MANAJEMEN SISTEM

INFORMASI
2 KONSEP DASAR
• Mengapa mempelajari sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) ?

• Salah satu komponen vital bagi suksesnya sebuah organisasi

• Membantu organisasi unutuk berkembang dan bersaing
• Meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi
• Memfasilitasi pengambilan keputusan manajerial dan kolaborasi kelompok kerja

• Terdapat alasan mengapa SI dan TI penting : Pengelolaan Modal untuk investasi TI

• Fondasi untuk melakukan Bisnis (e-business, e-commerce)

• Produktivitas meningkat karena penggunaan TI sebagai alat untuk inovasi.
• Kesempatan dan Keuntungan Strategik, dalam hal ini mengambil peluang pasar, membangun produk baru dan
menciptakan jasa baru yang sangat memerlukan investasi di TI.
• Memberikan peluang bisnis baru dan akan mendapat keuntungan strategik dari pesaing apabila dapat memberikan
perbedaan atau keunikan dibanding pesaingnya.
3 KERANGKA SI: BAGI PARA MANAJER

• Konsep Dasar Sistem Informasi

• Teknologi Sistem Informasi
• Aplikasi Sistem Informasi
• Pengembangan Sistem Informasi
• Manajemen Sistem Informasi
4 DATA VERSUS INFORMATION

• Data are raw facts about physical phenomena or business transactions (data adalah bukti
asli tentang bukti fisik atau transaksi bisnis)
• Information is data that has been converted into meaningful and useful context for end
users (Informasi adalah data yang telah di ubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi pengguna
akhir)
• Examples:
• Sales data is names, quantities, and dollar amounts
• Sales information is amount of sales by product type, sales territory, or salesperson
 I
N
5 F
O
R
M
A
T
I
O
N
DImensi Waktu DImensi Isi DImensi Bentuk
Q - Ketepatan waktu - Keakuratan - Kejelasan
U - Kekinian - Relevansi - Rinci
A - Frekuensi - Kelengkapan - Urutan
L - Periode waktu - Keringkasan - Presentasi
I - Cakupan - Media
T - Kinerja
Y
 WHAT IS A SYSTEM?
6

• A set of interrelated components

• With a clearly defined boundary
• Working together
• To achieve a common set of objectives
7 BASIC FUNCTIONS OF A SYSTEM

• Input
• Capturing and assembling elements that enter the system to be processed

• Processing
• Transformation process that converts input into output

• Output
• Transferring transformed elements to their ultimate destination
8 CYBERNETIC SYSTEM

• All systems have input, processing, and output

• A cybernetic system, a self-monitoring, self-regulating system, adds feedback and
control:
• Feedback is data about the performance of a system
• Control involves monitoring and evaluating feedback to determine whether a system is
moving toward the achievement of its goal
9 A CYBERNETIC SYSTEM
 A BUSINESS AS A SYSTEM
10
 OTHER SYSTEM CHARACTERISTICS
11

• If a system is one of the components of a larger system, it is a

subsystem
• The larger system is an environment
• Several systems may share the same environment
• Some may be connected via a shared boundary, or interface
• Types of systems…
• Open
• Adaptive
12 WHAT IS AN INFORMATION SYSTEM?

• An organized combination of…

• People
• Hardware and software
• Communication networks
• Data resources
• Policies and procedures

• This system…
• Stores, retrieves, transforms, and disseminates information in an organization
13 INFORMATION TECHNOLOGIES

• Information Systems
• All the components and resources necessary to deliver information and functions to the
organization
• Could be paper based

• Information Technologies
• Hardware, software, networking, data management

• Our focus will be on computer-based information systems (CBIS)

 COMPONENTS OF AN IS
14
15 COMPONENTS OF AN INFORMATION SYSTEM
16 INFORMATION SYSTEM RESOURCES

• People Resources
• Specialists
• End users
• Hardware Resources
• Machines
• Media
• Software Resources
• Programs
• Procedures
17
INFORMATION SYSTEM RESOURCES

• Data Resources
• Product descriptions, customer records, employee files, inventory databases

• Network Resources
• Communications media, communications processors, network access and
control software

• Information Resources
• Management reports and business documents using text and graphics displays,
audio responses, and paper forms
18 IS ACTIVITIES

• Input of data resources

• Data entry activities
• Processing of data into information
• Calculations, comparisons, sorting, and so on
• Output of information products
• Messages, reports, forms, graphic images
• Storage of data resources
• Data elements and databases
• Control of system performance
• Monitoring and evaluating feedback
 MATRIK KOMPONEN SISTEM INFORMASI
19
• Baris -> Aktivitas SI: Input, Pemrosesan, Output, Penyimpanan, Control
• Kolom
• Sumberdaya Hardware
• Mesin
• Media
• Sumberdaya Network
• Sumberdaya Software
• Program
• Prosedur
• SDM
• Specialist
• Pengguna
• Sumberdaya Data
• Produk Informasi
 MATRIK KOMPONEN SISTEM INFORMASI
20
Kegiatan Sistem Produk
Hardware Network Software SDM Data
Informasi Informasi

Pemasukan Data

Pemrosesan

Penyimpanan

Keluaran

Kendali
 RECOGNIZING INFORMATION SYSTEMS
21

• Business professionals should be able to look

at an information system and identify…
• The people, hardware, software, data, and
network resources they use
• The type of information products they
produce
• The way they perform input, processing,
output, storage, and control activities
 WHAT SHOULD BUSINESS PROFESSIONALS
KNOW?
22
 FUNDAMENTAL ROLES OF IS IN BUSINESS
23
24 TRENDS IN INFORMATION SYSTEMS
 SI dan Masyarakat
• Masyarakat Informasi, Knowledge workers
25 • Informasi sebagai komoditi berharga
• Bagaimana mengelola SDI yang dimiliki bagi keuntungan seluruh anggota
masyarakat

SI DAN ORGANISASI
• Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis,
struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi
khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, M. , M. Lyne Markus and
Cynthia M.B., 1995)
• Fungsi Sistem informasi setidaknya mencakup:
• Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance,
manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusia
• Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas
dan moral SDM, pemberian layanan prima pada kustomer dan kepuasan kustomer
• Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan
keputusan yang efektif
• Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif,
sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan
global
• Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis,
sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima
• Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi jutaan pria dan
wanita.
26 SI DAN ORGANISASI
Alasan Kesuksesan Alasan Kegagalan
• Keterlibatan end user
• Dukungan manajemen
eksekutif
• Kejelasan pernyataan
kebutuhan
• Perencanaan yang matang
dan tepat
• Harapan yang realistik
• Kurangnya input dari end
user
• Tidak lengkapnya
pernyataan kebutuhan dan
spesifikasi
• Pernyataan kebutuhan dan
spesifikasi yang senantiasa
berubah-ubah
• Kurangnya dukungan
eksekutif
• Inkompetensi secara
teknologi
27 TYPES OF INFORMATION SYSTEMS

• Operations Support Systems

• Efficiently process business transactions
• Control industrial processes
• Support communication and collaboration
• Update corporate databases

• Management Support Systems

• Provide information as reports and displays
• Give direct computer support to managers during decision-making
28 PURPOSES OF INFORMATION SYSTEMS
 PERUSAHAAN DAN LINGKUNGANNYA
29

• Sistem fisik perusahaan adalah suatu sistem terbuka yang

didalamnya menghubungkan dengan lingkungannya
• Perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungan mereka,
penjelmaan sumber daya ini ke dalam produk dan jasa, dan
mengembalikan sumber daya yang diubah kepada lingkungan
• Gambar 2.1 menunjukkan arus sumber daya dari lingkungan,
melalui perusahaan, dan kembali kepada lingkungan
• Alur sumber daya phisik pada dasarnya dan alur sumber daya
konseptual ada di puncak
30
SISTEM UMUM MODEL DARI PERUSAHAAN

• Gambar 2.1 memperlihatkan tiga arus:

• Arus sumber daya fisik: manusia, material, mesin dan uang
• Arus sumber daya konseptual: Panah pada gambar diatas menunjukkan
data, informasi dan keputusan-berhubungan dengan informasi. Di sisi kanan,
dua arah arus data dan informasi yang menghubungkan perusahaan dengan
lingkungannya.
• Mekanisme Pengendalian Perusahaan: Sebuah elemen yang
memungkinkan perusahaan mengoperasikan sisitem lingkaran tertutup yang
diperlihatkan pada bagan diatas.

31
Elemen-elemen Lingkungan berada di luar sistem perusahaan dan memiliki
pengaruh langsung maupun tidak langsung pada perusahaan
 ARUS SUMBER DAYA
LINGKUNGAN

• Perusahaan terhubung dengan elemen lingkungannya melalui arus

sumber daya, diantaranya:
• Arus informasi dari pelanggan;
• Arus material ke pelanggan;
• Arus uang ke pemilik saham;
• Arus mesin dari penyedia (suppliers);
• Asrus manusia dari penyedia; dan
• Komunitas global dan persatuan tenaga kerja
• Arus dengan frekuensi sedikit diantaranya :arus uang dari pemerintah ,
arus material dari supplier, dan arus manusia untuk berkompetisi.
 KENUNTUNGAN KOMPETITIF
34

• Pada IS, Keuntungan Kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mempengaruhi pangsa pasar
• Buruh beragumentasi bahwa perusahaan menerima keuntungan kompetitif dengan melakukan salah satu
kegiatan dibawah ini :
• Pruduksi dan pelayanan dengan harga murah,
• Produksi dan pelayanan berkualitas tinggi, atau
• Mempertemukan kebutuhan khusus dari segemnatsi pasar tertentu
• Titik terpenting adalah manajemen perusahan menggunakan sumber daya fisik dan konseptual untuk
mempertemukan strategi yang objektif bagi perusahaan
 RANTAI NILAI TENAGA KERJA
35

• Argumentasi tenaga kerja bahwa peluang perusahaan untuk

menciptakan keunggulan kompetitif terdapat pada langkah berbeda di
rantai nilai (Gambar 2.3)
• Margin adalah nilai penurunan biaya produksi dan jasa perusahaan ,
seperti yang dirasakan konsemen perusahaan tersebut.
• Rantai Nilai dibuat dari aktifitas primer dan pendukung yang
berkontribusi pada nilai margin perusahaan . Peningkatan nilai marginal
merupakan model rantai objektif.
• Perusahaan dapat menciptakan nilai dengan menampilkan aktifitas,
dimana tenaga kerja menyebutnya sebagai Nilai Aktifitas.
36
 Pengelolaan keuangan, Pengelolaan kemahasiswaan
37

Com
Aktivitas Pendukung
Pengelolaan Sumber Daya Manusia

pet
itive
Unit pelayanan teknis, Pengelolaan perpustakaan

dvaA
Pengabdian Kepada Masyarakat

nta
ge
Biro umum

Penerimaan Penyelenggaraan Pelepasan Alumni dan Pusat

Co
Mahasiswa Pendidikan Mahasiswa Karir

m p
Baru

et itive
Adv
ant age
Aktivitas utama
 PENGEMBANGAN RUANG
38
LINGKUP RANTAI NILAI (GAMBAR 2.4)

• Keuntungan tambahan dapat dicapai dengan menghubungkan rantai

nilai perusahaan pada oganisasi-organisasi lain dalam inter-
organizational system (IOS)
• Partisipasi perusahaan (partner bisnis) bekerja sebagai unit
terkoordinasi, menciptakan sinergi yang tidak dapat dicapai dengan
bekerja sendir-sendiri
• Istilah tenaga kerja adalah Sistem Nilai (value system)
39
 DIMENSI KEUNGGULAN
40
KOMPETITIF

1. Keunggulan Strategis: perencanaan digunakan untuk pencapaian

keuntungan
2. Keunggulan Takstis: Metode untuk menyempurnakan strategi
dalam cara yang lebih baik dibandingkan pesaing.
3. Keunggulan Operasional : transaksi dan proses harian yang
memeberi keuntungan
Sistem Informasi dipertajam dengan memiliki kesempatan terbaik dari
ketiganya untuk meningkatkan tampilan perusahaan secara
mendasar
 DIMENSI KEUNGGULAN KOMPETITIF (CONT.)
41

• Keunggulan kompetitif dapat

diciptakan pada ketiga level
piramida fungsional perusahaan :
• Keunggulan Stategis: Keuntungan
dicapai melalui seleksi arah strategi
mendasar dan tujuan perusahaan
• Keunggulan Taktis: metode untuk
menyempurnakan strategi dalam
cara yang lebih baik dari pesaing
• Kenggulan Operasional:
transaksi dan proses harian yang
memberi keuntungan
 TANTANGAN PERSAINGAN
42
GLOBAL

• Pemain besar pada pangsa psar global saat ini merupakan perusahaan
multinasional (multinational corporations/MNCs)
• Proses informasi dan komunikasi – berdasar koordinasi sangat penting
untuk sebuah MNC dikarenakan skala dan penyebaran aktivitas bisnis
mereka.
• Koordinasi, khususnya,telah menjadi kunci pencapaian keunggulan
kompetitif dalam pasar global,
43
MANAJEMEN INFORMASI

• Sumber daya informasi perusahaan terdiri atas :

• Perangkat keras komputer
• Perangkat lunak komputer
• Spesialis informasi
• Pemakai
• Fasilitas
• Basis data
• Informasi

• Pencapaian keunggulan kompetitif melalui penggunaan informasi

menuntun manajemen yang efektif pada sumber daya ini, dikenal sebagai
manajemen informasi.
 44

DIMENSI INFORMASI
• Informasi dipandang memiliki 4 dasar dimensi yang berkontribusi terhadap nilai informasi:
• Keterkaitan (Relevancy): informasi berkaitan ketika ia bersinggungan dengan permasalahan
yang ada
• Keakuratan (Accuracy): informasi memiliki nilai ketika ia memiliki keakuratan
• Tepat Waktu (Timeliness): Informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum
situasi krisis berkembang atau kehilangan peluang
• Lengkap (Completeness): informasi harus tersedia untuk menghadirkan gambaran lengkap
masalah atau solusi
 PERUBAHAN ALAMIAH
45
MANAJEMEN INFORMASI

• Tugas manajemen informasi menghadapi permasalahan baru sebagai teknologi baru yang dapat
membuat proses sistem transaksi gaya lama tidak terpakai lagi
• Pengaturan “legacy systems” merupakan salah satu masalah , contohnya mengubah informasi
berjalan pada hardware baru
• Penggunaan data multimedia berarti bahwa manajemen citra saat ini sebagai tugas kedua yang
penting untuk manajer informasi.
• Pengetahuan Manajemen adalah tugas ketiga, permintaan terhadap sistem manajemen basis
data yang mudah digunakan dan paket software guna analisa data
 PERENCANAAN STRATEGIS
46
SUMBER DAYA INFORMASI

• Chief information officer (CIO) memberikan arah strategis bagi

sumber daya informasi; dan
• CIO juga mengkoordinasikan departemen usaha strategi IS dengan
strategi perencanaan bisnis perusahaan keseluruhan
• Sebagai perencanaan strategis pada area bisnis khusus juga
dikembangkan, sumber daya informasi perusahaan harus juga
berkoordinasi dengan usaha ini (lihat gambar 2.6)
47
 STRATEGIC PLANNING FOR
48 INFORMATION RESOURCES (SPIR)

• SPIR merupakan pengembangan bersama dari perencana

strategis untuk kedua perusahaan dan jasa informasinya
• Mengembangkan dua rencana bersama-sama berarti bahwa
rencana perusahaan akan mencerminkan pemberian dukungan
pada jasa informasi dan rencana jasa informasi akan
mencerminkan tuntutan masa datang bagi sistem pendukung.
Gambar 2.7 ilustrasi cara kedua proses perencanaan saling
mempengaruhi satu sama lain
49
 50
INTI MUATAN STRATEGIS

• Gambar 2.8 memperlihatkan kerangaka dasar untuk perencana

startegis bagi manajemen sumber daya informasi
• Dua topik inti yang harus ada di setiap perencana strategis bagi
sumber daya informasi adalah :
1. Obyektifitas menjadi pencapaian setiap kategori sistem informasi selama periode waktu tertentu
dengan perencanaan
2. Sumber daya informasi perlu menemukan obyektifitas tersebut.
51
 CONTOH PERENCANAAN STRATEGIS
52
SUMBER DAYA INFORMASI

Gambar 2.9 merupakan contoh laporan SPIR. is an example of an SPIR

report. Ia termasuk pada aspek-aspek dibawah ini :
• Ringkasan eksekutif, menguraikan tujuan unit jasa informasi perusahaan;
• Penentuan ruang lingkup jasa IT dalam tiga unit organisasi; dan
• Ringkasan rencana kerja bagi implementasi sistem memungkinkan
perusahaan menemukan tujuan jasa informasinya
 STRATEGI BISNIS GLOBAL
53

• Bartlett dan Ghoshal mengidentifikasi 4 cara utama strategis dimana MNCs dapat menggunakan
informasi untuk mengkordinasi kegiatan induk perusahaan dengan cabangnya (lihat gambar. 2.10-13):

1. Strategi Desentralisasi Pengendali

2. Strategi Pemusatan Pengendali
3. Strategi Pemusatan Keahlian
4. Strategi Pemusatan Pengendali dan Pendistribusian Keahlian
54
55
56
57