Audit Pembelian

Tujuan
• Untuk menentukan efisiensi dan efektivitas
perusahaan dalam membelanjakan sumber daya
keuangan mereka.
• Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian
utama dilakukan oleh masing-masing departemen.
• Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan
membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku
untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung
dari pemasok. Sebuah audit manajemen dilakukan
karena terdapat tanda-tanda bahaya yang
ditemukan di perusahaan.
 Sasaran Strategik Fungsi Pembelian
• Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan
bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
• Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang
agar berada pada tingkat yang aman
• Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang
diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai
• Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan
aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang
serendah mungkin
• Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan
bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus
melakukan pengurangan biaya pembelian.
• Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk
informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang
dibutuhkan perusahaan.
• Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam
perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik
Siklus Fungsi Pembelian

• Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi Manufaktur,

Penentuan Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment
Requirement), Penentuan Pembelian secara Khusus
(Specialized Purchase Requirements), dan Kebutuhan
Operasional Sehari-hari
• Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan
Permintaan Barang (Purchase Requisition) atau Perintah Kerja
(Work Order) sampai penerbitan Pesanan Pembelian
(Purchase Order).
• Prosedur tindak lanjut pemesanan.
• Penyelesaian proses pengiriman.
• Penyelesaian keuangan.
Sasaran Audit Pembelian
1. Sasaran strategik fungsi pembelian.
2. Perencanaan operasional/induk
3. Tipe dan struktur organisasi pembelian.
4. Mekanisme pengendalian pembelian
Pentingnya Audit Pembelian
• Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal
dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi
permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-
barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk
mengumpulkan atau memproduksi produk-produk perusahaan.
• Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan
baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dan
tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah
perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif,
pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.
TAHAP-TAHAP AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

A. Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya

1. Penentuan kebutuhan.
2. Otorisasi Pembelian
3. Pelaksanaan Pembelian
4. Tindak Lanjut
5. Penyelesaian Keuangan
B. Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian
1. Pemeriksaan Pengelolaan Resiko
2. Pemeriksaan Pengendalian
C. Pemeriksaan Substansi
Penentuan Kebutuhan

• Jadwal Produksi
• Sistem Persediaan minimum/maksimum
• Sistem Just In Time
• Proyek – proek perusahaan
• Rencana Kebutuhan Operasional lainnya
• Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan
• Prosedur penentuan Kebutuhan
Otorisasi Pembelian

• Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia

di perusahaan?
• Apakah barang – barang yang dimaksud lebih baik
dibuat sendri atau harus dibeli?
• Apakah pembelian bisa dilakukan?
• Apakah anggaranya mengizinkan?
Pelaksanaan Pembelian

• Luasnya Usaha pencarian rekanan

• Luasnya kontak langganan dengan rekanan
• Kendala masing – masing rekanan
• Penawaran yang diajukan rekanan
• Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan
atau pemerintah.
Tindak Lanjut
Prosedur Tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan
jenis pembeliannya dan panjangnya periode dari jadwal
pengiriman atau penyerahannya.
Penyelesaian Pengiriman

Pengiriman pengiriman rekanan harus

dipantau untuk melihat kesesuaian dengan
perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti
rugi apa yang harus diajukan.
Penyelesaian Keuangan

• Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang

dagang, bekerja sama dengan begian keuangan.
Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan
penyampaian dokumen – dokumen sehubungan
dengan pembelian ini, sehingga pembayaran
kepada rekanan dapat dilakukan dengan
pembelian ini, sehingga pelaksanaan
pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan
tepat waktu untuk dapat memanfaatkan
potongan – potongan pembelian