MANAJEMEN TENDER

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO

POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA
MATERI 2 UNTUK KALANGAN SENDIRI
DAFTAR ISI
TUJUAN PELATIHAN

PENDAHULUAN

PENGKAJIAN ULANG RENCANA UMUM PENGADAAN

SPESIFIKASI DAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI

JENIS KONTRAK DAN BUKTI PERJANJIAN

JAMINAN PENGADAAN & SERTIFIKAT GARANSI

 TUJUAN PELATIHAN

SETELAH MATERI INI DISAMPAIKAN, DIHARAPKAN PESERTA

MAMPU:

• Memahami tahapan persiapan dalam pengadaan barang /jasa

• Memahami proses kaji ulang RUP
• Memahami proses penyusunan spesifikasi dan HPS
• Memahami pemilihan jenis kontrak
• Memahami ketentuan jaminan pengadaan & sertifikat
garansi
 TAHAPAN PERSIAPAN PBJ
Rencana Umum Pengadaan
• Identifikasi Kebutuhan, Anggaran, PA/ KPA
Kebijakan dan KAK
Penyusunan dan Penetapan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan yang terdiri dari:
• Pengkajian ulang RUP
• Spesifikasi Teknis, Penetapan HPS, dan PPK
Rancangan (Jenis) Kontrak, Tanda Bukti
Perjanjian, Surat Pesanan
Perencanaan Pemilihan Penyedia B/J
• Pengkajian ulang spesifikasi dan HPS
• Pemilihan Sistem Pengadaan B/J
ULP/
o Penetapan metode pemilihan
Pejabat
o Penetapan metode penyampaian dokumen
Pengadaan
o Penetapan Metode Evaluasi Penawaran
• Pemilihan metode penilaian kualifikasi
pengadaan
• Penyusunan Tahapan dan Jadwal Pengadaan
• Penyusunan Dokumen Pengadaan
RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP)

 Merupakan tahap awal dalam kegiatan pengadaan barang/

jasa pemerintah
 Peranannya sangat strategis dan menentukan dalam
menjadi acuan kegiatan pengadaan
 Harus bisa memberikan informasi mengenai target, lingkup
kerja, SDM, waktu, mutu, biaya dan manfaat pengadaan
 Disusun oleh PA/KPA dan diumumkan oleh PA K/L/D/I
 LANGKAH MENYUSUN RUP

Step 1 Step 2 Step 3 Step 4

Menetapkan
Kebijakan Umum Menyusun KAK, berisi :
Menyusun dan
Identifikasi Pengadaan : 1. Uraian Kegiatan;
menetapkan
Kebutuhan 1. Pemaketan; 2. Waktu pelaksanaan;
rencana
Barang/Jasa 2. Cara Pengadaan; 3. Spek teknis;
penganggaran
3. Pengorganisasian; 4. Total perkiraan biaya.
4. PPDN.
 LANGKAH PENGKAJIAN ULANG RUP

1 2 3 4 5
PPK dapat Hal-hal yang Penyusunan PPK PA/KPA
mengundang dikaji ulang : Berita Acara menetapkan
mengajuka
ULP/Pejabat hasil Kaji Rencana
• Rencana n usulan Umum
Pengadaan penganggar Ulang RUP. perubahan Pengadaan
dan tim an. RUP yang sudah
teknis untuk • Kebijakan kepada dikaji ulang.
melakukan umum PA/KPA.
pengkajian pengadaan
ulang RUP. (hanya
Pemaketan).
• KAK
 KETENTUAN DALAM KAJI ULANG
RENCANA PENGANGGARAN
• Materi yang dikaji:
• Rencana biaya paket pekerjaan
• Rencana biaya pendukung pelaksanaan pengadaan
• Pengkajian ulang rencana pembiayaan pengadaan dilakukan untuk
memastikan:
• Kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai
dengan peruntukan dan jenis pengeluaran;
• Perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan
dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan
pekerjaan atau biaya paket pekerjaan;
• Tersedia biaya pendukung pelaksanaan pekerjaan
• Apabila kurang dianggarkan dan atau terdapat kesalahan administrasi
dalam dokumen anggaran, maka PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan
mengusulkan revisi dokumen anggaran, dokumen kaji ulang RUP
ditanda tangani oleh pihak yang membahas.
 KETENTUAN DALAM KAJI ULANG
KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN

• Pada kebijakan umum, yang bisa dikaji hanya pemaketan saja

• Tujuannya meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang
ditetapkan telah mendorong persaingan sehat, efisien,
meningkatkan peran usaha kecil dan memaksimalkan
penggunaan produksi dalam negeri
• Hasil survei pasar dapat digunakan sebagai dasar pengkajian
• Berdasarkan hasil pengkajian ulang, PPK dan/atau
ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan untuk
menggabungkan atau memecah paket.
 PROSEDUR PEMAKETAN
Menetapkan sebanyak-banyaknya paket yang
bisa dilaksanakan untuk Usaha Mikro dan
Usaha Kecil serta koperasi kecil dengan tetap
memperhatikan prinsip efisiensi, persaingan
Barang/PK/JL
sehat, kesatuan sistem, dan kualitas
≤ 2,5 Milyar kemampuan teknis

Usaha Mikro/
Kecil/Koperasi
TIDAK
Menuntut kompetensi kecil
teknis yang hanya
dimiliki oleh usaha
non kecil dan/atau
kesatuan sistem
dan/atau kualitas
YA Untuk Usaha
Non-Kecil
 LARANGAN PEMAKETAN
Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di
beberapa daerah/lokasi yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat
efisiensinya seharusnya dilakukan di daerah/lokasi masing-masing

Menyatukan beberapa paket pengadaan yang menurut sifat dan jenis

pekerjaannya bisa dipisahkan dan/atau besaran nilainya seharusnya
dilakukan oleh Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil

Memecah pengadaan barang/jasa menjadi beberapa paket

untuk menghindari pelelangan

Menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang

diskriminatif dan/atau dengan pertimbangan yang tidak obyektif
KETENTUAN DALAM KAJI ULANG KAK
Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan dokumen yang memuat
uraian tentang acuan-acuan yang harus menjadi pedoman
dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa

Kerangka Acuan Kerja memuat 5W + 1H

 Latar belakang/tujuan kegiatan (Why?)

 Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan, Spesifikasi teknis Barang/Jasa yang
akan diadakan, Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan (What?)
 Waktu pelaksanaan yang diperlukan serinci mungkin dengan memperhatikan
batas-batas tahun anggaran (When?)
 Siapa yang akan melaksanakan (Who?)
 Lokasi dilaksanakan pekerjaan (Where?)
 Tahapan/metodologi pelaksanaan pekerjaan (How?)
 KETENTUAN DALAM KAJI ULANG KAK

Hal yang harus dikaji dalam Kerangka Acuan Kerja

• Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan sudah jelas
• Jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (apabila diperlukan) cukup jelas
• Spesifikasi teknis barang/jasa
• Total perkiraan biaya pekerjaan
• Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
• Pencantuman syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
• Pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan
• Bila diperlukan dilengkapi dengan gambar-gambar brosur barang
• Persyaratan penyedia dan kualifikasi tenaga ahli serta jumlah personil inti
• Kejelasan analisa kebutuhan tenaga ahli. Pengecualian untuk pekerjaan yang bersifat
rahasia, tidak perlu analisis tersebut
• Dokumen-dokumen pendukung
PENETAPAN RUP SETELAH DI KAJI ULANG
TAHAPAN OUTPUT

Apabila PPK dan ULP/Pejabat

Pengadaan sepakat untuk mengubah
Berita Acara rapat koordinasi antara
Rencana Umum Pengadaan PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan
dalam rangka mengkaji ulang
rencana umum pengadaan.
Apabila ada perbedaan pendapat Usulan PPK kepada PA/KPA tentang
perubahan terhadap rencana umum
antara PPK dengan ULP/Pejabat
pengadaan
Pengadaan terkait Rencana Umum
Pengadaan maka PPK mengajukan
permasalahan ini kepada PA/KPA
untuk diputuskan

Putusan PA/KPA bersifat final Ketetapan PA/KPA terhadap usulan

perubahan RUP
 KETENTUAN PENGUMUMAN RUP MELALUI
APBN/ ABPD

Setelah Rencana Kerja dan anggaran K/L/D/I

APBN disetujui oleh DPR, kemudian
PA mengumumkan RUP Barang/Jasa pada
masing-masing K/L/D/I

Pada Pemerintah Daerah, setelah rancangan

APBD
peraturan daerah tentang APBD dibahas dan
disetujui bersama oleh Pemda dan DPRD,
PA mengumumkan RUP Barang/Jasa
 KETENTUAN PENGUMUMAN RUP
MELALUI APBN/ABPD

Setelah Rencana Kerja dan anggaran K/L/D/I

disetujui oleh DPR, kemudian
APBN
PA mengumumkan RUP Barang/Jasa pada
masing-masing K/L/D/I

Pada Pemerintah Daerah, setelah rancangan

peraturan daerah tentang APBD dibahas dan
APBD
disetujui bersama oleh Pemda dan DPRD,
PA mengumumkan RUP Barang/Jasa
 MEDIA PENGUMUMAN RUP

Diumumkan di masing-
Tujuan di umumkan masing Website K/L/D/I
melalui media ini :

Mewujudkan keterbukaan
informasi publik dalam Papan Pengumuman Resmi
Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah, sesuai
dengan prinsip-prinsip
pengadaan
Portal Pengadaan Nasional
(INAPROC)
MEDIA PENGUMUMAN - SIRUP
 MEDIA PENGUMUMAN RUP

Pengumuman RUP
melalui Website
 CONTOH PENGUMUMAN RUP

2
1

Pengumuman, paling kurang berisi :

1. Nama dan Alamat PA
2. Paket Pekerjaan
3. Lokasi Pekerjaan
4. Perkiraan Besaran Biaya
 SPESIFIKASI BARANG/JASA

Ketentuan Umum
• Spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan
pengguna/penerima akhir;
• Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk
pengadaan suku cadang;
• Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri;
• Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia
(SNI)
 SPESIFIKASI BARANG/JASA

Tujuan
• Menyediakan informasi tentang barang/jasa yang dibutuhkan
oleh pengguna barang/jasa
• Spesifikasi ini digunakan oleh:
 Penyedia barang/jasa sebagai acuan dalam menyampaikan
penawaran
 ULP dalam menyusun dokumen pengadaan dan
mengevaluasi penawaran
 SPESIFIKASI BARANG/JASA
Tahapan dan Pihak Terkait

Rencana
Kaji Menetapkan Persyaratan Dokumen
Umum Ulang Teknis
Spesifikasi Pengadaan
Pengadaan

PA PPK ULP/PP

Perubahan terhadap Spesifikasi

harus dengan persetujuan PPK
JENIS SPESIFIKASI BARANG/JASA

Kualitas

Kuantitas/Jumlah

Tempat

Harga

Waktu
 MODEL PENYUSUNAN
SPESIFIKASI BARANG/JASA

Teknikal Conformance

Contoh/sample

Komposisi

Merek

Fungsi
Performance
Kinerja
 HARGA PERKIRAAN SENDIRI
HPS ditetapkan oleh PPK, kecuali untuk
kontes/sayembara dan pengadaan langsung yang
menggunakan bukti pembelian.
Ketentuan Umum

ULP/Pejabat Pengadaan mengumumkan nilai total HPS

Nilai HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia, sedangkan

rinciannya bersifat rahasia

HPS disusun paling lama 28 hari kerja sebelum batas

akhir pemasukan penawaran (untuk pasca kualifikasi)

HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besaran

kerugian negara

Riwayat HPS harus didokumentasikan

 HARGA PERKIRAAN SENDIRI
Penyusunan HPS
Tahapan dan Pihak Terkait

Usulan
Usulan
Usulan
Dokumen Diumumkan
Dokumen
Dokumen Ditetapkan Nilai Total
HPS
HPS HPS
HPS
PPK ULP/PP

Dokumen
Dokumen SAH jika ditandatangani oleh PPK
Dokumen
HPS SAH
HPS
HPSSAH
SAH (sebagai yang menetapkan)
FUNGSI HARGA PERKIRAAN SENDIRI
• Alat untuk menilai kewajaran penawaran harga
termasuk rinciannya
• Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran
yang sah, kecuali dalam seleksi dengan evaluasi
kualitas, kualitas dan biaya serta biaya terendah
• Dasar untuk menetapkan besaran Jaminan
Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih
rendah dari 80% nilai total HPS
• Dasar menentukan harga timpang dan KD
• Dasar melakukan negosiasi harga
DATA DAN INFORMASI PENYUSUNAN HPS (1) –
a. Harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa dilokasi barang/jasa
diproduksi/diserahkan/ dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya
Pengadaan Barang/Jasa;
b. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan
Pusat Statistik (BPS);
c. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi
terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;
d. Daftar biaya/tarif Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh
pabrikan/distributor tunggal;
e. Biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan
mempertimbangkan faktor perubahan biaya;
f. Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah
Bank Indonesia;
 DATA DAN INFORMASI (2) – HPS
g. Hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan
dengan instansi lain maupun pihak lain;
h. Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana
(engineer’s estimate);
i. Norma indeks; dan/atau
j. Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan
HPS untuk pelelangan/seleksi internasional dapat menggunakan
informasi harga barang/jasa di luar negeri

 HPS telah memperhitungkan PPn

 HPS telah memperhitungkan overhead + profit yang wajar
 HPS TIDAK BOLEH memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-
lain dan PPh penyedia barang/jasa
 Harga Optimal/ Wajar dan TIDAK MARK UP
PENYUSUNAN HPS BARANG/JASA LAINNYA
Mempelajari Menghitung/
Mengecek Dokumen menetapkan harga
besarnya pagu Perencanaan satuan
dana dari DIPA/PO Umum (DIPA/DPA,
KAK dan RAB)

Menjumlahkan
Menghitung jumlah
Menghitung PPN semua biaya untuk
biaya untuk setiap
seluruh mata
mata pembayaran
pembayaran

Jika HPS lebih besar dari Pagu Dana,

Menentukan maka dapat dilakukan:
besarnya HPS 1. Perubahan spesifikasi teknis
2. Revisi PO/LK (jumlah atau biaya)
 PENYUSUNAN HPS PEKERJAAN KONSTRUKSI

Mempelajari Hitung analisa

Mengecek
Dokumen harga untuk setiap
besarnya pagu
Perencanaan mata pembayaran
dana dari DIPA/PO
Umum (pay-item)

Menjumlahkan Menjumlahkan
semua biaya untuk jumlah biaya Menghitung/
seluruh mata untuk setiap mata menetapkan harga
pembayaran pembayaran satuan

Menentukan
Menghitung PPN besarnya HPS
 PENYUSUNAN HPS JASA KONSULTANSI
Mempelajari Menghitung Komponen
Mengecek Dokumen Biaya (Biaya Langsung
besarnya pagu Perencanaan Personil/Remuneration)
dana dari DIPA/PO Umum antara lain: dan Biaya Langsung
KAK dan RAB Non Personil (Direct
Reimbursable Cost)

Menjumlahkan
semua biaya untuk
Menghitung PPN
seluruh item Menghitung jumlah
pembayaran biaya untuk setiap
item pengeluaran

Biaya langsung non-personil tidak

Menentukan melebihi 40% dari biaya total, kecuali
besarnya HPS untuk pekerjaan yang bersifat khusus
 PENYUSUNAN RANCANGAN KONTRAK/
BUKTI PERJANJIAN
Bukti
Pembelian
• E-Purchasing (s/d 10 juta)
• Pembelian secara
online

Surat Kuitansi
Pesanan (s/d 50 juta)
Bukti
Perjanjian
• Jasa Konsultansi
• Jasa Konsultansi
di atas Rp 50 juta Surat
Surat s.d Rp 50 juta
• Barang/Pek. Perintah
Perjanjian • Barang/Pek. Konstruksi/
Konstruksi/Jasa Kerja (SPK) Jasa Lainnya
Lainnya
s.d Rp 200 juta
di atas Rp 200 juta
PEMILIHAN JENIS KONTRAK
1
Mengidentifikasikan
barang/jasa yang
akan diadakan

LANGKAH-
LANGKAH
PEMILIHAN
JENIS
KONTRAK
Memilih dan Mengenali
menetapkan masing-
3 salah satu masing 2
jenis jenis
kontrak kontrak
 JENIS KONTRAK
Tahun tunggal
Lump sum PEMBEBANAN
TAHUN
ANGGARAN
Harga satuan Tahun jamak

CARA Gabungan lump sum

PEMBAYARAN dan harga satuan

Terima jadi (turnkey)

Kontrak pengadaan
Persentase tunggal

SUMBER Kontrak pengadaan

Pekerjaan tunggal PENDANAAN bersama

JENIS
PEKERJAAN Kontrak payung
Pekerjaan
terintegrasi
 ISI MINIMAL KONTRAK
• Identitas penyedia
Bukti • Nilai pembelian
Pembelian • Jenis dan jumlah barang/jasa
• Tanda tangan PPK sebagai tanda mengetahui

• Identitas para pihak

• Nilai pembelian
• Jenis dan jumlah barang/jasa
Kuitansi • Tanda tangan penyedia di atas materai sesuai ketentuan
yang berlaku
• Tanda tangan PPK sebagai tanda mengetahui

• Identitas para pihak

Surat • Nilai pembelian/nilai kontrak
• Jenis dan jumlah barang/jasa
Perintah • Hak dan kewajiban melekat dalam surat perjanjian
Kerja (SPK) • Kata penutup dan ruang tanda tangan para pihak di atas
materai sesuai ketentuan yang berlaku
 ISI MINIMAL KONTRAK

• Identitas para pihak

• Nilai pembelian/nilai kontrak
• Jenis dan jumlah barang/jasa
Surat • Hak dan kewajiban menjadi lampiran dari surat
Perjanjian perjanjian dalam bentuk yang lebih rinci (SSUK,
SSKK, Spesifikasi, dan Dokumen lain)
• Kata penutup dan ruang tanda tangan para pihak di
atas materai sesuai ketentuan yang berlaku

• Identitas para pihak

• Nilai pembelian
Surat • Jenis dan jumlah barang/jasa
Pesanan • Hak dan kewajiban
 JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI

Ketentuan Umum Surat Jaminan

Jaminan tertulis yang dikeluarkan bank

umum/lembaga keuangan lainnya yang
diberikan oleh penyedia barang/jasa kepada
SURAT JAMINAN
pengguna barang/jasa untuk menjamin
terpenuhinya persyaratan/kewajiban penyedia
barang/jasa.

PENERBIT Bank Umum/ Perusahaan Penjaminan/

Perusahaan Asuransi (yang memiliki produk
SURAT JAMINAN
jaminan/ suretyship)
 JENIS JAMINAN

Jaminan Pelaksanaan

Jaminan
Pemeliharaan Jaminan
Uang Muka
 JAMINAN PELAKSANAAN DAN PENGEMBALIANNYA

Jaminan Pelaksanaan

 Surat Jaminan Pelaksanaan harus diberikan setelah SPPBJ dan

sebelum kontrak ditandatangani
 Nilainya 5% dari kontrak atau 5% x HPS jika kontrak dibawah 80%
HPS
 Masa berlaku s.d. tanggal serah terima Barang/Jasa Lainnya atau
serah terima pertama Pekerjaan Konstruksi
 Untuk kontrak diatas 200 juta, kecuali untuk Pekerjaan Tertentu
 Untuk menjamin pelaksanaan pekerjaan

Pengembalian Jaminan Pelaksanaan

• Penyerahan Barang/Jasa Lainnya dan Sertifikat Garansi; atau
• Penyerahan Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai
kontrak khusus bagi Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
PEMILIHAN PENYEDIA YANG TIDAK MEMERLUKAN
JAMINAN PELAKSANAAN

a. Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang

dilaksanakan dengan metode Pengadaan Langsung,
Penunjukan Langsung Untuk Penanganan Darurat, Kontes,
atau Sayembara;
b. Pengadaan Jasa Lainnya, dimana aset Penyedia sudah
dikuasai oleh Pengguna; atau
c. Pengadaan Barang/Jasa dalam Katalog Elektronik melalui
E-Purchasing.
 JAMINAN UANG MUKA ( JUM )

 JUM harus diberikan sebesar uang muka yang

disetujui :
 Pengembalian uang muka diperhitungkan secara
proporsional pada setiap tahapan pembayaran
 Diberikan bila dicantumkan di kontrak
 JAMINAN PEMELIHARAAN

 Jaminan Pemeliharaan dibutuhkan untuk:

a. Pekerjaan Konstruksi
b. Pengadaan Jasa Lainnya yang membutuhkan masa
pemeliharaan
 Diberikan dalam meminta pembayaran 100% karena ada
pekerjaan pemeliharaan
 Nilainya 5% dari kontrak
 Dapat berbentuk Jaminan pemeliharaan atau retensi
pembayaran. Retensi dapat diberikan apabila masa
pemeliharaan tidak melebihi tahun anggaran berjalan.
 SERTIFIKAT GARANSI

Dalam pengadaan barang, penyedia barang

menyerahkan Sertifikat Garansi

Sertifikat Garansi diberikan terhadap kelaikan

penggunaan barang hingga jangka waktu
tertentu sesuai dengan ketentuan dalam kontrak

Sertifikat Garansi diterbitkan oleh produsen atau

pihak yang ditunjuk secara sah oleh produsen