Retrospective
Prospective/conccurent
Jenis data yang dikumpulkan
Data primer
Data sekunder
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN
DATA PRIMER DATA SEKUNDER
Kelebihan data primer; Kelebihan; data tersebut
kelengkapan data tersebut mudah dan cepat
dapat diperoleh sesuai diperoleh.
dengan yang diinginkan. Kelemahan; data tersebut
Kelemahan ; untuk terbatas dan kurang cocok
memperoleh data tersebut dengan penelitian.
dibutuhkan waktu lama,
biaya dan tenaga yang besar
Data primer
Survei
Diskusi
Kuesioner
Interview
Telusur pelaksanaan kegiatan
Observasi langsung pelaksanaan kegiatan
Data sekunder
2 Proses penyusunan
rencana usulan
kegiatan untuk
program KIA
3 Proses analisis
kebutuhan
masyarakat
4 Audit kinerja
keuangan puskesmas
Tehnik Wawancara
Pengertian wawancara (Schostak,
2006)
Komunikasi dua arah (conversation) yang
bertujuan untuk memperoleh informasi secara
lebih mendalam (in-depth information) tentang
suatu topik atau subyek, sehingga dapat
diinterpretasikan fenomena yang disampaikan
oleh yang diwawancara
Melakukan wawancara
Auditor mengupayakan agar wawancara berjalan
alamiah: lebih banyak mendengar dari pada
berkata-kata
Auditor harus bersikap netral
Ciptakan suasana yang nyaman, sehingga yang
auditee bebas dan mudah untuk berbicara
Auditor harus dapat mengarahkan proses
wawancara focus pada hal-hal penting dari topik
yang dibahas
Etika wawancara
1. Perhatikan penampilan, percaya diri
2. (Perkenalkan diri)
3. Hindari pertanyaan yang sifatnya menggurui, atau menyalahkan
4. Dengarkan dengan baik jawaban yang disampaikan auditee. Boleh
menyela apabila auditee lari/keluar dari topik wawancara
5. Mengajukan pertanyaan baru yang muncul dari penjelasan auditee
(drill down), tetapi jangan sampai terkesan mencecar, dan jangan
memojokkan auditee, sehingga merasa bodoh atau sebagai
tertuduh
6. Jangan mengajukan pertanyaan yang bersifat interogatif
7. Akhiri wawancara dengan ucapan terima kasih
Tehnik wawancara (bertanya)
I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya melihat
bahwa anda tidak melakukan………., vs mengapa anda tidak
melakukan…….),bukanYou statement
Close open question (menggunakan pertanyaan terbuka dan
tertutup)
Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan yang
netral, buka pertanyaan yang mengarahkan pada jawaban
tertentu)
Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti
mengupas bawang
Active listening (mendengar aktif)
Polite questioning (bertanya dengan sopan)
POLITE QUESTION
1. Tolong jelaskan…………..
2. Bagaimana proses pengorganisasian dalam
pelayanan…….
3. Bagaimana saudara melakukan
perencanaan obat ?
4. Mohon diceritakan bagaimana cara……..
5. Tolong jelaskan strategi saudara untuk
melakukan koordinasi…….
6. Tolong jelaskan bagaimana proses
monitoring…………
Setiap kali mengajukan satu
pertanyaan, perhatikan:
• Pastikan bahwa auditee paham akan apa yang
ditanyakan oleh auditor
• Tanyakan ulang untuk klarifikasi jika dijawab
kurang tepat
• Berhenti sejenak, setelah satu jawaban untuk
mendorong lebih banyak informasi.
• Berikan umpan balik positif
• Meminta lebih banyak informasi jika memerlukan
pemahaman jawaban yg lebih lanjut
19
Tugas
Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah daftar pertanyaan
untuk wawancara.
Simulasikan kegiatan wawancara auditor dan auditee
Teknik Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan
menggunakan indra jadi tidak hanya dengan pengamatan
menggunakan mata saja. Medengarkan, mencium, mengecap
meraba termasuk salah satu bentuk dari observasi. Instrumen yang
digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan
lembar pengamatan.
Observation is way of gathering data by watching behavior, events,
or noting physical characteristics in natural setting (CDC, 2008)
Observasi dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung
Keuntungan observasi
Mengumpulkan data sesuai dengan waktu dan tempat
kejadian atau kegiatan dilakukan
Tidak bergantung pada kebersediaan atau kemampuan
pemberi informasi
Memberi peluang pada auditor untuk melihat langsung, tidak
hanya mendengar kata orang
Kerugian observasi
Observer bias
Hawthorne effect: berperilaku baik karena diamati
Butuh waktu
Tidak dapat menjelaskan mengapa orang melakukan atau
tidak melakukan sesuatu tindakan
Keterbatasan observasi
Observasi tidak selamanya memungkinkan untuk suatu kejadian
yang spontan oleh sebab itu harus ada persiapan
Tidak selalu bisa menentukan ukuran kuantitas terhadap apa yang
diobservasi
Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan dengan lebih
baik dari biasanya dan sering menutupi kekurangan yang ada
(HAWTHORNE EFFECT)
Cara mendapatkan data: sulit mendapatkan data terutama yang
sifatnya rahasia
Teknik observasi dalam proses
pengumpulan data dibagi menjadi 3 macam
Observasi terstruktur, kegiatan ini direncanakan dengan baik
oleh autor: di mana observasi akan dilakukan, kapan,
siapa/apa yang akan diobservasi, standar/instrumen yang
akan digunakan
Observasi tidak terstruktur (observasi yang bersifat alamiah).
Auditor hanya mencatat apa adanya apa yang dilihat
Observasi partisipatif: merupakan variasi dari observasi tidak
terstruktur, auditor juga berperan sebagai bagian dari
kelompok yang diobservasi.
Kapan auditor perlu melakukan
observasi
Kalau auditor ingin memahami suatu proses atau situasi yang
sedang berjalan
Kalau auditor akan mengumpulkan data perilaku individual
atau interaksi antar orang/karyawan
Kalau auditor ingin mengetahui tentang kondisi fisik
Kalau auditor ingin melakukan konfirmasi antara hasil
wawancara dengan fakta di lapangan.
Merencanakan observasi
Menentukan apa yang akan diobservasi, di mana, dan kapan
Merencanakan bagaimana data observasi akan dikumpulkan:
Lembar observasi dan daftar tilik
Panduan observasi
Buku catatan observasi
Video recording
Tugas
Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah:
Apa yang akan diobservasi, kapan dan di mana ?
Susun panduan/daftar apa saja yang akan diobservasi dan
bagaimana cara melakukan observasi
Telaah dokumen
Tujuan:
Untuk menelaah sumber data yang sudah tersedia: dokumen, laporan,
file, tulisan, catatan
Keuntungan:
Informasi yang diperoleh dapat secara independen diverifikasi
Telaah dokumen bisa dilakukan secara independen
Lebih murah bila dibandingkan dengan melakukan sendiri pencarian
data
Kerugian:
Data yang dibutuhkan mungkin tidak dapat diperoleh dari dokumen
yang ditelaah
Untuk dapat memperoleh dokumen yang dibutuhkan dan
menganalisis membutuhkan waktu (time consuming)
Kualitas data tidak dapat dikendalikan
Langkah
Buat daftar dokumen apa saja yang perlu dilihat
Buat panduan telaah dokumen dan checklist yang berisi butir-
butir apa saja yang akan dilihat dari tiap dokumen tersebut
Lakukan identifikasi apakah diperlukan auditee untuk terlibat
ketika melakukan telaah dokumen
Lakukan analisis dan kesimpulan dari hasil telaah dokumen
tersebut
Tugas
Dari kerangka acuan yang disusun:
Buat daftar dokumen apa saja yang akan dilihat
Dari dokumen yang akan dilihat, buat chek list butir-butir apa
saja pada dokumen tersebut yang akan diperiksa
Tehnik telusur
Telusur adalah mengikuti jejak bagaimana pelaksanan dari
aturan (regulasi) yang telah disusun.
Telusur dilakukan untuk:
Menilai efektivitas dari kebijakan, prosedur, perencanaan yang
sudah disusun
Untuk mencari peluang untuk perbaikan
Untuk menilai kepatuhan terhadap standar, prosedur atau aturan
yang telah ditetapkan
Jenis-jenis telusur:
Telusur individual (contoh: telusur pasien secara individu)
Telusur system (contoh: telusur system pelayanan pasien)
Telusur (pelaksanaan) program tertentu
Telusur lingkungan
Penelusuran dapat dilakukan dengan :
– melihat dokumen yang merupakan rekaman dari pelaksanaan,
– Observasi pelaksanaan kegiatan
– wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur proses
pelaksanaan prosedur kerja, dan upaya-upaya perbaikan yang
dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut perbaikan.
– Meminta dilakukan simulasi
Contoh-contoh telusur
Mutu dan keselamatan pasien:
Telusur terhadap pelaksanaan proses PDCA
Telusur proses identifikasi pasien:
Bagaimana regulasinya ?
Bagaimana pelaksanaan:
Dari dokumen rekam kegiatan
Observasi langsung pada tiap dilakukan tindakan
Telusur manajemen
Untuk membuktikan bahwa proses manajemen
berjalan dengan baik, maka dapat melakukan
telusur terhadap rekaman kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi terhadap keseluruhan kegiatan
puskesmas.
Telusur UKM
Penelusuran untuk manajemen dan pelaksanaan program/UKM
Puskesmas dilakukan mulai dari proses identifikasi kebutuhan
masyarakat akan program, perencanaan program, pengorganisasian
program, pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi program.
Penelusuran dapat dilakukan dengan melihat hasil rekaman
kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan
evaluasi dengan hasil-hasil dan tindak lanjut yang dilakukan.
Penelusuran juga perlu dilakukan untuk membuktikan apakah
proses dilakukan sesuai dengan kebijakan dan pedoman program
(melalui wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam pengelolaan
dan pelaksanaan program termasuk lintas program, lintas sector,
masyarakat dan sasaran program).
Telusur pelayanan klinis
Telusur individual pasien: mengikuti satu pasien mulai dari
proses pendaftaran sampai pulang
Telusur system pelayanan klinis secara keseluruhan:
Melihat keseluruhan system pelayanan klinis
Melihat secara detail tahapan dari system pelayanan klinis mulai
dari system pendaftaran, system kajian klinis, system
pemeriksaan penunjang, proses pemberian obat, pemulangan,
dst.
Telusur system pelayanan klinis secara individual:
Melihat proses pelayanan klinis di laboratorium misalnya, mulai
dari kebijakan, panduan, SOP, dan proses pelaksanaannya
Tugas
Buat scenario telusur untuk salah satu kegiatan audit yang
direncanakan sesuai dengan kerangka acuan yang disusun
TERIMA KASIH