Pengarsipan

Pend. AP Reguler 2010

Nama Kelompok:
• Amelia
• Nurul Fadillah
• Nicki Tri Hadianti
• Hendra Purnama
• Hasanah Andara
Penggolongan Arsip

ARSIP
AKTIF

ARSIP
DINAMIS

ARSIP ARSIP
INAKTIF

ARSIP
STATIS
Ruang Lingkup Kegiatan Kearsipan
Penciptaan

Penyimpanan

Penemuan

Penyelamatan

Penyusutan

Pemusnahan
 Penanganan Surat Masuk
Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali
 Contoh Form Buku Agenda
M/K Isi Ringkas Ket
Agenda Surat Pengirim Diteruskan

No Tanggal No Tanggal Kepada Ke

 Kartu Kendali
• Berupa lembar kertas
yang berisi data surat
sebagai “pengganti buku
agenda” dan buku KARTU KENDALI

ekspedisi.
• Untuk mengendalikan
surat-surat penting
• Mempermudah
penemuan surat dan
informasi singkatnya bila
diperlukan karena
disusun dalam kotak
secara sistematis.
 Format Kartu Kendali

Tgl : 26 Sept 2006 KODE

INDEKS : CC-01
No : M/K R / SR / B
Penawaran Pemasangan CCTV
ISI RINGKAS
:
LAMPIRAN :

DARI PT. GOLD VISION KEPADA COMMUNICATION MANAGER

TANGGAL 24 SEPT 2006 NO. SURAT B/GVIS/206/IX/2006

PENGOLAH : Widyatmoko PARAF

CATATAN : Diteruskan ke Com Manager tanggal 27 Sept 2006

Contoh Agenda Surat Elektronik
Pengurusan Surat
Masuk
Proses Penanganan Surat Masuk
Penyortiran

Pencatatan
Penggandaan

Pendisposisian

Penyimpanan
 Proses Pengurusan Surat Masuk Penting
Unit Kearsipan Unit Pengolah
Penerima Pencatat Surat Pengarah Penata
Surat Surat Arsip

Surat Surat
Penting
I I Penting II
II III
II
III III

II
II
 Unit Kearsipan
Unit Pengolah Pencatat Pengarah Penata Arsip Ekspedisi
Surat Surat

Surat Surat
Asli Asli T

I I
I
II II
III

T
II

II II

III DITELITI DISIMPAN

DISIMPAN
Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa ( Rutin )

Penerim Pencata Pengara Penata Tata Pimpina Pelaksan

a t h Arsip Usaha n a
Pengolah Pengola Pengolah
h
1 1 1 1,2
2 2 2

Lembar
Disposisi
1,2

Lembar
Pengantar

Simpan

Surat
Pengelolaan Surat
Keluar
 Bagan Pengurusan Surat Keluar

Pengirim Pencata Pengara Penata Tata Pimpina Pelaksan

t h Arsip Usaha n a
Pengolah Pengola Pengolah
h Hasil Pengolahan
Disposisi Surat

Konsep Diteliti Pengonsepan Surat

Diketik Surat Ditandatangani

Dikirim Diisi Kode

Ket.Lembar
Disposisi

Surat
Pertinggal

Asli & Kartu Kendali

Tembusan
1 2
3
Prosedur Pembuatan Surat Keluar

Pembuatan Persetujuan Mengagendakan Pengetikan

Konsep Konsep Surat Konsep

Pemeriksaan Penandatangan Pemberian Cap

Melipat Surat
Konsep Surat Dinas

Penyampulan Penyimpanan
Pengiriman Surat
Surat Surat
Bagan Alur Kerja
Agenda Surat
Keluar
 Konsep Surat
• Dari segi pembuatannya, konsep surat
dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu:

Sentralisasi Desentralisasi
 Pendiktean Sistem Konsep Surat
• Pendiktean Langsung
• Pendiktean Tidak Langsung
 Pengagendaan Surat Keluar
• nomor : 001 / KP / VII / 2006. Artinya :
001: Nomor urut yang diambil dari buku
agenda
KP : Masalah Kepegawaian (bersumber dari
indeks yang dipakai )
VII : Bulan surat dibuat
2006 : Tahun Surat dibuat
 Pemeriksaan ketikan surat
Dilakukan oleh:
1. Juru ketik
2. Konseptor
3. Penanggung Jawab Surat
4. Agendaris
Cara Melipat Surat

Lipatan Tunggal Lipatan Ganda

Lipatan Baku
Lipatan Baku
Rendah

Lipatan Akordion
Lipatan Akordion
Rendah

Lipatan Model Lipatan Model

Perancis Baron
 Penyampulan Surat
• Pada sampul surat harus dilengkapi :
a. Alamat pengirim bila tidak memakai kop
surat.
b. Nomor surat diketik di kiri atas di bawah
kop surat.
c. Cap dinas diterapkan pada amplop
dibawah nomor.
d. Stempel bebas bea atau perangko
secukupnya.
 Pengiriman Surat
• Pengiriman surat dapat dilakukan dengan:
a. Pengiriman langsung
b. Melalui pos
Sistem Penataan
Arsip
 Kearsipan Sistem Perihal
Lamaran
Formasi

KEPEGAWAIAN Kredit
Tunjangan
Kenaikan Gaji

KEUANGAN
Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

No Masalah/Subyek Kode

1. Hubungan Masyarakat HM

2. Kepegawaian KP

3. Keuangan KU

4. Perlengkapan LK
Kod Masalah Masalah Sub Masalah
e Utama
KP Kepegawaian 1.Penerimaan 1.Formasi
2.Surat lamaran
3.Test
4.Pengangkatan

2.Izin/Cuti 1.Sakit
2.Melahirkan
3.Keperluan
4.Melaksanakan ibadah

KU Keuangan 1.Upah dan Gaji 1.Upah karyawan tidak tetap

2.Gaji
3.Lembur

2.Utang 1.Penerimaan utang

2.Penagihan utang
3.Penundaan utang
4.Pembayaran utang
3.Piutang 1.Penambahan piutang
2.Penagihan piutang
3.Penundaan piutang
4.Pembayaran piutang
 Daftar Indeks Sistim Perihal
Pembagian Utama Pembagian Pembantu Pembagian
Lanjutan
1. Keuangan 1.1. Kenaikan Gaji 1.1.1. Berkala
1.2. Tunjangan 1.1.2. Kenaikan Pangkat
1.3. Kredit
1.4. Honorarium
2. Kepegawaian 2.1. Formasi
2.2. lamaran
2.3. Kenaikan Pangkat
2.4. Mutasi
2.5. Cuti 2.5.1. Cuti Tahunan
2.5.2. Cuti Besar
2.5.3. Cuti Hamil
3. Peralatan 3.1. Alat Tulis
3.2. Mesin Kantor
4. Dsb