Perencanaan dan

Pengembangan Organisasi

Galang Alif Swandaru

Teknik Sipil Universitas Diponegoro 2014
 Elemen Organisasi
Service :
- Output atau keluaran organisasi
Service yang akan diberikan kepada
masyarakat

Vision & Mission :

- Gambaran tujuan akhir organisasi
dalam kurun waktu tertentu serta
langkah-langkah besar
People ORG Vision &
Mission
pencapaiannya

System :
- Tata aturan berjalannya proses-
proses organisasi sehingga tercipta
keteraturan pergerakan

Pople :
System - Orang-orang yang menjadi
pelaksana organisasi dengan
melakukan peran masing-masing
Service :
- Output atau keluaran organisasi yang
akan diberikan kepada masyarakat
Apa service atau layanannya?
Apa service atau layanannya?
Organisasi sudah berjalan tapi tidak
tahu/buram soal service/layanan?

Process mapping as-is

 EDUKASI

Study club Kajian ilmiah sipil

Inventarisasi materi
Kuliah tamu Manajemen asisten
kuliah

Pengembangan bahasa
Riset dan karya ilmiah
Inggris

Pelatihan kompetisi
Pengertian Strategic Objective (SO) Layanan

SO Layanan :
- Target global yang dimiliki oleh suatu
layanan untuk memperoleh tingkat
kepuasan penerima layanan tersebut

Aplikasi Layanan :
- Penjabaran dan bentuk turunan
global dari SO
 Edukasi

Profil Layanan :
Layanan yang memfasilitasi kegiatan dan atau produk yang mendukung seluruh proses akademik perkuliahan hingga
penerapan hasil perkuliahan dalam bentuk riset dan teknologi.

Tujuan Layanan :

1. Memfasilitasi kesulitan belajar mahasiswa Sipil

2. Memfasilitasi penanganan asisten di seluruh proses asistensi tugas besar
3. Memfasilitasi kebutuhan suplementer pembelajaran di kampus
4. Memfasilitasi kebutuhan penelitian dan implementasi keilmuan
5. Memfasilitasi kajian-kajian keilmuan ketekniksipilan
6. Memfasilitasi kebutuhan pendukung perkuliahan dan keilmuan (software, bahasa, dan lain-lain)
Pengelompokan Layanan (Service Grouping)

Tujuan Pengelompokkan Layanan :

1. Mengefektifkan koordinasi dan mengokohkan hasil kinerja
2. Memudahkan proses monitoring
3. Memudahkan proses evaluasi
4. Mengoptimalkan fungsi aplikasi layanan-layanan yang sejenis
5. Hasil Job Evaluation (JE) yang terlalu berat untuk satu layanan

Dasar Pengelompokkan Layanan :

1. Berdasarkan kemiripan fungsinya
2. Berdasarkan keterkaitan fungsi penerapannya
 Edukasi

Study club Kajian ilmiah sipil

Manajemen asisten Riset dan karya ilmiah

Akademik Riset

Kuliah tamu Pelatihan kompetisi

Inventarisasi materi Peningkatan bahasa

kuliah Inggris
 Indikator Performa Layanan
Indikator Performa Layanan :
Parameter keberhasilan layanan yang disepakati untuk menjadi patokan
berhasil/tidaknya suatu layanan dan dijadikan acuan pula untuk pembuatan
program-program kerja yang dituangkan ke dalam KPI

KODE INDIKATOR PERFORMA LAYANAN KELOMPOK PERUNTUKAN FUNGSI

ED-01 Perbaikan iklim akademik dan penelitian Strategis AKADEMIK & RISTEK
ED-02 Perbaikan kualitas hasil akademik Strategis AKADEMIK
ED-03 Peningkatan aplikasi akademik Strategis RISTEK
ED-04 Kajian isu ketekniksipilan Aplikasi RISTEK
ED-05 Advokasi akademik Aplikasi AKADEMIK
ED-06 Penunjang edukasi komplementer dan suplementer Aplikasi AKADEMIK & RISTEK
ED-07 Manajemen delegasi kompetisi Aplikasi RISTEK
ED-08 Penelitian akademik Aplikasi RISTEK
ED-09 Pengayaan dan pendalaman akademik Aplikasi AKADEMIK
ED-10 Apresiasi prestasi mahasiswa Aplikasi AKADEMIK & RISTEK
ED-11 Kompetisi ketekniksipilan Aplikasi RISTEK
 Indikator Performa Layanan
Cara menyusun IPL :
1. Fokus melihat Strategic Objective Layanan dan Aplikasi Layanan
2. Buatlah jawaban atas semua Aplikasi Layanan dengan pertanyaan, “Apa
penanda/parameter bahwa aplikasi layanan ini telah berjalan?” (sangat
diusahakan bakal kalimatnya adalah bentuk general dari program kerja)
3. Cocokkanlah dengan goal organisasi atau SO Organisasi (bila sudah ada).
Performa yang tidak sesuai dengan goal organisasi bisa dicoret/ditiadakan.
Bila dalam keadaan tertentu goal organisasi/SO belum terdefinisikan,
maka goal tersebut bisa didapatkan dari rangkuman semua Indikator
Performa Layanan.
4. Sempurnakan semua penyusunan kalimat Indikator Performa Layanan
 Penggunaan IPL
KODE INDIKATOR PERFORMA LAYANAN KELOMPOK PERUNTUKAN FUNGSI
ED-01 Perbaikan iklim akademik dan penelitian Strategis AKADEMIK & RISTEK
ED-02 Perbaikan kualitas hasil akademik Strategis AKADEMIK
ED-03 Peningkatan aplikasi akademik Strategis RISTEK
ED-04 Kajian isu ketekniksipilan Aplikasi RISTEK
ED-05 Advokasi akademik Aplikasi AKADEMIK
ED-06 Penunjang edukasi komplementer dan suplementer Aplikasi AKADEMIK & RISTEK
ED-07 Manajemen delegasi kompetisi Aplikasi RISTEK
ED-08 Penelitian akademik Aplikasi RISTEK
ED-09 Pengayaan dan pendalaman akademik Aplikasi AKADEMIK
ED-10 Apresiasi prestasi mahasiswa Aplikasi AKADEMIK & RISTEK
ED-11 Kompetisi ketekniksipilan Aplikasi RISTEK

Aktivitas :
Perbaikan kualitas hasil - 75% mahasiswa Teknik Sipil Undip memiliki 1. Study club
ED-02
akademik IPK > 2,75
2. Kurasi materi kuliah dan
soal latihan online
3. Diskusi dosen
Perencanaan Struktur Organisasi
“Membuat struktur organisasi seperti sedang “mencontoh” Tuhan
dalam membuat organ tubuh manusia.

Setiap bagian harus menopang “fungsi” tertentu, tidak ada yang hanya
untuk estetika.

Estetika organisasi itu hal lain. Ia berbicara tentang kepemimpinan &

harmonisasi semua fungsi dalam organisasi.”

(Raditya Aries Widodo, Praktisi Organization Effectiveness PT Bank Mandiri, Tbk)

Istilah-istilah
1. Non Bidang : Kotak – kotak generalis
2. Pimpinan : Ketua, Wakil Ketua, dan beberapa kotak di leher struktur
3. Advisor : Kotak di leher struktur organisasi/bidang, namun bukan
pimpinan
4. Direktorat/Bidang : Kotak-kotak pemegang layanan / spesialis
5. Sub-Bidang : Kotak-kotak pemegang jabaran layanan
6. Kotak Komplementer : Kotak yang sedianya tidak ada dalam rules, namun
menjadi prioritas utama untuk ada, untuk menopang
kapasitas yang terlalu besar (misal : wakil ketua,
sek/ben)
7. Kotak Suplementer : Kotak yang boleh ada, jika diperlukan (misal : wkl sekre)
 Ketua
HMS

Wakil Ketua
HMS

PMO

Edukasi & Peng Ekonomi Kreatif Infokom dan

Manusia Relasi Sosial

Minat Bakat Kewieausahaan

Non-Bidang Pimpinan Direktorat Bidang

 Edukasi

Study club Kajian ilmiah sipil

Manajemen asisten Riset dan karya ilmiah

Akademik Riset

Kuliah tamu Pelatihan kompetisi

Inventarisasi materi Peningkatan bahasa

kuliah Inggris

Jadi
direktorat bidang
atau jadi bidang ?
 Edukasi

Ketua Bidang Ketua Bidang

Akademik Riset

Pertimbangan untuk jadi Direktori : Pertimbangan untuk jadi Bidang :

1. Aplikasi layanan banyak, lebih dari 6
kefokusan
2. Load tiap layanan banyak
3. Man Power rasio 1:15 atau lebih
4. Alasan Peningkatan Layanan
1. Aplikasi layanan sedikit, kurang dari 6
kefokusan
2. Load tiap layanan sedikit
3. Man Power rasio 1:10 atau kurang
4. Alasan As-Is Layanan