Kami Bersih

 Anda Bersih
 Kita Bersih
Peduli (Care)

Pembelajar (Continuous Learning)

2
 BAB II

ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA

Saling Percaya (Mutual Tust)

Integritas (Integrity)  Kami Bersih

 Anda Bersih
 Kita Bersih
Peduli (Care)

Pembelajar (Continuous Learning)

3
 BAB I
Ketentuan Umum
BAB II
Organisasi Pengadaan Barang/Jasa

BAB III
Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)

BAB IV
Proses Pengadaan Barang/Jasa
BAB V
Pengadaan Khusus
JUKNIS Pengadaan Barang/Jasa
BAB VI
Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri

BAB VII
Manajemen Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak

BAB VIII
Pengadaan Barang/Jasa Melalui Media e-Proc
PLN

BAB IX
Pengendalian Dan Pengawasan
4
 BAB I 2.1 Pengguna Barang/Jasa
Ketentuan Umum
BAB II 2.2 Wakil Pengguna Barang/Jasa
Organisasi Pengadaan
Barang/Jasa 2.3 Pejabat Perencana Pengadaan

BAB III 2.4 Pejabat Pelaksana Pengadaan

Daftar Penyedia Terseleksi
2.5 Value for Money Committee
BAB IV
Proses Pengadaan B/J 2.6 Procurement Agent

BAB V
JUKNIS Pengadaan Khusus
Pengadaan
BAB VI
Barang/Jasa
Pendayagunaan Produksi
DN

BAB VII
Manajemen Pelaksanaan
Perjanjian/ Kontrak

BAB VIII
Pengadaan Barang/Jasa
Melalui
e-Proc
BAB IX
Pengendalian Dan
Pengawasan 5
 ORGANISASI
PENYELENGGARA
PENGADAAN BARANG/JASA

6
PENYELENGGARA PENGADAAN

7
ORGANISASI PENYELENGGARA

Organisasi di PLN Kantor

Pusat

Organisasi di PLN Wilayah /

DIREKSI Distribusi / Unit Induk / Unit
PEKERJAAN
Penunjang

PENGAWAS

DIREKSI
PEKERJAAN

PENGAWAS

DIREKSI
PEKERJAAN

Organisasi di PLN Unit Pelaksana

PENGAWAS

8
 ORGANISASI PENYELENGGARA

PENGGUNA
( DIR )

COMMITTEE
VALUE FOR
MONEY

ATASAN ATASAN WAKIL

LANGSUNG LANGSUNG PENGGUNA PENGGUNA
(KDIV) (KDIV) (KDIV)

PEJABAT PEJABAT
PERENC PELAKSN
PB/J PB/J WAKIL COMMITTEE
Pejabat Perenc Pejabat Pelaks PENGGUNA VALUE FOR
MONEY

-Perenc. -Pelaksana
-Perenc -Pelaksana

9
 ORGANISASI PENYELENGGARA

PENGGUNA
(KDIV)

WAKIL COMMITTEE
VALUE FOR PENGGUNA
Pejabat Perenc Pejabat Pelaks PENGGUNA Pejabat Perenc Pejabat Pelaks
MONEY (MS)

-Perenc. -Pelaksana -Perenc. -Pelaksana

-Perenc -Pelaksana -Perenc -Pelaksana
DM DM

10
 ORGANISASI PENYELENGGARA

PENGGUNA
( GM)

COMMITTEE
VALUE FOR
MONEY

WAKIL PENGGUNA
PENGGUNA (MANAJER)

PEJABAT PEJABAT
PERENC PELAKSN
PB/J PB/J

ASMEN WAKIL
(PERENc) PENGGUNA
Pejabat Pelaks

-Pelaksana

11
 ORGANISASI PENYELENGGARA

Tugas Pokok :
1) Menentukan dan memastikan volume kebutuhan barang/jasa
2) Memastikan ketersediaan anggaran
3) Menetapkan dan/atau mengesahkan:
(1) Dokumen rencana pengadaan
(2) Dokumen Kualifikasi
(3) Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)
(4) Spesifikasi teknik atau Kerangka Acuan Kerja (KAK)
(5) Dokumen pelelangan/RKS
(6) HPS
(7) Pemenang Pelelangan pengadaan barang/jasa
4) Menyiapkan biaya-biaya kegiatan pengadaan barang/jasa
5) Menetapkan biaya penggandaan RKS yang dapat dikenakan kepada calon Penyedia
Barang/Jasa
6) Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
7) Menandatangani Perjanjian/Kontrak dan perubahannya (bila ada) sesuai dengan
ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN yang
berlaku.

12
 ORGANISASI PENYELENGGARA

Tugas Pokok :
8) Menunjuk Direksi pekerjaan dan/atau Pengawas pekerjaan
dan/atau Direksi teknis (jika diperlukan)

9) Melakukan pemeriksaan dan penerimaan hasil pelaksanaan

kontrak

10) Mempertanggungjawabkan segi administrasi, fisik, keuangan,

dan fungsional atas pengadaan yang dilaksanakan.

11) Dapat melimpahkan kewenangannya kepada Manajer Unit

Pelaksana untuk menjalankan fungsi Perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa di Unit Pelaksana

13
 ORGANISASI PENYELENGGARA

Khusus untuk proses pengadaan di Kantor Pusat pengesahan Dokumen

sebagaimana dimaksud pada angka 2.1.5.3 yang merupakan kewenangan Direksi
sebagai Pengguna Barang/Jasa dapat ditetapkan dan disahkan sebagai berikut:
a. Dokumen Rencana Pengadaan oleh Direksi/Direktur terkait.
b. Dokumen Kualifikasi oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang menangani
Perencanaan Pengadaan.
c. Daftar Penyedia Terseleksi oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang menangani
tentang penyusunan DPT.
d. Dokumen Pelelangan/RKS oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang membawahi
Pejabat Perencana Pengadaan dan Kepala Satuan/Kepala Divisi pada Direktorat
terkait.
e. Addendum Dokumen Pelelangan/RKS oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang
membawahi Pejabat Pelaksana Pengadaan dan Kepala Satuan/Kepala Divisi yang
membawahi Pejabat Perencana Pengadaan.
f. HPS oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang menangani Pelaksanaan Pengadaan
dan Kepala Satuan/Kepala Divisi pada Direktorat terkait.
g. Pemenang Penyedia Barang/Jasa oleh Direksi/Direktur/ Kepala Satuan/Kepala
Divisi berdasarkan batasan kewenangan.
14
 Tambahan penjelasan……

1.3.59 Pengguna Barang/Jasa adalah Direksi atau Pejabat struktural

satu tingkat di bawah Direksi, atau Pejabat struktural di bawah
GM yang diberi kuasa atau diberi pelimpahan wewenang
berdasarkan Peraturan yang berlaku, yang menggunakan
dan/atau menerima manfaat baik langsung maupun tidak
langsung dari barang/jasa yang dihasilkan dari proses
pengadaan barang/jasa.
2.1.5.8 Menandatangani Perjanjian/Kontrak dan perubahannya (bila
ada) sesuai dengan ketentuan Batasan Kewenangan
Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN yang berlaku.
2.1.5.11 Mempertanggungjawabkan segi administrasi, fisik, keuangan,
dan fungsional atas pengadaan yang dilaksanakan.
2.1.5.12 Dalam hal mendukung kelancaran operasional Unit Pelaksana,
Pengguna Barang/Jasa dapat melimpahkan kewenangan
kepada Manajer Unit Pelaksana untuk menjalankan fungsi
perencanaan Pengadaan Barang/Jasa di Unit Pelaksana.
15
 ORGANISASI PENYELENGGARA

Tugas Pokok :
1) Membantu Pengguna Barang/Jasa, melaksanakan Manajemen
Perjanjian/Kontrak, dan melakukan evaluasi dan penilaian kinerja
Penyedia Barang/Jasa
2) Bekerjasama dengan Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat
Pelaksana Pengadaan dalam menyediakan informasi dan data yang
diperlukan selama tahap perencanaan pengadaan, persiapan
pengadaan, pelaksanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa, dan
proses finalisasi Perjanjian/Kontrak
3) Membuat laporan kepada Pengguna Barang/Jasa

Wakil Pengguna dapat ditunjuk sebagai Direksi pekerjaan atau

Pengawas pekerjaan atau Manajer proyek
Wakil Pengguna bukan pejabat yang karena sifat pekerjaannya
menimbulkan benturan kepentingan, seperti Pejabat di bidang
pengawasan
16
 ORGANISASI PENYELENGGARA

Tugas Pokok :
1) Menyusun dan mengelola Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)
2) Menyusun dan mengelola dokumen rencana pengadaan
barang/jasa
3) Melaporkan hasil proses rencana pengadaan kepada atasaan
langsung untuk disampaikan kepada VFM Komite dan disahkan
oleh Pengguna
4) Menyusun Dokumen Pelelangan/RKS untuk diusulkan kepada
Pengguna untuk mendapatkan pengesahan (termasuk
adendum/amandemen)
5) Menyusun, mengelola dan memutakhirkan HPE
6) Bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa melakukan
evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa untuk pemutakhiran DPT
7) Membantu Wakil Pengguna dalam pelaksanaan manajemen
kontrak
17
 ORGANISASI PENYELENGGARA

1. Fungsi perencanaan pengadaan di Kantor Pusat/di Unit

Induk/Unit Penunjang adalah Pejabat Perencanaan Pengadaan
2. Fungsi Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat dilaksanakan
oleh Pejabat Struktural yang ditunjuk oleh Direksi, sedangkan di
Unit Induk ditunjuk oleh General Manager
3. Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab kepada
Atasan Langsung
4. Pejabat Perencana Pengadaan dalam melaksanakan tugasnya
dapat dibantu oleh pihak lain dari internal atau eksternal sesuai
keahliannya
5. Pejabat Perencana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi PB/J
6. Pejabat perencana bukan pejabat yang karena sifat
pekerjaannya menimbulkan benturan kepentingan, seperti
Pejabat di bidang pengawasan
18
 ORGANISASI PENYELENGGARA

2.3.8 Atasan Langsung Pejabat Perencana Pengadaan

wajib memastikan proses perencanaan pengadaan
dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku dan tersedianya dokumen terkait termasuk
melakukan koordinasi dengan Pengguna
Barang/Jasa, Value for Money Commiittee dan/atau
pejabat lainnya yang terkait dengan perencanaan
pengadaan

19
 ORGANISASI PENYELENGGARA

Tugas Pokok :

1. Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan yang akan

dilakukan
2. Menyusun jadwal pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
3. Menyusun HPS untuk diusulkan penetapannya kepada Pengguna
4. Melakukan proses pengumuman / undangan kepada calon
penyedia barang/jasa
5. Memastikan calon penyedia yang akan diundang tidak masuk
dalam black-list PLN
6. Menilai kualitas calon penyedia yang dalam hal pengadaan melalui
metode prakualifikasi atau pasca kualifikasi dalam pelelangan
terbuka (tidak memiliki DPT)
7. Memberikan penjelasan pengadaan (aanwiejzing)
8. ………….
20
 ORGANISASI PENYELENGGARA

Lanjutan …………

8. Melakukan negosiasi untuk pengadaan dengan metode

pelelangan terbatas, pelelangan terbuka dan/atau penunjukan
langsung
9. Melakukan klarifikasi calon penyedia baik yg di DPT maupun non-
DPT, jika ada data yg tidak jelas atau meragukan
10. Melakukan klarifikasi dan negosiasi untuk pengadaan barang/jasa
yang melalui metode pelelangan terbatas, pelelangan terbuka dan
penunjukan langsung.
11. Melaporkan hasil proses pengadaan kepada Atasan Langsung ,
untuk disampaikan kepada VFM Committee (jika memerlukan
rekomendasi dari VFM Committee)
12. Setelah mendapat rekomendasi dari VFM Committee,
mengusulkan calon pemenang kepada Pengguna Barang/Jasa
13. Mengumumkan pemenang pelelangan
14. ……………
21
 ORGANISASI PENYELENGGARA

Lanjutan ……….

14. Menjawab sanggah peserta (jika ada)

15. Menyiapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
(SPPBJ)
16. Melakukan Contract Discussion Agreement (CDA), bila
diperlukan
17. Menyiapkan Perjanjian/Kontrak
18. Mendokumentasikan proses Pengadaan Barang/Jasa
dengan tertib.

22
 ORGANISASI PENYELENGGARA

1. Fungsi pelaksanaan pengadaan di Kantor Pusat/di Unit Induk/Unit

Penunjang adalah Pejabat Pelaksanaan Pengadaan
2. Fungsi Pelaksanaan Pengadaan di Kantor Pusat dilaksanakan oleh Pejabat
Struktural yang ditunjuk oleh Direksi, sedangkan di Unit Induk ditunjuk oleh
General Manager
3. Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung jawab kepada Atasan Langsung
4. Pejabat Pelaksana Pengadaan dalam melaksanakan tugasnya dapat dibantu
oleh pihak lain dari internal atau eksternal sesuai keahliannya
5. Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi PB/J
6. Pejabat Pelaksanaa bukan pejabat yang karena sifat pekerjaannya
menimbulkan benturan kepentingan, seperti Pejabat di bidang pengawasan

2.4.7 Atasan Langsung Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib memastikan

proses pengadaan dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku dan tersedianya dokumen terkait termasuk melakukan
koordinasi dengan Pengguna Barang/Jasa, Value for Money
Committee dan/atau pejabat lainnya yang terkait dengan
pelaksanaan pengadaan. 23
 MENGANALISA LINGKUP PEKERJAAN
Mempelajari lingkup pekerjaan di dalam RKS dengan melakukan koordinasi
dengan pihak terkait.

 Wakil Pengguna
 User terkait
 Bidang Keunagan untuk memastikan proses penerbitan anggaran
Kegiatan  Pejabat Perencana Pengadaan terkait dengan RKS yg di buat.
Menganalisa
Lingkup Pekerjaan

Memastikan Kebutuhan Barang/Jasa apakah masih relevan atau ada

perubahan setelah RKS diterbitkan
 Volume
 Jangka Waktu Pelaksanaan
 Cara Pembayaran.
 Spesipikasi / TOR
 Gambar jika ada
 dll

24
 MENGANALISA TERHADAP KETENTUAN PENGADAAN
TERKAIT YANG TERTUANG DI DALAM RKS

a. Instuksi kepada Penyedia Barang/jasa

 Gambaran umum lingkup pekerjaan  Tatacara Penilaian
 Hal-hal yang dapat menggugurkan  Metode Evaluasi /Kreteria penilaian
 Metode Penaewaran /Kerangka (administrasi/keuangan/teknis)
Penyususnan penawaran  Jadwal pengadaan

b. Data-data pendukung
 KKO/KKF
 Kajian Resiko
Mempelajari  HPE
Ketentuan yang
ada didalam RKS
c. Surat Penawaran
d. Jenis Perjanjian Kontrak
 Unit Price  Turn Key
 Lump Sum  KHS
 Gabungan
e. Syarat Umum dan Syarat Khusus Kontrak
 Klausula 2 umum didalam Kontrak :
( tatacarapembayaran, asurasi , persilisahan pelaksanaan denda dll.
 Klausula 2 khusus didalam kontrak:
( pelaksanaan pekerjaan , penyerahan pekerjaan , pengiriman barang, periksaan barang dll,
f. Spesipikasi Tehnik / TOR dan gambar jika ada
g. Daftar kualitas / volume pekerjaan / BoQ
h. Memepelajari beberapa ketentuan peraturan perundang-unadang terkait
 UU Jasa Kontruksi
 UU Ketenaga Kerjaan
 UU Ketenagalistrikan 25
 Dll
 Memverivikasi DPT/Short List
Menyiapkan DPT untuk Pelelangan Terbatan/Penunjukan Langsung
 Memastikan sudah tersedia DPT

Memverifikasi DPT Mengkaji/memverifikasi DPT yang sduah ada

 Mengecek kembali terkait dokumen dokumen yang ada untuk DPT masih relevan dan valid
( terkait masa berlaku surat – surat perijinan yang ada )

 Mengecek apakah Penyedia Barang/Jasa yang ada di dalam DPT tidak terkena backlist atau
terkena masalah hokum lainya

Memastikan DPT valid dan dapat digunakan untuk proses Pelelangan

Terbatas atau Penunjukan Langsung.

26
 Menganalisa HPE sebagai Referensi HPS
a. Memastikan item dan volume HPE sama dengan yang ada di RAB/BoQ
 Mengecek item/volume yang ada di HPE harus sama dengan RAB/BoQ dalam RKS

b. Memastikan bahwa referensi harga DPT

Menganalisa HPE  Referensi harga daris sumber valide
untuk Referensi  Referensi harga terkini
HPS  Mengandung unsur faluta asing atau tidak (kurs terhadap rupiah )

c. Memastikan unsur-unsur apa saja didalam menyusun HPE

 Sudah memeperhitungkan ROK atau belum
 Sudah memperhitungkan PPN atau belum

d. Memastikan HPE tersebut bias atau tidak dijadikan referensi HPS

27
 Memastikan Anggaran Sudah Tersedia
a. Berkoordinasi dengan Bidang Perencanaan Korporat
 Mencari informasi apakah anggaran untuk pekerjaan tersebut sudah ada/sesuai di RKAP
dan berapa disburse yang terbit.

Memastikan
Ketersidaan
Anggaran

b. Berkoordinasi dengan User dan Bidang Keuangan.

 Mencari informasi apakah anggaran untuk pekerjaan tersebut sudah terbit SKK nya.

28
 Memastikan Data Pendukung
a. Mengecek semua dokumen pendukung :
 Spesipikasi Tehnik ( contoh Type Test , TPG dll)
 KKO/KKF dan Kajian resiko ( terutama untuk anggaran AI )
 Gambar ( Terutama untuk pekerjaan konstruksi )
 Lampiran Contoh-contoh format surat-surat
Memferifikasi
dokumen-
Untuk Proses Pelelangan Terbatas pasti sudah ada DPT yang valide
dokumen
Pendukung  Sudah dilakukan verifikasi

Jika data pendukung sudah lengkap atau masih ada

kekurangan dan perlu diberikan catatan dan selanjutnya
proses pengadaan segera dapat dimulai.

29
 ORGANISASI PENYELENGGARA

Tugas Pokok :
1. Sebelum Proses Pengadaan Barang/jasa
Melakukan review untuk memastikan bahwa strategi
Pengadaan Barang/Jasa yang disiapkan oleh Pejabat
Perencana Pengadaan telah memenuhi prinsip value for
money dan memberikan rekomendasi tindaklanjutnya.
2. Setelah Proses Pengadaan Barang/Jasa
Melakukan review untuk memastikan bahwa proses
pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang lakukan oleh
Pejabat Pelaksana Pengadaan telah memenuhi prinsip
value for money dan memberikan rekomendasi
tindaklanjutnya.

30
 ORGANISASI PENYELENGGARA

PRINSIP VFM adalah:

Pengadaan mengutamakan hasil terbaik untuk PLN dalam jangka

panjang, yang mempertimbangkan Total Cost of Ownership serta
memenui prinsip tepat : waktu, mutu, biaya, lokasi, sosial ekonomi
dan biaya.

Contoh TCoO
31
Fungsi Value for Money Committee dilaksanakan oleh:
1. Di Kantor Pusat
a. Komite Direksi untuk pengadaan yang memerlukan
persetujuan Direksi
b. Gabungan Kepala Divisi/Kepala Satuan terkait dengan
pengadaan barang/jasa sesuai tugas dan tanggung
jawabnya serta batasan kewenangan
2. Di Unit Induk/Unit Penunjang
Komite Manajer atau melalui Rapat Pimpinan
Dalam hal Pengguna Barang/Jasa melimpahkan
kewenangannya kepada Unit Pelaksana dibawahnya, fungsi
Value for Money Committee tetap di Kantor Induk.
Untuk menghindari terjadinya benturan kepentingan dalam
pengambilan keputusan, maka anggota Value for Money
Committee yang terkait langsung dengan proses Pengadaan
Barang/Jasa tidak mempunyai hak untuk memutuskan

32
 ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA

2.5.5 Proses Pengadaan Barang/Jasa yang harus

melalui review dan rekomendasi Value for
Money Committee adalah Pengadaan
Barang/Jasa yang masuk kategori kebutuhan
Critical/Bottleneck, Strategis dan Leverage
(tidak termasuk kategori kebutuhan Rutin)
sesuai Supply Positioning Matrix.

33
ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA

1. Tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat dilakukan oleh pihak ketiga

sebagai Procurement Agent yang ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa
2. Justifikasi penunjukan Procurement Agent, diajukan oleh Pengguna ke
VFM Committee
3. Pertimbangan justifikasinya adalah:
a) Mempunyai aspek metode pengadaan yang specific / baru yang tidak
diatur di dalam Edaran Direksi Nomor 0010.E/DIR/2014 dan pejabat
pelaksana pengadaan tidak memiliki keahlian untuk menanganinya;
atau
b) Adanya keterbatasan sumber daya internal PLN baik dari sisi jumlah
ataupun keahlian; atau
c) Memberikan keuntungan bagi PLN
4. Procurement agent dapat berbentuk badan usaha berbadan hukum,
lembaga pemerintah dan non-pemerintah atau lembaga pendidikan yang
memiliki keahlian dalam bidang procurement
5. Procurement Agent dipilih melalui metode pengadaan yang berlaku
6. Procurement Agent dapat memakai prosedur pengadaan internal mereka,
setelah mendapat persetujuan VFM Committee

34
35