Analisa dan

Perancangan Sistem
Informasi Sekolah
Dengan Menerapkan
Konsep Enterprise
Resource Planning
(ERP)
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KELOMPOK 7
Mayang Sari Deyuvi 1811521009
Velia Anrini Fahira 1811522001
Ranggi Aureliyanto Putra 1811522025
Rahmat Hanafi 1811522011
OPEN SOURCE
SOFTWARE ERP
SISFOKOL V4
Latar Belakang
Salah satu sistem informasi yang ada di dunia pendidikan adalah sistem informasi sekolah. Dalam
sitem informasi sekolah ini tidak hanya mencakup proses belajar mengajar saja, tetapi bisa mencakup
semua proses kegiatan yang ada di sekolah. Sistem informasi yang ingin dirancang akan dibagi
perunitnya sesuai dengan kebutuhan sekolah, yaitu bagian akademik dan keuangan. Namun I- 2
sistem tersebut belum begitu cukup memadai berdasarkan efisiensi waktu dan tenaga.Karena jika
salah satu pihak ingin mendapatkan data atau informasi yang ingin dicari harus sesuai dengan unit
atau bagian-bagian yang ada, dan jika ingin melihat data atau informasi yang lain, harus ke bagian
yang lainnya, sehinggga mengeluarkan tenaga dan waktu yang lama. Maka dari itu perlu adanya
sistem informasi yang terintegrasi untuk lebih mempermudah proses kerja yang ada dengan
menerapkan konsep Enterprise Resource Planning (ERP).
Rumusan & Batasan Masalah
Dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan suatu permasalahan yang akan dibahas dalam Tu
gas ini, yaitu “ Bagaimana menganalisa dan merancang sistem informasi sekolah dengan menerapkan
konsep Enterprise Resource Planning (ERP) ”

Agar tidak menimbulkan kekeliruan dan meluasnya permasalahan yang akan dibahas maka perlu
dibahas batasan-batasan masalah dari penelitian ini. Adapun batasan masalah yaitu antara lain :
1. Penelitian yang dilakukan hanya menangani ruang lingkup sistem informasi akademik di SMA
Negeri 3 Padang.
2. Penelitian ini dilakukan pada proses penilaian dan proses penjadwalan akademik sistem informasi
3. Implementasi menggunkan aplikasi Sisfokol
Tujuan & Manfaat Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang telah di uraikan di atas maka tujuan dari penelitian ini yaitu :
1. Melakukan analisis alur proses bisnis sistem informasi akademik pada SMA Negeri 3 Padang
2. Melakukan implementasi sistem informasi akademik di SMA Negeri 3 Padang menggunakan
aplikasi Sisfokol berbasis WEB
3. Melakukan pengujian terhadap proses implementasi yang telah dilakukan

Manfaat implementasi sistem informasi akademik menggunakan aplikasi pada SMA Negeri 3 Padang
sebagai berikut :
1. Membantu sekolah dalam mengatur sistem informasi akademik di sekolah sehingga dapat mem
berikan informasi penting yang berkaitan dengan akademik.
2. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi akademik.
Penjelasan SISFOKOL
SISFOKOL singkatan dari Sistem Informasi Sekolah, yang dikembangkan oleh : Agus Muhajir, S.Kom
merupakan projek idealis berbasis open source dan free software, freedom dengan lisensi GNU/GPL
2.0 SISFOKOL ini terdiri dari 4 paket, yakni untuk SD, SLTP, SLTA dan SMK yang didasari adanya
perbedaan prosedur dan operasional pendidikan yang diterapkan di Indonesia. Bahasa yang
digunakan adalah PHP, dengan database MySQL. Ditambah lagi dengan SISFOKOL_JANISSARI,
untuk keperluan e-learning sekolah.

Sistem Informasi Sekolah - SisFoKol ini sudah mencapai versi ke-4.0 pada 11 Februari 2012 dengan
Code : NyurungBAN, sejak dikembangkan mulai 2005 lalu. Meski Sistem Informasi Sekolah - SisFoKol
ini Open Source atau kode terbuka, aplikasi ini bisa disebut handal dan mampu mengcover seluruh
kebutuhan operasional sekolah. Baik dari aspek administrasi dan keuangan.
Fitur dan Modul SISFOKOL
Pada Sisfokol versi 4.0 terdapat fitur-fitur, SisFoKol ini dapat diakses oleh seluruh
sebagai berikut: pemangku kepentingan pendidikan seperti :
1. Sistem Penilaian dan Raport Siswa. 1. Administrator 13. Inventaris
2. Sistem Keuangan. 2. Guru 14. SMS Akademik
3. Sistem Inventaris. 3. Siswa
4. Sistem Akademik. 4. Wali Kelas
5. Sistem Absensi Siswa. 5. Kepala Sekolah
6. Sistem Penerimaan Siswa Baru / PSB. 6. Tata Usaha
7. Sistem E-Learning 7. Bendahara
8. Sistem Jejaring Sosial Guru dan Siswa. 8. Perpustakaan
9. Sistem Pengarsipan Surat. 9. BP/BK
10. Sistem Perpustakaan. 10. Waka Kurikulum
11. Sistem SMS Akademik. 11. Pengarsip Surat
12. Sistem BP/BK. 12. Kesiswaan
Kegiatan Bisnis
Perusahaan
SMAN 3 Padang
Kegiatan Bisnis Perusahaan
Proses Akademik Penilaian

Tujuan proses penilaian akademik pada hakikatnya adalah untuk mengetahui

kegiatan belajar mengajar para siswa, terutama efesiensi, keefektifan, dan
produktivitas dalam mencapai tujuan pengajaran guru terhadap siswa. Dimensi
penilaian proses belajar-mengajar berkenaan dengan komponen-komponen
proses belajar-mengajar seperti tujuan mengajaran pengajaran, metode, bahan
pengajaran, kegiatan belajar, kegiatan mengajar guru, dan penilaian.
Kegiatan Bisnis Perusahaan
Proses Akademik Penjadwalan

Pada penjadwalan pelajaran sekolah akan dibahas tentang pembagian jadwal

pelajaran untuk masing masing kelas yang ada beserta guru yang mengampu
pelajaran tersebut. Lalu, dalam menyusun suatu penjadwalan, diperlukan
pemikiran yang cukup rumit untuk dapat memetakan sejumlah komponen
penjadwalan (mata pelajaran, guru, siswa, ruangan kelas dan waktu) ke dalam
timeslot (matriks ruang dan waktu) dengan mempertimbangkan semua batasan
yang ada.
Di sekolah sekolah, penjadwalan merupakan salah satu hal penting dalam proses
belajar mengajar, karena semua kegiatan guru dan siswa bergantung pada jadwal
yang ada, sehingga harus disusun dengan benar dan diperbaiki pada awal tahun
akademik, sehingga nantinya tidak mengganggu aktivitas belajar mengajar antara
guru dan siswa.
Profil Sekolah
SMAN 3 Padang
Profil Sekolah
Sejarah Berdirinya Sekolah

SMA Negeri 3 Padang didirikan tanggal 1 April 1977. Setelah tanah sekolah ini
dibeli oleh pemerintah kodya Padang kepada sang pemilik tanah, dilakukan
pelatakkan batu pertama bangunan sekolah ini yang dibiayai dari dana Pelita
Nasional tahun 1976/1977. Penambahan sekolah ini karena kebutuhan peserta
didik yang terus bertambah dan merupakan sekolah filial dari SMA N 2 Padang.
Biaya awal bangunan sekolah ini disediakan pemerintah sebesar RP.86.387.091.
Dengan demikian, ditetapkan kekuatan hokum pendirian sekolah ini melalui surat
keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia tanggal 24
oktober 1977 Nomor0469/0/1977.
Profil Sekolah
Struktur Organisasi
Profil Sekolah
Deskripsi Pekerjaan
1. Kepala Sekolah
Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap
seluruh kegiatan sekolah.
2. Wakasek Kurikulum
Wakil Kepala Sekolah bidang Kurikulum
bertanggung jawab atas semua kegiatan
belajar mengajar.
3. Wakasek Kesiswaan
Wakil Kepala Sekolah bidang Kesiswaan
membidangi urusan kesiswaan
4. Wakasek Sarana
Wakil Kepala Sekolah bidang Sarana
membidangi sarana dan prasarana.
5. Guru atau wali kelas
Mendidik, mengajar dan melatih siswa-
siswi
6. Tata Usaha
Merencanakan persiapan kegiatan
pekerjaannya sedemikian rupa sehingga
penerimaan data, laporan dan informasi
dari seluruh bagian terkordinasi
Proses Bisnis
SMAN 3 Padang
Proses Bisnis
Proses Penilaian Akademik yang sedang berlangsung

Pengolahan dan penyampaian informasi akademik membutuhkan waktu yang

cukup lama dikarenakan proses pelaporan informasi masih dilakukan secara
manual walaupun data yang ada sudah dalam bentuk softcopy.
Wali kelas dan guru pendamping memberikan pembahasan mata pelajaran sesuai
bidang keahlian masing-masing. Jika terdapat nilai yang tidak tuntas maka siswa
wajib mengikuti remedial maks 3 kali. Hasil dari semua nilai tersebut akan
diakumulasikan dan dicatat kedalam lembar nilai siswa yang diserahkan kepada
wali kelas setiap akhir semester sebelum kegiatan pengambilan raport dimulai.
Wali kelas juga menilai kepribadian siswa selama proses KBM berlangsung. Nilai
kepribadian terdiri dari nilai sikap, kerajinan, kebersihan dan kerapihan siswa
selama proses belajar mengajar. Wali kelas akan membuat rekapitulasi nilai dan
memasukan nilai-nilai tersebut ke dalam file raport yang sudah tersedia di sekolah,
kemudian raport akan diserahkan kepada orang tua siswa siswa pada saat
pembagian raport dalam bentuk kertas.
Proses Bisnis
Proses Akademik Penjadwalan yang sedang berlangsung

Jadwal Pelajaran dan guru bidang studi di buat manual oleh staff tata usaha
setelah selesai di buat, data di verifikasi oleh wakil kurikulum dan jika data benar
maka di tanda tangani oleh wakil kurikulum, jika tidak maka data di revisi kembali
oleh tata usaha, setelah data benar data akan di berikan ke kepala sekolah untuk
di tanda tangani. Begitulah proses Penjadwalan yang berlangsung di SMA N 3
Padang
Sistem yang diusulkan
Proses Penilaian Akademik yang sedang berlangsung

1. Guru dan Walikelas melakukan Login ke System Aplikasi

2. System akan menampilkan halaman ruang untuk pegawai
3. Guru Pembimbing mengolah nilai Tugas, nilai ulangan, dan nilai remedial
4. Sistem anak memeriksa, jika nilai tidak tuntas akan di lakukan remedial
5. Wali kelas akan mengolah nilai UTS dan UAS
6. Sistem akan memeriksa kembali, jika nilai tidak tuntas akan dilakukan
remedial
Sistem yang diusulkan
Proses Akademik Penjadwalan yang sedang berlangsung

1. Pada menu penginputan data guru, data mapel, data ruang, dan, data slot
waktu di inputkan oleh Staff Tata Usaha, untuk Outputnya bisa di lihat oleh
guru dan siswa
2. Admin mengelola semua dokumen jadwal dan memverifikasi keadaan
 Penerapan
Aplikasi ERP
SMAN 3 Padang
Infrastruktur
Spesifikasi Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak komputer yang digunakan dalam penerapan ERP

aplikasi Sisfokol v4.0 adalah sebagai berikut :
1. Sistem Operasi : Windows 10
2. DataBase : MySQL
3. Web Browser : Google Chrome
4. Aplikasi : Sisfokol v4.0
Infrastruktur
Spesifikasi Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat keras computer yang digunakan dalam penerapan ERP

Aplikasi SisFokol v4.0 adalah sebagai berikut :
1. Komputer : Acer
2. Processor : Intel Core i3
3. RAM : 6GB
4. Harddisk : 500GB
Instalasi ERP

Sebelum melakukan penerapan terlebih dahulu dilakukan instalasi aplikasi

Sisfokol v4.0 agar dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Aplikasi Sisfokol v4.0 dapat di unduh dari situs
http://www.mediafire.com/file/xfrvd2wnwrxpalm/sisfokol_v4_smaidm.tar.lzma
Instalasi ERP
1. Pertama, Install dulu XAMPP, Klik 2. Lalu Centang Semua yang ada di
Next... Table, dan untuk melanjutkan klik next….
Instalasi ERP
3. Lalu Pilih Tempat Penyimpanan folder 4. Kemudian klik next
installasi yang diinginkan, untuk
melanjutkan kemudian klik next
Instalasi ERP
5. Kemudian klik next 6. Tunggu sampai instalasi selesai.
Instalasi ERP
7. Setelah Proses instalasi selesai klik 8. Kemudian pindahkan folder sisfokol v4
finish ke dalam folder XAMPP/htdocs
Instalasi ERP
9. Buka XAMPP control panel, kemudian 10. Buka File Sisfokol v4.0/Inc/config.php
klik start pada APACHE dan MySQL
Instalasi ERP
11. Ubah koneksi database sesuai 12. Buka Localhost/phpmyadmin pada
dengan nama data base, username, dan browser
password MySQL
Instalasi ERP
13. Buat database baru dengan nama 14. Import sisfokol v4.0 SMA.sql pada
sisfokol_v4_sma database
Instalasi ERP
15. Table sudah selesai di import 16. Jalankan sisfokol v4.0 pada browser
dengan URL Localhost/sisfokol_v4_sma,
kemudian login
Instalasi ERP
17. Halaman Dashboard setelah login 18. Masukkan data sekolah pada tab
setting
Penerapan Aplikasi
Penerapan aplikasi Sisfokol yang merupakan system informasi akademik yang telah dibuat
berdasarkan analisa terhadap SMA Negeri 3 Padang yaitu dimulai dari halaman login pada
aplikasi itu sebagai awalan ingin masuk sebagai siapa.
Penerapan Aplikasi
Lalu, terdapat pilihan akses untuk login sebagai siapa yang nantinya akan membuka pada hal
aman akses masing-masing
Penerapan Aplikasi
Kemudian, login ke halaman hak akses Tata Usaha dengan username dan password yang telah ada,
pilih OK akan tampil seperti dibawah. Pada halaman Tata Usaha merupakan halaman pokok yang
terdapat banyak fitur termasuk data master, penjadwalan, dan sebagainya yang dibutuhkan.
Penerapan Aplikasi
Pada menu master, terdapat banyak pilihan-pilihan menu lain yang dapat digunakan untuk mengelola
data-data akademik yang dibutuhkan, seperti tahun pelajaran, ruang kelas, pegawai, dan sebagainya
yang tertera di gambar dibawah ini.
Penerapan Aplikasi
Lalu, pada menu akademik terdapat beberapa menu untuk menginput dan mengelola data-data
akademik mengenai program sekolah, mata pelajaran yang tedapat di sekolah, guru yang mengajar,
dan juga data-data siswa pada sekolah itu seperti pada gambar dibawah ini.
Penerapan Aplikasi
Pada menu jadwal, proses penjadwalan akademik inilah dapat diinputkan dan dikelola secara teratur
sehingga tidak adanya jadwal pelajaran yang saling bentrok. Menu yang ada yaitu untuk pengelolaan
jadwal pelajaran dan juga pengelolaan jadwal guru mengajar.
Penerapan Aplikasi
Pada menu absensi, digunakan untuk pendataan dan pengelolaan absensi para siswa di sekolah
tersebut. Absensi tersebut dapat berdasarkan absensi harian dan juga terdapat pendataan rekap
absensi per ruangan kelas
Penerapan Aplikasi
Menu terakhir pada hak akses tata usaha merupakan menu perpustakaan yang berguna untuk
mengelola dan mendata hal hal berkaitan dengan perpustakaan sekolah tersebut seperti siswa yang
sedang pinjam, siswa yang pernah pinjam, dan juga koleksi item baru pada perpustakaan seperti
pada gambar dibawah ini.
Laporan yang Dihasilkan
Proses Penilaian Siswa

Laporan proses penilaian siswa berguna untuk mengecek atau memeriksa aplikasi
apakah telah dapat melakukan penginputan nilai yang sesuai dengan yang
dihasilkan oleh aplikasi ini sebagai berikut :
1. Penilaian dilakukan pertama tama dengan mencari data mata pelaran yang
ingin nilai siswa-nya diinput.
2. Lalu, pilih menu nilai pada table data mata pelajaran.
3. Maka, akan tampil layar seperti gambar dibawah dan penilaian dilakukan
berdasarkan Tugas1, Tugas2, Tugas3, Tugas4, Tugas5, UTS, UAS, dan juga
penilaian sikap.
4. Kemudian nilai disimpan. Sehingga menghasilkan output berupa R.Tugas,
Total, dan juga Rata dari nilai siswa tersebut. (terdapat tombol simpan dibawah
tabel).
Laporan yang Dihasilkan
Proses Penilaian Siswa
Laporan yang Dihasilkan
Proses Penentuan Jadwal Pelajaran

Pemeriksaan penentuan proses jadwal pelajaran atau proses penjadwalan

berguna untuk melakukan pengecekan aplikasi apakah bisa melakukan
penginputan jadwal pelajaran yang sesuai dengan yang dihasilkan oleh aplikasi.
Sehingga jadwal setiap guru dan mata pelajarannya dapat disusun secara merata
dan tidak ada jam kelas yang bentrok antara guru satu dengan guru lainnya.
Laporan yang Dihasilkan
Proses Penentuan Jadwal Pelajaran

Caranya sebagai berikut :

1. Proses penjadwalan dilakukan dengan memasukkan data jadwal pelajaran
pada aplikasi Sisfokol di menu jadwal.
2. Kemudian, pilih Tahun Pelajaran, Semester, Program, Kelas, dan juga Ruang
yang ingin diinputkan data jadwal pelajarannya.
3. Setelah itu, akan terlihat tabel data jadwal pelajaran yang masih kosong jika
belum diinputkan
4. Inputkan data jadwal pelajaran pada tombol baru, lalu inputkan hari, jam ke-,
lama pelajaran, dan juga guru dan pelajarannya.
5. Maka akan keluar output seperti gambar dibawah.
6. Jika data yang diinputkan telah terisi, maka akan muncul pemberitahuan
bahwa data itu telah ada sehingga tidak akan terjadi jadwal yang bentrok
dengan yang lainnya.
Laporan yang Dihasilkan
Proses Penentuan Jadwal Pelajaran
ThankYou

TREY
research
49