Materi Kuliah

Manajemen Logistik Kesehatan

Dosen Pengampu:
Nur Bayti Ikhsanita, SKM., M.Kes

PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
 Persediaan adalah sumber daya organisasi
untuk proses operasional organisasi.
 Persediaan adalah asset organisasi, karena
mempunyai nilai finansial, baik sebelum
ataupun pada saat digunakan, sehingga
mempengaruhi biaya operasional.
 Perlunya Manajemen Persediaan / logistik
untuk menjamin mutu persediaan.
 Tdpt perbedaan kepentingan dlm mengelola
persediaan:
 Bagian produksi / pemasaran ingin selalu tersedia
stok persediaan dlm jmlh yg cukup/ besar.
 Bagian pembelian ingin beli dlm jmlh besar supaya
dapat diskon/potongan, shg lebih murah
 Bagian keuangan ingin persediaan yg seminim
mungkin, karena terkait dgn biaya pengadaan atau
penyimpanan.
 Manajemen diperlukan utk menjamin
persediaan yg tepat saat dibutuhkan dlm
kuantitas & waktu dgn biaya yg rendah
 Untuk menyelesaikan kontradiksi 4 sasaran
utama yaitu :
1. Memaksimalkan pelayanan kepada pelanggan
2. Memaksimalkan efisiensi pembelian dan
produksi
3. Meminimalkan nilai investasi sediaan
4. Memaksimalkan profit
 PERENCANAAN
PEMENUHAN
PENGHAPUSAN KEBUTUHAN
BUDGETING

PENGENDALIAN

PEMELIHARAAN PENGADAAN

PENYIMPANAN &
PENYALURAN
 EQUIPMENT
- Expendable : Habis pakai
- Non Expendable : Tidak habis pakai /
kapital

 DRUGS
Manajemen obat dibutuhkan supaya obat
digunakan dengan tepat, menghindari obat yang
terbuang dan dapat memenuhi kebutuhan pasien.

 RECORDING & Reporting adalah aktivitas yang

sangat vital bagi organisasi Yankes
 Biaya penyimpanan
 Biaya pemesanan

 Biaya penyiapan

 Biaya stok out/ kehabisan stok.

 BIAYA PENYIMPANAN (HOLDING COST / CARRYING
COST)
biaya untuk memiliki & menyimpan persediaan
selama periode ttt.
berhub. Positif dg jml persediaan & wkt simpan.
Terdiri atas : biaya fasilitas penyimpanan; modal;
keusangan; asuransi; pajak; gudang; pencurian,
dll
Dapat dinyatakan dlm 2 cara yakni : yg paling
sering (dlm rupiah per unit persediaan per
periode wkt), atau dalam persentase tertentu dari
nilai persediaan (10-40%)
 BIAYA PEMESANAN/PEMBELIAN (ORDER COST /
PROCUREMENT COST)
- Biaya yg berhubungan dgn penambahan
persediaan
- biaya tiap kali pesan & tdk terkait volume
pesanan
- berhubungan positif dgn frekuensi persediaan
- cth : biaya pengiriman, pesanan beli, inspeksi
penerimaan dan pencatatan
- berhubungan terbalik dgn carrying cost
- Meliputi : biaya ekspedisi; upah; telpon; surat;
pengepakan; inspeksi; pengiriman gudang, dll
 BIAYA PENYIAPAN (MANUFACTURING / SET
UP COST)
Meliputi : biaya mesin nganggur; persiapan
naker langsung; scheduling; ekspedisi, dll
 BIAYA KEHABISAN BAHAN (STOCK-OUT/
SHORTAGE COST)
Meliputi : kehilangan penjualan;
pelanggan; pemesanan khusus; ekspedisi;
selisih harga; terganggunya operasi, dll
 Stock Out costs
- kerugian akibat demand tidak terpenuhi
pada
perioda tertentu karena kekosongan
persediaan
- ketidakpuasan konsumen, tdk jadi dapat
keuntungan
- berhubungan terbalik dgn carrying cost
 menjawab 2 hal penting :
 Berapa banyak harus dipesan
 Kapan (berapa kali) memesan
agar biaya persediaan dapat
diminimumkan
A. MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY

1. Dalam Unit :
U : penggunaan per-th dlm unit
EOQ =  2US S : biaya pemesanan/penyiapan
IC I : biaya penyimpanan sediaan
C : biaya produksi per-unit

2. Dalam rupiah :

EOQ = 2AS A :penggunaan per-th dlm rupiah

I
ASUMSI :
 Permintaan konstan, seragam dan diketahui

 Harga per unit konstan

 Biaya penyimpanan pertahun (H) konstan

 Biaya pemesanan per pesanan (S) konstan

 Waktu antara pesanan dilakukan dan barang

diterima (lead time =L) konstan
 Tak terjadi kekurangan barang (stockout)
D = permintaan yang perkirakan per periode
S = biaya pemesanan per pesenan
H = biaya penyimpanan per unit per th

Biaya total ( TC= HQ/2+ S D/Q )

Biaya penyimpanan (HQ/2)

Biaya pemesanan (S D/Q)

EOQ Kuantitas (Q)

Tingkat persediaan
(dalam unit) = Q
Pesanan diterima

Economic
Order
Pesanan d Quantity
dilakukan

ROP ROP = dL
R
Safety stock

L L Waktu
Lead time
 Jenis barang logistik pelayanan kesehatan sangat
beragam dan jumlahnya cukup banyak (misal obat,
reagen, bhp, alkes)  pertanyaannya :
1) Apakah setiap barang perlu pengawasan dan
pengendalian secara ketat?
2) Bagaimanakah pengawasan dan pengendaliannya pada
harga (biaya) terendah?
3) Bagaimana mengklasifikasikannya?
 Analisis pengendalian persediaan pada harga
terendah dengan biaya pengawasan terkecil
berdasarkan fungsi dan jumlah setiap jenis
barang persediaan dengan mengklasifikan
menjadi kelompok A, B dan C mengikuti
hukum PARETO
Klasifikasi barang persediaan :
 A : jumlah barang 15-20% dengan nilai rp. 50-60%
dari investasi tahunan
 B : jumlah barang 30-40% dengan nilai rp. 30-40%
dari investasi tahunan
 C : jumlah barang 40-100% dengan nilai rp. 10-20%
dari investasi tahunan
 Kelas A Kelas B Kelas C
Pengendalian Ketat Moderat Longgar
Laporan Ketat dan rinci Ketat dan rinci Biasa
Penyimpanan Rapat Baik Biasa
Monitoring Terus menerus Kekurangan Sedikit
persediaan dilakukan
Persediaan Takada atau Moderat (2-3 2-6 bulan
sedikit bulan)
Pengecekan Ketat Dasar pada Tak perlu atau
perubahan sedikit
kebutuhan dilakukan
 FIRST IN FIRST OUT
Nilai barang disesuaikan dengan harga terdahulu
masuk, persediaan akhir menurut harga terakhir.
 LAST IN FIRST OUT
Nilai barang dihitung berdasar harga barang
terakhir
 RATA-RATA TERTIMBANG (Weighted Average
Method)
Nilai persediaan barang didasarkan pada harga
rata-rata barang yg dibeli dalam periode tertentu.
 Penentuan kebutuhan persediaan obat dapat
dilakukan dengan 2 metode :
 Metode konsumsi
kebutuhan dihitung berdasar kebutuhan tahun
lalu, stok yang ada, kecenderungan kebutuhan
yad.
 Metode Epidemiologi
kebutuhan dihitung berdasar jumlah
kunjungan per kasus, frekuensi penyakit.
 Salah satu metode kuantitatif yang bermanfaat
untuk menentukan kebutuhan di waktu yad.
 metode forecasting/peramalan
 Metode forecasting bermanfaat untuk
memprediksi kejadian/kebutuhan yad dengan
menggunakan gambaran keadaan di masa lalu.
 Metode ini dapat digunakan dalam
perencanaan obat dengan menentukan
kebutuhan obat di waktu yad.
 Batasan waktu (Time Frame)
 Jangka pendek, jangka menengah,
jangka panjang
 Perilaku permintaan (Demand Behavior)
 Kecenderungan (Trends), siklus
(cycles), musiman (seasonal patterns)
dan random
 Jangka pendek ke jangka menengah
 Data harian, mingguan, bulanan
 Sampai 2 tahun ke depan
 Supply, Pembelian, Produksi,
Budgeting, Scheduling
 Jangka panjang
 Perencanaan strategis
 Hitung kebutuhan fasilitas
pelayanan
 Perencanaan 2 tahun ke depan
 Kecenderungan (Trend)
 Suatu gerakan yang menunjukkan arah
gerakan secara umum (kecenderungan
naik atau turun)
 Siklus (Cycle)
 Gerakan/variasi jangka panjang disekitar
garis trend
 Musiman (Seasonal pattern)
 Fluktuasi permintaan secara periodik akan
berulang pada suatu waktu tertentu
 Fluktuasi bebas tidak tergantung pola
 Metode Peramalan
 Runtun waktu (Time series)
 Regresi atau model kausal
 Metode Kualitatif (Qualitative methods)
 Keputusan manajemen, pakar, pendapat
manajemen, penjualan, pemasaran, teknik
 Metode Delphi (Delphi method)
 Metode peramalan yg didasarkan pada
pendapat, opini, analisis para pakar
 Cth : prediksi para pakar di media massa pd
akhir thn
 Metode Runtun waktu
(Time Series methode)
 Metode statistik menggunakan data historis
 Peramalan naif (Naïve forecast)
 Metode rata-rata bergerak
(Moving average)
 Penghalusan Ekponensial
(Exponential smoothing)
 Garis trend Linier
 Pola data yang akan datang diasumsikan
dari pola data yang lalu
 Teknik peramalan yg paling sederhana
 didasarkan pada data aktual periode
yang sama sebelumnya
 contoh : jumlah kebutuhan obat X di
bulan Oktober 2009 adalah 100 unit
maka jumlah kebutuhan obat X di
Oktober tahun 2010 juga 100 unit
 Kelemahannya : tingkat keakuratan data
hasil peramalan
 Rata-rata beberapa n
 Ai
periode data i=1
Ft = MAn=
 Menghaluskan n
perubahan dimana

 Gunakan waktu Ft = peramalan pada periode ke I

permintaan stabil MAn = Moving Average ke-n
n = jumlah periode waktu rata-
dengan tidak ada rata bergerak
kecenderungan atau Ai = nilai data aktual waktu ke i
pola musim
BULAN KEBUTUHAN
OBAT X 3

Jan 120 
i=1
Ai
Feb 90 MA3 =
Mar 100 3
Apr 75 130 + 110 + 90
=
Mei 110 3
Juni 50
Juli 75 = 110
Agust 130
Sept 110
Okt 90
Jadi peramalan untuk bulan Nov = 110 OBAT
 KEBUTUHAN 3-BULAN
BLN OBAT/BLN MOVING AVERAGE
Jan 120 – 5
Feb
Mar
90
100
–
–

i=1
Ai
Apr 75 103.3 MA5 =
Mei 110 88.3
5
Juni 50 95.0 90 + 110 + 130 + 75 + 50
Juli 75 78.3 =
5
Agust 130 78.3
Sept 110 85.0 = 91 OBAT untuk Nop
Okt 90 105.0
Nop – 110.0
 KUBUTUHAN 3-BULAN 5-BULAN
BLN OBAT/BLN MOVING AVERAGE MOVING AVERAGE
Jan 120 – –
Feb 90 – –
Mar 100 – –
Apr 75 103.3 –
Mei 110 88.3 –
Juni 50 95.0 99.0
Juli 75 78.3 85.0
Agust 130 78.3 82.0
Sept 110 85.0 88.0
Okt 90 105.0 95.0
Nop – 110.0 91.0

forecast
 Persediaan adalah investasi yang mahal.
 Diperlukan proses yang spesifik untuk
mengelola demand item yang independent dan
dependent untuk membantu mengendalikan
biaya.
 Penghematan biaya inventori berdampak
(berkontribusi) signifikan terhadap efisiensi
biaya perusahaan secara keseluruhan.