Dokumen SPMI

Universitas Brawijaya
2017
][
LEMBAGA
PENGEMBANGAN PENDIDIKAN
PUSAT
DAN PENJAMINAN MUTU JAMINAN MUTU
 Dokumen SPMI
Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016

2
 Struktur dan Klasifikasi Dokumen SPMI
UKPA
No Jenis Dokumen Mutu UB UKPPA
Fak. Jur. Prodi Lab.
DOKUMEN INDUK
1 Visi, Misi dan Tujuan √ √ √ √ √ √
2 Statuta √ - - - - -
3 Organisasi dan Tata Kerja (OTK) √ - - - - -
4 Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) √ √ - - - -
5 Rencana Strategis (Renstra) √ √ √ √ √ √
6 Rencana Strategis Bisnis (RSB) √ - - - - -
7 Rencana Bisnis Anggaran (RBA) u/ BLU √ - - - - -
8 Rencana Kegiatan & Anggaran Tahunan (RKAT) √ - - - - -
9 Program Kerja √ √ √ √ √ √
10 Pedoman Pendidikan √ √ √ ** √** - -
11 Standar Mutu UB * √ - - - - -
12 Standar Pelayanan Minimum (SPM) Badan
√ - - - - -
Layanan Umum (BLU)
13 Standar Pelayanan √ - - - - -
14 Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) √ √ - - - -
DOKUMEN OPERASIONAL
15 Kebijakan SPMI * √ - - - - -
16 Manual Mutu - √ √ - - √
17 Standard Operating Procedure (SOP) * √ *** √ √ √ √ √
18 Formulir atau Borang * √ √ √ √ √ √
19 Dokumen pendukung * √ √ √ √ √ √
* Sesuai persyaratan dokumentasi SPMI (Permenristekdikti 62/2016)
** Bersifat opsional sesuai kebijakan fakultas
*** Manual SPMI (Dikti) di UB disebut SOP. Di tingkat univ. meliputi dua jenis SOP:
1. SOP untuk memenuhi Standar Mutu UB (mengikuti kaidah PPEPP)
3 2. SOP untuk menjalankan proses bisnis (mengikuti siklus PDCA)
 Konversi Dokumen SPMI UB
Versi Lama Versi Baru
Kebijakan Mutu UB
Kebijakan SPMI UB
Manual Mutu UB
Manual Mutu Manual Mutu
(UKPA & UKPPA) (UKPA & UKPPA)

Manual Prosedur Standard Operating Procedure

(MP) (SOP)
Borang-Borang Formulir
Dokumen Pendukung Dokumen Pendukung

4
 Kode Dokumen SPMI UB
• Kode Dokumen terdiri dari kode unit dan kode
dokumen.
• Dirumuskan berdasarkan Peraturan Rektor UB
Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
(kode unit) dan Skema Klasifikasi Arsip UB (kode
dokumen).
• Lihat daftar urutan Kode Dokumen.

5
 Standar Mutu UB
• Ditetapkan melalui Peraturan Universitas No. ...
Tahun 2017.
• Tujuannya adalah menjamin agar layanan Tri
Dharma Perguruan Tinggi yang diselenggarakan
di UB sesuai dengan kriteria minimal yang
ditetapkan.
• Sifatnya wajib dan mengikat untuk semua layanan
pendidikan, baik yang dilaksanakan di Unit Kerja
Pelaksana Akademik (UKPA) ataupun di Unit
Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA).
• Kedudukan dokumen Standar Mutu UB hanya ada
di tingkat universitas.

6
 Lingkup Standar Mutu UB
PENDIDIKAN PENELITIAN PKM KERJASAMA
1. Standar Kompetensi 1. Standar Arah 1. Standar Arah 1. Prinsip
Lulusan 2. Standar Isi 2. Standar Isi Kerjasama
2. Standar Isi 3. Standar Peneliti 3. Standar Peneliti 2. Pola Kerjasama
Pembelajaran 3. Kerjasama
4. Standar 4. Standar
(Kurikulum) Akademik
Pengelolaan Pengelolaan
3. Standar Proses
5. Standar Proses dan 5. Standar Proses dan 4. Kerjasama Non-
Pendidikan Akademik
Penilaian Penilaian
4. Standar Penilaian
6. Standar Pendanaan 6. Standar Pendanaan 5. Perjanjian
Pendidikan Kerjasama
dan Pembiayaan dan Pembiayaan
5. Standar Pendidik dan
7. Standar Sarana dan 7. Standar Sarana dan 6. Kerjasama
Tenaga Kependidikan dengan Institusi
Prasarana Prasarana
6. Standar Sarana dan di LN
8. Standar Keluaran 8. Standar Keluaran
Prasarana
9. Standar Capaian 9. Standar Capaian
7. Standar Pengelolaan
10.Standar Etika 10.Standar Etika
8. Standar Pembiayaan
11.Standar Sanksi 11.Standar Sanksi
7
 Kebijakan SPMI UB
• Merupakan dokumen persyaratan SPMI sesuai
Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016.
• Kebijakan SPMI UB merupakan gabungan dari
Kebijakan Mutu UB dan Manual Mutu UB, dengan
format mengikuti template Kebijakan SPMI (Dikti)
dan memenuhi persyaratan dokumen SMM ISO
9001:2008.
• Kedudukan dokumen Kebijakan SPMI UB hanya ada
di tingkat universitas.

8
 Manual Mutu
• Merupakan dokumen persyaratan SMM ISO 9001:2008.
• Kedudukan dokumen Manual Mutu ada di tingkat
fakultas, jurusan, dan UKPPA.
• Format Manual Mutu tetap seperti sebelumnya, yaitu
terdiri dari 8 bab, sesuai persyaratan SMM ISO
9001:2008.
• Manual Mutu harus mengacu kepada dokumen yang
kedudukannya lebih tinggi (mis. Renstra, Kebijakan
SPMI UB, OTK Fakultas, dll.)

9
 Standard Operating Procedure (SOP)
(untuk tingkat universitas)
• Merupakan konversi dari Manual Prosedur (MP).
• Format SOP mengadopsi template Manual SPMI (Dikti) dan
memenuhi persyaratan dokumen SMM ISO 9001:2008.
• Penyusunan prosedur mengikuti Template SOP di UB.
• Ada dua (2) macam SOP di tingkat universitas:
(1) Prosedur untuk memenuhi persyaratan dokumen SPMI
(Permenristekdikti 62/2016) dan merupakan adaptasi dari
Manual SPMI (Dikti) yang digunakan untuk menjelaskan
urutan kerja dalam mencapai Standar Mutu UB. Kaidah
penyusunan SOP ini adalah PPEPP.
(2) Prosedur untuk menjelaskan proses bisnis UB terkait tri
dharma perguruan tinggi. Kaidah penyusunan SOP ini
adalah PDCA.
10
 SOP untuk ‘PPEPP’ SM UB
Dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara,
langkah atau prosedur tentang bagaimana Standar Mutu UB:

a. Ditetapkan (P),
b. Dilaksanakan (P),
c. Dievaluasi (E) pelaksanaannya,
d. Dikendalikan (P) pelaksanaannya,
e. Ditingkatkan (P) mutunya secara berkelanjutan,

oleh semua pejabat struktural atau unit khusus,

mengimplementasikan secara sistemik dalam satu siklus utuh
pada semua aras dalam organisasi UB.

11
 Prosedur
Pelaksanaan

Prosedur
Prosedur
Penetapan
Evaluasi Pelaksanaan
Standar Mutu
UB

Prosedur
Prosedur Pengendalian
Peningkatan Pelaksanaan

12
 Pihak yang melakukan evaluasi
1. Audience dari setiap Standar Mutu UB
(self evaluation).
2. Pejabat struktural yang merupakan
Audience dari Standar Mutu UB dan
sebagai bagian dari tugas, wewenang,
dan tanggung jawab sesuai struktur
organisasi UB.
3. Auditor Internal.
4. Asesor Akreditasi.

13
 Standard Operating Procedure (SOP)
(untuk tingkat UKPA dan UKPPA)
• Merupakan konversi dari Manual Prosedur (MP)
untuk menjelaskan urutan kerja sesuai proses
bisnis.
• Format SOP mengadopsi template Manual SPMI
(Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen SMM
ISO 9001:2008.
• Penyusunan prosedur mengikuti Template SOP di
UB.
• Kaidah penyusunan SOP mengikuti siklus PDCA.

14
 Template SOP UB
1. Lembar Pengesahan
2. Lembar Identifikasi
3. Daftar Isi
4. Tujuan
5. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait
6. Standar Mutu yang Terkait
7. Istilah dan Definisi
8. Urutan Prosedur
9. Bagan Alir
10. Referensi
11. Lampiran

15
 Hal penting yang harus
diperhatikan
• Coding SOP
• Time frame setiap kegiatan
• Unit/bagian yang bertanggung jawab
untuk setiap kegiatan
• Pengesahan oleh top management

16
 Contoh Bagan Alir Berbasis Pelaku Prosedur
Mahasiswa menyerahkan Petugas plagiasi
Naskah dalam bentuk melakukan proses deteksi
softfile disertai surat plagiasi pada naskah
pengantar KPS, dan mengisi yang sudah diserahkan
Formulir yang disediakan (60 menit)

Hasil plagiasi akan

direkapitulasi per Bab, Sekretaris tim deteksi
dan bukti kalimat yang plagiasi memeriksa hasil
terplagiat akan diserahkan pelaksanaan deteksi
kembali ke Mahasiswa plagiasi (10 menit)
(15 menit)
Mahasiswa ≤ 5% deteksi
melakukan revisi >5% satu atau lebih bab terdeteksi plagiasi plagiasi

Mahasiswa Petugas menyerahkan

Direktur mengesahkan surat
menerima hasil Hasil rekapitulasi
keterangan bebas plagiasi (5
rekapitulasi Plagiasi kepada
menit)
mahasiswa

17
 Contoh Bagan Alir Berbasis Proses (Input – Output)
Mulai


- Format Cover
00009 02000 01
Mengusulkan dokumen baru atau - Format Lembar
Wakabid
dokumen revisi (1 hari)  Pengesahan
00009 02000 02


Mengkaji usulan/revisi dokumen
Sekretaris
(5 hari)

Daftar Dokumen
Ketua Mengesahkan dokumen (1 hari)  Internal
00009 02000 03


Daftar Distribusi
Mengendalikan dan menerbitkan Dokumen
Sekretaris dokumen (2 hari)  Terkendali
00009 02000 04


Wakabid Menggandakan dan mendistribusi-
Pelayanan kan dokumen (3 hari)
Umum

Menerima dokumen baru atau
Penerima mengganti dokumen lama dengan
Dokumen dokumen revisi (2 hari)

Wakabid Daftar Revisi
Memelihara dan mencatat
Pelayanan  Dokumen
perubahan/revisi dokumen (1 hari)
Umum 00009 02000 05


Selesai
18
 SEKIAN
DAN
TERIMA KASIH

19