SINKRONISASI DAN VALIDASI DATA

EMIS MADRASAH TAHUN 2018

UPDATING DATA EMIS GANJIL

2018/2019

Semarang, 11 November 2018

Pendataan EMIS Ganjil 2018-2019
Aplikasi yang sedang Berjalan
EMIS SEMESTER GANJIL 2018-2019 (2)
• Data berkelanjutan yang berasal dari data 2017-2018 semester genap
• Membangun/memperkuat master data referensi EMIS
Data Lembaga : data profil lembaga (termasuk data sarpras, data kurikulum, data
kegiatan ekskul, data keuangan, dll);
Data Siswa : Siswa by name dan data detail siswa;
Data PTK dan Pengawas : PTK by name dan data detail PTK dan Pengawas;
Pendataan lembaga, rombel, siswa dan guru madrasah akan dihubungkan dengan
jadwal kegiatan belajar mengajar  untuk mengetahui beban jam mengajar guru
• Proses updating data EMIS (lembaga, siswa & PTK) saat ini menggunakan
system penjadwalan
Data Kelembagaan (profil)
• Profile Lembaga
• Lokasi dan Kontak
• Jarak ke Lokasi tertentu
• Perijinan dan Sertifikasi
• Akreditasi
• KKM
• BOS
• DIPA
• REKAP SISWA
• REKAP GTK
• KBM
• Keuangan dan Bantuan
• Penerimaan dan Pengeluaran
• Prioritas Bantuan
• Bantuan yang pernah diterima
• PIP dan BSM
Data Kelembagaan (sarana)
• Kepemilikan Tanah
• Rincian Data Ruangan
• Kondisi
• Rombel Siswa
• Detail Ruangan
• Ketersediaan Listrik
• Ketersediaan Sanitasi
• Ketersediaan aringan Internet
Data Kesiswaan
• Profil Siswa • Riwayat UN
• Informasi kebutuhan Khusus • Status Akhir (lulus)
• Tempat Tinggal • Infomasi Lulusan
• Informasi Orang Tua
• Alamat Orang Tua
• Informasi PIP
• Riwayat Lomba
• Riwayat Beasiswa
Data GTK
• Profil • Tunjangan
• Status Keaktifan • Penghargaan
• Riwayat Kepegawaian • Pelatihan
• Riwayat Pendidikan • Tempat Tinggal
• Inpassing • Keluarga
• Penugasan Pendidik • Test kebahasaan
• Informasi Sertifikasi • Penugasan Tenaga Kependidikan
• Informasi NRG
Jadwal belajar Mengajar
• Mengalokasikan Jam dan Hari
Guru
• TP 2018/2019 semester Gena
Sumber Data EMIS 2018-2019
 Siswa di ambil dari data sekolah asalnya
(madrasah) sehingga referensi data terjaga.
 Siswa kelas akhir sudah luluskan
 Siswa jenjang sebelumnya sudah dinaikan
 Siswa Mutasi (masuk-keluar)
PRIORITAS EMIS SEMESTER GANJIL 2018-2019
Tahap I
Kelembagaan
Kesiswaan
PTK (Kepala sekolah)
Menambahkan Profile PTK Baru

Tahap II
PTK - Detail
Aktifitas belajar / Penjadwalan
Pengawas
Tahap I (Kelembagaan)
 Melengkapi Profil Lembaga
 Sarana dan Prasarana Ruang Kelas
 Konfigurasi Ruang Kelas atau minimal Ruang
Kelas/Rombel sudah cukup/ perbaikan nama dan
kelas dapat dilakukan pada template
Tahap I (Kesiswaan)
 Melengkapi Profil Melengkapi Alamat
 Mengisi Data Kebutuhan khusus (jika mengalami
kebutuhan khusus)
 Mengisi data orang tua
 Melengkapi data UN Jenjang sebelumnya (jika ada)
 Langkah-langkah diatas dapat dipersingkat melalui
cara yang lebih singkat (halaman Pembaruan
Aplikasi Pendataan EMIS (6)).
Tahap I (PTK-Kepala sekolah)
 Data Kepala Sekolah dapat dilakukan dengan
menambahkan tugas-tambahan pada
madrasah.
 Menambahkan Profil PTK yang belum ada.
 Mengalokasikan Tugas Tambahan Diluar
Satminkal pada PTK Satminkal
Tahap II (PTK-Detail)
 Melengkapi data-data detail dati PTK
 Menyiapkan dan melakukan upload hasil pindai dokumen yang terkait
(dapat dilakukan berlakangan)
 Pengisian Data Riwayat/Historical dapat dilakukan dengan mengisikan dari
yang riwayat terakhir kemudian riwayat sebelumnya hingga selesai. Contoh
PTK dengan nama Anwar Nugtoro memiliki Jenjang Pendidika terkahir S2,
maka pengisian riwayat Pendidikan dimulai dari S2, S1, … dst.
 Proses Penambahan PTK Baru, hanya berlaku untuk PTK Satminkal, dan
data yang dimasukan data Profil Utama. Untuk PTK Non Satminkal dapat
menambahkan Tugas Tambahan PTK pada Sekolah/madrasah Satminkalnya.
Setelah dilakukan proses verifikasi oleh kabupaten/kota selanjutnya dapat
mengisikan data detail dari PTK.
Tahap II (PTK-Detail)
Kelengkapan Data PTK
• Profil • Tunjangan
• Status Keaktifan • Penghargaan
• Data Kepegawaian • Pelatihan
• Kualifikasi Pendidikan • Penugasan Tenaga Kependidikan
• Status Inpassing • Tempat Tinggal
• Aktifitas Penugasan • Keluarga
• Informasi Sertifikasi • Test Kebahasaan
• Informasi NRG
Tahap II (Aktifitas Belajar)
 Melengkapi data aktifitas belajar mengajar
dengan melengkapi jam dan hari
Tahap II (Pengawas)
 Melengkapi data-data detail data pengawas
Tahap II (Pengawas)
Kelengkapan Data Pengawas
• Profil • Pokjawas
• KTP dan KK • Tugas Belajar
• Tempat Tinggal • Riwayat Sertifikasi
• Riwayat Jabatan • NRG
• Riwayat Penugasan • Riwayat Penghargaan
• Riwayat Pendidikan • Riwayat Diklat
• Status Kepegawaian • Karya Tulis
• Riwayat Kepegawaian • Guru Binaan
Tahap II (Pengawas)
 Merupakan Updating data, melengkapi data yan belum diisi.

 Pengisian Data dimulai dengan mengisian Isian, lalu melengkapi

data Dokumen hasil scan/pindai dokumen.

 Untuk Pengawas baru, proses dapat dilakukan proses penambahan

oleh Kabupaten/Kota, penambahan hanya pada profil utama.
Setelah dilakukan itu pengawas dapat mengisikan data detail secara
mandiri.
PEMBARUAN APLIKASI
Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (1)
• Informasi Lembaga • Konfirmasi DATA
• Informasi Siswa
• Informasi PTK
• Ringkasan Siswa
• Mutasi Siswa
• CAPESUN
• Template Pendataan
• Upload CSV
Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (2)
Informasi Lembaga, Siswa dan PTK
Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (3)
• Ringkasan Siswa
Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (4)
Mutasi Siswa • Lembaga Asal dapat melakukan
• Jika siswa mutase ke Lembaga lain pencetakan Surat Pindah
Pengisian NPSN Tujuan harus
Valid, jika tidak maka data bias
menjadi salah madrasah tujuan
• Proses Perpindahan marus
melalui persetujuan kab/ko
• Setelah disetujui, siswa akan
masuk pada siswa aktif madrasah
tujuan
Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (5)
• Informasi Lembaga • Konfirmasi DATA
• Informasi Siswa • CAPESUN
• Informasi PTK
• Ringkasan Siswa
• Mutasi Siswa
• Mutasi PTK
• Template Pendataan
• Upload CSV
Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (6)
CAPESUN UN dari menu kesiswaan 
• File yang dihasilkan masih dalam capesun
bentuk .ez 3. Unduh Template Kelas
• Cetak Berita Acara Akhir/CAPESUN
4. Lengkapi data sesuai
petunjuk
Untuk dapat mempercepat proses
Pembuatan File .ez : 5. Simpan menjadi csv
1. Pastikan Rombel/Ruang Kelas 6. Unggah melalui
sudah di konfigurasi Templateunggah/upload
2. Pindahkan Siswa yang akan
Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (7)
Template
• Template data PPDB
• Template Data Ruangan
• Template data siswa CAPESUN
Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (8)
Template PPDB
• Siswa yang diupload pada PPDB adalah
Siswa Baru yang berasal dari Sekolah
Umum (TK, SD, SMP, SMA).
• Pastikan Penulisan Nama, Tempat Lahir,
Tanggal dan Lahir benar, sebelum
menambahkan kedalam system. system
tidak menerima perbaikan Nama, Tempat
Lahir, dan Tanggal Lahir.
• Data yang diupload, merupakan data per
Rombel per Jenjang Pendidikan .
• Apabila dikemudian hari ditemukan
siswa yang berasal dari madrasah di
upload melalui menu PPDB ini,
Madrasah menerima sebab akibat
(sanksi) yang ditimbulkan dikemudian
hari.
• Dilarang menambahkan kolom
template.
• Baca Petunjuk Pengisian (terdapat
dalam file excel).
• Jika sudah diunggah/upload siswa
dapat dilihat pada menu kesiswaan 
PPDB
• Untuk masuk ke dalam siswa aktif,
madrasah harus melakukan konfirmasi
dan menandatangani surat pernyataan
PPDB sebagai kontroling Kab/Ko
Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (9)
Template Data Ruangan
• Melengkapi Kelas, Nama Rombel,
Jurusan, Bahasa dan Kurikulum
• Referensi Kode dapat diunduh di
template pada kolom keterangan
• Kelas diisi dengan 1,2,3… 12
• Nama Rombel diisi dengan 2 digit
angka, misalnya 01, 02, 03…
• Nama Rombel akan berulang
untuk jenjang yang berbeda.
Misalnya Kelas 1 Nama Rombel
01, 02, 03. Kelas 2 Nama Rombel
01, 02, 03.
• Nama Rombel bukan angka yang
ebrsambung untuk semua kelas.
Misalnya Kelas 1 nama rombel 01,
02, 03 kemudian Kelas 2 Nama
rombelnya 04, 05, 06
Cara Menyiapkan File CSV (1)
• Buka File Template (xls)
• Lengkapi data sesuai ketentuan
• Menu File  Simpan Sebagai
• Pilih Folder/direktori
• Ketik Nama File
• Pilih jenis File : CSV (MS-DOS)(.csv)
• File yang sudah disimpan dapat dilihat dengan menggunakan editor
notepad atau sejenisnya
• Jika melakukan perubahan, ubahlah dari file sumber (xls)
Cara Menyiapkan File CSV (2)

3
1
Klik File

Save As

Isi nama File Pilih

CSV MS-DOS
Pilih
Folder/direktori Klik Save
Permasalahan File CSV (1)
Data Tidak terlihat
Hal ini dikarenakan pada saat
menyimpan file csv secara
tidak sengaja menggunakan
pemisah bukan koma /“,”
dikarekan default system

Dapat diperbaiki dengan

merubah regional setting
menjadi English (UK)
menyimpan ulang file csv
Permasalahan File CSV (2)
Terdapat Kolom Merah
Dikarekan tidak mengisi
sesuai dengan ketentuan
yang berlaku

Dapat diperbaiki dengan

mengisikan sesuai
referensi/petunjuk pengisian
pada file sumber (xls) dan
menyimpan kembali menjadi
CSV
Permasalahan File CSV (3)
Data terlihat tetapi tidak ada Tombol
Simpan
Dikarekan terdapat baris mengandung
data kosong pada file data .csv

Dapat diperbaiki dengan membuka

file .csv dengan menggunakan
notepad atau sejenisnya dan
menghapus baris yang mengandung
data (,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,)
FAQ (1)
• NSM tidak ditemukan
• Belum masuk jadwal atau belum ada direferensi
• Cek jadwal atau cek referensi Lembaga pada akun kab/ko

• Gateway timeout
• Lalu lintas server padat
• refresh

• Can not connect database

• Beban server database padat
• refresh
FAQ (2)
• Siswa ganda
• Terjadi dikarenakan pada saat pengisian mengklik tombol simpan lebih dari sekali atau
refresh
• Dapat dihapus melalui e-monitor akun kab/ko

• Siswa Ganda (aktif)

• Dihapus melalui akun madrasah

• Referensi siswa kosong

• Dihapus melalui akun madrasah

• Referensi siswa kosong (jika diklik detail datanya ada)

• Jangan melakukan mutasi atau perubahan data profil, system akan melakukan sync data
profile pada siswa-siswa tersebut.
Pembaruan Aplikasi E-MONITOR
• Konfigurasi Nama Kasi SI
• Ubah Nama dan Tanggal lahir
Siswa
• Approval Mutasi Siswa
• Approval PPDB
• Monitoring CAPESUN
• Monitoring Updating Data
 Pengajuan NPSN
berdasarkan data EMIS
Pengajuan NPSN

TOTAL PENGAJUAN : 2.757

MA : 495
MTS : 581
MI : 507
RA : 1.174
Pengajuan NPSN
Pengajuan NPSN
NISN
NISN
• Total Pengajuan : 6.807.574
• Berhasil di verifikasi : 6.125.841
• Gagal : 181.733
• Proses : 500.000 (kurang lebih)

• Proses Pengajuan susulan Sumber Data Semester Ganjil 2018-2019

• Data Siswa Madrasah tertinggal dan Siswa RA
• Proses Pengajuan selanjutnya (setelah susulan) hanya siswa kelas
awal
INTEGRASI DATA
Integrasi Data Pendidikan Islam (1)

INTEGRASI INTERNAL
Subdit Sarpras Madrasah, Subdit Sarpras PP, Subdit Sarpras Mahasiswa Diktis, Layanan
Service PTKI, Simpatika

INTEGRASI EKSTERNAL
KPK, PDSPK, BANSM

DALAM PROSES
PANITIA SNMPTN/SBMPTN, BPS, DINAS PENDIDIKAN KOTA PEKALONGAN
RENCANA PENGEMBANGAN
Rencana Pengembangan
Aplikasi
• Reporting Kanwil
• Reporting Pusat

Infrastruktur
• Penambahan/Upgrade Server Database